Учет денежных средств на счетах в банке

Содержательный модуль 8. УЧЕТ ДЕНЕЖНЫХ СРЕДСТВ И ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ

8.1. Учет кассовых операций.

8.2. Учет денежных средств на счетах в банке.

8.3. Учет дебиторской задолженности.

Ключевые термины и понятия

Денежные средства, денежный оборот, наличные, безналичные расчеты, кассовые операции, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, денежный расчетный чек, платежное поручение, платежное требование-поручение, аккредитив, дебиторская задолженность, подотчетные лица, резерв сомнительных долгов, сомнительный долг.

	После изучения модуля необходимо:
знать:	роль денежного оборота в системе бухгалтерского учета в условиях рыночной экономики; сущность наличных и безналичных операций; правила организации операций с наличными и безналичными расчетами; порядок признания и учета дебиторской задолженности; особенности создания резервов под безнадежные и сомнительные долги.
уметь:	осуществлять учет кассовых и безналичных операций; определять и осуществлять учет дебиторской задолженности; охарактеризовать методы формирования резерва сомнительного долга на предприятии; отражать дебиторскую задолженность в финансовых отчетах.

Учет кассовых операций

В процессе купли-продажи товаров, предоставления услуг, а также выполнения различного рода обязательств в денежной форме проходят различные расчеты и платежи. Платежи осуществляются на основе распределения и перераспределения денежных средств. Совокупность всех платежей создает денежный оборот.

Оборот денег сопровождает обмен товаров и услуг, когда осуществляется оплата за товар и деньги переходят от покупателя к продавцу. Масса денег, которая находится в обороте, имеет две формы: наличную и безналичную. Разграничение денежного оборота на безналичный и наличный становится инструментом регулирования объекта денежного оборота - денежной массы.

На каждом предприятии для хранения наличных средств и выполнения расчетов создается касса.

Кассовые операции - это операции, связанные с принятием и выдачей наличных денег.

Порядок ведения кассовых операций регламентируется НБУ и распространяется на все предприятия независимо от форм собственности и вида деятельности, а также на физические лица - субъекты предпринимательской деятельности (кроме банков и предприятий связи).

Основной документ, регламентирующий порядок ведения кассовых операций в Украине - это Положение «О ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине», утвержденным Правлением НБУ от 15.12.2004г. № 637 с изменениями и дополнениями.

Все предприятия, имеющие текущие счета в банке, обязаны именно на них хранить свои средства.

Получение наличных с текущего счета осуществляется с использованием денежного чека. Выписывая денежный чек, предприятие тем самым дает распоряжение банку выдать уполномоченному лицу указанную в чеке сумму налички. При оформлении чека не допускается исправлений, которые могут поставить под сомнение его подлинность.

Расчеты наличкой предприятиями всех видов деятельности и форм собственности проводятся с оформлением таких документов: приходных и расходных кассовых ордеров, кассового или товарного чека, квитанции, налоговых накладных, договора купли-продажи, актов о закупке товаров, выполнение работ (оказание услуг) или других документов , подтверждающие факты какой-то деятельности, подлежащей оплате.

Всем предприятиям, имеющим счета в учреждениях банков и осуществляющим кассовые операции с наличными, устанавливаются лимиты остатка наличности в кассе.

Лимит остатка наличных денег в кассе - предельный размер наличности, который может оставаться в кассе во внерабочее время.

Предприятия имеют право держать в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов. Этот лимит для каждого предприятия определяется коммерческими банками по месту открытия счета с учетом режима и специфики работы предприятия, расстояния его от учреждения банка, размера кассовых оборотов, установленных сроков и порядка передачи наличных в банк (в соответствии с Положением «О ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине» утвержденного Правлением НБУ от 15.12.2004г. № 637 с изменениями и дополнениями).

Лимиты кассовых остатков по необходимости в течение года могут быть пересмотрены. До установления лимита кассы на текущий год действует лимит предыдущего года.

Прием и выдачу наличных в кассе осуществляет кассир или уполномоченное лицо, которое несет полную материальную ответственность за сохранность денежных средств и ценных бумаг, оформляется специальным договором.

Кассы предприятий принимают наличные средства приходным кассовым ордером (типовая форма КО № 1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом. При приеме денег в кассу выдается квитанция со штампом или печатью и соответствующими подписями.

Выдача наличных их кассы предприятия осуществляется по расходным кассовым ордерам (типовая форма КО № 2), подписанным руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными лицами.

