Итоги граф сличительной ведомости, где отражается взаимный зачет излишков и недостач материальных ценностей, как по количест­ву, так и по сумме, должны совпадать.

При этом могут применяться два способа составления сличитель­ных ведомостей:

1) по всем без исключения материальным ценнос­тям;

2) по ценностям, но которым выявлены недостачи или излишки.

В организациях, где учет товаров (материалов) ведется только в суммовом (стоимостном) выражении, результаты инвентаризации оформляют составлением акта (ф. № Инв-21). В нем указываются остатки ценностей в денежном выражении (по товарным отчетам данные учета по инвентаризационной описи (фактические данные). Результат сравнения этих данных вносится в графы «Излишки» или «Недостача».

Составленная и проверенная (сбалансированная) сличительная ведомость и акты вместе с подробным объяснением материально-от­ветственных лиц о допущенной пересортице (излишки, недостачи) передаются на рассмотрение постоянно действующей инвентариза­ционной комиссии. Комиссия проверяет правильность составления сличительных ведомостей и дает свои заключения, предложения по результатам инвентаризации, которые отражает в протоколе.

40) Организация делопроизводства бухгалтерии. Номенклатура дел, ее значение, содержание, порядок разработки и утверждения

Совокупность работ, связанных с регистрацией документов, их классификацией, движением, учетом и хранением, называется дело­производством.

Делопроизводство в бухгалтерии организуется па основе единой но­менклатуры дел, установленной в организации. Номенклатура делпред­ставляет собой систематизированный список наименований дел, заводи­мых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения. Она необходи­ма для быстрого поиска документов по их виду и содержанию. Она ежегодно, не позднее 31 декабря текущего года, рассматривается с учетом происходящих изменений и вводится в действие с 1 января нового года.

В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и пе­чатных изданий. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, разрабатывает­ся специалистом, ответственным за организацию работы с докумен­тами, утверждается руководителем предприятия.

Составление номенклатуры дел регламентируется Примерной инструкцией по делопроизводству (утверждена приказом председа­теля Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь 23 мая 1995 г. № 13), а также Основными правилами работы архи­вов, основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, органи­заций и предприятий Республики Беларусь (утверждены решением коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизвод­ству Республики Беларусь 30 апреля 1997 г. № 5

В организациях, имеющих устойчивую структуру, номенклатура дел строится по структурному принципу. В организациях, не имею­щих устойчивой структуры, номенклатура дел строится по структурно- функциональному или функциональному принципу (по направ­лениям деятельности без деления на структурные части).

Номенклатура дел, построенная по структурному принципу, вклю­чает следующие отделы:

1. Общий отдел;

2. Отдел экономического прогнозирования;

3. Производственно-технологический отдел;

4. Технический отдел;

5. Отдел капитального строительства;

6. Финансовый отдел;

7. Бухгалтерия;

8. Отдел труда и заработной платы;

9. Отдел кадров и др.

Номенклатура дел, построенная по функциональному принципу, имеет следующие отделы:

1. Руководство;

2. Планирование;

3. Организация производственной деятельности;

4. Финансирование;

5. Учет и отчетность;

6. Кадры.

Номенклатура, построенная по структурно-функциональному принципу, имеет отделы:

1. Руководство;

2. Организационно-методическая работа;

3. Спортивно-массовая работа;

4. Отдел кадров;

5. Бухгалтерия;

6. Профсоюзный комитет.

Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности орга­низации.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

•помещать в дело только исполненные документы;

•помещать в дело документы, которые по своему содержанию соот­ветствуют наименованию дела по номенклатуре;

•помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одно­го вопроса;

помещать приложения вместе с основными документами;

•раздельно группировать в дела документы постоянного и времен­ного хранения;

группировать в дело документы одного календарного года, за ис­ключением переходящих дел;

•не подшивать в дело черновики или документы, подлежащие воз­врату;

•дело должно содержать не более 250 листов (3-4 см).

Документы в деле систематизируются в хронологическом порядке, в соответствии либо с ходом решения излагаемого вопроса, либо по алфавиту, либо по нумерации.

