Объектами финансового учета являются источники образования средств предприятия. 3 страница
Для определения реального результата хозяйственной деятельности эти расходы необходимо вычесть из общей суммы расходов, отраженных на дебете счета «Финансовый результат текущей деятельности», что делается путем отражения стоимости таких работ по кредиту этого же счета в корреспонденции с дебетом счетов «Работы, выполненные предприятием для себя» и «Расходы, покрытые ранее созданными резервами».
Счет «Работы, выполненные предприятием для себя» показывают расходы не на производство и реализацию продукции, а на приобретение или строительство новых активов предприятия. Величина расходов дает себестоимость имущества, которая определяется управленческой бухгалтерией. Такие расходы списывают в дебет счетов «Здания», «Производственное оборудование» и др., с кредита счета «Работы, выполненные предприятием для себя».
Счет «Расходы, покрытые ранее созданными резервами» показывает, какую сумму необходимо вычесть из общей суммы расходов, отраженной на счете «Финансовый результат текущей деятельности», потому что она уже включена в расходы при создании резерва на эти цели.
Отражение по кредиту счета «Финансовый результат текущей деятельности» расходов на изготовление амортизируемого имущества и расходов, покрываемых ранее созданными резервами, позволяет определить реальные расходы, относящиеся к хозяйственной деятельности предприятия и сумму этих расходов в отдельности.
12). Учетные регистры и порядок их составления.
Учетно-аналитическая система является частью процесса управления предприятием. Основные ее элементы следующие:
- специальная методика системных записей, объективно отражающих свершившие факты хозяйственной жизни предприятия;
- вычислительная техника (компьютеры, калькуляторы и т. п.);
- персонал, осуществляющий ведение бухгалтерских записей, обеспечивающий непосредственное формирование учетно-аналитической информации и ответственный за составление отчетности.
В общем виде процесс отражения в учете хозяйственных операций рассматривается как совокупность взаимосвязанных последовательных стадий:
1. Формирование первичной аналитической бухгалтерской информации путем документирования хозяйственных операций предприятия и путем составления первичных исходных бухгалтерских документов и записей.
2. Формирование по специальной методике на отдельных бухгалтерских счетах сгруппированной учетной информации и отражение ее в особых регистрах сводного синтетического учета путем классификации первичной бухгалтерской информации.
3. Обобщение сгруппированной информации и формирование на ее основе по специальной методике отчетной информации, которая отражается в особых формах финансовой и управленческой отчетности.
4. Составление отчетности.
Под учетно-аналитическим процессом (циклом) понимается определенная последовательность формирования первичной, сводной и отчетной информации в рамках единого системного бухгалтерского учета.
В наиболее общем виде основные этапы формирования учетной информации на зарубежных предприятиях можно представить следующим образом:
1-йэтап. Хозяйственная операция. Ее анализ.
2-йэтап. Оформление соответствующих первичных документов, подтверждающих фактическое совершение хозяйственной операции.
3-йэтап. Запись аналитической учетной информации первичных документов в Главный регистрационный журнал (книгу) или в специальные регистрационные журналы (книги).
4-й этап. Разноска информации из Главного регистрационного журнала (книги) или из специальных регистрационных журналов (книг) в сводные журналы (книги) синтетических бухгалтерских счетов.
5-й этап. Регулирующие бухгалтерские записи (проводки). Закрытие счетов доходов и расходов (затрат). Обратные (реверсные) записи. Составление предварительного пробного баланса. Составление разработочной тетради-таблицы.
6-й этап. Составление основных форм финансовой отчетности, бухгалтерского баланса, отчета о прибылях и отчета о капитале собственника.
Процесс формирования учетно-аналитической информации начинается с составления первичных документов. Каждая хозяйственная операция подлежит оформлению соответствующими первичными документами. Количество, форма и содержание реквизитов первичных документов многообразны и зависят от особенностей конкретных хозяйственных операций.
Оформленные соответствующим образом первичные документы подтверждают факт свершения хозяйственной операции и являются основанием для записи содержащейся в них исходной учетной информации в Главный регистрационный журнал (книгу) или в специальные регистрационные журналы (книги).