При выдаче денег по расходным кассовым ордерам отдельному лицу кассир требует предъявления документа, удостоверяющего личность получателя, записывает его данные в расходный ордер и требует расписку получателя. Расписка может быть сделана только собственноручно чернилами с подтверждением полученной суммы прописью. При получении денег по ведомости нужно только расписка в получении. Выдача денег другому лицу может быть осуществлена ​​по доверенности.

Приходные и расходные кассовые ордера должны быть зарегистрированы в Журнале регистраций приходных и расходных ордеров (типовая форма КО № 3).

Все поступления и выдачи наличных средств учитываются в кассовой книге предприятия (типовая форма КО № 4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана.

Кассовая книга представлена ​​прошнурованными листами, которые состоят из отрывной и неотрывной части. Неотрывные части кассового листа остаются в кассовой книге, а отрывные - является отчетом кассира.

Количество листов в Кассовой книге заверяется подписью главного бухгалтера. Записи в кассовой книге осуществляются в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами. Вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, а первые остаются в Кассовой книге.

Записи в Кассовую книгу производятся кассиром сразу после получения или выдачи денег по каждому ордеру. Ежедневно кассир подводит итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе и передает в бухгалтерию отчет кассира (второй лист) с приходными и расходными документами.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя, в оправдание остатка не принимается, считается недостачей и взыскивается с кассира. Наличка, неоправданная приходными ордерами, считается излишком и зачисляется в доход предприятия.

В установленные руководством предприятия сроки, но не реже одного раза в квартал, проводится полная инвентаризация кассы комиссией, назначенной руководителем, о чем составляется соответствующий акт.

Бухгалтерский учет движения и остатков денег в кассе ведут на активном счете 30 «Касса».

По дебету счета 30 отражаются операции по поступлению наличных денег в кассу. Наиболее типичными операциями по дебету счета 30 является (табл.8.1):

Д-т 30 «Касса» - кредит счетов:

31 «Счета в банках» - поступление в кассу наличных с текущего счета в банке;

37 «Расчеты с разными дебиторами» возврат в кассу неиспользованных авансов подотчетных лиц и возвращения работниками оформленной через предприятие беспроцентного займа.

По кредиту счета 30 отражаются операции по выплате наличными из кассы. Наиболее типичными операциями по кредиту счета 30 являются:

Д-т 31 «Счета в банках» - передача наличных из кассы на текущий счет;

Д-т 66 «Расчеты по выплатам работникам» - выплачена заработная плата и пособие по временной нетрудоспособности работающим;

Д-т 65 «Расчеты по страхованию» - выплата единовременного пособия работающим за счет страхового фонда;

Д-т 68 «Расчеты по прочим операциям» - погашена наличными задолженность перед другими кредиторами.

Таблица 8.1

Корреспонденция счетов по учету кассовых операций

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
Получено в кассу с текущего счета
Возврат в кассу неиспользованных авансов подотчетных лиц
Передача наличных денег из кассы на текущий счет
Выплачено из кассы заработную плату работающим
Выплата единовременного пособия из кассы работающим за счет страхового фонда
Погашена наличными задолженность перед другими кредиторами

Учет денежных средств на счетах в банке

Безналичным денежным расчетам, как правило, отдают предпочтение. Это объясняется тем, что при использовании безналичных расчетов достигают значительной экономии затрат на их осуществление.

Широкому применению безналичных расчетов способствуют банковские учреждения, в них также заинтересовано государство - не только с точки зрения экономного расходования средств, но и с точки зрения изучения, регулирования и контроля денежного оборота.

Основными нормативными актами, регулирующими учет денежных средств на счетах в банках являются:

Инструкция о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранной валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.2003г. № 492 с изменениями и дополнениями;

Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004р. № 22 с изменениями и дополнениями.

Безналичные расчеты - это денежные расчеты, осуществляемые при помощи записей на счетах в банках, когда деньги (средства) списываются со счета плательщика и переводятся на счет получателя средств.

Для хранения свободных денежных средств и осуществления безналичных расчетов каждому предприятию при его организации открывается в банке текущий (расчетный) счет.

Для его открытия банка предоставляются следующие документы: заявление банковской формы, свидетельства о регистрации предприятия, устав, утвержденный нотариально и с отметками налоговой администрации и социальных фондов (пенсионного, страхового, фонд занятости и фонд страхования от несчастных случаев), свидетельства о регистрации в статистическом органе, карточка с образцами подписей руководителя и главного бухгалтера, если он предусмотрен штатным расписанием. В случае отсутствия назначенного главного бухгалтера подпись оставляет только руководитель и ставится на карте круглая печать предприятия.