В последнее время отмечаются повышение требований и усиление ответственности должностных лиц за организацию документации, документооборота, а также архивного хранения документов в орга­низациях, на предприятиях всех форм собственности. В соответствии с Положением о государственном надзоре за соблюдением законода­тельства по архивному делу и ведению делопроизводства в Респуб­лике Беларусь, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. № 1947, государственным надзорным органом является Государственная инспекция архивов и Делопроизводства Республики Беларусь (Госархивнадзор).

41) Правила ведения книги учета проверок (ревизий), порядок ее хранения

Порядок ведения индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий) определен Правилами ведения юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями книги учета проверок (ревизий), утвержденными Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22.02.2001 г. N 248 (далее Правила).

В соответствии с пунктом 3 Правил книга учета проверок (ревизий) оформляется дополнительно индивидуальным предпринимателем на каждое обособленное подразделение вне места жительства индивидуального предпринимателя.

Поскольку развозная торговля характеризуется размещением торговых объектов на транспортных средствах и носит разъездной характер, книга учета проверок (ревизий) оформляется на каждый торговый объект. Она должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью и печатью индивидуального предпринимателя.

В случае отсутствия печати книга учета проверок (ревизий) скрепляется штампом налогового органа по месту постановки индивидуального предпринимателя на налоговый учет (пункт 4 Правил).

Должностное лицо, ответственное за ведение и сохранность книги учета проверок (ревизий), определяется индивидуальным предпринимателем, о чем делается соответствующая запись в книге учета проверок (ревизий).

В случае прекращения деятельностииндивидуального предпринимателя книга учета проверок (ревизий) одновременно с документами прекращающего деятельность индивидуального предпринимателя в установленном порядке сдается на хранение в архив индивидуальным предпринимателем.

42) Организация хранения документов, учетных регистров и отчетности до передачи их в архив

Основными нормативными документами, в которых отражен порядок формирования, оформления и хранения дел в бухгалтерии, являются:

- Закон от 6 октября 1994 г. «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (с изменениями и дополнениями);

- Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденные решением Коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 30 апреля 1997 г. № 5;

- постановление Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 6 августа 2001 г. № 38 «Об утверждении Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения и Положения о порядке его применения».

План счетов бухгалтерского учета организации и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

При ведении первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности на машинных носителях информации их хранение должно осуществляться в течение сроков, установленных для бумажных носителей информации.

Руководитель организации несет ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Пунктом 4 Положения о порядке применения Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденного постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству от 6 августа 2001 г. № 38, определено, что исчисление срока хранения документов производитсяс 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел (документов) на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается. Организация проведения и оформление отбора документов на хранение и их уничтожение регламентируются законодательством Республики Беларусь.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности возлагается на руководителя организации. Порядок хранения первичных документов в организации определяет главный бухгалтер. Однако существуют общие правила хранения первичных документов.

Организации негосударственной формы собственности могут по желанию руководства предприятия сдавать дела в архив. В противном случае все бухгалтерские документы хранятся в офисе то количество лет, которое установлено для тех или иных бухгалтерских документов нормативными актами.

До передачи бухгалтерских документов в архив организации они должны храниться в бухгалтерии в закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчетности хранятся в сейфах, механических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

При хранении учетных регистров должна обеспечиваться их защита от несанкционированного доступа. Любые исправления в регистре бухгалтерского учета должны быть подтверждены подписью лица, вносившего исправления, и датой исправления. Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней отчетности является коммерческой тайной организации.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня.Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов из бухгалтерии или из архива организации разрешается только по распоряжению главного бухгалтера. Изъятие бухгалтерских документов органами прокуратуры, судами и т.п. оформляется протоколом. Копия протокола под расписку вручается должностному лицу, ответственному за данный процесс в организации.

В случае пропажи или гибели бухгалтерских документов руководитель организации приказом назначает комиссию. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации. В состав комиссии могут входить также представители следственных органов, органов пожарного надзора и др.

43) Особенности хранения бланков документов строгой отчетности

Порядок хранения, учета и использования бланков первичных учетных документов субъектами предпринимательской деятельнос­ти регламентируется Положением о порядке использования бланков строгой отчетности, утвержденным постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 21 февраля 2002 г. № 21.

