Тема 5. Организация кассовой работы в банке.

Основные принципы работы с MS Access.

Литература: Б-1; О-2, О-4; Д-1; Д-3.

План лекции 5

1. Суть и понятие системы АБС.

2. Автоматизация процессов обслуживания клиентов.

3. Валютные операции.

4. Эффективность автоматизации процесса обслуживания клиентов банка при выполнении валютных операций.

5. Основные принципы работы с MS Access.

6. Профессиональные СУБД , как основа создания надежной банковской системы.

4. Разработка АБС «Обменный пункт».

План практического занятия 6,7,8 (6ч)

1. Анализ деятельности обменного пункта.

2. Постановка задачи.

3. Разработка структуры информационных массивов и их связей:

- конструирование и создание таблиц для хранения данных обменного пункта.

- конструирование и создание запросов на основе таблиц для ввода исходных данных и формирования итоговых документов.

- конструирование и создание рабочих форм.

- конструирование и создание итоговых документов в виде отчетов.

Практические задания:

Задание 1. Постановка задачи

В ходе выполнения практической работы необходимо разработать комплекс, предназначенный для автоматизации работы кассиров пунктов обмена валют. Использование комплекса должно автоматизировать учетно-расчетные операции при обмене валюты, формирование сводной отчетности и контроль финансового состояния обменного пункта в любой момент времени и повысить эффективность работы кассира.

Основой работы АБС «Обменный пункт» является реляционная база данных, создаваемая с помощью СУБД Access.

2.1. Технологический процесс работы пункта обмена валюты банка

В процессе работы кассира обменного пункта с использованием автоматизированной системы желательно реализовать как стандартные процедуры, обеспечивающие поддержку операций обменного пункта в течение дня, так и специфические возможности, повышающие производительность труда кассира и облегчающие учетно-расчетные операции и связь обменного пункта с банковской системой автоматизации. Обменный пункт банка при работе с клиентурой совершает следующие основные операции:

- продажа валюты иностранного государства клиенту за национальную валюту;

- покупка у клиента валюты иностранного государства за национальную валюту.

Каждую из перечисленных операций кассир обменного пункта обязан зафиксировать документально и оформить справку о совершении клиентом валютно-обменной операции с выдачей справки клиенту. Для работы ОП, банк обеспечивает его до начала рабочего дня авансом в наличной иностранной валюте и гривнах. Этот аванс необходимо учитывать в документах ОП для последующего отражения в отчетных документах при завершении операционного дня.

По завершении рабочего дня (или смены при круглосуточном режиме работы ОП) кассир обязан заполнить приходно-расходную ведомость(реестр сделок) по каждой из валют, подсчитать итоги по всем реестрам и сверить сумму полученного аванса с суммой итогов по реестрам и фактическим остатком ценностей по каждому виду. В соответствии с результатами сверки составляется справка о ежедневных остатках ценностей.

2.2. Анализ потоков и взаимодействия данных

Цель реализации данного проекта состоит в первую очередь в регистрации и хранении всех данных по операциям с наличной иностранной валютой и иными платежными документами, данных о клиентах и генерации форм отчетности. Основной операцией является операция оформления сделки купли-продажи наличной иностранной валюты клиенту.

Покупка и продажа наличной иностранной валюты за наличные гривны

При совершении операции кассир ОП должен выполнить ряд расчетных операций и процедур оформления сделки, к которым относятся:

1. Вычисление клиентской суммы по текущему курсу покупки (продажи) данной валюты:

а) кассир покупает иностранную валюту у клиента:

СУММА_ВЫПЛАТЫ В ГРИВНАХ ЗА ВАЛЮТУ = СУММА_ВАЛЮТЫ * КУРС_ПОКУПКИ; (1)

б) кассир продает иностранную валюту клиенту:

СУММА_ПОЛУЧЕНИЯ ВГРИВНАХ ЗА ВАЛЮТУ = СУММА_ВАЛЮТЫ * КУРС_ ПРОДАЖИ. (2)

При продаже валюты с клиента еще может взыматься фиксированный налог с суммы продажи.

Например: клиент хочет приобрести 100 USD, имея украинские гривны. Тогда СУММА_в_гривнах = 100*8,15 = 815 (грн), где 8,15 – курс продажи доллара за гривны.

