Документальное оформление операций, связанных с движением материалов.

Понятие производственных запасов и их классификация

Материально-производственные запасы представляют собой важнейшую часть активов организации, необходимых для осуществления ее хозяйственной деятельности. При этом поступающие в коммерческую организацию МПЗ имеют различное назначение: для производства, для продажи, для управленческих нужд. Также коммерческая организация может приобретать МПЗ для создания основных средств.

Все виды перечисленного имущества представляют собой материально-производственные запасы фирмы, бухгалтерский учет которых невозможно грамотно организовать без тщательно продуманной учетной политики.

Порядок отражения в бухгалтерском учете организации информации о материально-производственных запасах (далее - МПЗ) регламентируется:

- Федеральным законом от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ);

- Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н (далее - ПБУ 5/01);

- Методическими указаниями по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утвержденными Приказом Минфина России от 28 декабря 2001 г. N 119н (далее - Методические указания N 119н).

В первую очередь в учетной политике организация должна привести критерии отнесения имущества в состав материально-производственных запасов. Как следует из п. 2 ПБУ 5/01, к бухгалтерскому учету в качестве МПЗ принимаются активы:

- используемые в качестве сырья, материалов и тому подобного при производстве продукции, предназначенной для продажи (выполнения работ, оказания услуг);

- предназначенные для продажи, включая готовую продукцию и товары;

- используемые для управленческих нужд организации.

Кроме того, на основании п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н, в качестве материально-производственных запасов организации могут учитываться малоценные основные средства, стоимость которых не превышает 40 000 руб.

Единица бухгалтерского учета МПЗ выбирается организацией самостоятельно таким образом, чтобы обеспечить формирование полной и достоверной информации о них, а также контроль за их наличием и движением. В практической деятельности единицей МПЗ является номенклатурный номер, партия материалов, серия, их однородная группа и т.п.

Оценка материалов.

МПЗ могут поступать в организацию различными способами:

- приобретаться за плату у поставщиков;

- изготавливаться собственными силами;

- вноситься в счет вклада в уставный капитал;

- поступать по договору дарения или безвозмездно;

- оставаться от выбытия основных средств и другого имущества;

- поступать по договорам, предусматривающим исполнение обязательств неденежными средствами;

- поступать в пользование или распоряжение организации, но не принадлежать ей.

Согласно п. 5 ПБУ 5/01 МПЗ принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Порядок ее определения зависит именно от способа поступления МПЗ в организацию.

Согласно п. 6 ПБУ 5/01 под фактической себестоимостью МПЗ, приобретаемых за плату, понимается сумма фактических затрат организации на их приобретение. Причем суммы налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов по общему правилу не учитываются в фактической себестоимости МПЗ.

Пункт 6 ПБУ 5/01 в состав фактических затрат на приобретение МПЗ относит:

- договорную стоимость МПЗ, уплачиваемую поставщику;

- суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с их приобретением;

- таможенные пошлины;

- невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы МПЗ. Например, суммы НДС, если организация не является плательщиком указанного налога;

- вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены МПЗ;

- затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию. Данные затраты включают, в частности, затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов; затраты по содержанию заготовительно-складского подразделения организации, затраты за услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену материально-производственных запасов, установленную договором;

- затраты по доведению МПЗ до состояния, в котором они пригодны к использованию в запланированных целях. Сюда относятся затраты организации по подработке, сортировке, фасовке и улучшению технических характеристик полученных запасов, не связанные с производством продукции, выполнением работ и оказанием услуг;

- иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материально-производственных запасов.

Так как перечень затрат, включаемых организацией в фактическую себестоимость МПЗ, не является исчерпывающим, то понятно, что в их фактической себестоимости организация может учитывать и иные аналогичные затраты. Учитывая это, в своей учетной политике компания может привести свой состав затрат, участвующих в формировании фактической себестоимости МПЗ. При установлении своего перечня затрат, включаемых в фактическую стоимость МПЗ, организация должна исходить из того, что это все те затраты, которые она понесет с доведением МПЗ до того состояния, которое позволяет их использовать в запланированных целях.

Например, у организации, торгующей автомобилями, расходы на ремонт авто, поврежденного при перевозке, также должны учитываться в его фактической стоимости.