Текущем счете каждого предприятия банком присваивается номер (код), который затем проставляется на всех документах, которыми оформляются хозяйственные операции по этому счету. Может быть открыт в два и более текущих счета в разных банках, каждому присваивается отдельный номер, а один из которых является основным. При наличии двух и более текущих счетов в национальной валюте владелец счетов в течение трех рабочих дней должен определить один основной.

Банки открывают счета зарегистрированным в установленном порядке юридическим лицам, их филиалам, представительствам, отделениям, структурным подразделениям, физическим лицам - субъектам предпринимательской деятельности, нерезидентам, иностранным инвесторам, физическим лицам на условиях, изложенных в инструкции и в соответствии с договором. Каждое предприятие может открывать счета в национальной и иностранной валюте. При открытии двух и более счетов в национальной валюте, владелец определяет один из них, как основной, и уведомляет налоговый орган об открытии всех счетов.

Предприятиям открываются такие виды счетов:

текущие счета открываются предприятиям всех форм и видов деятельности для хранения денежных средств и осуществления всех видов банковских операций;

бюджетные счета открываются предприятиям, которым выделяется бюджетное финансирование;

кредитные счета открываются предприятиям и физическим лицам для учета выдачи и погашения кредита и процентов по нему;

депозитные счета открываются предприятиям для сохранения средств на определенный срок с выплатой процентов по ним.

В иностранной валюте, кроме перечисленных выше счетов, за исключением бюджетных, открываются распределительные счета, предназначенные для предварительного зачисления валютной выручки с целью обязательной продажи валюты на межбанковском валютном рынке Украины в соответствии с законодательством.

Банк регистрирует все совершаемые операции по расчетному счету в специальной выписке из лицевого счета, выдаваемая предприятию ежедневно с приложением оправдательных документов. Бухгалтерия предприятия проверяет правильность проведенных банком операций по счету и в десятидневный срок информирует банк о наличии ошибок. Исправление в выписке заверяются подписью главного бухгалтера банка и печатью. Исправления в первичных документах не допускаются.

Безналичные расчеты могут осуществляться в Украине в следующих формах:

Платежное поручение представляет собой распоряжение владельца счета на перечисление средств на счет другого предприятия.

Платежными поручениями оформляются все расчеты с нетоварным операциям и большинства товарных.

Платежное поручение принимается банком для выполнения в течение десяти календарных дней со дня оформления. Банк принимает к исполнению платежное поручение только при наличии средств на текущем счете (если иное не предусмотрено договором с банком).

Исключение составляют платежи, связанные с оплатой труда. Когда заработная плата выплачивается частично, то налоги в бюджет и сборы в государственные целевые фонды перечисляются пропорционально выплаченной зарплате.

Условиями договора с банком может предусматриваться оформления платежного поручения в произвольной форме. В этом случае банком составляется мемориальный ордер в двух экземплярах.

Поручения принимаются в течение десяти дней со дня его выписки только в пределах остатка средств на счете предприятия. С их помощью предприятия могут осуществлять расчеты за фактически отгруженную продукцию, выполненные работы, оказанные услуги, в порядке предварительной оплаты, в погашение задолженности по актам сверки с предприятиями и организациями, по платежам в бюджет и внебюджетные фонды.

Платежное требование-поручение состоит из двух частей. Первая - это требование поставщика к покупателю об оплате стоимости поставленной продукции, выполненных работ, оказанных услуг. Вторая - это поручение плательщика своему банку перечислить с его счета необходимую сумму.

Платежные требования-поручения применяются в случае оплаты подрядчикам выполненных строительных и ремонтных работ, а также и некоторых поставках. Включает этот документ две части: платежное требование, которая заполняется получателем средств, затем платежное поручение, которое заполняется плательщиком.

Это комбинированный документ, который передается плательщику при отгрузке продукции или выполнении работы, услуги. Затем плательщик заполняет поручение на списание указанной суммы с его текущего счета. Если для полной оплаты не хватает средств на текущем счете, по мере их поступления выписываются платежные поручения со ссылкой на номер платежного требования.

Этот документ заполняется поставщиком и передается плательщику, что при согласии на оплату заполняет вторую часть и сдает его в обслуживающий банк в двух экземплярах.

Платежные требования, как банковский документ, применяются при осуществлении принудительного списания (взыскания) средств. Этим документом оформляются принудительные взыскания долга в пользу казначейства на основании исполнительного документа, на основании решения налогового органа или арбитражный суд.

