Слияние документов Word и Excel

Последовательность действий следующая:

1) Выполнить команды Сервис – Письма и рассылки – Слияние.

2) В первом окне Мастера:

· выбрать опцию

 Текущий документ;

· щелкнуть по кнопке Далее.

3) Во втором окне Мастера:

· выбрать источник данных – опция  Список;

· щелкнуть по кнопке Обзор.

4) В диалоговом окне Открыть источник данных:

· в списке Тип файла установите Все файлы;

· откройте папку Мои документы – факультет – именная;

· щелкните по файлу Абонент – Открыть;

· выберите номер листа таблицы Лист 2 – ОК.

5) Объединение документов Word и Excel

· щелкните мышью в поле бланка Уважаемый абонент;

· щелкните в окне Мастера слияния по кнопке Другие элементы;

· в появившемся списке выберите Фамилия – Добавить – Закрыть;

· щелкните мышью в поле бланка Сумма задолжности;

· в окне Мастера щелкните по кнопке Другие элементы и выберите Сумма долга – Добавить – Закрыть.

6) Просмотр писем:

· на панели Мастера слияний щелкните Просмотр писем;

· для просмотра других писем используйте кнопку >>.

Слияние документов в OpenOffice.org

1) Выполнить команды Сервис – Рассылка писем.

2) В первом окне Мастера:

· выбрать опцию

 Использовать текущий документ;

· щелкнуть по кнопке Далее.

3) Во втором окне Мастера:

· выбрать тип документа – опция  Письмо;

· щелкнуть по кнопке Далее.

4) В третьем окне Мастера:

а) Щелкнуть по кнопке Выбрать список адресатов.

В появившемся окне Выбор списка адресатов нажать на кнопку Добавить

В окне Открыть:

· в списке Тип файла установите Все файлы;

· откройте папку Мои документы – факультет – именная;

· щелкните по файлу Абонент – Открыть;

· выберите номер листа таблицы Лист 2 – ОК, ОК.

б) в п.2 данного окна поставить галочку Документ должен содержать блок с адресом и нажать кнопку Дополнительно. В появившемся окне Выбрать блок с адресом нажать на кнопку Создать.

В следующем окне в поле списка элементов адреса поставьте курсор на Фамилия, щелкните по стрелке, направленной вправо, поставьте курсор на Домашний телефон и нажмите на кнопку стрелки.

В окне Перетащите элемент с адресом сюда отобразятся <Фамилия> <Домашний телефон>. Нажмите два раза ОК.

в) в п.3 нажать на кнопку Поля. В появившемся окне Сопоставление полей в поле Фамилия, раскрыв список, выбрать Фамилия, в поле Домашний телефон – Сумма долга. (В данной программе команда Рассылка писем предусматривает только вставку в каждое письма соответствующий адрес. Нам же нужно вставить еще и сумму долга. Такого поля в перечне возможных полей адреса нет, поэтому мы временно воспользовались подходящим полем Домашний телефон). Нажать на ОК.

г) в окне п.4 отобразились фамилия и долг первого по списку абонента-должника. Нажмите Далее.

5) Следующие два шага Мастера (4 и 5) мы пропускаем, поэтому два раза нажмите Далее. Мы остановились на шестом шаге Мастера. Нажмите кнопку Правка документа. Окно Мастера рассылки писем уменьшится. В документе появилось окно с фамилией и суммой задолженности абонента.

Выделите фамилию абонента курсором мыши, выполните команду Вырезать, поставьте курсор в окно для ввода фамилии абонента, выполните команду Вставить. Таким же образом переместите сумму задолженности абонента в окно ввода суммы. Щелкните курсором мыши по оставшемуся пустому окну и удалите его. Далее в окне Мастера щелкните Вернуться в рассылку писем, Далее.

6) Седьмой шаг пропускаем, поэтому еще раз Далее. На восьмом шаге Мастера следует выбрать опцию  Сохранить исходный документинажать кнопку Сохранить исходный документ, Готово. В итоге документ будет содержать письма для всех абонентов-задолжников.

Отчет по работе

Опишите порядок действий при слиянии документов. Приложите распечатку.

Литература: [2], с. 67-71

Работа 13.ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СВОДНЫХ ТАБЛИЦ ДЛЯ ФИНАНСОВОГО И ЭКОНОМИЧЕСКОГО АНАЛИЗА

Цель работы

Научить пользователя объединению данных нескольких таблиц.