Глава 13. О третьей и последней основной книге, именуемой Главной. Как следует вести ее: простым или двойным способом, а равно о реестре к ней.
После того как ты все статьи записал в Журнал, следует тебе сделать из него же выборку1 и перенести в третью книгу — большую, или Главную, которую обыкновенно заводят с двойным против Журнала числом листов. Б нее принято включать алфавитный указатель—реперториум2, иначе называемый реестр, или индекс. Флорентийцы называют его экстракт3. В реестр ты занесешь всех должников и верителей по алфавиту с указанием номеров страниц, где они фигурируют. Главная книга должна быть мечена тем же самым знаком, каким мечены Мемориал и Журнал.
После того как все листы будут тобой пронумерованы и наверху по краям каждой страницы обозначен будет год, занесешь на первый лист4 кассу как должника; она — первая в Журнале, да будет первой и в Главной книге. Обыкновенно весь этот лист оставляют пустым для отражения последующих кассовых операций и поэтому на нем ничего другого ни под «Дать», ни под «Иметь» не записывают, Делается это потому, что касса более чем всякий другой счет повторяется в деле, т. е. ежечасно, когда деньги вносятся и изымаются5. Главная книга должна быть разлинована и иметь столько граф, сколько подразделений есть в учетной валюте; так, если ты будешь вести учет на лиры, сольди, динары и пичоли, то сделаешь четыре графы, а перед лирами, еще одну для номеров страниц, на которых помещены корреспондирующие суммы. Еще ты проведешь две линии, чтобы вписывать в них постепенно даты, как это ты видел в других Главных книгах (и о чем не хочу далее распространяться), для скорого отыскивания статей. И эту Главную книгу следует отметить, как и другие основные книги, крестом.
Примечания
1. Выборка предусматривала группировку одинаковых операции по их проводкам. ↑
2. Repertorium—лат., букв. «список», в данном случае реестр, или, точнее, перечень счетов. ↑
3. У Ямея есть указание на то, что в оригинальном тексте Луки Пачоли называется не только указатель (alfabeto, repertorio, trovarello, stratto), но есть и «загадочное» [Yamey, с. 121] незаконченное предложение о двойном указателе (Е del dopio alfabeto). В переводе Э. Г. Вальденберга оно опущено. Упоминание о «двойном указателе» имен можно найти у Импина. «Двойной указатель», описанный у Импина, группировал имена дебиторов/кредиторов в алфавитном порядке. Имена, относящиеся к одной букве, распределялись далее в алфавитном порядке в соответствии с фамилией. В простом указателе группировка велась только по именам. Дебиторы/кредиторы группировались по первой букве имени в том порядке, в каком встречались в первый раз в Журнале (Примечание Л.А. Кесаревой). ↑
4. Под «листом» в данном случае подразумевается полный разворот Главной книги. Левую страницу занимает Дебет, правую — Кредит (Примечание Л.А. Кесаревой). ↑
5. Отсюда следует, что Л. Пачоли как бы располагает счета по числу записей в них. ↑
Глава 14. О том, как переносятся статьи из Журнала в Главную книгу, почему из одной статьи в Журнале образуются две в Главной, также о способе зачеркивания статей в Журнале, наконец, о двух номерах в Главной, которые отмечаются на полях Журнала, и почему так делается1.
Ты должен знать, что из всякой статьи, составленной тобою в Журнале, всегда следует сделать две в Главной книге; одну в «Дать» и другую в «Иметь». Должник всегда обозначается словом «на», а веритель — «от», о чем я уже говорил выше. Тот и другой образуют отдельные статьи, причем статья должника помещается по левой, а верителя — по правой стороне2, в статье должника следует обозначить номер листа, на котором находится статья его верителя, и наоборот, в статье верителя помещаешься номер листа его должника. Таким образом, все статьи Главной книги оказываются связанными между собой как бы цепью. В этой Главной книге ничто не мoжeт быть занесено в «Дать», чего нет в «Иметь», и взаимно нельзя поместить в «Иметь» сумму, которая не занесена в «Дать». Так возникает баланс между «Дать» и «Иметь» 3, который составляется при закрытии Главной книги4. Следовательно, в итоге сальдо Главной книги должно оказаться в «Дать» столько же, сколько в «Иметь», т.е. если сложить все суммы, которые занесены в «Дать», хотя бы их было 10000 на одном листе и так же сложить все суммы, помещенные в «Иметь», то итоги должны получиться одинаковые, в противном случае из этого следует, что в Главной книге имеется ошибка, как мы объясним подробно при изложении правил составления баланса5.