Не включаются в фактические затраты на приобретение материально-производственных запасов общехозяйственные и иные аналогичные расходы, кроме случаев, когда они непосредственно связаны с приобретением материально-производственных запасов.

В случае поступления МПЗ в организацию способами, отличными от приобретения их за плату - путем внесения в уставный капитал, полученных по договорам, исполнение обязательств по которым предусмотрено неденежными средствами, а также в порядке дарения, ПБУ 5/01 предусмотрены специальные правила определения фактической себестоимости, но во всех этих случаях в фактическую себестоимость МПЗ включаются также фактические затраты организации на доставку МПЗ и приведение их в состояние, пригодное для использования.

При покупке МПЗ фактической себестоимостью согласно п. 6 ПБУ 5/01 признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации).

Дебет 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - отражена покупная стоимость МПЗ на основании накладной;

Дебет 10 "Материалы", 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражены сумма таможенной пошлины, транспортные расходы, расходы по оплате услуг посреднической организации.

Для оперативного учета важно, чтобы каждый вид расходов был отнесен к конкретному виду и партии МПЗ, поэтому аналитический учет по счету 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" организуется по отдельным наименованиям запасов и местам их нахождения.

При принятии к учету МПЗ на склад организации в бухгалтерском учете организации делаются следующие записи:

Дебет 10 "Материалы"

Кредит счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" - приняты к учету фактически поступившие МПЗ по учетным ценам;

Дебет счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей"

Кредит счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" - списано превышение фактической себестоимости МПЗ над учетной ценой;

Дебет счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей"

Кредит счета 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей" - списано превышение учетной цены над фактической себестоимостью МПЗ.

Таким образом, по дебету счета 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей" формируется информация о фактической себестоимости МПЗ, а по кредиту - об их учетной цене.

Фактическая себестоимость МПЗ при их изготовлении самой организацией определяется исходя из фактических затрат, связанных с производством данных запасов.

В соответствии с п. 203 Методических указаний N 119н готовая продукция учитывается по фактическим затратам, связанным с ее изготовлением (по фактической производственной себестоимости).

Дебет 23 "Вспомогательные производства" Кредит 10 "Материалы", 02 "Амортизация основных средств", 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению", 26 "Общехозяйственные расходы" и другие счета - списаны фактические расходы, связанные с изготовлением материалов;

Дебет 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)" Кредит 23 "Вспомогательные производства" - отражены фактические расходы на изготовление материалов;

Дебет 10 "Материалы" Кредит 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)" - приняты к учету изготовленные материалы по нормативной себестоимости;

Дебет 20 "Основное производство" Кредит 10 "Материалы" - отпущены в производство материалы собственного изготовления.

Пример. Вспомогательное производство (столярный цех) организации ООО "А" производит деревянную тару, в которую упаковывается готовая продукция. За отчетный период столярный цех изготовил 260 единиц тары, затраты на производство которой составили:

- стоимость использованных материалов - 20 000 руб.;

- заработная плата - 75 000 руб.;

- страховые взносы и взносы от несчастных случаев на производстве - 19 500 руб.;

- амортизация основных средств - 8000 руб.;

- общехозяйственные расходы - 10 000 руб.

Учет тары ведется по нормативной (плановой) себестоимости, которая составляет 500 руб. Учетной политикой организации предусмотрено использование счета 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)". Изготовленная силами вспомогательного производства тара передана на склад готовой продукции для упаковки готовой продукции.

В бухгалтерском учете организации ООО "А" операции по изготовлению тары отражены следующим образом:

Дебет счета 23 "Вспомогательные производства" Кредит счета 10 "Материалы", субсчет 4 "Тара и тарные материалы",

- 20 000 руб. - списаны материалы, использованные на производство тары;

Дебет счета 23 "Вспомогательные производства" Кредит счета 02 "Амортизация основных средств"

- 8000 руб. - начислена амортизация оборудования тарного цеха;

Дебет счета 23 "Вспомогательные производства" Кредит счета 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

- 75 000 руб. - начислена заработная плата работникам тарного цеха;

Дебет счета 23 "Вспомогательные производства" Кредит счета 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению"

