Организация труда бухгалтеров во время внешних проверок

Выездные проверки контролирующих органов имеют масштабный и длительных характер. Выделяют камеральные, документальные, фактические проверки и встречные сверки.

Камеральная проверка – проверка, проводимая в помещении органа фискальной службы исключительно на основании данных, указанных в налоговых декларациях (расчетах) налогоплательщика. Камеральные проверки проводятся органами фискальной службы в пределах их полномочий исключительно в случаях и в порядке, установленных Налоговым кодексом Украины. Проверяется вся налоговая отчетность сплошным порядком. Проводится проверка должностными лицами органа фискальной службы без специального решения руководителя такого органа или направления на ее проведение. Согласие налогоплательщика на проверку и его присутствие во время ее проведения не обязательна. В случае установления нарушений составляется акт в двух экземплярах, который подписывается проверяющими, и после регистрации в органе фискальной службы вручается или направляется для подписания в течение 3-х рабочих дней налогоплательщику заказным письмом с уведомлением о вручении.

Документальная проверка – проверка, предметом которой является своевременность, достоверность, полнота начисления и уплаты всех предусмотренных Налоговым кодексом Украины налогов и сборов, а также соблюдение валютного и другого законодательства, соблюдение работодателем законодательства о заключении трудовых договоров, оформление трудовых отношений с работниками.

Документальные проверки могут быть плановые и внеплановые, выездными и невыездными.

Плановой выездной проверкой считается проверка финансово-хозяйственной деятельности предприятия, предусмотренная в плане работы контролирующего органа и проводимая по месту нахождения такого предприятия или по месту расположения объекта собственности, относительно которого проводится такая проверка. Срок проведения проверок не должен превышать 30 рабочих дней для крупных предприятий; 10 рабочих дней – для субъектов малого предпринимательства; не более 20 рабочих дней – для других налогоплательщиков. Плановая выездная проверка проводится по письменному решению руководителя соответствующего органа не чаще одного раза в календарный год. К проведению проверки в качестве экспертов могут привлекаться специалисты любых государственных органов. Следует учесть, что запрещается проведение плановых выездных проверок по отдельным видам обязательств перед бюджетом (кроме обязательств по бюджетным займам и кредитам, которые гарантированы бюджетными средствами). О дне проведения плановой проверки предприятие узнает из уведомления соответствующего органа, который обязан предупредить предприятие за 10 дней до начала проверки.

Внеплановой выездной проверкой считается проверка, которая не предусмотрена в планах работы контролирующего органа. Она проводится лишь на основании решения суда при наличии определенных обстоятельств.

Документальной невыездной внеплановой электронной проверкой является проверка, которая проводится на основании заявления, поданного налогоплательщиком с незначительной степенью риска, в орган государственной фискальной службы, в котором он находится на учете.

При проведении документальных проверок бухгалтер предприятия имеет право требовать:

1) проведение проверки исключительно в рабочее время, установленное правилами внутреннего распорядка данного предприятия;

2) внесение проверяющими лицами записи о проверке в Журнале о проверках (при его наличии). Отказ лица, осуществляющего проверку, от подписи в данном журнале является основанием для недопущения его к проведению проверки;

3) ознакомления руководителя или уполномоченного лица с результатами проверки;

4) невмешательства и неприпятствования осуществлению хозяйственной деятельности во время проведения проверок;

5) неразглашения коммерческой тайны, которая становится доступной при проверке;

6) консультационной помощи проверяющих относительно предмета и процедуры проведения проверки.

В этих условиях бухгалтер имеет право:

1) ознакомиться с актами проверок и фиксировать в них свои возражения;

2) присутствовать при проведении проверки (если бухгалтер уполномочен своей должностной инструкцией либо другим распоряжением руководителя представлять интересы предприятия при проверках);

3) не подписывать акты проверок, если согласно своей должностной инструкции, он не обязан контролировать процессы, указанные в этих актах;

4) не передавать проверяющим лицам оригиналы первичных документов, за исключением случаев предъявления решения суда об аресте активов предприятия.

Бухгалтер вправе не допускать проверяющих к плановой проверке без предварительного получения уведомления, без предъявления проверяющими лицами служебных удостоверений, без предъявления направления на проверку.