3. Разработка структуры информационных массивов и их связей

3.1. Конструирование и создание таблиц для хранения данных обменного пункта

Условие задачи: Имеются сведения о работе обменного пункта:

Оперативные данные	Справочные данные
код валюты покупка (количество) продажа (количество) дата операции время операции	код валюты наименование валюты обменный курс покупки обменный курс продажи

На основании указанных данных создайте новую базу данных с именем Пункт обмена валюты. Основными объектами хранения данных в ней будут две таблицы: Оперативные данные и Валюта.

В таблице Оперативные данные будут содержаться оперативные данные по покупке и продаже валюты.

В другой, Валюта, - будут содержаться справочные данные по курсам валют.

1. Создайте в Вашей личной папке новую базу данных Пункт обмена валюты.

2. Создайте таблицу Оперативные данные следующей структуры:

Таблица1 -Оперативные данные

Имя поля	Тип поля	Размер поля
Код операции	Счетчик
Код валюты	Числовой	Длинное целое
Наименование валюты	Текстовый
Размер покупки	Числовой	Одинарное с плавающей точкой
Размер продажи	Числовой	Одинарное с плавающей точкой
Дата операции	Дата \Время	Краткий формат даты
Время операции	Дата \Время	Краткий формат времени

Поле Код операции является ключевым.

Поле Дата операции по умолчанию должно иметь значение Date(). В этом случае дата будет устанавливаться автоматически текущей датой компьютера.

3. В режиме конструктора таблицы перейдите в раздел Свойство поля и в закладке Общие в строке Значение по умолчанию щёлкните правой кнопкой мыши и выберите пункт Построить. На экране появиться Построитель выражений, в котором необходимо выбрать встроенную функцию Date() из списка встроенных функций Дата/время.

В строке Маска ввода задайте маску Краткий формат даты.

Поле Время операции по умолчанию должно иметь значение Time(). В этом случае время будет устанавливаться автоматически текущим временем компьютера.

4. Аналогично операциям п.3 задайте Значение по умолчанию для поля Время операции.

5. Параметры остальных полей задайте в соответствии с Таблицей 1.

6. Создайте вторую таблицу Валюта со следующими параметрами:

Таблица 2 -Валюта

Имя поля	Тип поля
Код валюты	Счетчик
Наименование валюты	Текстовый
Обменный курс покупки	Числовой	Одинарное с плавающей точкой
Обменный курс продажи	Числовой	Одинарное с плавающей точкой
Остаток на начало дня	Числовой	Одинарное с плавающей точкой

Для удобства ввода информации в поле Наименование валюты, необходимо данное поле преобразовать в поле со списком. Список должен состоять из названий валют, с которыми работает обменный пункт – Доллар, Евро, Рубли, Гривны.

7. В таблице Валюта в строке Наименование валюты в графе Тип данных откройте список типов данных и выберите пункт Мастер подстановок.В окне Создание подстановки выберите пункт – Будет введен фиксированный набор подстановок. Нажмите кнопку – Далее.

8. В следующем окне в поле Столбец1 укажите нужные значения - Доллар, Евро, Рубли, Гривны.

9. Нажмите кнопку Далее и в следующем окне кнопку Готово.

10. Закройте и сохраните таблицу Валюта.

Отредактируйте таблицу Оперативные данные.

Поле Наименование валюты этой таблицы необходимо преобразовать в поле со списком и связать его с таблицей Валюта. Это позволит просматривать и вводить значения, которые, уже имеются в таблице Валюта.

11. ОткройтетаблицуОперативные данныев режиме конструктораи в строкеНаименование валюты в графе Тип данных откройте список типов данных и выберите пункт Мастер подстановок.В окне Создание подстановки выберите пункт Объект «столбец подстановки» будет использовать значения из таблицы или запроса и нажмите кнопку Далее.

12. В следующем окне нажмите кнопку Далее и в открывшемся окне выберите поле Наименование валюты. Нажмите кнопку Далее.

13. В следующем окне задайте сортировку по возрастанию в поле Наименование валюты и нажмите кнопку Далее.

14. В последующих окнах нажмите кнопку Далее и Готово. Подтвердите сохранение таблицы.

15. Постройте схему данных со связью по полям Код валюты:

Проектируемая АБС «Обменный пункт» должна предоставлять возможность проводить ряд операций с валютными данными. Наиболее удобным средством работы с данными являются формы. Перечень необходимых форм с указанием источника данных представлен в Таблице 3.

Как видно из Таблицы 3, чтобы создать формы, необходимо преварительно построить соответствующие запросы.

