Премирование (поощрение) отличившихся работников вне систем оплаты труда. 11 страница

Теперь поговорим о нюансах отражения таких расходов в налоговом учете.

Однодневная командировка: оплачивать или нет?

Согласно ст. 166 ТК РФ командировка - это поездка работника по распоряжению руководителя фирмы для выполнения того или иного поручения вне места его постоянной работы.

Никаких ограничений по срокам командировки Кодекс не содержит. Поэтому в такой ситуации нужно руководствоваться Положением. В этом документе сказано, что срок командировки определяет сам работодатель.

Срок зависит от особенностей служебного поручения. Например, насколько оно сложное и трудоемкое, сколько нужно времени для его выполнения. Минимального и максимального сроков Положение не устанавливает. Так что однодневная командировка, когда работник имеет возможность возвращаться домой ежедневно, также возможна.

Внимание! Если сотрудник пробудет в командировке менее суток, но время проезда туда и время возвращения превысит 24 часа, то такая поездка однодневной считаться не может (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 13 марта 2008 г. по делу N А56-17909/2007).

Однодневная командировка оформляется в обычном порядке.

Если сотруднику выданы деньги для оплаты тех или иных затрат, то не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки он должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет и командировочное удостоверение.

К авансовому отчету прилагают все документы, подтверждающие его расходы (например, проездные билеты, документы на провоз багажа, документы, подтверждающие наем жилого помещения, и т.д.).

Кроме того, сотрудник должен составить отчет о выполненной в командировке работе, согласованный с руководителем структурного подразделения, в письменной форме (п. 26 Положения). Расходы на командировку отражают в бухгалтерском и налоговом учете только после того, как авансовый отчет будет утвержден руководителем фирмы.

При однодневной командировке фирма должна оплатить сотруднику:

- расходы по проезду к станциям отправления, назначения и пересадок, а также при перемещении между населенными пунктами во время командировки;

- разовые проездные билеты на городской транспорт;

- расходы на провоз багажа (например, той или иной аппаратуры, которая может понадобиться работнику).

По общему правилу, если сотрудник фирмы может ежедневно возвращаться к месту своего жительства (в т.ч. при однодневной командировке), суточные ему не выплачивают (п. 11 Положения).

Если суточные были все же выданы работнику, то их сумма может быть учтена в расходах на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ (Письма Минфина России от 21 мая 2013 г. N 03-03-06/1/18005, от 26 мая 2014 г. N 03-03-06/1/24916).

Может сотрудник вернуться домой или нет - решает руководитель фирмы. При этом руководитель должен учитывать дальность расстояния, характер работ, выполняемых сотрудником, время, которое необходимо для его отдыха (п. 11 Положения). Это решение руководитель отражает в служебном задании. Там же он указывает срок командировки сотрудника.

Если руководитель фирмы решил, что сотрудник не имеет возможности возвратиться домой, то суточные выдают на общих основаниях (п. 11 Положения).

В такой ситуации суточные уменьшают облагаемую прибыль, их не включают в доход работника, не облагают страховыми взносами (п. 2 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

Если командировку отменили

Командировка была запланирована заранее. Накануне отъезда ее отменили, так как отпала необходимость в ней. Однако средства уже были потрачены: куплены билеты, получены визы, выданы суммы на командировочные расходы.

Ясно, что подотчетные деньги будут возвращены. А вот как быть с другими расходами?

Обычно деньги за неиспользованные билеты можно получить назад. Правда, при этом возвращают не всю сумму. А вот пошлины за получение визы обратно получить нельзя.

Для признания затрат в налоговом учете необходимо, чтобы они были экономически оправданными и направленными на получение дохода. В данном случае сложно связать расходы по отмененной командировке с получением дохода. В этой связи Минфин России приходит к выводу, что расходы на оформление и выдачу виз, если командировка не состоялась, не могут быть учтены в составе расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо от 6 мая 2006 г. N 03-03-04/2/134). Вместе с тем, если фирма готова поспорить с налоговиками, она может использовать позиции федеральных судов, разрешающие учесть такие расходы в целях налогообложения (Постановления ФАС Уральского округа от 15 апреля 2008 г. N Ф09-2237/08-С2, ФАС Московского округа от 18 сентября 2007 г., 25 сентября 2007 г. N КА-А40/9510-07).

