Бухгалтерский учет расчетов по оплате труда и используемые документы

В российском бухгалтерском учете труда и его оплаты приходится использовать в своей работе массу нормативных документов: Трудовой кодекс Российской Федерации, Гражданский кодекс Российской Федерации, Налоговый кодекс Российской Федерации, Федеральный закон N 219 "О бюджете фонда социального страхования Российской Федерации на 2013 год", Постановление от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы» (в ред. Постановлений Правительства Российской Федерации от 11.11.2009 N 916, от 25.03.2013 N 257), Федеральный закон от 03 декабря 2012 г. "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации" и огромное количество других документов. [14, c.254]

Бухгалтер по начислению заработной платы должен иметь всю информацию о кадровом составе сотрудников в организации. У него должны быть документы, в которых зафиксировано, кто и на каких условиях работает а данной организации. В бухгалтерии должен находится один экземпляр документов по кадровому, данные которого могут быть представлены в виде приказов, распоряжений, распорядительных записок, указаний за подписью руководителя организации.

В состав документов по кадровому составу входят:

· документы о движении по службе (по приему, увольнению, переводу, совмещению, откомандированию, замещению должности, изменению оплаты);

· документы о различных выплатах помимо основной заработной платы (о премиях, вознаграждениях, пособиях, компенсациях);

· документы, обосновывающие необходимость не явки на основною работу (отпуск, обучение, длительная командировка, сборы);

· прочие документы по кадровому составу. [18, c.67]

Для учета личного состава, начисления и выплаты заработной платы организации используют унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» и федеральный закон от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ «О Бухгалтерском учете».

С 1 января 2013г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Рассмотрим некоторые формы для бухгалтерского учета:

Форма № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме на работу». Составляется в одном экземпляре на работника отделом кадров или лицом, ответственным за прием работника. На оборотной стороне приказа руководитель подразделения, в котором будет работать работник, указывает, на какой должности будет находится работник, оклад, испытательный срок. Приказ визируется и подписывается руководителем организации с целью подтверждения. Работник должен быть ознакомлен с приказом, после чего приказ должен передаться в бухгалтерию организации. В бухгалтерии будет открыт лицевой счет на данного работника. Форма может быть использована как на одного работника – форма № Т-1, так и на группу – форма № Т-1а.

Форму № Т-2 «Личная карточка» создана для учета персональных данных о каждом работнике. Она заполняется в одном экземпляре в отделе кадров организации на каждого работника. В ней указываются анкетные данные работника и все изменения, происходящие по службе. На основе личных карточек составляются сводные данные о численности и составе работников организации. Форма № Т-2 бывает с пометками ГС и МС, это означает, что данный работник является государственным или муниципальным служащим.

Форма № Т-3 «Штатное расписание» не является обязательной к ведению всеми хозяйствующими субъектами и применяется для оформления структуры штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (положением).

Форма № Т-4 применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учреждениях, а также организациях, осуществляющих свою деятельность в сфере образования, науки и технологии. Эта форма используется для учета научных работников.

Формой № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу» заполняется сотрудниками отдела кадров в двух экземплярах. Один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию для внесения изменений в лицевой счет. Форма оформляется для перевода работника из одного подразделения организации в другое или перевода в другую местность вместе с организацией. В данном распоряжении указываются основание перевода, размер тарифной ставки, надбавки, оклада по прежнему и новому месту работы и др. Распоряжение подписывают руководитель организации, начальники подразделений и сам работник.

Форма № Т-6 «Приказ о предоставлении отпуска работнику» заполняется в двух экземплярах, которые так же остаются один в отделе кадров, другой в бухгалтерии. В бухгалтерии в документе указываются выплаты, произведенные работнику за период, предшествующий отпуску. Подписывается приказ руководителем организации, начальником структурного подразделения, работником. Форма применяется для оформления ежегодного отпуска и отпусков других видов, предоставляемых работникам в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиком отпусков.

Форма № Т-7 «График отпусков» предназначена для распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам на календарный год по месяцам. Отпуск представляется работникам в соответствии с этим графиком. При составлении графика учитываются пожелания работников, действующее законодательство, специфика деятельности организации. Возможны изменения в графике с согласия работника и руководителя структурного подразделения. График подписывается руководителем кадровой службы, руководителем организации.

Форма № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником» заполняется в двух экземплярах (один для отдела кадров, другой для бухгалтерии). Приказ подписывается начальником структурного подразделения, руководителем организации. Делается отметка о полученных, но не сданных материальных ценностях. Непосредственно в приказе рассчитывается зарплата увольняемого работника.

Для отправления работника в командировку заполняется форма № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку» и форма № Т-10 «Командировочное удостоверение».

Для поощрений работников используется форма № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника».

Форма № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета зарплаты» ведется табельщиком и подписывается руководителем структурного подразделения. Форма применяется для контроля за соблюдением режима рабочего времени, получения данных об отработанном времени, расчета зарплаты.

Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» используется для контроля и регистрация своевременной явки на работу, ухода с работы, выявления причин опозданий и неявок на работу, регистрация часов простоя и часов сверхурочной работы, учета отработанного времени.

К документам учета заработной платы относятся: форма № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», форма № Т-51 «Расчетная ведомость», форма № Т-53 «Платежная ведомость», форма № Т-54 «Лицевой счет», форма № 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц» и форма № 2-НДФЛ «Справка о доходах физического лица и едином социальном налоге».

Форма № Т-54 «Лицевой счет» заводится отдельно на каждого работника организации на основе приказа (распоряжения) о приеме на работу и используется для отражения расчетов по оплате труда. В лицевом счете указываются данные работника. Ежемесячно в лицевом счете приводятся информация о начисленных суммах по видам оплат, об удержаниях и вычетах, о сумме к выплате или задолженности работника перед организацией. По окончании года лицевой счет закрывается, и на следующий год открывается новый. [14, c.84]

На основании данных лицевых счетов исчисляется средний заработок при расчете оплаты за отпуск, пособий по временной нетрудоспособности, они также используются при начислении пенсий. Результаты произведенных в лицевых счетах расчетов сумм заработной платы, подлежащих выдаче работникам, переносятся затем в расчетно-платежную ведомость, в налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ) и в справки о доходах физических лиц и едином социальном налоге (форма № 2-НДФЛ).

В средних и малых организациях рекомендуется применять форму № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», в которой отражается начисление и выплата заработной платы, пособий, отпускных и премий работникам организации. В своде данных по расчетам с персоналом по оплате труда обобщаются данные всех расчетно-платежных ведомостей, составленных за отчетный месяц в организации. Сводная ведомость используется при отражении на счетах бухучета начислений по оплате труда, премий, пособий и т. д., а также удержаний налога на доходы работников, перечислений и выплат.

В крупных организациях вместо расчетно-платежных ведомостей применяют отдельно расчетные ведомости (ф. № Т-51) и платежные ведомости (ф. № Т-53). В расчетной ведомости содержатся все расчеты по определению сумм заработной платы, подлежащих выплате работникам. Платежную ведомость используют лишь для выплаты заработной платы.

Выдача денег лицам, не являющимся штатными сотрудниками, осуществляется при предъявлении документа, удостоверяющего личность получателей. Деньги могут выдаваться по расходно-кассовому ордеру. В нем получатель указывает название и номер документа, удостоверяющего личность, дату его выдачи, наименование выдавшей его организации.

Согласно Трудовому кодексу Российской Федерации заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца в день, установленный коллективным или трудовым договором. Оплата отпуска производится не позднее, чем за три дня до его начала. При увольнении работника выплата всех сумм, причитающиеся ему от организации, производятся в день увольнения.[11, 168]