В этих журналах указывается дата совершения хозяйственных операций, дается их краткое описание, приводится корреспонденция бухгалтерских счетов и проставляется сумма.
Регистрационные журналы используются с целями:
- обеспечения хронологически точного отражения последовательности совершаемых хозяйственных операций;
- обеспечения единого информационного звена между многочисленными хозяйственными операциями, первичными документами и синтетическими бухгалтерскими счетами;
- облегчения поиска и устранения возможных ошибок, а также облегчения проведения аудиторских проверок.
Главный регистрационный журнал и специальные регистрационные журналы являются однотипными по своему назначению документами. На предприятии используется либо один Главный регистрационный журнал, либо один главный и несколько (4 - 5) специальных регистрационных журналов.
Если на предприятии используется только Главный журнал, то в нем регистрируются все без исключения хозяйственные операции, имевшие место на предприятии. Обычно это характерно для небольших и средних предприятий, где число ежедневно совершаемых хозяйственных операций относительно невелико.
Если на предприятии Главный журнал ведется наряду со специальными, то в нем записываются лишь те операции, которые не находят отражения в этих специальных журналах. Специальные журналы применяются для регистрации групп наиболее часто и постоянно встречающихся хозяйственных операций. Основными специальными регистрационными журналами являются следующие:
- журнал учета поступлений денежных средств. Он служит для отражения операций по дебету счета «Денежные средства»;
- журнал учета платежей. В нем отражаются операции по кредиту счета «Денежные средства»;
- журнал учета неоплаченных приобретений (покупок) товарно-материальных ценностей у поставщиков. Используется для отражения неоплаченной кредиторской задолженности перед поставщиками товаров, работ, услуг. Оплата задолженности отражается в журнале учета платежей;
- журнал учета продаж. Применяется для отражения операций по кредиту счета «Реализация товаров». Поступления денежных средств за реализованную продукцию отражаются в журнале учета поступлений.
Следующим этапом после отражения учетной информации в Главном и в специальных регистрационных журналах является разноска сумм по так называемым сводным журналам синтетических бухгалтерских счетов. Эти сводные журналы открываются для каждого синтетического бухгалтерского счета, применяемого данным предприятием. В сводных журналах записываются суммы по дебету и кредиту соответствующих бухгалтерских счетов.
В практике зарубежного бухгалтерского учета используются трехколонковые и четырехколонковые сводные журналы. Трехколонковый журнал выглядит следующим образом (таблица 11):
Таблица 11
Счет 101 «Денежные средства в банке»
Дебет | Кредит | ||||||||
Дата | Содержание операций | Корреспонди- рующийся счет | Источник информации | Сумма, долл. | Дата | Содержание операций | Корреспонди- рующийся счет | Источник информации | Сумма,долл. |
Трехколонковый журнал близко напоминает форму и структуру Т-счета. Свое название он получил за то, что вся основная информация отражается в трех графах (колонках): содержание операции, сумма по дебету и сумма по кредиту.
Более распространенным является использование четырехколонковых сводных журналов синтетических бухгалтерских счетов. Они имеют следующий вид (таблица 12).
Таблица 12
Счет 101 «Денежные средства в банке»
Дата | Содержание операций | Коррекспонди- рующийся счет | Источник информации | Сумма по: | Остаток | ||
дебету | кредиту | дебет | кредит | ||||
По сравнению с трехколонковым журналом в этом журнале присутствует дополнительная четвертая колонка для отражения остатков по синтетическому счету.
Использование четырехколонкового журнала позволяет более четко отслеживать хронологию хозяйственных операций по соответствующему синтетическому счету, а также обеспечивает более наглядное восприятие информации о дебетовых и кредитовых оборотах и об остатках средств на счете. Форма четырехколонкового журнала положена в основу большинства зарубежных компьютерных программ по автоматизации бухгалтерского учета.
Информация об остатках средств на конец отчетного периода по каждому синтетическому бухгалтерскому счету, содержащаяся в сводных журналах, служит основой для составления обобщающего документа, который носит название «разработочная тетрадь-таблица». В этой разработочной тетради-таблице составляется пробный подготовительный баланс, отражаются регулирующие записи и затем на их основе формируется информация, необходимая для составления конечной реальной финансовой отчетности предприятия - бухгалтерского баланса, отчета о прибыли и отчета о капитале собственника.
В наиболее общем виде взаимосвязь перечисленных выше документов, которые традиционно применяются для формирования учетно-аналитической информации на зарубежных предприятиях, может быть представлена следующим образом (см. рис.).
После стадий регистрации и разноски информации по синтетическим счетам следующим (пятым) этапом учетно-аналитического процесса является:
- составление регулирующих бухгалтерских записей (проводок);
- закрытие счетов доходов и расходов (затрат), а также счета «Извлечения капитала собственником из оборотов предприятия»;
- составление обратных (реверсных) записей (когда это необходимо);
- составление предварительного пробного баланса;
- составление разработочной тетради-таблицы.
Необходимость составления регулирующих бухгалтерских проводок обусловливается тем, что существует целый ряд таких хозяйственных операций, которые оказывают влияние на учетную информацию и стоимость определенных объектов учета на протяжении не одного, а нескольких отчетных периодов.
Поэтому в конце каждого учетного периода возникает необходимость объективно оценивать и отражать стоимость этих объектов учета. Для этого составляются бухгалтерские проводки.
Большинство регулирующих проводок связаны либо с отнесением к данному отчетному периоду полученных (или не полученных) предприятием доходов, либо со списанием затрат, соответствующих этим доходам и, следовательно, относящихся к данному отчетному периоду. Существование регулирующих проводок обусловливается требованием общепринятого концептуального учетного принципа «Соответствия (согласования) затрат и доходов».
Типичными примерами регулирующих проводок являются:
_ списание на затраты данного отчетного периода сумм амортизации основных фондов;
- списание на затраты данного отчетного периода сумм, предварительно оплаченных и потребленных в данном периоде арендных услуг и т.п.;
- списание остальных прямых и косвенных затрат, относящихся к данному отчетному периоду;
- отнесение на доходы данного отчетного периода сумм, полученных от покупателей (потребителей, клиентов) за проданные им товары, оказанные услуги, выполненные работы как фактически, так и в порядке предварительной оплаты;
- отнесение на доходы данного отчетного периода стоимости фактически выполненных в этом периоде работ (оказанных услуг), деньги за которые еще не поступили.
Правильное отражение в учете регулирующих записей является исключительно ответственным этапом учетно-аналитического цикла (процесса) и играет очень большую роль в обеспечении достоверности учетно-аналитической информации.
Счета доходов и расходов (затрат) - «Сводный счет доходов и расходов», а также счет «Извлечения капитала собственником из оборота предприятия» относятся к так называемым номинальным счетам. Это значит, что они используются для аккумуляции соответствующей учетной информации только в рамках конкретного отчетного периода. По истечении данного отчетного периода эти счета закрываются. Они не имеют остатков на конец отчетного периода и не отражаются в бухгалтерском балансе.
Рис. Схема отражения хозяйственных операций в учетных регистрах
Накопленная на счетах доходов и расходов (затрат) в течение отчетного периода информация (дебетовые и кредитовые обороты) отражается в отчете о прибылях.
Основной целью процедуры закрытия счетов доходов и расходов (затрат) является определение конечного финансового результата хозяйственной деятельности предприятия - прибыли или убытков.
Процесс закрытия счетов осуществляется в три этапа:
1-й этап - закрытие счетов доходов;
2-й этап - закрытие счетов расходов (затрат);
3-й этап - определение конечного финансового результата и закрытие «Сводного счета доходов и расходов».