К бланкам строгой отчетности относятся бланки ценных бумаг и документов с определенной степенью защиты, бланки иных докумен­тов, имеющих идентификационный номер, нанесенный при изготов­лении, элементы защиты от подделки, соответствующие требовани­ям, определяемым Министерством финансов Республики Беларусь и согласованным с Министерством внутренних дел Республики Бе­ларусь и Министерством юстиции Республики Беларусь. К таким документам относятся, в частности, бланки товарных, товарно-транспортных накладных, квитанции на прием и выдачу денег, при­ходные кассовые ордера, зарегистрированные в налоговой инспек­ции, и др.

Передача бланков строгой отчетности от одних юридических лиц или индивидуальных предпринимателей другим не допускается.

Порядок учета, хранения и уничтожения бланков первичных учет­ных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности (в частности, ТТН-1, ТН-2, приходные кассовые ордера), регламентируется Инструкцией о порядке разработки, про­изводства, учета, хранения, реализации и уничтожения бланков пер­вичных учетных документов, регистрируемых в Государственном реестре бланков строгой отчетности, утвержденной от 16 апреля 2002 г. № 61/47/7 (в редакции от 15 августа 2003 г. №117/79/19).

Поступившие бланки строгой отчетности приходуются матери­ально-ответственным лицом. В случае расхождения фактического наличия с данными сопроводительных документов составляется актпроверки наличия бланков строгой отчетности по установлен­ной форме.

В акте отражаетсяколичество не оказавшихся в наличии книг с указанием серий и номеров бланков строгой отчетности. Акт состав­ляется в двух экземплярах: первый экземпляр направляется постав­щику для выяснения причин расхождения и принятия необходимых мер, второй — остается у юридического лица (индивидуального пред­принимателя).

Руководителем юридического лица по согласованию с главным бухгалтером (индивидуальным предпринимателем) утверждается перечень ответственных лиц, на которых возложено хранение и веде­ние учета бланков строгой отчетности.

Учет бланков строгой отчетности ведется в приходно-расходной книге по учету бланков строгой отчетности, которая должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью и подписана ру­ководителем и главным бухгалтером юридического лица (индивиду­альным предпринимателем). Приходно-расходная книга ведется по установленной форме.

Бланки строгой отчетности выдаютсяс разрешения руководителя и главного бухгалтера юридического лица (индивидуального пред­принимателя) под отчет материально-ответственным лицам по при­ходно-расходным накладным на бланки строгой отчетности с указа­нием их серий и номеров. Приходно-расходные накладные ведутся по установленной форме.

При списании с материально-ответственных лиц использован­ных бланков строгой отчетности составляется акт на их списание установленной формы.

Испорченные и (или) аннулированные бланки строгой отчетнос­ти вместе с составленным на них реестром должны сохраняться в течение месяца после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства.

Уничтожениебланков строгой отчетности, по каким-либо причи­нам не подлежащих использованию, может производиться в выше­указанный срок только по письменному разрешению руководителя юридического лица (индивидуального предпринимателя). Прика­зом руководителя назначается комиссия в составе представителей администрации, бухгалтерии (индивидуального предпринимателя), которая должна проверить наличие подлежащих уничтожению бланков строгой отчетности и дать заключение, подтверждающее необходимость их уничтожения.

Индивидуальные предприниматели, осуществляющие деятель­ность без использования наемного труда, проводят проверку нали­чия бланков первичных учетных документов без создания комиссии.

В присутствии комиссии бланки строгой отчетности, подлежащие уничтожению, упаковывают, опечатывают (пломбируют), о чем со­ставляется акт с указанием серий и номеров бланков, и оставляют на хранение у того же юридического лица (индивидуального предпри­нимателя).

После утверждения акта на списание комиссией производится фактическое уничтожениебланков строгой отчетности, составляет­ся акт на уничтожение, который в трехдневный срок утверждается руководителем юридического лица (индивидуальным предприни­мателем).

Утвержденный акт списания бланков первичных учетных доку­ментов представляется в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь, которая передает сведения о бракован­ных, испорченных, утраченных, похищенных бланках первичных учетных документов в электронный банк данных для исключения из него номеров и серий указанных бланков в течение пяти дней со дня утверждения акта.

Номера и серии бланков первичных учетных документов, исклю­ченных из электронного банка данных, восстановлению не подлежат.

Списание уничтоженных бланков строгой отчетности произво­дится на основании акта. Бланки строгой отчетности учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности». Аналити­ческий учет ведется по каждому виду бланков строгой отчетности и местам их хранения. По мере выдачи бланков строгой отчетности их стоимость списывается на себестоимость продукции (работ, услуг).

На каждое материально-ответственное лицо, работающее с блан­ками строгой отчетности, в бухгалтерии юридического лица (инди­видуального предпринимателя) по установленной форме ведется карточка-справка выданных и использованных бланков строгой от­четности.

Инвентаризация неиспользованных бланков строгой отчетности в местах их хранения производится ежемесячно. Результаты инвен­таризации отражаются в инвентаризационной форме № Инв-16.

В случае утраты (хищения) бланков строгой отчетности подотчет­ное лицо немедленно сообщает об этом руководителю юридического лица (индивидуальному предпринимателю). Назначенной прика­зом руководителя юридического лица (индивидуального предпри­нимателя) комиссией производится проверка и составляется акт ус­тановленной формы, в котором указываются обстоятельства утраты (хищения), количество недостающих бланков строгой отчетности с перечислением их серий и номеров. Акт представляется руководите­лю юридического лица (индивидуальному предпринимателю) для принятия соответствующего решения.

44) Организация архива

Подготовка описей возлагается на заведующего архивом органи­зации (лицо, ответственное за архив).

Так, при составлении описи дел постоянного хранения организа­ции бухгалтерия предоставляет для нее годовые бухгалтерские отче­ты, штатные расписания, а для описи дел по личному составу — лице­вые счета по начислению заработной платы.

В организации для хранения всех документов, в частности бухгал­терских, и ведения работ с ними должны создаваться ведомственные архивы. Для них выделяются специальные здания, помещения, в ко­торых необходимо поддерживать соответствующий технологичес­кий режим для хранения архивных документов.

архив — это совокупность архивных до­кументов, а также архивное учреждение или структурное подразде­ление государственного органа, предприятия, учреждения, органи­зации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использо­вание архивных документов.

В организации должна быть предусмотрена штатная должность заведующего архивом или приказом руководителя назначено лицо, ответственное за архив.

Архив осуществляет свою деятельность на основании разрабаты­ваемого положения о нем, в котором определяются состав докумен­тов архива, его задачи и функции, права, ответственность заведую­щего архивом (лица, ответственного за архив).

Законом от 26 июня 1997 г. № 46-3 в Кодекс Республики Беларусь административных правонарушениях (КоАП) внесены дополни­тельно статьи 89-1,89-2,89-3 и 89-4, предусматривающие админист­ративную ответственность за нарушения законодательства по архив­ ному делу и ведению делопроизводства. Согласно вышеназванным статьям за административные правонарушения в этой области к должностным лицам и гражданам могут применяться такие виды
взысканий, как предупреждение и штраф.

На должностных лиц административные взыскания налагаются и за выделение помещений для размещения документов с нарушением установленных законодательством норм, изъятие у архивов помеще­ний и использование их не по назначению, отказ от передачи в уста­новленных законом случаях документов на государственное хранение.

Эти нарушения влекут наложение штрафа в размере от 15 до 20 ба­зовых величин.

Государственный надзор за соблюдением законодательства по ар­хивному делу и ведению делопроизводства осуществляет Государ­ственная инспекция архивов и делопроизводства Республики Бела­русь, созданная в соответствии с постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 22 декабря 1998 г. № 1947.

В свою очередь, частная организация может передать свои доку­менты на хранение в государственный архив.

Документы органов государственной власти и управления, орга­низаций, учреждений и предприятий независимо от формы собствен­ности входят в состав Национального архивного фонда Республики Беларусь, который включает государственную и негосударственную части.

Государственную часть Национального архивного фонда состав­ляют следующие архивные фонды и документы:

•государственных органов;

•государственных предприятий, организаций Республики Бела­русь, находящихся на территории республики и за ее пределами;

•объединений, предприятий, организаций, учреждений смешанных форм собственности, в уставных фондах которых преобладает доля государственной собственности, и т. д.

Негосударственную часть Национального архивного фонда со­ставляют архивные фонды и документы, которые находятся в собст­венности:

•общественных объединений;

•религиозных организаций;

•организаций частной формы собственности;

•физических лиц.

При организации архивов и обеспечении надлежащего хранения документов необходимо соблюдать все требования, устанавливае­мые Основными правилами работы архивов.

К помещению архива предъявляются следующие требования:

•необходимо предоставить специально построенное здание (или часть здания), приспособленное для хранения документов;

•архив должен состоять из комплекса помещений, в который вхо­дят: хранилища для документов, рабочие кабинеты сотрудников, чи­тальный зал для работы пользователей (исследователей);

•хранилища должны быть изолированы, оборудованы пожарной и охранной сигнализацией.

Выдача дел производится на основании письма соответствующей организации и разрешающей резолюции руководителя.

Дела во временное пользование могут выдаваться на срок, не превышающий 30 дней. Состояние дел, возвра­щаемых в архив, должно быть проверено. При обнаружении недос­тачи отдельных документов или повреждении листов составляет­ся акт в двух экземплярах.

Изъятие и выдача документов из дел постоянного хранения допус­каются в исключительных случаях с разрешения руководителя с обя­зательным включением в дело заверенной копии изъятого документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Существуют предельные сроки хранения документов в архивах министерств и ведомств. Они оговариваются Основными правила­ми работы архивов Республики Беларусь. По истечении указанных сроков документы подлежат передаче на государственное хранение. Государственной архивной службой утвержден перечень организа­ций, документы которых ею принимаются.

45) Сроки хранения документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности

Документы организации, отложившиеся в делопроизводстве и бух­галтерии, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хране­ние либо хранятся краткие сроки и затем выделяются к уничтожению.

Различают оперативное и архивное хранение бухгалтерских доку­ментов.

Сроки хранения бухгалтерских документов установлены Переч­нем типовых документов органов государственной власти и управ­ления, учреждений, организаций и предприятий Республики Бела­русь по организации системы управления, ценообразованию, финан­сам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденным постановлением Государственного коми­тета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 авгу­ста 2001 г. № 38.

Срок хранения начинается с 1 января года, следующего за годом окончания материала в делопроизводстве.

В соответствии с Основными правилами работы архивов Респуб­лики Беларусь в архив передают дела постоянного, временного (свы­ше 10 лет) хранения и по личному составу, передача осуществляется по описям дел.

дела времен­ного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив не подле­жат. Они могут храниться в структурных подразделениях и по исте­чении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном по­рядке.

Многие бухгалтерские документы согласно перечню типовых до­кументов с указанием сроков хранения относятся к документам дан­ной категории. Однако предусмотрено, что дела временного хране­ния могут передаваться в архив по решению руководителя органи­зации. Отбор документов на хранение или уничтожение является резуль­татом проведения экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности документов — это определение научно-исто­рической, социально-культурной ценности и практической значимос­ти документов с целью установления сроков их хранения и отбора на хранение, а также отбора для уничтожения.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности доку­ментов проводит постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) предприятия.

Экспертизу ценности документов значительно облегчает деление их на три группы: основную, оперативную и по личному составу.

К основной документации относятся: положения, уставы, прика­зы, сводные планы и др. Эти документы подлежат постоянному хра­нению.

Оперативными считаются документы по бухгалтерскому учету и отчетности, материально-техническому снабжению, администра­тивно-хозяйственным вопросам. Для этой категории документов, как правило, установлены временные сроки хранения.

