Назовите пожалуйста виды документов в организациях, при помощи которых организация осуществляет руководство. Одну из этих видов характеризуйте подробнее.

Самостоятельная работа

1. Пожалуйста характеризуйте понятие документ. Какие позиции должны быть в документе?

Назовите и охарактеризуйте основу информации документа.

3. Какая разница между оригиналом документа и:

1)выпиской документа,

Копией документа,

3)дубликатом документа

Назовите пожалуйста зоны размещения позиций документа.

Назовите пожалуйста виды документов в организациях, при помощи которых организация осуществляет руководство. Одну из этих видов характеризуйте подробнее.

1. Пожалуйста характеризуйте понятие документ. Какие позиции должны быть в документе?

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу.

ГОСТ Р 51141-98 дает нам такое определение:

Документ (документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

В ГОСТ ИСО 15489-1-2007

Документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности.

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Носитель документированной информации — материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Автор документа: Физическое или юридическое лицо, сделавшее документ

Юридическая сила документа — свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Сам документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Поскольку появляется профессиональный термин реквизит, раскроем его содержание.

В ГОСТ 351141-98 на термины и определения реквизитом документа называется «обязательный элемент оформления официального документа».

Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования, утверждения и т.д. — это реквизиты документов.

Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе делает документ недействительным.

3. Какая разница между оригиналом документа и:

1) выпиской документа,

2) копией документа,

3) дубликатом документа

По степени подлинности документы делятся на:

§ подлинники (оригиналы);

§ копии;

§ дубликаты.

Подлинник официального документа (оригинал) — первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Подлинник удостоверяет собственноручная подпись должностного лица, гриф утверждения, оттиск печати, регистрационный индекс. Подлинник обязательно содержит сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания).

Подлинный документ — документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа — первый или единичный экземпляр официального документа

Дубликат документа — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Заверенная копия документа — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу

Дублетный документ — один из экземпляров копии документа. Дубликат — копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Оформление дубликатов практикуется в случаях потери подлинника; например, при утрате работником трудовой книжки работодатель отдела кадров обязан оформить ему дубликат трудовой книжки.

ВЫПИСКА — воспроизведение части документа

ВСЕ РЕКИЗИТЫ ОРИГИНАЛА

НЕОБХОДИМАЯ ЧАСТЬ ТЕКСТА

ОСНОВНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

4. НАДПИСЬ: IZRAKSTS

То-есть, оригинал документа - документ, содержащий собственноручную подпись лица, подписавшего документ, и - в определенных случаях - оригинальный оттиск печати, а дубликатдокумента — повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу

Копия документа - это документ, полностью повторяющий оригинал, но не имеющий юридической силы, выписка же – это воспроизведение части документа; например, выписка из банковского счета клиента показывает состояние счета на определенную дату.

4) Назовите пожалуйста зоны размещения позиций документа.

Строение документа:

1. РЕКВИЗИТЫ

ТЕКСТ

СЛУЖЕБНЫЕ ОТМЕТКИ

Документ должен быть изготовлен таким образом, чтобы в течение всего времени его хранения обеспечить юридическую силу и информационную функцию документа, а также возможность изготовления копии документа.
Документ не должен быть написан карандашом или иным технически легко исправляемым и физически нестойким способом.
В документе не должно быть подчисток, закрашиваний, неоговоренных исправлений, вымарок и дополнений. Ошибочные записи должны быть перечеркнуты, и любое исправление должно быть оговорено.

Документ должен быть написан разборчиво, литературным языком с соблюдением норм правописания и терминологии государственного языка. При переносе слов, употреблении слов и конструкций должны соблюдаться нормы государственного языка. Содержание документа должно быть изложено точно, конкретно и недвусмысленно. При выборе языка документа необходимо соблюдать требования Закона о языках.
Не допускается использование в одном документе нескольких языков одновременно, кроме межгосударственных договоров и других документов, в которых должен быть идентичный текст на двух или нескольких языках. Использование другого языка допускается в записи почтового адреса и символического наименования, а также в отдельных случаях в тексте:
1) при указании оригинальных форм иноязычных имен собственных;
2) при указании символических иноязычных наименований.
Иноязычные имена собственные на государственном языке пишутся путем воспроизведения их по оригинальному произношению в соответствии с нормами правописания латышского языка, при необходимости после имен собственных в скобках дается их оригинальное написание. Буквы алфавита других языков воспроизводятся в написании латышского языка.
В документе все слова обычно употребляются в полной форме, с соответствующими падежными окончаниями, для того чтобы четко показать связь слов. Если в документе используется сокращение, оно должно соответствовать общепринятым правилам правописания государственного языка или предусмотренному правовыми актами виду (приложение 1).
В документе используются общепринятые в Латвийской Республике единицы измерения и их сокращения.

5. Назовите пожалуйста виды документов в организациях, при помощи которых организация осуществляет руководство. Одну из этих видов характеризуйте подробнее.

УПРАВЛЕНЧЕСКИЕ

º ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ

º РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ

º ПЕРЕПИСКА

º СПРАВОЧНЫЕ

º ОТЧЕТНЫЕ

º ДОКУМЕНТЫ ПЕРСОНАЛА

СПЕЦИАЛЬНЫЕ

º БУХГАЛТЕРСКИЕ

º ДОКУМЕНТЫ ФИНАНСОВОГО УЧЕТА

º БАНКОВСКИЕ

º ДОГОВОРЫ