Для выявления конечного финансового результата используется специальный «Сводный счет доходов и расходов». Первые два этапа процедуры закрытия предполагают параллельное списание в дебет этого счета всех затрат, которые имели место на предприятии в течение отчетного периода, а в кредит - всех его доходов за этот же промежуток времени. Затем на сводном счете производится сравнение этих двух показателей и определяется конечный финансовый результат. Превышение доходов (кредита «Сводного счета») над расходами (над дебетом «Сводного счета») характеризует прибыль, которая для обеспечения балансировки «Сводного счета» отражается по его дебету в корреспонденции с кредитом балансового счета «Накопленная прибыль собственника». Если же доходы (кредит) предприятия оказываются меньше его расходов (дебет), то это указывает на наличие убытков, которые затем списываются с кредита «Сводного счета» в дебет балансового счета «Убытки собственника». В итоге «Сводный счет доходов и расходов» также закрывается.
Важным документом, обеспечивающим единство документооборота в рамках единого учетно-аналитического цикла, является разработочная тетрадь-таблица (табл. 13). Это единый сквозной документ, который служит для отражения последовательного переноса учетной информации из сводных журналов синтетического учета в основные формы финансовой отчетности - в бухгалтерский баланс и в отчет о прибыли.
Разработочная тетрадь-таблица состоит из следующих разделов:
- предварительного пробного баланса;
- регулирующих бухгалтерских проводок;
-отчета о прибыли;
- бухгалтерского баланса.
Разработочная тетрадь-таблица составляется поэтапно.
Вначале в 1-й графе записываются названия тех бухгалтерских счетов, которые применялись на данном предприятии для отражения информации о соответствующих объектах учета. При этом счета группируются в разрезе форм финансовой отчетности на счета бухгалтерского баланса и счета отчета о прибыли.
Затем в сводных журналах синтетических счетов определяются дебетовые и кредитовые остатки по каждому финансовому бухгалтерскому счету. После этого они переносят в графы 2 и 3 разработочной тетради-таблицы.
Следующим этапом является составление регулирующих бухгалтерских записей и отражение их в сводных журналах синтетических бухгалтерских счетов, в Главном регистрационном журнале и в графах 4 и 5 разработочной тетради-таблицы.
Затем в графах 6 и 7 разработочной тетради-таблицы определяются показатели отчета о прибылях, а в графах 8 и 9 - показатели бухгалтерского баланса. При этом в графах 6 и 7 рассчитывается конечный финансовый результат хозяйственной деятельности предприятия (прибыль или убыток собственника), посредством которого осуществляется балансировка отчета о прибылях и бухгалтерского баланса.
Заключительным (шестым) этапом учетно-аналитического цикла является составление основных форм финансовой отчетности - бухгалтерского баланса и отчета о прибылях. Основным базовым документом для составления этих форм отчетности является разработочная тетрадь-таблица. Для заполнения баланса используется информация, содержащаяся в графах 8 и 9 разработочной тетради-таблицы, а для заполнения отчета о прибыли - информация граф 6 и 7.
13). Цели и задачи управленческого учета
Прежде чем принять правильное решение, необходимо определить цель или руководящее направление, которые помогут принимающим решения оценить предпочтительность одного варианта действий перед другим. Следующий этап принятия решения заключается в поиске ряда возможных вариантов действий, направленных на достижение поставленных целей. Для правильного выбора вариантов действий необходимо иметь информацию об ожидаемой конъюнктуре и изменении экономической обстановки. После того, как необходимая информация собрана, администрация предприятия должна решить, какие варианты действий предпочтительны. На практике принятие решения - это сравнительная оценка альтернативных вариантов действий и выбор варианта, который в наибольшей степени отвечает целям предприятия.
Выбранные варианты действий являются отправной точкой для принятия организационных мероприятий по выполнению избранного курса действий и получению ожидаемого результата.
Для реализации выбранных решений и осуществления контроля за их выполнением составляется смета, которая является концентрированным документом, где отражаются замыслы предприятия и ожидаемые результаты. Последними этапами процесса управления являются контроль и регулирование деятельности предприятия с целью безусловного выполнения избранных вариантов действия.
Перечисленные функции управления обслуживает система бухгалтерского учета и, в частности, управленческий учет. Поскольку управленческий учет принимает непосредственное участие в выполнении этих функций, его первоочередной задачей является подготовка и представление необходимой информации для осуществления администрацией предприятия своих управленческих функций.
Основными задачами управленческой бухгалтерии являются:
- учет производственных затрат по местам их возникновения и видам производств (продукции);
- выявление отклонений фактических затрат от сметных или стандартных;
- учет производственных запасов и товарно-материальных ценностей;
- оценка запасов и незавершенного производства;
- определение себестоимости отдельных видов продукции (изделий);
- определение финансовых результатов от реализации продукции.
Одной из задач управленческой бухгалтерии является активное влияние на процесс управления предприятием и обеспечение его необходимыми учетными и аналитическими данными, то есть производственный учет необходимо организовать так, чтобы он в наибольшей степени отвечал требованиям управления производством.
Главной задачей высшего управленческого звена корпорации является обеспечение ее экономического процветания, которое выражается в неуклонном росте прибыли.
Решить эту задачу гораздо труднее, чем сформулировать. В разных странах к ее разрешению подходят по-разному. По сравнению с США в Японии управленческий персонал разрабатывает стратегию обеспечения прибыльности на более долгосрочной основе. Немецкие управляющие чаще строят свою стратегию исходя из фактических затрат и расходов; швейцарцы в большей степени ориентируются на конъюнктуру рынка - допустимы любые затраты, лишь бы они окупились в дальнейшем; а итальянцы разрабатывают свои долгосрочные планы путем длительных переговоров, соглашений и взаимных уступок со своими зарубежными контрагентами. Скандинавские страны достаточно жестко контролируют расположенные на их территориях мульти-национальные корпорации; в Голландии, напротив, этот контроль значительно либеральнее. Таким образом, потребности в учетной информации существенно различаются не только в разных странах, но даже между корпорацией и ее зарубежными дочерними компаниями.
Управляющее звено использует внутреннюю информацию для планирования, контроля и анализа как в краткосрочных, так и в долгосрочных целях. Например, краткосрочные (текущие) сметы составляются на очередной год и в дальнейшем используются для контроля и оценки эффективности управления производственной единицей (филиалом компании, размещенным за рубежом). Долгосрочное планирование распространяется обычно на пятилетний период, при этом процесс составления очередного годового плана является составной частью стратегического курса корпораций и ее дочерних компаний.
Для выработки и принятия управленческих решений руководителям всех уровней необходима детализированная формализованная информация. Независимо от способа организации информационная система должна учитывать и отражать все экономические и политические изменения, законодательные ограничения, культурные различия и социологические особенности страны, в которой корпорация осуществляет свою деятельность.
Данные, обрабатываемые в информационной системе корпорации, поступают в нее из различных внутренних и внешних источников и используются управляющими всех уровней для принятия решений, которые могут оказать влияние на эффективность операций как на внутреннем, так и на внешнем рынке.
14). Организационная структура корпорации и ее влияние на формирование управленческой информации.
За рубежом корпорация имеет несколько уровней управления, различающихся степенью властных полномочий и ответственности. Распределение этих полномочий закрепляется в организационной структуре управления. Этим определяются и объемы информации, необходимой каждому уровню для планирования и контроля своей деятельности. Исходя из запросов проектируются также способы сбора, обработки и представления данных в информационной системе. Таким образом, состав накапливаемых данных, способы их обработки и представления должны соответствовать и в максимальной степени удовлетворять требованиям организационной структуры управления корпорацией.
Системой управления корпорацией может предусматриваться использование одного из следующих пяти способов организации своей деятельности, включая зарубежную:
- выделение самостоятельного подразделения (отделения) по международным операциям;
- разделение деятельности по производственно-технологическим направлениям;
- разделение деятельности по функциональному признаку;
- разделение деятельности по региональному признаку;
- использование матричной организационной структуры управления.
Выделение самостоятельного подразделения (отделения) по международным операциям. В его компетенцию входит управление операциями исключительно на внешнем рынке. Как правило, это подразделение ведет свою деятельность независимо, а по результатам может сравниваться с другими подразделениями, осуществляющими операции только на внутреннем рынке.
