Документы по учету труда и его оплате.

Оплата труда производится на основе тарифных ставок и должностных окладов, определяемых в коллективном договоре или нанимателем, в зависимости от выполняемых ра­бот (занимаемых должностей).

Учет личного состава ведут в отделе кадров, который обеспечивает получение данных о численности работников в целом по предприятию, расстановке их по цехам и отделам, а также об изменении численности и состава работников по различным причинам.

Основанием для приема на работу является заключение трудового договора (контракта) с работником. Этот документ предусматривает условия труда, отдыха и особые факторы, которые зависят от специфики работы (например, вредное производство, скользящий график выхода на работу и т. п.). Договор (контракт) составляется в соответствии с КЗОТ, контролируется и визируется юрисконсультом предприятия.

Руководитель утверждает заявление работника о приеме на работу и визирует трудовой договор (контракт). Затем составляется приказ о приеме на работу. Подписанный директором приказ объявляется работнику под расписку, а его копия передается в бухгалтерию. Из этого приказа бухгалтер определяет, с какого числа будет начисляться заработная плата работнику и каким образом будет оплачиваться его труд.

В отделе кадров производиться регистрация в книге учета списочного состава предприятия, заводиться личная карточка, в которой отражены все сведения о работнике, как личного характера, так и общего.

Разряды рабочих и должностные оклады указываются в штатном расписании, на которое при приеме на работу в приказе делается ссылка. Штатное расписание - основной локальный нормативный документ, применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Для оформления и учета перевода работника на другую работу используются приказы (распоряжения) о переводе на другую работу. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем орга­низации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (ра­ботникам) под расписку.

Приказ (распоряжение, записка) о предоставлении отпускаприменяются для оформления и учета от­пусков, предоставляемых работнику (работникам) в соответствии с законодательством, коллективным договором, нормативными акта­ми организации, трудовым договором (контрактом).

Для отражения сведе­ний о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков ра­ботникам всех структурных подразделений организации на ка­лендарный год по месяцам предназначен график отпусков.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником -применяются для оформ­ления и учета увольнения работника (работников).

Для контроля трудовой дисциплины и для учета отработанного времени ведут табельный учет. Он заключается в ежедневной регистрации явки на работу, ухода с нее, всех случаев опозданий и неявок, с указанием их причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.

Такой учет осуществляют бухгалтер, бригадир или мастер в табелях учета использования рабочего времени.

Эта форма являются основными первичными документами при расчете заработной платы работников.

Табель составляют в одном экземпляре, по каждому структурному подразделению, уполномоченным на то лицом (заведующим магазином, а по администрации – специалистом по кадрам) и после соответствующего оформления передается на утверждение (на подпись) руководителю организации. В конце месяца заполненный табель передается в бухгалтерию.

Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом ежедневной (сплошной) регистрации явок и неявок на работ.

При заполнении табеля используются условные обозначения отработанного и неотработанного времени (буквенные и цифровые коды), представленные на титульном листе формы.

На каждый день в табеле учета рабочего времени отведенаодна строка, предназначенная для отражения отработанных часов, время опозданий, время сверхурочных работ, простоев и т.д. По нерабочим дням записываются выходные дни («В»). Отмечаются дни отпусков («О»), командировок («К»), прогулов («ПР»), отсутствия на работе по болезни («Б») и т.д.

Наиболее распространенными документами по учету выработки являются наряды, рапорты, ведомости учета выработки, акты о приемке работ. Каждый из этих документов должен иметь такие реквизиты, как место работы, дата, Ф.И.О., табельный номер работника, наименование и код продукции или услуг, расценка единицы работ, сумма заработка.

Формы первич­ных документов для учета выработки и заработной платы зависят от отраслевой принадлежности организации, применяемых форм и систем оплаты труда, а также от осо­бенностей технологии и организации производства.

При по­временной оплате труда заработная плата работников исчис­ляется на основании учета отработанного времени, тарифной ставки и разряда, присвоенного работнику – табель учета использования рабочего времени.

При оплате труда по сдельным расценкам необходимо знать выработку каждого работника и отработанное время.

Министерством промышленности РБ разработаны и утверждены следующие уни­фицированные формы первичных документов:

1. Листок учета простоев- служит для начисления зарплаты рабочему за время простоя не по его вине.

2. Рапорт о выработке бригады-применяется при бригадной организации работ. В рапорте ежедневно отра­жается количество выданных в работу и принятых годных и забракованных изделий. Рапорт служит основанием для расче­та зарплаты бригаде. На оборотной стороне рапорта отражаются данные для распределения зарплаты чле­нов бригады и производится расчет заработной платы каждого члена бригады.

3. Рапорт о выработке (накопительный)-предназна­чен для обобщения выработки и начисления заработной платы рабочему или бригаде в организациях, занимающихся массо­вым и крупносерийным производством при выполнении раз­личных периодически повторяющихся операций. В рапорте ежедневно отражается количество выданных в работу и при­нятых годных и забракованных изделий. Он служит основани­ем для расчета заработной платы рабочему или бригаде. На оборотной стороне рапорта отражаются данные для распреде­ления заработной платы членов бригады и производится рас­чет заработной платы каждого члена бригады.

4. Маршрутный лист - применяется в серийных про­изводствах при обработке деталей отдельными партиями.

5. Наряд на сдельные работы - применяется для учета выработки и начисления заработной платы бригаде или рабо­чему. На обратной стороне наряда производится рас­чет заработной платы каждому члену бригады.

6. Акт о браке - составляется бригадиром при обнаружении в производстве окончательного бра­ка продукции.

7. Листок на доплату к рапорту {наряду) - оформля­ется к соответствующему рапорту (наряду) в связи с отклоне­нием от нормальных условий работы (несоответствием приме­няемых инструментов, материалов, размером обрабатываемых заготовок и др., предусмотренных технологическим процес­сом).

8. Путевые листы - ис­пользуются для расчетов за перевозки и фор­мирования показателей статистической отчетности, а также для начисления заработной платы водителю.

Накопительные карточки - для подсчета месячной выработки и заработной платы ра­ботников организации, в которые ежедневно из первичных документов вносятся данные о выработке, заработной плате, доплатах, премиях.

Кроме типовых форм организации могут использовать формы, разработанные ими самостоятельно.

Для определения суммы зарплаты, подлежащей выдаче на руки работникам необходимо определить сумму заработка за месяц и произвести из нее необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости, которая кроме того, служит и документом, по которому производят выплаты за месяц. Основанием для заполнения расчетно-платежной ведомости служат первичные документы по учету труда: табель учета труда рабочего времени – для повременных работников, наряды для сдельных работников и др.

В левой части этой ведомости записывают суммы начислений зарплаты по ее видам, а в правой – удержания по их видам и сумму к выдаче. На каждого работника в ведомости отводят одну строку.

На ряде предприятий вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные и платежные ведомости. В расчетной содержатся все расчеты по определению сумм зарплаты подлежащих выплате. Платежную ведомость используют лишь для выплаты зарплаты.

Аванс за первую половину месяца обычно выдают по платежным ведомостям. Сумму аванса чаще всего определяют из расчета 40% заработка по тарифным ставкам или окладам с учетом отработанных дней.

Зарплату выдают из кассы в течение 3-х дней. Суммы, не выплаченной в срок, по истечении 3-х дней сдают в банк на расчетный счет.

На каждого работника открывают лицевые счета. На лицевой стороне данного документа записывают сведения (семейное положение, разряд, оклад, стаж…), а на оборотной стороне – все виды начислений и удержаний за каждый месяц. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период.