Неустойку, которая будет удержана при возврате билетов, можно попробовать обосновать как расходы на штраф за нарушение договора перевозки. Такие штрафы могут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ). Таким способом, если командировку сотрудника отменили, штрафы за возврат билета можно учесть в расходах (Письмо Минфина России от 29 ноября 2011 г. N 03-03-06/1/786).

Пример. В декабре ООО "Высота" запланировало командировку своего сотрудника Лапина в Словакию. Цель командировки - заключение договора с потенциальным покупателем.

Заранее была получена виза и приобретены авиабилеты. Стоимость авиабилетов составила 18 300 руб. Оплату осуществляли через расчетный счет. В подотчет на командировочные расходы Лапину выдали из кассы предприятия 8500 руб.

Бухгалтер "Высоты" сделал проводки:

Дебет 76 Кредит 51

- 18 300 руб. - оплачена стоимость билетов;

Дебет 50-3 Кредит 76

- 18 300 руб. - получены авиабилеты;

Дебет 71 Кредит 50

- 8500 руб. - выданы деньги сотруднику.

В день отлета был получен факс от потенциального клиента, где говорилось, что он отказывается от сделки. Командировку отменили. Лапин вернул деньги в кассу фирмы.

Бухгалтер "Высоты" сделал проводку:

Дебет 50 Кредит 71

- 8500 руб. - возвращена неизрасходованная подотчетная сумма.

Авиабилеты были сданы. Агентство вернуло их стоимость в сумме 18 000 руб. и удержало неустойку 300 руб. В учете были сделаны проводки:

Дебет 76 Кредит 50-3

- 18 300 руб. - возвращены билеты;

Дебет 51 Кредит 76

- 18 000 руб. - получена стоимость билетов;

Дебет 91-2 Кредит 76

- 300 руб. - сумма неустойки за возврат билета отнесена на прочие расходы.

Бухгалтер "Высоты" решил уменьшить налогооблагаемую прибыль на сумму удержанной неустойки (300 руб.).

Форс-мажор в командировке

Работник находится в командировке. Однако вовремя не может вернуться из нее по объективным причинам: нелетная погода, наводнение, карантин. Что должна выплатить фирма, когда сотрудник приедет?

Если по объективным причинам работник прибыл из командировки с задержкой, он должен представить помимо проездных билетов также оправдательные документы, подтверждающие причину задержки. В частности, таким документом может быть справка из аэропорта о причинах задержки вылета самолета (из-за плохих метеорологических условий) или аналогичная справка от железной дороги и т.д. (Письмо Минфина России от 16 ноября 2006 г. N 03-03-04/2/244).

Фирма должна возместить работнику:

- суточные;

- расходы на наем жилого помещения.

Эти затраты будут уменьшать налогооблагаемую прибыль (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ). В бухгалтерском учете их отражают как прочие расходы (п. 13 ПБУ 10/99).

Однако на практике иногда бывает сложно получить документы, подтверждающие факт чрезвычайного обстоятельства. В случае если будет издан приказ о продлении командировки, такой проблемы не возникнет и затраты могут быть отражены как обычные командировочные расходы. Бухгалтер отразит это проводкой:

Дебет 20 (26, 10, 08...) Кредит 71

- списаны расходы по командировке.

Такой порядок можно применять только в том случае, если отметка о выбытии в командировочном удостоверении совпадет с днем, когда работник реально будет выезжать из места командировки. Если по каким-либо причинам сделать это не удастся, можно обосновать расходы только приказом о продлении и билетами. Однако в этом случае могут возникнуть разногласия с налоговиками при проверке.

Сотрудник в командировке заболел

Работник отбыл в командировку в пределах России. В этот период он заболел.

После того как сотрудник вернется, фирма должна возместить ему расходы по найму жилого помещения, оплатить больничный и выплатить суточные за все время болезни. Если работник лечился в стационаре, то за эти дни ему не выплачивают расходы по найму жилого помещения (п. 25 Положения).

Внимание! Пособие по временной нетрудоспособности может быть выплачено, только если у работника есть правильно оформленный больничный лист.

Если фирма направляет в командировку совместителя, то по основному месту работы такой сотрудник оформляет отпуск без сохранения заработной платы (за свой счет). Если работник в этот период заболел, то пособие по основному месту работы ему не выплачивают (ст. 9 Закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ).