Когда ты из одной статьи Журнала составишь две в Главной книге, то рядом со статьей, которую извлекаешь из Журнала, проведи вдоль нее две поперечные черты, смотря по тому, каким ты переносишь порядком, т. е. если ты прежде занес в «Дать», то проведи черту на месте, где начинается статья, и это обозначает, что статья занесена в Главную книгу под «Дать». Если же заносишь в «Иметь», будь это раньше или позже (как иногда случается бухгалтеру6, когда на том же листе он встречает две или три статьи и не желает перелистывать), то проведешь черту правее, на месте, где кончается статья. Это доказывает, что статья занесена в «Иметь» 7.
Обе эти черты проводят так, как сказано выше; сначала одну от слова «касса», называемую чертой «Дать», затем вторую, которую назовем чертой «Иметь». Кроме того, ты должен на полях Журнала занести два числа, одно под другим8, из которых верхнее означает номер листа должника, а второе, или нижнее, — номер листа счета верителя, как это можешь усмотреть из счета Кассы, где значится 1/2 без черточки между ними.
Некоторые имеют обыкновение отделять одно число от другого черточкой, как 1/2, но без поперечной черточки красивее, и числа не могут показаться читателю дробью, верхнее число 1 означает, что запись по кассе занесена на первый лист Главной книги в «Дать», а по капиталу — на второй в « Иметь». Знай далее, что чем ближе можешь поместить должника к своему верителю, тем оно удобнее, хотя и ничего не значит, если они находятся на некотором расстоянии друг от друга. Только относительно года неудобно, когда какая-либо статья вклинивается между другими9.
Что при последовательной по времени записи требуется меньше усилий для отыскивания статей, об этом знает всякий, кому доводилось это делать на опыте, а потому умей помочь самому себе своими природными дарованиями. Потому старайся всегда помешать верителя непосредственно при своем должнике или же при следующем непосредственно за ним, не внося между ними никакой другой статьи, ибо в тот же день, когда появляется веритель, появляется и должник, и на этом основании следует сблизить одного с другим10.
Примечания
1. А. Дюпон считал эту главу центральной [Dupont, с.31]. ↑
2. Р. де Рувер [Рувер Раймонд де] и Н. С. Помазков [Помазков, 1940] разбирают все имевшие место варианты организации записи по двойной системе. ↑
3. Таким образом, Л. Пачоли трактует баланс как следствие двойной записи. Такой подход будет общепризнанным вплоть до конца XIX в. Возникновение балансовой теории приведет к пересмотру этого положения. ↑
4. В различных переводах Трактата на английский язык вместо термина «баланс» используется понятие trial balance — «пробный баланс» [Geijsbeek, с. 47; Yamey, с. 56]. Необходимо отметить, что речь идет о «пробном балансе» как сумме всех записей Главной книги до подведения итогов по каждому счету. Пробный баланс; более полно отвечающий своему названию, описан Пачоли в главе 34. Он представляет собой сумму итогов счетов по Главной книге или summa summarum, как называл его Пачоли (Примечание Л.А. Кесаревой). ↑
5. См. главу 32. ↑
6. Слово бухгалтер (букв. книгодержатель) возникло в Германии. Максимилиан I, император Священной Римской империи, написал, а вернее подписал, указ, где было сказано: «Повелеваем делопроизводителя нашей палаты, доверенного и прилежного писца, который ведет книги, отныне называть бухгалтером, каковым должен теперь быть Христоф Штехер. Дано в Инсбруке, 13 февраля 1498 года» [Иванов, 1909, с. 21]. ↑
7. См. примечание 8 к главе 12 (Примечание Л.А. Кесаревой). ↑
8. Пример первой регистрации хозяйственных операций: сверху указывается номер дебетуемого счета, снизу — кредитуемого. Номер листа не следует путать с шифром счета в нашем понимании. Во времена Л. Пачоли записи по каждому счету в Главной книге могли занимать несколько страниц, предусматривалась нумерация каждого счета с начала. Таким образом, запись 1/2 показывает, что операция отражена на первом развороте (folio) Главной книги, занимаемым счетом «Касса» (дебет) и на втором развороте Главной книги, занимаемым счетом «Капитал» (кредит). Л. Пачоли, будучи математиком, специально предупреждает читателя, что это не дробь. В 1549 году В. Швайкер предложит шифры счетов. ↑
9. Смысл понятен только при прочтении последующей главы 15, где указывается на возможность появления записей, не относящихся только к одному году. Это возможно, если Главная книга не сальдируется ежегодно. В данном случае не «статья вклинивается между другими», а указывается новый год и делаются записи, относящиеся уже к новому году (Примечание Л.А. Кесаревой). ↑
10. Замечание о расположении счетов в зависимости от интенсивности записей по ним. ↑
Глава 15. О способе составления в Главной книге статей кассы и капитала относительно «Дать» и «Иметь»; о том, как следует обозначать наверху, в заглавии листа, год старинными цифрами1, о замене их другими и о распределении пространства листов на малые и большие счета сообразно требованиям дела.
