Предварительный тест № 1 для оценки начальной компетенции по управлению проектами

Задание: 1. Ранжируйте указанные ниже составляющие компетенции менеджера проекта по их степени важности и влиянию на результат реализации проекта. Ранг 1 является высшим.

Компетенция	Ранг (1 - 27)
1. Роль заказчика/ миссии проекта
2. Видение долгосрочных перспектив
3. Ориентация на процесс управления
4. Влияние политических аспектов
5. Оптимизация
6. Ориентация на результат
7. Системное мышление
8. Инновационный характер/ инициативность
9. Фокусирование на преимуществах
10. Ориентация на действия
11. Развитие связей
12. инструктирование других
13. Активное накопление информации
14. Стратегические решения
15. креативность
16. самоконтроль
17. Стратегические решения
18. влияние сотрудничества
19. Критическая ориентация
20. ожидание положительных результатов
21. опыт работы
22. межличностное взаимопонимание
23. внимание на деталях
24. Противоречия в команде
25. эффективная ориентация
26. прямое влияние
27. бойцовские качества

2. Разделите вопросы по группам

Название группы	Номера вопросов
Управление внешним окружением
Управление внутренним окружением
Управление качеством результата
Управление деятельностью

2 Что такое управление проектами с точек зрения участников проекта?

Проект - это одноразовая совокупность действий и задач, обладающих следующими отличительными чертами:

1. Четкие цели, которые должны быть достигнуты с одновременным выполнением ряда технических, экономических и других требований.

2. Внутренние и внешние взаимосвязи операций, задач и ресурсов, которые требуют координации в процессе выполнения проекта.

3. Определенные сроки начала и конца проекта.

4. Ограниченные ресурсы.

5. Определенная степень уникальности целей проекта, условий осуществления.

6. Неизбежность различных конфликтов.

Участниками проекта являются:

собственник, заказчик, инвестор

финансирующие организации, банки

менеджеры проекта

исполнители работ проекта

окружающая организация

службы контроля (технического, финансового и т.п.)

Управление проектами (проектный менеджмент) рассматривается как универсальный язык общения между участниками проекта. От однозначного и профессионально правильного понимания языка проектного менеджмента во многом зависит результат реализации проекта, с точки зрения выбранных критериев (время, стоимость, качество и т.п.).

Важнейшими факторами, определяющими развитие профессионального языка проектного менеджмента являются:

1. Требования заказчиков и увеличение их компетентности;

2. Собственная сложность конечных продуктов проектов;

3. Взаимосвязь и взаимовлияние с внешним окружением проектов (экономическое, политическое, экологическое, социальное, культурное окружение);

4. Степень неопределенности и риска;

5. Организационные перестройки;

6. Частота смены технологий;

7. Ошибки планирования и ценообразования.

Когда нужно управление проектами ?

1. Является проект большим?

2. Является ли проект технически сложным?

3. Представляет ли проект собою настоящую систему, состоящую из отдельных частей или подсистем, которые должны быть объединены в единое функционально связанное целое?

4. Является ли проект частью другой системы и необходима ли тесная интеграция с ней, особенно если эта большая система имеет проектную организацию?

5. Ощущает ли высшее руководство большую потребность в едином источнике информации и ответственности за проект в целом?

6. Необходим ли строгий сметный и финансовый контроль?

7. Предвидятся ли большие стеснения в смете и календарных графиках?

8. Необходимо ли быстрое реагирование на изменение условий проекта?

9. Связан ли проект с привлечением большого числа функциональных подразделений и видов работ?

10. Может ли проект серьезно задеть сложившуюся организационную структуру?

11. Необходимо ли привлечение более двух подразделений для взаимодействия с заказчиками или потребителями?

12. Есть ли другие сложные проекты, которые будут осуществляться и будут конкурировать с рассматриваемым проектом?

13. Возможен ли конфликт между линейными и привлеченными к проекту менеджерами?

14. Есть ли организация, отвечающая за своевременное окончание проекта?

15. Существует ли возможность, что какие либо изменения могут нанести серьезный ущерб проекту до его завершения?

16. Есть необходимость в больших внешних закупках и поставках материалов, оборудования, услуг?

17. Нужно ли привлекать субконтракторов для выполнения большой части проекта?

18. Нужна ли экспертиза или утверждение проекта государственными органами?

19. Могут ли экспертиза или утверждение вызвать проблемы и противоречия?