Может случиться, что работник пожелает получить свои "больничные" во время командировки (например, если болезнь будет продолжительной). В таком случае фирма может выслать ему эту сумму. Расходы на пересылку уменьшают налогооблагаемую прибыль (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Что же касается найма жилья и суточных, то такие затраты в налоговом учете включают в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Основания - п. 25 Положения, Письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. N 1024-6.

Пример. Сотрудник ООО "Высота" Лапин поехал в командировку в Воркуту на срок с 1 по 15 апреля. 5 апреля работник заболел и смог приступить к исполнению своих служебных обязанностей 9 апреля. Факт нетрудоспособности был подтвержден больничным листом, выданным поликлиникой г. Воркуты.

Лечение проводилось амбулаторно (то есть работник в больнице не находился). По больничному листу было начислено пособие в сумме 2700 руб.

Работник вернулся из командировки в установленный срок - 15 апреля. Стоимость проживания в гостинице составила 700 руб. в сутки.

Фирма выплатила суточные в размере 100 руб. в сутки.

Бухгалтер "Высоты" сделал записи в учете:

Дебет 71 Кредит 50

- 12 000 руб. - выдана под отчет сумма на суточные и наем жилья в день отъезда;

Дебет 20 Кредит 71

- 12 000 руб. ((700 руб. + 100 руб.) x 15 дн.) - отнесены на затраты суточные и расходы на наем жилья;

Дебет 69 Кредит 70

- 2700 руб. - начислено пособие по временной нетрудоспособности;

Дебет 70 Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

- 351 руб. (2700 руб. x 13%) - удержан НДФЛ с пособия по временной нетрудоспособности;

Дебет 70 Кредит 50

- 2349 руб. (2700 руб. - 351 руб.) - выплачено сотруднику пособие по временной нетрудоспособности.

В налоговом учете 12 000 руб. будут уменьшать налогооблагаемую прибыль фирмы.

А как быть с работниками, направленными в загранкомандировку?

На практике сейчас все расходы по загранкомандировкам (суточные, расходы по найму жилого помещения) возмещают в таком же порядке, как и при командировках на территории России.

Кроме того, сотруднику дополнительно возмещают затраты на оформление заграничного паспорта, визы и другие подобные затраты (п. 23 Положения).

Сотруднику, заболевшему в командировке за границей, будут возмещены:

- суточные;

- расходы по найму жилого помещения;

- "больничные".

Расходы при командировке за границей оплачивают и возмещают в соответствии с Законом от 10 декабря 2003 г. N 173-ФЗ (п. 16 Положения).

Если работник в период командировки находился в нескольких зарубежных странах, то при выезде из одной страны в другую суточные выплачивают по нормам той страны, куда въезжает сотрудник (п. 18 Положения).

Если работник отправлен в командировку за границу и в этот же день вернулся обратно, то фирма должна возместить ему суточные в размере 50 процентов нормы расходов. Эти нормы определяет сама фирма (п. 20 Положения).

Расходы по найму жилого помещения возмещают в размере фактических затрат, подтвержденных документами.

"Неформальные" документы

Все расходы, связанные с командировкой, должны быть документально оформлены. С авиа- и железнодорожными билетами проблем обычно не возникает - их, как правило, оформляют на типовых бланках. А вот в гостинице в подтверждение оплаты сотрудникам нередко выдают приходный кассовый ордер, квитанцию или вовсе не известный бухгалтерской науке документ.

Разберемся, необходим ли для подтверждения расходов на проживание кассовый чек гостиницы. По общему правилу при расчетах наличными нужно использовать кассовый аппарат. Однако гостиницы вместо чеков могут выдавать бланки строгой отчетности. Это следует из Закона от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ.

Гостиницы могут использовать самостоятельно разработанные бланки строгой отчетности, которые должны содержать реквизиты, указанные в п. 3 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 6 мая 2008 г. N 359. Бланки строгой отчетности могут быть изготовлены либо в типографии, либо с использованием автоматизированных систем. Простой компьютер для формирования БСО использовать нельзя (Письмо Минфина России от 3 февраля 2009 г. N 03-01-15/1-43). Но даже если гостиница не выдает ни бланка строгой отчетности, ни кассового чека, а выписывает, к примеру, приходный кассовый ордер - все равно затраты на наем жилья можно учесть в расходах. Дело в том, что НК РФ не уточняет, какими именно документами должны быть подтверждены командировочные расходы. Поэтому инспекция должна принимать любой документ, составленный по правилам бухгалтерского учета. Такой вывод следует из арбитражной практики (Постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. N Ф08-4212/2008, Московского округа от 5 мая 2008 г. N КА-А40/3517-08).

Во время командировки работник может жить не только в гостинице, но и в жилом помещении, не относящемся к гостиничному комплексу (п. 1 ст. 671 ГК РФ). В таком случае расходы по найму жилья может подтверждать документ, составленный в произвольной форме (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 28 ноября 2006 г. по делу N А05-7474/2005-29). Важно лишь, чтобы в нем были указаны стоимость проживания, дата, сведения о наймодателе и стояла его подпись.

Если расходы на проезд и наем помещения подтверждены бланками строгой отчетности, на их основании можно принять к вычету НДС, который входит в стоимость услуг.

Поездка "внештатника"

Бывает, что в командировку отправляют человека, который официально работником фирмы не является. На это могут быть самые разные причины: сотрудник может быть в штате другой, "дружественной", фирмы или же он вообще получает неофициальную зарплату.

В таком случае инспекторы при проверке могут посчитать, что выплаты этому сотруднику (суточные, оплата проезда и проживания) - это не компенсация за командировку, а его доход.

Фирме доначислят налог на прибыль, а сотруднику - НДФЛ.

На первый взгляд инспекторы правы. ТК РФ определяет командировку как поездку работника по распоряжению работодателя (ст. 166 ТК РФ). А между работником и работодателем должен быть заключен трудовой договор (ст. 56 ТК РФ). Если же трудового договора нет, то оплату суточных, проезда и проживания нельзя включить в затраты как расходы на командировку.

Но рассуждать можно и по-другому. То, что сотрудник стал выполнять задание фирмы, само по себе свидетельствует, что он исполняет трудовые обязанности. Ведь если сотрудник приступил к работе, то трудовой договор автоматически считают заключенным (ст. 67 ТК РФ). Поэтому, даже если фирма и сотрудник в момент начала командировки не оформили трудовой договор на бумаге, затраты по командировке такого сотрудника можно учесть при расчете налога на прибыль и платить НДФЛ с них не надо. Однако такую точку зрения придется отстаивать в суде.

Командировка "наоборот"

Обычно в командировку сотрудник выезжает из города, в котором расположена фирма. А может ли началом командировки значиться какой-то другой населенный пункт? Зачастую проверяющие считают, что это невозможно.

Однако согласно ТК РФ командировка - это поездка для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы сотрудника. Место работы указывают в трудовом договоре с сотрудником, и оно может не совпадать с местом нахождения фирмы-работодателя. Таким образом, в расходы включают затраты на проезд сотрудника от места его работы до места, где он должен выполнять командировочное задание.

Что касается пункта назначения, куда командирован сотрудник фирмы, вообще никаких ограничений не существует. Следовательно, сотрудник может поехать в командировку и в центральное подразделение фирмы, и в один из ее филиалов.

Внимание! Дистанционной работой является выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя (ст. 312.1 ТК РФ). Как же быть, если возникла производственная необходимость присутствия дистанционного работника в офисе компании? Так вот, его можно отправить туда в командировку. А расходы на командировку такого работника компания может учесть при расчете налога на прибыль. При этом суммы возмещения командировочных расходов дистанционного работника не облагаются НДФЛ. Такие разъяснения дал Минфин России в Письме от 14 апреля 2014 г. N 03-03-06/1/16788.

На задание - со страховкой

Как правило, при покупке железнодорожного или авиабилета "в нагрузку" продают отдельный полис страхования. На самом деле страхование в этом случае - дело добровольное и, покупая билет, от него можно отказаться.

Хотя цена страховки невелика, разберемся, можно ли ее включить в расходы и не придется ли при этом платить НДФЛ.

Специалисты Минфина России считают, что расходы по добровольному страхованию от несчастных случаев, оформленному отдельным страховым полисом, не уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (Письмо от 10 мая 2006 г. N 03-03-04/2/138). С ними согласны и арбитры (например, Постановление ФАС Уральского округа от 30 января 2008 г. N Ф09-57/08-С3).

Поскольку полис предусматривает страхование жизни и здоровья сотрудника, удерживать НДФЛ с его стоимости не нужно (п. 3 ст. 213 НК РФ). Начислять страховые взносы также не придется (пп. 5 п. 1 ст. 9 Закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ).