- 19 500 руб. - начислены страховые взносы и взносы от несчастных случаев на производстве;

Дебет счета 23 "Вспомогательные производства" Кредит счета 26 "Общехозяйственные расходы"

- 10 000 руб. - списаны общехозяйственные расходы;

Дебет счета 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)" Кредит счета 23 "Вспомогательные производства"

- 132 500 руб. - отражены фактические затраты на производство тары;

Дебет счета 10 "Материалы", субсчет 4 "Тара и тарные материалы", Кредит счета 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)"

- 130 000 руб. (260 шт. x 500 руб.) - принята к учету тара по нормативной себестоимости;

Дебет счета 44 "Расходы на продажу" Кредит счета 10 "Материалы", субсчет 4 "Тара и тарные материалы",

- 130 000 руб. - передана тара в цех готовой продукции для упаковки;

Дебет счета 90 "Продажи", субсчет 2 "Себестоимость продаж", Кредит счета 40 "Выпуск продукции (работ, услуг)"

- 2500 руб. (132 500 руб. - 130 000 руб.) - списано превышение фактической себестоимости изготовленной тары над ее нормативной себестоимостью.

Фактическая себестоимость МПЗ, внесенных в счет вклада в уставный (складочный) капитал организации, определяется исходя из их денежной оценки, согласованной учредителями (участниками) организации, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

В бухгалтерском учете образуемой организации поступление МПЗ отражается следующими записями:

Дебет счета 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал",

Кредит счета 80 "Уставный капитал" - отражена задолженность учредителей по формированию уставного капитала;

Дебет счета 10 "Материалы"

Кредит счета 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал", - отражено поступление МПЗ в денежной оценке, согласованной учредителями организации;

Дебет счета 10 "Материалы"

Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" - отражены сумма таможенной пошлины, транспортные расходы, расходы по оплате услуг посреднической организации.

Пример. ООО "Мир" в качестве вклада в уставный капитал получило от одного из учредителей материалы, согласованная стоимость которых составляет 100 000 руб. Учредитель, передавая материалы, восстановил сумму налога в размере 18 000 руб. (100 000 руб. x 18%) и отразил ее в акте приема-передачи материалов.

Стоимость доставки материалов до склада ООО "Мир" составила 11 800 руб. (в том числе НДС - 1800 руб.). Услуги по доставке оказывала сторонняя организация.

В бухгалтерском учете ООО "Мир" хозяйственные операции отражены следующим образом:

Дебет счета 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал", Кредит счета 80 "Уставный капитал";

- 100 000 руб. - отражена задолженность учредителя по вкладу в уставный капитал.

Дебет счета 10 "Материалы" Кредит счета 75 "Расчеты с учредителями", субсчет 75-1 "Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал",

- 100 000 руб. - приняты к учету материалы, полученные в качестве взноса в уставный капитал;

Дебет счета 19 "НДС по приобретенным ценностям" Кредит счета 83 "Добавочный капитал"

- 18 000 руб. - учтен НДС, восстановленный передающей стороной;

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС", Кредит счета 19 "НДС по приобретенным ценностям"

- 18 000 руб. - принят к вычету НДС на основании документов передающей стороны;

Дебет счета 10 "Материалы" Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 10 000 руб. - отражены расходы на доставку материалов до склада;

Дебет счета 19 "НДС по приобретенным ценностям" Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

- 1800 руб. - учтен НДС по расходам на доставку материалов;

Дебет счета 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет "Расчеты по НДС", Кредит счета 19 "НДС по приобретенным ценностям"

- 1800 руб. - принят к вычету НДС по расходам на доставку материалов;

Дебет счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" Кредит счета 51 "Расчетные счета"

- 11 800 руб. - оплачена доставка материалов сторонней организации.

Фактическая себестоимость запасов, полученных организацией безвозмездно по договору дарения, а также остающихся от выбытия основных средств и другого имущества, определяется исходя из их текущей рыночной стоимости на дату принятия к бухгалтерскому учету. Причем под текущей рыночной стоимостью понимается сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи указанных активов.

В соответствии с п. 23 Положения N 34н данные о текущей рыночной цене должны быть подтверждены документально или экспертным путем.