После этих данных тебе наставлений приступим к перенесению в Главную книгу первой статьи кассы в «Дать» и такой же капитала — в «Иметь», причем, как выше упомянуто, обозначишь вверху Главной книги год старинными цифрами, а именно: MCCCCLXXXXIII и так далее. Дату принято в Главной книге писать не наверху, как в Журнале, ибо статья в Главной книге может составляться несколько дней, и соблюдать строго порядок в числах нельзя, ввиду этого дата пишется в самом счете, т. е. на полях против статьи, как было нами сказано выше. Если статья относится к другому году, а не к тому, который значится в начале листа, что может случиться только у тех, кто не сальдирует свои книги к концу каждого года 2, то следует обозначить отдельно год рядом с вновь составленной статьей, как это ты ниже увидишь. Это может случиться только в Главной книге, но никак не в других книгах. Итак, написав год старинными цифрами, чтобы было изящнее (хотя ничего не значит, если б ты желал написать другими цифрами), скажешь:
Иисус MCCCCLXXXXIII
Касса наличных денег должна дать 8 ноября капиталу. За разных видов золотые и серебряные монеты полагаю в настоящее время иметь всего и пр. (лист 2). Л. с. гр. п. 3
Здесь не следует тебе слишком распространяться, так как об этом уже шла речь в Журнале; старайся высказать все коротко. В первой статье объясняется все необходимое, а в следующих пишется: того же числа господину такому-то, лист такой-то, столько-то.
После того как операция занесена в Главную книгу под «Дать», отметишь ее в Журнале, как сказано выше, и запишешь в капитал на «Иметь»:
Иисус MCCCCLXXXXIII
Капитал мой имеет 8 ноября от кассы. Полагаю иметь к сему числу в золотых и серебряных монетах разного вида всего... (лист 1) Л. с. гр. п.
По приведенной выше причине достаточно записать здесь все одной общей суммой. Если под этой статьей предстоит тебе вносить другие, то, пока весь лист не заполнен записями, достаточно сказать: «Такого-то числа за такую-то вещь», — как это тебе рядом указано и чему ниже найдешь пример. Так же кратко будешь продолжать со всеми другими статьями, особенно с теми, которые относятся к тебе лично, о которых нет надобности давать отчет кому-либо.
Но по таким статьям, где придется давать отчет другим, ты должен подробнее сказать, хотя при этом для ясности всегда ссылаются на Журнал. Затем отметишь статью в «Иметь» Журнала, как я тебе выше в главе 12 объяснил, и на полях перед статьей обозначишь те два номера листов Главной книги, куда статья перенесена, т. е. лист должника выше, а верителя ниже, наподобие того, как сделано нами по счету кассы.
Потом следует занести в реестр (реперториум)4 должника и верителя, каждого под своей буквой, т. е. кассу под К., записав: касса наличных денег—лист 1; то же самое и капитал под К., где запишешь: капитал мой собственный — лист 2.
