Экспертиза ценности документов

Организация оперативного хранения документов

7.4.1. С момента заведения и до передачи в архив МАИ дела хранятся по месту их формирования в дела.

Руководители структурных подразделений и работники, ответственные за делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении в шкафах, обеспечивающих их полную сохранность. Дела в целях повышения оперативности поиска документов располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре.

Завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив МАИ.

7.4.2. Выдача дел подразделениям или сторонним организациям производится с разрешения руководства. На выданное дело заводится карта - заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения ректора МАИ по актам.

7.4.3. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Экспертиза ценности документов

7.5.1. Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценностей в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов в МАИ на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив МАИ.

7.5.2. Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценностей документов, по определению сроков хранения документов, по отбору и подготовке документов к передаче на государственное хранение в Центральный архив города Москвы, по отбору документов, не подлежащих хранению, на уничтожение, в МАИ создается постоянно действующая Экспертная комиссия (ЭК).

Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются Положением об ЭК, которое утверждено ректором и согласовано с Главархивом города Москвы.

7.5.3. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях МАИ непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК и под непосредственным методическим руководством архива.

7.5.4. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

- отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив МАИ;

- отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях;

- выделение к уничтожению дел не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, сроки хранения которых истекли.

7.5.5. Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, также по личному составу проводится путем полистного просмотра дел в соответствии с номенклатурой дел вуза, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК МАИ.

7.5.6. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (Приложение №24), временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение №25) и по личному составу (Приложение №25), а также акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение № 23).

Составление описей дел

7.6.1. Опись дела – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

7.6.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного срока хранения (Приложение №24); дела временного (свыше 10 лет) хранения ;дела по личному составу (Приложение №25); а на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

7.6.3. В каждом структурном подразделении МАИ описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно при методическом руководстве архива МАИ. По этим описям документы сдаются в архив. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи МАИ, которую готовит архив и по которой он сдает дела на государственное хранение в Центральный архив города Москвы.

7.6.4. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.

7.6.5. При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

- порядок нумерации дел в описи – валовый;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые

вынесены на обложку дела;

- при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- для дел содержащих документы за несколько лет, в конце описи каждого следующего года, за который имеются документы в данном деле, делаются ссылки на номера дел, содержащих материалы за данный год (после интервала за последней описательной статьей каждого последующего года);

- графа описи «Примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурных подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п..

7.6.3. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) фактическое количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

7.6.4. Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, даты составления описи, согласовывается с архивом МАИ и утверждается руководителем структурного подразделения.

7.6.5. Опись дел структурного подразделения МАИ составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив МАИ, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.

7.6.6. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (Приложение №23) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акт рассматриваются на заседании ЭК МАИ одновременно. Далее согласованные ЭК МАИ описи постоянного хранения представляются на утверждение экспертно-проверочным органам Главархива Москвы и только после этого организация имеет право уничтожать дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.

7.6.7. При выделении документов к уничтожению составляются 2 акта с истекшими сроками хранения:

- акт с отметкой 5 лет «ЭПК», согласованный ЦЭПК Главархива Москвы и утвержденный ректором МАИ;

- акт с отметкой 5 лет, согласованный ЭК МАИ и утвержденный ректором МАИ.