К платежного требования при этом добавляется соответствующее решение, а банк принимает требование независимо от наличия остатка для уплаты на текущем счете. Частичная оплата оформляется мемориальным ордером.

Гарантированное платежное поручение используется при перечислении средств получателям, не имеющих счета в банке через предприятие связи

Расчетный чек - это документ, содержащий письменное распоряжение владельца счета обслуживающему банку уплатить чекодержателю указанную в чеке сумму.

Расчеты по применением расчетных чеков используются в безналичных расчетах предприятий и физических лиц только по товарным операциям с целью сокращения наличных.

Для осуществления расчетов плательщик получает в банке чековую книжку, сумма по которой бронируется на отдельном счете. Сумма указывается в чековой книжке.

Для проведения платежа выписывается чек и передается получателю средств, который предъявляет чек своему обслуживающему банку для зачисления на текущий счет. Срок действия чековой книжки - до одного года.

Чек заполняется от руки или с помощью технических средств без исправлений и принимается банком к оплате в течение десяти дней по реестру. Такие чеки сброшюрованные в лимитированную чековую книжку на определенную сумму, резервируется банком, и используются только при безналичных расчетах.

Аккредитив - это денежное обязательство банка, выдаваемое им по поручению его клиента в пользу его контрагента по договору.

Аккредитивы бывают покрытые, под которыми бронируются средства в банке, и непокрытыми, которые открываются за счет банковского кредита. Одновременно они бывают отзывные, которые могут изменяться и аннулируется без согласования с поставщиком, и безотзывные, изменение или закрытие которых требует согласия поставщика.

Аккредитивная форма расчетов предусматривается отдельным договором. Она обеспечивает несомненную оплату путем бронирования суммы на отдельном аккредитивном счета. Такой вид аккредитива называется покрытым. Его сумма перечисляется с текущего счета. Непокрытый аккредитив - это аккредитив, оплата по которому, при временном отсутствии средств на счете плательщика, гарантируется за счет банковского кредита.

Условиями аккредитива предусматривается срок его действия и документы, по которым осуществляется оплата задолженности по аккредитивного счета. При представлении этих документов банк списывает сумму платежа получателю.

После окончания срока действия, предусмотренного условиями аккредитива, неиспользованная его сумма возвращается, оформляется мемориальным ордером и зачисляется на тот счет, с которого был выставлен (оформлен).

Вексель представляет собой приказ кредитора своему должнику уплатить в указанный срок обозначенную в нем сумму.

Простой вексель выписывается и подписывается должником и носит двусторонний характер. Переводной вексель выписывает кредитор, акцептует плательщик и может передаваться третьим лицам с помощью передаточной надписи, что называется индоссамент. Лицо, передающее вексель называется индоссант. А получатель средств по нему - ремитент. Оплата по векселю может быть обеспечена банком или другим лицом с помощью аваля.

Аваль - это вексельное поручительство (обязательство, гарантия), предоставлено третьим лицом (стороной), которая берет на себя обязанности (полную ответственность) за обязательство, указанные в векселе его первым владельцем перед любым физическим или юридическим лицом - следующим владельцем векселя.

Суммы недоимки в бюджет по налогам, налоговым кредитом, штрафы, начисленные налоговыми администрациями Украины, взимаются в бесспорном порядке инкассо (распоряжениями).

Инкассовое поручение - это расчетный документ, который составляют финансовые органы, банки, другие предприятия и организации в тех случаях, когда им предоставлено право бесспорного (безакцентного) взимания средств.

Инкассовые поручения (распоряжения) принимаются банками в течение десяти дней со дня выписки. День заполнения инкассового поручения (распоряжения) не учитывается.

В строке «Назначение платежа» инкассового поручения (распоряжения) указывается название законодательного акта, которым предусмотрено право бесспорного взыскания средств (его дата, номер и соответствующий пункт), и документ, на основании которого осуществляется взыскание.

В случае, если в инкассовом поручении не заполнена строка «Назначение платежа» либо не сделана ссылка на акт действующего законодательства, банк должен вернуть его без исполнения.

Ответственность за достоверность данных инкассового поручения (распоряжения) на бесспорное взыскание средств возлагается на взыскателя, который оформил расчетный документ и предоставил его в банк, который его обслуживает.

Система платежных банковских карт имеет выгоду для участников расчетов: как предприятия, клиента, так и банка. Клиенту не следует иметь при себе значительную сумму, чем повышается оперативность и безопасность использования.

На остаток по карточному счету клиент получает проценты, и по многим видам карт в определенных пределах обеспечено кредитования ( овердрафт ).