Результаты проверок оформляются актом или справкой (в случае не установления нарушений).

В случае установления проверкой завышения размеров налогов и других платежей, перечисленных в бюджеты различного уровня, следует затребовать отражение указанного в акте проверки. Акт проверки подписывается должностными лицами контролирующего органа, руководителем предприятия и главным бухгалтером. В случае несогласия с фактами, изложенными в акте, должностные лица предприятия подписывают акт с записью о возражении, одновременно прилагая письменные объяснения и документы (их копии), подтверждающие эти возражения.

В случае отказа руководителя или главного бухгалтера проверяемого предприятия от подписания акта проверки служебными лицами составляется акт в произвольной форме, подтверждающий факт такого отказа.

Не допускаются в акте проверки:

1) различного рода исправления, предложения и указания неподтвержденных данных;

2) субъективные предположения проверяющего, которые не имеют обоснованных доказательств;

3) определение вида и размера финансовых санкций за выявленные нарушения.

Неправильно составленные акт проверки может быть весомым аргументом для отмены органом фискальной службы (судом) решения о применении к предприятию финансовых санкций.

Фактическая проверка – проверка, осуществляемая по месту фактического осуществления налогоплательщиком деятельности, расположения хозяйственных или других объектов права собственности такого плательщика.

Проверке подлежит:

1) соблюдение порядка проведения расчетных операций, ведение кассовых операций;

2) наличие документа, подтверждающего государственную регистрацию юридических лиц и физических лиц – предпринимателей, лицензий, патентов, свидетельств;

3) соблюдение порядка производства и оборота подакцизных товаров;

4) соблюдение работодателем законодательства о заключении трудовых договоров, оформлении трудовых отношений с работниками (наемными лицами).

Встречной сверкой считается сопоставление данных первичных бухгалтерских и других документов субъекта хозяйствования, которое осуществляется органами фискальной службы с целью документального подтверждения хозяйственных отношений с плательщиком налогов и сборов, а также подтверждения отношений, вида, объема и качества операций и расчетов, которые осуществлялись между ними, для выяснения их реальности и полноты отражения в учете налогоплательщика. Встречные сверки не являются проверками.

Налоговая милиция проводит проверки только в случае осуществления:

- оперативно-розыскной деятельности. Необходимым условием для проверок является наличие оперативно-розыскного дела;

- расследования (досудебного расследования) уголовного дела необходимым условием является наличие уголовного дела;

- проверки заявлений (уведомлений) о преступлении до возбуждения уголовного дела.

Милиция может проводить проверку только при наличии направления. Такое направление должно содержать дату выдачи, название подразделения милиции, сроки проведения проверки, должности, звания, фамилии, имена проверяющих. Его необходимо заверить подписью начальника подразделения милиции и печатью органа милиции.

Проверяющие имеют право:

1) опрашивать должностных лиц предприятия с их согласия;

2) на основании письменного запроса на проверку требовать пояснений от руководителей предприятий, доступа к необходимой информации и её копирования на территории предприятия, проведения инвентаризаций;

3) проводить обыск при наличии санкции прокурора и выемку предметов и / или оригиналов документов в процессе выполнения следственных действий на основании постановления следователя об обыске либо выемке.

В свою очередь бухгалтер вправе требовать от проверяющих:

1) прекратить опрос при нежелании давать пояснения, кроме случаев привлечения в качестве свидетеля;

2) предъявить служебное удостоверение, письменный запрос, направление на проверку;

3) расписаться в журнале регистрации проверок;

4) предъявить решение суда на проведение обыска или на принудительную выемку документов.

В данных условиях появляется необходимость в создании отдельного подразделения бухгалтерии по работе с контролирующими органами. В обязанности такого подразделения могут входить:

· организация работы по правовому сопровождению проверок, запросов контролирующих и правоохранительных органов;

· участие и защита интересов предприятия, учреждения в административном и судебном разбирательстве;

· разработка процедур по взаимоотношениям с контролирующими органами;

· предоставление консультаций по бухгалтерскому учету по направлению деятельности предприятия, подразделения;

· мониторинг законодательных изменений по бухгалтерскому и налоговому учету и др.