Разделение деятельности по производственно-технологическим направлениям. Эта форма организации является результатом интеграции внутренних и внешних операций. В корпорации выделяется несколько основных производственно-технологических линий, каждая из которых занимается производством и сбытом того или иного вида продукции. Продукция может реализовываться на любом рынке сбыта. Эффективность работы каждой технологической линии оценивается по общему результату независимо от того, какая часть продукции была реализована на внешнем рынке. Такая форма организации производства присуща корпорациям, имеющим широкую и разнообразную номенклатуру продукции.
Разделение деятельности по функциональному признаку. В этом случае в корпорации выделяются отдельные функциональные направления: производство, сбыт, учет и др. Именно по этим функциям осуществляется централизованный контроль. Так, вице-президент корпорации по сбыту, штаб-квартира которой расположена в США, будет отвечать за все маркетинговые операции, в том числе и за пределами США. Точно так же вице-президент по производству отвечает за его организацию во всех без исключения филиалах корпорации. Такая форма организации производства не является широко распространенной, она характерна для отраслей с узкой номенклатурой продукции. Сюда относятся, прежде всего, добывающие отрасли: нефтедобывающая, угледобывающая и т.д.
Разделение деятельности по региональному признаку. Здесь операции, выполняемые корпорацией, обособляются по регионам (Северная Америка, Европа и т. д.). К этой форме организации компания прибегает в том случае, когда ее операции на внешнем рынке не ограничены одним регионом или страной, а достаточно равномерно рассредоточены по всему миру.
Использование матричной организационной структуры управления. Эта форма организации производства представляет собой как бы объединение нескольких вышеописанных форм (например, генеральный управляющий французским отделением корпорации отчитывается о своей деятельности как перед вице-президентом корпорации по производству, так и перед вице-президентом по европейскому региону). В этом случае деятельность региональных отделений рассматривается не как составная часть деятельности корпорации на внутреннем рынке, а как деятельность обособленных структурных единиц, несущих полную ответственность за конечные финансовые результаты. Как же влияет форма организации производства на используемую в корпорации информационную систему? Очевидно, что данные об операциях на внешнем рынке инвариантны, меняются лишь информационные потоки. При этом, в конце концов информация распространяется по всем заинтересованным в ней службам корпорации. Так, если управление организовано по региональному признаку, учетные данные аккумулируются в отдельном региональном отделении и затем передаются в штаб-квартиру. При матричной организационной структуре управления данные могут направляться по нескольким информационным потокам: например, региональному управленческому персоналу и непосредственно в штаб-квартиру корпорации, вице-президенту корпорации по производству.
Организационная структура, система контроля и принципы работы функциональных служб корпорации в значительной степени определяются позицией ее высшего руководства в отношении организации бизнеса за рубежом.
Возможные подходы могут быть классифицированы следующим образом:
- этноцентрический, предусматривающий тиражирование на все дочерние компании принципов организации и ведения бизнеса, принятых в своей стране;
- полицентрический, предоставляющий зарубежной дочерней компании известную самостоятельность в выборе форм организации и ведения бизнеса;
- геоцентрический, ориентирующийся на максимальную унификацию принципов организации и ведения бизнеса, приемлемых в любой стране.
Учетная система должна проектироваться и функционировать под влиянием целого ряда внешних факторов, имеющих национальную окраску: политических, экономических, социальных, культурных и правовых. Простое экспортирование учетной системы не позволяет учесть эти факторы в полной мере и часто приводит к негативным последствиям. Четыре основные функции финансового контроля - измерение, коммуникация, оценка и мотивация - должны учитывать особенности окружающей социально-экономической среды каждой страны.
Главной целью учетной информационной системы является предоставление информации, необходимой для планирования, контроля и оценки деятельности фирмы. Корпорации могут иметь различную организационную структуру управления, состав и способ взаимодействия производственных подразделений. Информация, необходимая для такого производственного подразделения (единицы), определяется поставленными перед ним целями и возложенными на него функциями. Разработчик учетной информационной системы для конкретной корпорации должен ясно представлять характер ее деятельности, особенности ее организационной структуры, степень централизации (децентрализации), уровень полномочий руководителей различного ранга, информационные потребности каждого из них для принятия обоснованных управленческих решений.