Помимо текущей рыночной стоимости фактическую себестоимость указанных МПЗ формируют также фактические расходы организации на доставку запасов и приведение их в состояние, пригодное для использования (п. 11 ПБУ 5/01).

В бухгалтерском учете безвозмездное поступление МПЗ будет отражено следующей корреспонденцией счетов:

Дебет 10 "Материалы" Кредит 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 98-2 "Безвозмездные поступления", - отражена стоимость безвозмездно полученных материалов;

Дебет 10 (41) Кредит 60 (76) - отражены расходы на доставку материалов до склада;

Дебет 19 Кредит 60 (76) - отражен НДС со стоимости доставки строительных материалов;

Дебет 68 Кредит 19 - принят к вычету НДС со стоимости доставки;

Дебет 20 "Основное производство" Кредит 10 "Материалы" - отражена передача полученных безвозмездно материалов в производство;

Дебет счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 98-2 "Безвозмездные поступления", Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы", - стоимость безвозмездно полученных материалов включена в состав прочих доходов.

Пример. Организация А в мае текущего года получила безвозмездно от учредителя, доля которого в уставном капитале организации составляет менее 50%, материалы. Их текущая рыночная стоимость на дату принятия к бухгалтерскому учету составляет 150 000 руб. В июне часть материалов стоимостью 70 000 руб. передана в основное производство для изготовления продукции.

В бухгалтерском учете организации А эти операции отражаются следующими проводками:

- в мае текущего года:

Дебет счета 10 "Материалы" Кредит счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 2 "Безвозмездные поступления",

- 150 000 руб. - получены безвозмездно материалы;

- в июне текущего года:

Дебет счета 20 "Основное производство" Кредит счета 10 "Материалы"

- 70 000 руб. - часть материалов передана в производство;

Дебет счета 98 "Доходы будущих периодов", субсчет 2 "Безвозмездные поступления", Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы",

- 70 000 руб. - признан доход в размере стоимости материалов, переданных в производство.

В налоговом учете в мае организация должна признать внереализационный доход в размере 150 000 руб. В июне в налоговом учете никаких доходов и расходов нет.

Фактическая себестоимость МПЗ, в которой они приняты к бухгалтерскому учету, не подлежит изменению, кроме случаев, установленных законодательством Российской Федерации.

Документальное оформление операций, связанных с движением материалов.

Движение материально-производственных запасов в коммерческих организациях наряду с другими фактами хозяйственными жизни в обязательном порядке должно оформляться первичными документами.

Первичные учетные документы принимаются к учету при условии, что они содержат все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ.

формы первичных учетных документов согласно ч. 4 ст. 9 Закона N 402-ФЗ определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Следовательно, организации вправе самостоятельно разрабатывать первичные учетные документы или пользоваться типовыми формами, закрепив соответствующие положения в учетной политике. Заметим, что большинство компаний применяют типовые документы и только в случае отсутствия типовых аналогов используют самостоятельно разработанные формы первичных документов. Это обосновано тем, что применение типовых форм при составлении первичных учетных документов для них привычно, кроме того, разработка и утверждение самостоятельных форм документов требует весьма значительных затрат, а использование таких форм может вызвать затруднения в работе как внутри фирмы, так и с контрагентами.

Отметим, что унифицированные формы первичной учетной документации, отражающие все основные операции по движению материалов, утверждены Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве" (далее - Постановление N 71а).

Пунктом 3 Методических указаний N 119н определено, что на основе Указаний организации разрабатывают внутренние положения, инструкции, иные организационно-распорядительные документы, необходимые для надлежащей организации учета и контроля использования материалов.

В указанных документах могут устанавливаться формы первичных документов по приему, отпуску (расходованию) и перемещению материалов и порядок их оформления (составления), а также правила документооборота.

Движение материалов в организации начинается с их поступления на склады. Материалы, поступившие в организацию от поставщиков, должны быть своевременно приняты к учету. Складские работники, отвечающие за прием материалов, должны проверить их ассортимент и количество, указанные в документах поставщиков, а также качество поступивших материалов.

Если при приемке материалов не выявлено количественных и качественных расхождений между данными поставщиков и фактическими данными, то в соответствии с п. 49 Методических указаний N 119н составляется приходный ордер (форма N М-4), унифицированная форма которого утверждена Постановлением N 71а.