Банковская платежная карта - это стандартизированный пластиковое идентификационное средство, с помощью которого клиенту предоставляется возможность осуществлять операции оплаты за товары, услуги и получать наличные средства.

Идентификации банковской платежной карты обеспечивается нанесением на карту ее номера, срока действия, и фамилии, имени и образца подписи держателя карты или других идентификационных данных.

Для предприятия упрощается инкассация наличных и соответственно уменьшаются расходы. Расширение возможностей клиентов увеличивается товарооборот, что привлекает каждого предпринимателя. Поскольку деньги находятся на счетах, а не в карманах клиентов, банк может гибко планировать использование остатков на счетах и ​​получать комиссионные за обслуживание клиентов, в том числе и торговой точки.

Если на западе распространены кредитные карточки с различными схемами залога, допустимого кредита (овердрафт) и комиссионных, то у нас в основном используются дебетовые карты. Необходимо предварительно внести на карточный определенную сумму, а платежи и снятие денег в банкомате проводятся в пределах внесенной суммы или остатка не снимался.

Наибольшее распространение получили банковские платежные карточки эмитированные международными системами «Visa» и «MasterCard» .

В бухгалтерском учете движение денежных средств на текущем счете по данным выписок банка отражается на активном счете 31 «Счета в банках».

На основании записей в выписке банка денежные средства, поступившие отражаются по дебету счета 31, а списаны по его кредиту, при этом в выписке банка поступления средств отражается, наоборот, по кредиту, а списание - по дебету. Сумма допущенной в выписке банка ошибки отражается на счете 374 «Расчеты по претензиям».

Наиболее распространенными типичными записями по счету 31 является (табл.8.2):

Дебет 31 по кредиту счетов:

36 - зачисление выручки от покупателей за реализованную продукцию и выполненные работы;

50 - зачисление долгосрочного займа;

60 - зачисление краткосрочного займа;

67 - поступления в уплату дебиторской задолженности (например, арендной платы);

30 - поступления наличных денег из кассы.

Кредит счета 31 в дебет счетов:

63 - оплата задолженности поставщиков за полученные материалы и подрядчиков за выполненные работы;

64 - погашение задолженности перед бюджетом по налогам;

65 - погашение задолженности перед социальными фондами;

68 - погашение кредиторской задолженности;

30 - поступления наличности в кассу.

Предприятия, имеющие в своем составе иногородние производственные единицы, открывают расчетные субсчета по месту их нахождения. Отражение операций по таким субсчетах осуществляется в аналогичном порядке.

Суммы по каждой выписке складываются и записываются в разрезе корреспонденции счетов в регистры учета итогам за каждый день. В конце месяца подсчитывается поступления и расход средств на счетах в банках и определяется остаток на начало следующего месяца, должен соответствовать остатку по выписке банка по последнее число месяца. Итоговые данные этих регистров записывают в Главную книгу.

Таблица 8.2

Корреспонденция счетов по учету денежных средств на счетах в банке

Содержание хозяйственной операции	Корреспонденция счетов
Дебет	Кредит
Зачисление выручки от покупателей за реализованную продукцию и выполненные работы
Зачисление долгосрочного займа
Зачисление краткосрочного займа
Поступления в уплату дебиторской задолженности
Передача наличных денег из кассы на текущий счет
Оплата задолженности поставщиков за полученные материалы и подрядчиков за выполненные работы
Погашение задолженности перед бюджетом по налогам
Погашение задолженности перед социальными фондами
Погашение кредиторской задолженности
Поступления наличных денег в кассу

На активном счете 33 «Прочие средства» ведется учет наличия и движения денежных документов, хранящихся в кассе предприятия, по их номинальной стоимости (почтовые марки, проездные документы, путевки в санатории, дома отдыха и т.д.), средств в пути (внесенных в кассы банков или почтовые отделения).

По дебету счета 33 отражается поступление денежных документов в кассу предприятия и средств в пути, а по кредиту - их выбытие. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Получение денежных документов подотчетными лицами отражается проводкой по дебету счета 331 и кредиту счета 372 «Расчеты с подотчетными лицами». На сумму израсходованных денежных документов делается проводка по дебету счета 92 «Административные расходы» с кредита счета 331.

Безналичные расчеты осуществляются по типовым банковским документам на бумажных носителях или в электронном виде. Предусмотрены следующие банковские документы, которые определяют форму безналичных расчетов: платежные поручения, платежные требования-поручения, платежные требования, аккредитивы, расчетные чеки, а также мемориальные ордера.