Таблица 3 - Перечень необходимых форм с указанием источника данных

Наименование формы	Источник данных
1. Ввод Справочника Валюта 2. Покупка 3. Продажа 4. Суммы за день по датам и валютам 5. Покупка и продажа по валютам 6. Выбор данных по дате 7. Выбор данных по виду валюты	1. Таблица Валюта 2. Запрос - Покупка 3. Запрос - Продажа 4. Запрос - Суммы за день по датам и валютам 5. Запрос - Покупка и продажа по валютам 6. Запрос на выбор данных по дате 7. Запрос на выбор данных по виду валюты

16. Постройте запрос Запрос - Покупка на основе таблиц Оперативные данные и Валюта. Из таблицы Оперативные данные включите в запрос поля Код валюты, Размер покупки, Дата операции, Время операции. Из таблицы Валюта включите в запрос поля Наименование валюты и Обменный курс покупки.

17. Постройте в запросе вычисляемое поле Сумма покупки в соответствии с формулой (1).

18. Сохраните запрос.

19. Постройте запрос Запрос - Продажа на основе таблиц Оперативные данные и Валюта с учетом 10%-ного налога с суммы продажи. Из таблицы Оперативные данные включите в запрос поля Код валюты, Размер продажи, Дата операции, Время операции. Из таблицы Валюта включите в запрос поля Наименование валюты и Обменный курс продажи.

20. Постройте в запросе вычисляемое поле Сумма продажи в соответствии с формулой (2) с учетом 10%-ного налога с суммы продажи.

21. Сохраните запрос.

22. Постройте запрос Запрос - Суммы за день по датам и валютам на на основе таблиц Оперативные данные и Валюта. Из таблицы Оперативные данные включите в запрос поля Дата операции, Код валюты, Размер покупки, Размер продажи. Из таблицы Валюта включите в запрос поля Наименование валюты, Обменный курс покупки и Обменный курс продаж.

23. Включите в запрос вычисление групповых операций и в полях Размер покупки и Размер продажи выберите групповую операцию Sum.

24. Постройте в запросе вычисляемое поле Общая сумма покупки, используя формулу: Общая сумма покупки: [Sum-Размер покупки]*[Обменный курс покупки].

25. Постройте в запросе вычисляемое поле Общая сумма продажи, используя формулу:

Общая сумма продажи: [Sum-Размер продажи]*[Обменный курс продаж]*(1+0,1).

26. В полях Общая сумма покупки и Общая сумма продажи задайте групповую операцию Выражение.

27. Сохраните запрос.

28. Постройте запрос Запрос - Покупка и продажа по валютам на основе двух таблиц и запроса Запрос - Суммы за день по датам и валютам.

Включите в запрос вычисление групповых операций.

Из таблицы Оперативные данные включите в запрос поля:

- Код валюты и задайте для него сортировку по возрастанию;

- Размер покупки и Размер продажи. Выберите для них групповую операцию Min;

- повторно введите в запрос поля Размер покупки и Размер продажи. Выберите для них групповую операцию Max;

- повторно введите в запрос поля Размер покупки и Размер продажи. Выберите для них групповую операцию Avg.

Из таблицы Валюта включите в запрос поле Наименование валюты.

Из запроса Запрос - Суммы за день по датам и валютам включите в запрос поля Общая сумма покупки и Общая сумма продажи.

29. Сохраните запрос.

30. Постройте запрос на выборку Запрос на выбор данных по датена основе двух таблиц и запроса Запрос - Суммы за день по датам и валютам.

Из таблицы Оперативные данные включите в запрос поля:

- Дата операции и задайте для него условие отбора [Введите дату];

- Время операции;

- Код валюты и задайте для него сортировку по возрастанию;

- Размер покупки и Размер продажи.

Из таблицы Валюта включите в запрос поле Наименование валюты.

Из запроса Запрос - Суммы за день по датам и валютам включите в запрос поля Общая сумма покупки и Общая сумма продажи.

31. Сохраните запрос.

32. Постройте запрос на выборку Выбор данных по виду валютына основе двух таблиц и запроса Запрос - Суммы за день по датам и валютам.

Из таблицы Оперативные данные включите в запрос поля:

- Дата операции;

- Время операции;

- Код валюты и задайте для него сортировку по возрастанию и условие отбора [Введите код валюты];

- Размер покупки и Размер продажи.

- Из таблицы Валюта включите в запрос поле Наименование валюты, задайте для него сортировку по возрастанию и условие отбора [Введите вид валюты];

Из запроса Запрос - Суммы за день по датам и валютам включите в запрос поля Общая сумма покупки и Общая сумма продажи.

33. Сохраните запрос.