Стадии выполнения проекта и их содержание с точек зрения его участников

Традиционная схема жизненного цикла проекта предусматривает четыре основных фазы:

· прединвестиционная фаза;

· фаза подготовки проекта и исполнителей;

· фаза реализации проекта;

· фаза завершения проекта.

С точки зрения менеджеров проекта, в рамках указанных фаз, часто срабатывает классическая схема их участия в проекте. Эта схема накладывается на основные фазы проекта и характеризует эмоционально-психологическое состояние менеджеров проекта и команды управления. Схема включает шесть основных этапов развития проекта с точки зрения менеджеров:

1. Энтузиазм

2. Утрата иллюзий

3. Паника

4. Поиск виновных

5. Наказание невиновных

6. Поощрение непричастных

Параллельное развитие и пересечение процесса выполнения проекта и изменения эмоционально-психологического состояния команды менеджеров зависит от многих факторов. Главными из них являются уровень профессионализма отдельных менеджеров и команды в целом, сложность проекта и процесса его реализации, мотивация заказчика, финансирующих структур и участников проекта, уровень общей культуры управления проектами в рыночных условиях и т.п.

Учебная ситуация

Рассмотрим пример типичного взаимодействия фаз реализации проекта и этапов изменения эмоционально-психологического состояния менеджеров проекта типичного для команд менеджеров проектов Всемирного Банка. Анализ выполнен на основе опыта участия автора в подготовке и реализации проектов, а также подготовке и консультированию менеджеров проектов.

Энтузиазм менеджера проекта, как правило, характерен фазам прединвестиционного анализа и подготовки проекта. В этом случае в подготовке проекта принимает участие миссия банка совместно с менеджером проекта, а финансирование проекта производится, как правило, за счет денег гранта.

Утрата иллюзий происходит в момент передачи проекта подписанного банком на ратификацию в наш парламент. При этом высокий уровень неопределенности и значительная затяжка по времени способствует полной утрате энтузиазма на этапе формирования команды менеджеров по сопровождению проекта.

Паника характерна фазе подготовки проекта - открытию специального счета в одном из банков первой категории. При этом возникают трудноразрешимые проблемы получения лицензии Национального банка Украины на открытие специального счета за рубежом. И даже, если этот этап успешно пройден, то накатывается вторая еще более мощная волна паники в момент подготовки и проведения первых тендеров. При этом, как правило, команда менеджеров впервые проводит тендеры, и вся надежда переносится на консультанта. По вопросу работы иностранных консультантов и волонтеров будут написаны тома мемуаров, при этом профессиональный рост украинских менеджеров приводит к возникновению все более частых конфликтов с консультантами и приводит к их отторжению. При этом немаловажным фактором возрастающей нестабильности отношений является катастрофическая разница в заработной плате менеджеров проекта и иностранных консультантов. Иногда такая разница определяется не процентами, а в 20-40 раз при полной ответственности менеджера проектов за результат.

Поиск виновных, как правило, происходит тогда, когда не израсходованы деньги проекта, время его реализации наступает, а до получения результата еще очень далеко. Проект выходит за рамки выделенного времени. В этой ситуации, как правило, происходит смена лидера проекта и менеджеров. Новая команда на этапе формирования не в силах долго сдерживать возмездие. И, как правило, на фазе реализации проекта происходит переход к следующему эмоционально-психологическому состоянию.

Наказание невиновных происходит в момент завершения финансирования проекта, когда подготовлено письмо с просьбой продления срока проекта. Наступает мертвый сезон для менеджеров проекта, при этом каждый из них начинает лихорадочно искать новый проект. А ситуация в проекте приобретает особую окраску.

Однако после завершения проекта его руководство лихорадочно ищет положительный результат. При этом часто полученный результат не рассматривается в контексте времени и затрат. И проект переходит к этапу награждения непричастных.

Задание

1. Сформулируйте мотивацию менеджера проекта на различных этапах эмоционально-психологического его состояния.

Энтузиазм	Утрата иллюзий	Паника	Поиск виновных	Наказание невиновных	Поощрение непричастных

2. Обсудите в малых группах влияние противоречий в команде менеджеров с явным лидером и без него на скорость смены эмоционально-психологических состояний.

3. Как это зависит от фазы проекта?

4. Ранжируйте мотивацию менеджера и команды менеджеров. Определите виды мотиваций как катализаторы или ингибиторы проекта.

Для заметок

_________