Нередко в течение дня от одного и того же поставщика поступают массовые однородные грузы. В этом случае допускается составление одного приходного ордера за день. Первоначально данные о каждой приемке материалов фиксируются на обороте приходного ордера. В конце дня подводится итог, который и записывается в приходный ордер.

В крупных организациях, имеющих большое количество подразделений, материалы нередко завозятся непосредственно в эти подразделения, минуя склады. Такой порядок позволяет избежать дополнительных операций по разгрузке, сокращает время движения материалов внутри организации.

Если же при приемке материалов выявлено несоответствие ассортименту, количеству и качеству, указанным в документах поставщиков, то приходный ордер формы N М-4 не составляется. В этом случае приемной комиссией оформляется Акт о приемке материалов унифицированной формы N М-7.

Акт о приемке материалов (форма N М-7) является юридическим основанием для предъявления претензии поставщику. Составляется документ в двух экземплярах в присутствии материально ответственного лица и представителя поставщика либо незаинтересованной организации. Первый экземпляр акта передается в бухгалтерию организации для принятия материалов к учету, а второй экземпляр передается отделу снабжения, бухгалтерии или иному отделу организации для направления претензионного письма поставщику.

Акт о приемке материалов составляется еще в одном случае - при приеме материалов, поступивших без документов. Материалы, поступившие без документов, согласно п. 36 Методических указаний N 119н именуются неотфактурованными поставками. Материалы, поступившие без документов поставщиков, принимаются к учету по учетным ценам, установленным в организации. После получения первичных документов от поставщиков учетная цена подлежит корректировке, но только в том случае, если документы поступили в этом же календарном году.

материал принят. Теперь необходимо внести записи в Карточку учета материалов (форма N М-17), которая применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду, размеру и открывается на календарный год. Карточки регистрируются бухгалтерией в специальном реестре или книге, материально ответственным лицам (заведующим складом, кладовщику) карточки выдаются под расписку.

В организациях, где складской учет материалов ведется с помощью средств вычислительной техники, карточки могут не вестись

Для оформления отпуска со склада материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, применяется лимитно-заборная карта (форма N М-8). Выписывается карта в двух экземплярах на одно наименование материала (один номенклатурный номер). Один экземпляр документа до начала месяца передается подразделению организации, которое будет получать материалы, второй экземпляр передается складу. Как правило, карта выписывается на месяц, но если объемы отпуска материалов невелики, то карта может быть выписана на квартал.

в целях сокращения количества первичных документов оформлять отпуск материалов в карточках учета материалов (форма N М-17), в них же можно указать и лимит отпуска. Расходные документы на отпуск материалов не составляются, выдача материалов производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре, и не имеющих значения бухгалтерских документов. При таком варианте отпуска представитель получателя расписывается в карточке учета материалов, кладовщик расписывается в лимитной карте.

Документом, применяемым для учета движения материалов между структурными подразделениями организации или материально ответственными лицами, является требование-накладная (форма N М-11). Требование составляется в двух экземплярах кладовщиком структурного подразделения, отпускающего материалы. На основании одного экземпляра материалы списываются сдающим подразделением, на основании второго - принимаются на учет подразделением, получившим материалы.

Отпуск материалов хозяйствам организации, расположенным за пределами ее территории, осуществляется на основании накладной на отпуск материалов на сторону (форма N М-15). То есть накладная применяется при передаче материалов с одного склада организации на другой склад, а также со склада (кладовой) одного подразделения организации на склад (кладовую) другого подразделения организации.

Помимо этого накладная на отпуск материалов на сторону применяется для отпуска материалов сторонним организациям на основании договоров и других документов и разрешения руководителя организации или лиц, на это уполномоченных.

Накладная выписывается в двух экземплярах, один из которых передается складу и является основанием для отпуска материалов, второй - передается получателю.

На основании требования формы N М-11 и накладной формы N М-15 производятся записи о выдаче материалов в карточке учета материалов (форма N М-17).

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт хозяйственной жизни организации, подлежат хранению в течение сроков, установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558, но не менее 5 лет после отчетного года.