Для удобства ввода и отображения информации на экране монитора необходимо в базе данных в соответствии с Таблицей 3 создать ряд форм.

34. С помощью Мастера создания форм создайте на основе таблицы Валюта форму в один столбец Ввод справочника Валюта.

Включите в форму поля: Наименование валюты, Обменный курс покупки и Обменный курс продажи.

В процессе содания формы задайте стиль Стандартный.

На последнем шаге задайте имя формы: Ввод Справочника Валюта и нажмите кнопку Готово.

Перейдите в режим Конструктора и подредактируйте ширину надписей полей так, чтобы в них названия полей умещались полностью. Соответственно все поля переместите немного вправо.

В примечании формы расположите кнопку на закрытие формы.

Примерный вид формы Ввод Справочника Валюта в режиме конструктора должен быть следующим:

В режиме формы вид формы будет следующим:

35. Аналогично пункту 33 создайте на основе запроса Запрос – Покупка форму Покупкадля ввода данных о покупке валюты, включив в нее все поля запроса за исключением поля Код валюты.

Примерный вид формы Покупка в режиме конструктора должен быть следующим:

В режиме формы:

36. Аналогично предыдущему пункту на основе запроса Запрос – Продажа создайте форму Продажадля ввода данных о продаже валюты, включив в нее все поля запроса за исключением поля Код валюты.

Примерный вид формы Продажа в режиме конструктора должен быть следующим:

В режиме формы:

37. Аналогично предыдущему пункту на основе запроса Запрос - Выбор данных по виду валютысоздайте форму Выбор данных по виду валютыдля отображения данных по виду валюты, включив в нее все поля запроса.

Примерный вид формы Выбор данных по виду валютыв режиме конструктора должен быть следующим:

В режиме формы:

38. Аналогично предыдущему пункту на основе запроса Запрос на выбор данных по датесоздайте форму Выбор данных по датедля выбора данных по дате, включив в нее все поля запроса за исключением поля Код валюты.

Примерный вид формы Выбор данных по датев режиме формы должен быть следующим:

39. Аналогично предыдущему пункту на основе запроса Запрос - Покупка и продажа по валютамсоздайте форму в виде таблицы Покупка и продажа по валютам для отображения результатов покупки и продаж, включив в нее все поля запроса, за исключением полей Код валюты, Общая сумма покупки и Общая сумма продажи.

Примерный вид формы Покупка и продажа по валютам в режиме формы должен быть следующим:

Построим итоговый отчет по купле-продаже валюты.

40. Перейдите на вкладку Отчеты и постройте итоговый отчет с помощью Мастера на основе запроса Запрос - Покупка и продажа по валютам.

Создадим Главную кнопочную форму для управления созданной базы данных. Главная форма должна играть роль заставки базы данных и открываться в момент её открытия.

Примерный вид Главной формы представлен на рисунке:

41. Для каждой кнопки создайте макрос по открытию соответствующей формы или отчета в режиме просмотра.

42. Для того чтобы Главная форма открывалась при запуске базы данных, выполните команды Сервис-Параметры запуска и в открывшемся окне Параметры запуска в поле со списком Ввод формы/страницы выберите Главная форма, снимите флажок Окно базы данных и нажмите кнопку ОК.

43. Сохраните проект базы данных и закройте окно программы Access.

44. Запустите базу данных Пункт обмена валют из своей папки и проверьте её работу.

Вопросы для самопроверки:

Описать решаемые задачи по средствам автоматизации системы «Обменный пункт»:

1. Проведение операций по покупке, продаже, обмену иностранной валюты.

2. Установка и изменение курсов валют с требуемой периодичностью.

3. Ведение общего реестра валют.

4. Контроль наличного состава валют в кассе.

5. Оформление необходимой отчетной документации: отчетной справки кассира обменного пункта, подготовка реестра проведенных операций (согласно справки 113-И Центрального Банка РФ).

Темы эссе:

1. Банковские системы автоматизации расчетных операций?

2. Обработка отдельных показателей деятельности коммерческих предприятий с использованием возможностей Access.

Задания для самостоятельной работы:

Провести самостоятельно:

1. Анализ деятельности обменного пункта.

2. Постановка задачи.

3. Разработка структуры информационных массивов и их связей:

- конструирование и создание таблиц для хранения данных обменного пункта.

- конструирование и создание запросов на основе таблиц для ввода исходных данных и формирования итоговых документов.

- конструирование и создание рабочих форм.

конструирование и создание итоговых документов в виде отчетов