Правила и формы коммерческой переписки с зарубежными партнерами

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков. Самым распространенным языком международного общения является английский.

Международным письмам придается особое значение, так как благодаря этим письмам устанавливаются и развиваются деловые связи.

При подготовке международных писем необходимо придерживаться единых правил их оформления и обработки, разработанных национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации — ИСО (International Organization for Standardization, ISO).

Оформление деловой корреспонденции в практике экономического сотрудничества с зарубежными фирмами и международными организациями характеризуется рядом особенностей.

При общей тенденции к унификации форм, использованию устойчивых речевых конструкций, стандартной терминологии и стремлении к широкому применению средств механизации и автоматизации в делопроизводстве различий в оформлении делового письма немало. Прежде всего, это касается формуляра документа и состава реквизитов.

В стандартах ИСО определены 12 типовых составов зон (реквизитов письма).

1. Заголовок письма (Issuer Field).

2. Ссылка на данные получателя и отправителя (Reference Line).

3. Дата (Date).

4. Адресат (Address).

5. Указание на конкретное лицо (Attention Line).

6. Обращение (Solution).

7. Общее содержание письма (Subject Line).

8. Текст письма (Body of the Letter).

9. Завершающая формула вежливости (Complimentary Close).

10. Подпись (Signature).

11. Приложение (Enclosure).

12. Указание на рассылку копий (СС Notation).

На рисунке 4 приведен формуляр с указанием 12-ти зон размещения реквизитов делового письма, используемого в англоязычных странах.

«Заголовок к тексту» в письмах зарубежным адресатам не считается обязательным реквизитом. Он включает эмблему фирмы, ее наименование, почтовый и телеграфный адрес с указанием индекса, номер телефона, телекса и телефакса. В заголовке возможно указание на род деятельности фирмы, может быть приведена ее характеристика как корпорации или компании с ограниченной ответственностью (сокращенно Inc. или Ltd. и др.), например:

CONFIDENTIAL COGIM S.p.A.

UFFICEIE STABILIMENTO / OFFICES AND FACTORY.

Удачное расположение компонентов заголовка, его оригинальная эмблема способствуют созданию благоприятного впечатления о фирме у тех, кому направлено письмо.

В целях экономии времени при печатании реквизитов поощряется открытая пунктуация, что означает почти полное отсутствие знаков препинания.

В «Ссылке на данные получателя и отправителя» приводятся инициалы составителя и оформителя письма, буквенный или цифровой код фирмы, отдела, подготовившего письмо, индекс дела, например:

Your reference

Или Your ref.) Ваша ссылка

HND / RP HND / RP

Our reference

Или Our ref.) Наша ссылка

LA / DK / 187 LA / DK / 187

Встречаются две разновидности оформления реквизита «Дата»: британская и американская. Британский способ подобен словесно-цифровому способу, принятому в российском делопроизводстве и применяемому в финансовой документации, с некоторыми вариациями:

Feb. 201...,

February, 201...,

Th February, 201...

Способ обозначения даты, принятый в США, иной и строится по схеме:

February 15th, 201...,

February 15, 201...

Перед числительным, обозначающим год, обычно ставится запятая. В последнее время все более заметной становится тенденция минимального употребления знаков препинания в деловой корреспонденции, поэтому можно встретить и такое написание даты: 4 August 2011.

Рис. 4. . Зоны размещения реквизитов

Не рекомендуется употреблять в датах цифры вместо названий месяцев, поскольку цифровое обозначение даты может быть истолковано по-разному в разных странах. Так, дата 2 / 5 / 2011 будет воспринята представителем американской фирмы как 5 февраля 2011 года, а представителем британской фирмы — как 2 мая 2011 года. Это связано с особенностями прочтения дат в разных странах:

США

2 / 5/ 2011

месяц день год,

Великобритания

5 / 2/ 2011

день месяц год.

Допускается сокращение названий некоторых месяцев, в написании которых много знаков. Знаки препинания в обозначении дат можно не указывать.

Согласно международным правилам в связи с компьютеризацией делопроизводства рекомендуется универсальное цифровое обозначение дат. Элементы обозначения приводятся в такой последовательности: год, месяц, день, например:

2011-12-31; 20111231.

Распространенными вариантами адресации письма выступают: адресация фирме (при этом возможен случай, когда в названии фирмы указана фамилия) и адресация должностному лицу (когда известна фамилия адресата и когда она неизвестна, когда адресат мужчина или женщина).

Если письмо направляется фирме, то сначала указываются ее название, затем адрес в такой последовательности: номер дома, название улицы, название города, обозначение почтового района (при необходимости). Составные части реквизита приводятся в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.

При адресации письма в США приводится сокращенное название штата, при адресации в Англию — название графства. Последней строкой указывается страна. Например: