Управленческий контроль как система
- Сущность управленческого контроля
- Концепция внутреннего аудита
- Технология, методология внутреннего аудита, позволяющие эффективно и качественно проводить оценку и анализ законности, достоверности и целесообразности использования материальных и финансовых ресурсов
- Сущность управленческого контроля
Процесс обработки первичных документов фактов предпринимательской жизни, образует подсистему в составе системы экономической безопасности бизнеса, которая представлена на рисунке 1
Рисунок 1 Взаимосвязь элементов подсистемы обработки первичных данных в системе экономической безопасности предпринимательской сферы.
Неотъемлемой частью системы регулирования управления является контроль, цель которого заключается в обнаружении отклонений от принятых стандартов и нарушений принципов законности, эффективности и экономии расходования материальных ресурсов. Контроль занимает особое место в условиях рыночной экономики, представляет собой специальные знания о принципах и методах установления законности, достоверности, экономической целесообразности финансово-хозяйственных процессов и управления.
Управленческий контрольорганизации в наиболее узком смысле – это осуществление ее субъектами, наделенными соответствующими полномочиями (т.е. субъектами контроля), либо в автоматическом режиме, заданном указанными субъектами и под их управлением, следующих действий:
а) определение фактического состояния или действия управляемого звена системы управления организацией (объекта контроля);
б) сравнение фактических данных с требуемыми, т.е. с базой для сравнения, принятой в организации, либо заданной извне, либо основанной на рациональности;
в) оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, на предмет степени их влияния на аспекты функционирования организации;
г) выявление причин данных отклонений.
В соответствии с подходом в узком смысле цель контроля – информационная прозрачность объекта управления для возможности принятия эффективных решений. При этом, в понятии информационной прозрачности объекта управления отражено представление о степени управляемости данного объекта, т.е. о том, в какой степени в результате управления обеспечивается (обеспечивалось или будет обеспечиваться) поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий момент (период) времени. Вполне очевидно, что без предельной информационной прозрачности объекта управления адекватное его восприятие невозможно, управленческое воздействие не будет приносить желаемый результат и управленческая связь с объектом теряется, что и обуславливает особую важность контроля в процессе управления.
К функциям контроля можно отнести:
· оперативную,
· упорядочивающую,
· превентивную,
· коммуникативную,
· информативную
· и защитную.
Очевидно, что с изменением условий хозяйствования контроль приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления организацией, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация, регулирование, учет, анализ). При этом, особенность контроля заключается в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем.
Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т.п.) обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль организации является:
1) неотьемлемым элементом каждой стадии процесса управления;
2) "обособленной" стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.
Для того, чтобы глубже понять сущность контроля как важнейшей составной части понятия управления (или как управленческой категории), раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить специфические особенности различных ее составляющих, подойдем к контролю с более широкой позиции и с практической точки зрения, рассматривая его как систему и составную часть системы управления организацией.
Итак, в широком смысле управленческий контроль в современных условиях хозяйствования целесообразно представить как систему, состоящую из элементов входа (информационное обеспечение контроля), элементов выхода (информация об объекте управления, полученная в результате контроля) и совокупности следующих взаимосвязанных звеньев: центры ответственности, техника контроля (т.е. информационно-вычислительная техника и технология), процедуры контроля, среда контроля, система учета.
Эффективная система контроля предусматривает определенные цели и задачи.
Основными целями являются:
1) сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциала организации;
2) своевременная адаптация организации к изменениям во внутренней и внешней среде;
3) обеспечение эффективного функционирования организации, а также ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.
Достижение целей системы как известно обеспечивается реализацией задач, которые, на наш взгляд, заключаются в достижении следующих основных показателей эффективности управления организацией:
1) соответствие деятельности организации принятому курсу действий (т.е целевым установкам и ориентирам) и стратегии;
2) устойчивость организации с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;
3) сохранность ресурсов и потенциала организации;
4) должный уровень полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;
5) показатели безошибочности регистрации и обработки финансово-хозяйственных операций организации - наличие, полнота, арифметическая точность, разноска по счетам, формальная разрешенность, временная определенность, представление и раскрытие данных в отчетности;
6) рациональное и экономное использование всех видов ресурсов;
7) соблюдение работниками организации установленных администрацией требований, правил и процедур - положений о подразделениях, должностных инструкций, правил поведения, планов документации и документооборота, планов организации труда, приказа об учетной политике, иных приказов и распоряжений;
8) соблюдение требований федеральных законов и подзаконных актов, изданных органами власти и ее субъектов, а также полномочными органами местного самоуправления.
Эти и многие другие задачи обусловливают создание в организации эффективной контрольной системы.
Результативность контроля характеризует экономия потерь, т.е. ущерба, обусловленная функционированием системы (иными словами: разница между предполагаемыми величинами убытков в условиях отсутствия контроля и при его наличии).
Очевидно, что систему контроля организуют с учетом отдачи от ее функционирования или, точнее говоря, затраты на создание и поддержание функционирования системы определенной степени сложности вместе с упущенной выгодой от альтернативного вложения средств, направленных на ее создание и поддержание, не должны превышать ожидаемых убытков от ее отсутствия.
Определяя классификацию контроля необходимо учитывать сферы общественной деятельности, виды деятельности, структуру общественного строя, особенности законодательства, международные требования, обычаи и национальные особенности общества, сложившиеся традиции уровня управления и подчиненности.
Виды экономического контроля представляют собой контроль по следующим направлениям:
1) финансовый контроль;
2) правовой контроль;
3) отраслевой контроль;
4) экологический контроль;
5) социологический.
Каждый из видов контроля образует следующие группы:
1) государственный;
2) общественный;
3) внешний;
4) внутренний.
В каждой группе контроля формируются возможные формы контроля, которые по выбору хозяйствующего субъекта могут представлять собой: внутренний аудит; ревизия; управленческий анализ; специализированная проверка.
Проверки осуществляются по следующим признакам контроля: цели контроля тематический, комплексный; центры хозяйственной ответственности; временные рамки; методы контроля характеризуют уровень охвата, плановость, процедуры проверки, методы получения доказательств.
Экономический контроль осуществляется во всех сферах жизнедеятельности общества России и направлен на законность, целесообразность, экономическую эффективность использования ресурсов.
Внутренний контроль обеспечивает обнаружение отклонений на более ранних этапах совершения и отражения фактов предпринимательской жизни, определяет корректировку мер по предотвращению или сокращению таких нарушений в будущем.