VIP-зал, питание и развлечения

Кроме проезда и проживания, с командировками может быть связан целый ряд других расходов. Это использование работником в аэропорте зала официальных лиц и делегаций (так называемого VIP-зала), мини-бара в гостинице, посещение ресторана и т.д.

Обычно сотруднику такие расходы не оплачивают. А если фирма все же их компенсирует, проводят это за счет чистой прибыли. Однако Минфин России к таким расходам относится благосклонно (Письмо от 7 июня 2007 г. N 03-03-06/1/365).

С НДФЛ сложнее. По мнению Минфина России, плата за пользование VIP-залами при командировках является доходом работников, который подлежит обложению налогом на доходы физических лиц, так как согласно п. 3 ст. 217 НК РФ не облагаются налогом только суммы обязательных платежей за услуги аэропорта, а плата за услуги VIP-зала таким обязательным платежом не является (Письмо Минфина России от 6 сентября 2007 г. N 03-05-06-01/99). Однако арбитры не всегда согласны с такой позицией. Так, если во внутренних документах фирмы (например, положении о командировках) есть условие о том, что командированным работникам возмещаются услуги VIP-зала, стоимость данных услуг налогом на доходы физических лиц не облагается (например, Постановление ФАС Московского округа от 11 января 2009 г. N КА-А40/12478-08). Еще один довод в пользу налогоплательщика: согласно ст. 168 ТК РФ на работодателя возложена обязанность возместить любые расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Поэтому, если вы возмещаете сотрудникам такие расходы, стоит закрепить такую возможность в трудовых договорах или положении о командировках. Если же это не сделано, можно оформить отдельное разрешение оплатить услуги VIP-зала.

Аналогично можно поступить и с другими расходами, которые могут возникнуть в ходе командировки. Если оплата услуг VIP-зала и других дополнительных командировочных расходов предусмотрена условиями трудового или коллективного договора, то при расчете налога на прибыль эти суммы можно учесть в составе расходов на оплату труда (ст. 255 НК РФ). Кроме того, при творческом подходе к формированию состава расходов включить в них услуги VIP-зала, питание в ресторане и прочие подобные расходы можно по разным основаниям в зависимости от конкретной ситуации и наличия доказательств, позволяющих подтвердить обоснованность затрат.

Представительские расходы

С деловыми партнерами нужно поддерживать дружеские отношения. Это закон бизнеса. Отсюда постоянные презентации, переговоры, встречи в неформальной обстановке и так далее. Устраивая очередной важный прием, зачастую приходится изрядно потратиться. Благо эти расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (ст. 264 НК РФ). Такие затраты фирмы называют представительскими.

Представительские расходы - это затраты фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) фирмы.

Полный перечень представительских расходов приведен в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Согласно этой норме к представительским расходам относят затраты:

- по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций;

- по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно;

- по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров;

- по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются и налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Как оформить представительские расходы

Подтвердить экономическую обоснованность представительских расходов можно с помощью:

- приказа руководителя об осуществлении расходов на представительские цели;

- сметы, утвержденной протоколом собрания учредителей или руководителем фирмы на определенный период времени;

- отчета о проведении мероприятий, в ходе которых были произведены представительские расходы;

- акта об осуществлении представительских расходов, утвержденного руководителем фирмы.

В отношении представительских расходов Налоговым кодексом не предусмотрено конкретного перечня и форм первичных документов, подтверждающих указанные расходы. Поэтому любые первичные документы могут служить для их подтверждения в целях налогообложения прибыли. В частности, таким документом может быть отчет о представительских расходах, утвержденный руководителем организации. При этом все расходы, перечисленные в отчете о представительских расходах, должны быть подтверждены соответствующими первичными документами. Об этом говорит Минфин России в Письме от 10 апреля 2014 г. N 03-03-РЗ/16288.

Для контроля затрат по приему делегаций рекомендуется установить предельные размеры (нормативы) отдельных видов представительских расходов.

Нормативы и перечень лиц, ответственных за использование средств, утверждаются приказом руководителя. Приказ, например, может быть оформлен так:

┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ АО "Фиалка" │

│ │

│ ПРИКАЗ │

│ от 29 декабря 2014 г. N 6/пр │

│ │

│1. Установить на 2015 г. следующие нормы расходования средств на│

│представительские расходы: │

│ │

│┌───────────────────────────────────┬───────────────────────────────────┐│