И так будешь продолжать по своему разумению записывать по порядку все статьи и имена должников, будь они лица или вещи, и точно так же поступишь относительно верителей, занося их по начальным буквам в перечень (реперториум), чтобы впоследствии было легко отыскивать их в Главной книге. Помни, что если по какому-либо случаю, вследствие ли кражи, пожара или кораблекрушения Главная книга твоя утерялась и тебе осталась одна из двух книг, а именно Мемориал или Журнал, ты всегда имеешь полную возможность при помощи одной из них составить новую Главную книгу. В таком случае ты можешь перенести день за днем те же статьи на те же листы, на которых они находились в утерянной Главной книге. Это особенно легко при наличии в Журнале номеров страниц Главной книги. В этом случае при извлечении статей и перенесении их в Главную книгу найдешь готовыми два номера листов один над другим, где должник и веритель были записаны. Определить число листов сумеешь собственным суждением, достаточно тебе навыка перенесения статей.
Чтобы перенести в Главную книгу на надлежащее место вторую статью, касающуюся драгоценностей, сделаешь следующую запись: сперва год, если таковой еще не значится, потому что бухгалтер иногда помещает два или три счета на одной странице, смотря по тому, сколько места кажется ему достаточным для оборотов в предположении, что данный счет повторится несколько раз; ввиду этого бухгалтер уделит такому счету меньше места, чем тому, в котором случаются записи часто в один и тот же день, как это было сказано выше в главе 13, когда речь шла о том, что для кассы и капитала следует отвести целые листы5, ибо эти счета в обширных делах повторяются весьма часто. Это делается для избежания переносов. После того как подходящее место выбрано, напишешь в «Дать», а именно по левой стороне, где обыкновенно показывают долги:
Драгоценные камни различных сортов должны дать 8 ноября капиталу за столько-то штук таких-то номеров, весом столько-то, между которыми алмазов в оправе столько-то, сапфиров столько-то, рубинов столько-то, неотделенных алмазов столько-то, итого вообще или по сортам оцененных по текущей цене за столько-то наличных дукатов (лист 2). Л. 40. с. 0 гр. 0 п. 0.
Затем зачеркнешь в Журнале статью в «Дать», как разъяснено выше в главе 12. После этого перейдешь к капиталу и занесешь статью краткими словами в «Иметь» вслед за внесенной статьей кассы. Напишешь так:
Числа такого-то, или сказанного числа, от драгоценных камней разных сортов (лист 3). Л. 40. с. 0. гр. 0 п. 0.
Наконец, проведешь черту в «Иметь», как выше сказано в главе 126, и на полях обозначишь номера тех листов, куда записаны в Главной книге статьи, один над другим. При этом предполагается, что статья занесена тобой в «Дать» на лист 3 и что статья капитала помещена на своем месте на лист 2, который не заполнен записями. Если лист уже полностью заполнен, то такие статьи придется тебе записывать вначале следующего свободного листа, отмечая ссылку (транспорт) переноса записей по данному счету, как это будет объяснено тебе ниже при изложении правил переноса. Этого тебе достаточно как для ведения этой книги, так и составления статей в ней.
После того как запись сделана тобой в Главной книге, сделаны отметки (вычеркивания) в Журнале, немедленно отметишь счет в реестре (реперториуме), как уже сказано выше в настоящей главе, а именно под буквой G или Z, смотря по тому, каково произношение начальной буквы слова gioje или zogie (драгоценности), что 6 различных местах случается по-разному; в Венеции обыкновенно произносят Z, а в Тоскане G, руководствуйся при этом собственным умом.
Примечания
1. Римскими цифрами. ↑
2. В данном случае Л. Пачоли одобряет порядок периодического ежегодного сальдирования счетов (ср. с главой 6). ↑
3. Пример разноски начального сальдо по счетам Главной книги. ↑
4. См. главу 5. ↑
5. Часто на один разворот Главной книги (folio) приходилось несколько (как правило, 2—3) счетов. Делалось это в целях экономии. Для счетов Кассы и Капитала открывался один полный разворот, так как они наиболее часто использовались при записях. Однако не могло быть открыто более одного разворота во избежание подлога, поскольку в заранее открытый чистый разворот можно было вписать фиктивные счета (Примечание Л.А. Кесаревой). ↑
6. Речь идет об открыживании Журнала. ↑