Документация по личному составу — это приказы, личные карточ­ки работников, книги учета личного состава, лицевые счета начисле­ния заработной платы рабочим и служащим. Эти документы имеют длительные сроки хранения.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно. Все испол­ненные первичные документы и регистры учета помещаются в дела. Дело— это сово­купность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, и помещенные(ный) в отдельную облож­ку. В организации заводятся дела в соответствии с утвержденной но­менклатурой дел.

Номенклатура дел— это систематизированный перечень наиме­нований дел с указанием сроков их хранения, разрабатываемый в Целом по организации и оформленный в установленном порядке

Объем дела не должен превышать 250 листов при толщине не более 4 см (в исключительных случаях допускается объем дел до 300 листов).

По срокам хранения документы и дела различают:

1) постоянного хранения — бессрочное (вечное) хранение;

2) временного хранения, которые, в свою очередь, подразделяют­ся на временное свыше 10 лет и временное до 10 лет включительно;

3) по личному составу. К такого рода документам относятся доку­менты, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, переме­щении работника, предоставлении отпуска, командировании, поощ­рении, выплате заработной платы, а также иные документы, входя­щие в состав личного дела.

Предархивная подготовка включает две процедуры: оформление и описание дел.

Для некоторых документов установлен срок хранения 75 лет — «В» ЭПК. Отметка «ЭПК» свидетельствует о том, что такие докумен­ты имеют научно-историческое значение.

46) Порядок передачи документов, регистров бухгалтерского учета и отчетности в архив

Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

47) Порядок изъятия, выемки учетных документов у субъектов предпринимательской деятельности

В случае принятия решения об изъятии документов, свидетельствующих о занижении (сокрытии) плательщиком объектов налогообложения, составляется опись изъятия документов, подтверждающих факты нарушения налогового законодательства, по форме согласно приложению 28 к настоящему Положению.

В описи отражается: кем, когда и по каким основаниям произведено изъятие документов, наименование изъятых документов (при необходимости дается более полная характеристика изымаемого документа - дата составления, номер, кем выдан, количество листов и другие данные по усмотрению проверяющего, производящего изъятие документов, которые позволили бы в дальнейшем точно идентифицировать изъятый документ и его принадлежность к финансово-хозяйственным операциям, совершавшимся налогоплательщиком).

В обязательном порядке налоговый орган, должностные лица которого произвели изъятие документов, обязан предоставить возможность плательщику для снятия ксерокопий изымаемых документов, которые должны быть помещены в дела вместо изъятых оригиналов документов, о чем делается отметка в описи изъятия документов.

Опись изъятия документов составляется в двух экземплярах и подписывается лицом, производившим изъятие, и налогоплательщиком или его представителями. В случае отказа налогоплательщика или его представителей от подписания описи изъятия документов на нем делается соответствующая запись.

Первый экземпляр описи приобщается к акту проверки, второй экземпляр передается плательщику.

48) Экспертная комиссия, ее значение. Порядок уничтожения бухгалтерских документов в связи с истечением сроков хранения

Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах общественных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

Экспертная комиссия организации осуществляет следующие функции:

•рассматривает проекты номенклатур дел организации; проводит ежегодный отбор документов на хранение и уничтожение; рассматривает описи дел постоянного хранения по личному со­ставу;

•рассматривает акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению;

•рассматривает предложения об изменении сроков хранения от­дельных категорий документов, установленных действующими пе­речнями.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

1) постоянного хранения в государственных архивах;

2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.

Отбор дел к уничтожению и составление на них акта (приложение 27) производится после подготовки описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения за этот же период.

Непосредственный отбор документов к уничтожению в структурных подразделениях осуществляют ответственные за делопроизводство лица. Проверку правильности произведенного отбора осуществляет экспертная комиссия. Ответственность за организацию уничтожения документов несут служба документационного обеспечения управления и архив организации.

Акт подписывается лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и рассматривается на заседании ЦЭК (ЭК) организации одновременно с описями дел. После согласования ЦЭК (ЭК) организации акт представляется на рассмотрение ЭПК архивного учреждения и утверждается руководителем организации только после утверждения ЭПК архивного учреждения описи дел постоянного хранения. После этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данный акт. Организации, не передающие документы на госхранение согласовывают акты с ЭК(ЦЭК) вышестоящих организаций.