Лекция №26 Характеристики эффективного контроля

Эффективный контроль, способный обеспечить достижение целей организации, должен:

1. иметь стратегическую направленность;
2. быть ориентированным на результаты;
3. соответствовать контролируемому виду деятельности;
4. быть своевременным;
5. быть достаточно гибким, напористым и приспосабли­ваться к происходящим изменениям;
6. быть простым с точки зрения тех целей, для которых он предназначен;
7. быть экономичным.

Стратегическая направленность контроля предполагает от­ражение в нем и поддержку общих приоритетов организации. Деятельность в областях, которые не имеют стратегического значения, следует измерять не очень часто, и о полученных ре­зультатах можно никому и не сообщать до тех пор, пока откло­нения не станут необычно большими. Однако если высшее ру­ководство считает, что какие-то виды деятельности имеют стра­тегическое значение, то в каждой такой области обязательно должен быть налажен эффективный контроль, даже тогда, когда эта деятельность с трудом поддается измерению.

Ориентация на результаты контроля вытекает из того, что его конечная пель состоит не б том, чтобы собрать информацию, устано­вить стандарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед организацией. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. Если вы хотите сделать контроль эффективным, то должны тщатель­но следить за тем, чтобы эти самоочевидные средства контроля не заняли более важного места, чем подлинные цели организации.

Соответствие контролируемому виду деятельности - для то­го чтобы быть эффективным, контроль должен объективно из­мерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий механизм контроля может скорее маскировать, а не собирать критически важную информацию.

Своевременность контроля заключается не в исключитель­но высокой скорости или частоте его проведения, а во времен­ном интервале между проведением измерений или оценок, ко­торый адекватно соответствует контролируемому явлению. Наи­более подходящий временной интервал определяется с учетом вре­менных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Важнейшей целью контроля остается устранение отклонений прежде, чем они примут угрожающий характер. Таким образом, сис­тема эффективного контроля - это система, которая дает нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

Гибкость и напористость контроля предполагают, что контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к происходящим изменениям. Незначительные изменения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в сис­теме контроля. Без достаточной и весьма значительной степени гиб­кости система контроля будет не действенна в тех ситуациях, для ко­торых она предназначалась. Так, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный, скажем, необходимостью адаптации к недавно принятому новому законодательству, то до тех пор, пока он не будет встроен в систему контроля организации, система контроля не сможет отслеживать производственные издержки.

Многие системы управления начинают заметно хромать именно на стадии контроля. Либо контроль отсутствует полно­стью, либо делаются необъективные выводы. Зачастую причи­ной является отсутствие настойчивости. Вместо напористости управленческого поведения действуют агрессивно (за счет дру­гих), скрыто или вяло агрессивно (балансируя, самоустраняясь). На стадии контроля можно, делая выводы, проанализировать управленческое поведение, приведшее к определенным резуль­татам, с помощью способа, представленного на рис. 7.3.

На рисунке видно, что наилучших результатов можно ожидать при настойчивом и гибком управленческом поведении. На стадии кон­троля уместно делать выводы и в отношении управленческого поведе­ния, поскольку оно в значительной степени влияет на результаты.

Следует отметить, что эффективный контроль - это простейший контроль с точки зрения тех целей, для которых он предназначен. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более эко­номичны. Но главное состоит в том, что сложная система контроля, непонятная людям, вызывающая отторжение у них, не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к беспорядку, равносиль­ному потери контроля над ситуацией. Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможно­стям людей, взаимодействующих с ним и реализующих его.

Экономичность контроля предполагает, что все затраты, со­вершаемые организацией, должны приводить к увеличению ее пре­имуществ и доходов. Затраты средств должны приближать организа­цию к поставленным целям. Таким образом, если суммарные затра­ты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту систему контроля вообще или ввести менее тщательный контроль. Поскольку в контроле скрыто много побочных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на реше­ние других задач, поскольку для того, чтобы контроль был экономи­чески оправдан, отношение затрат к возможной прибыли у него должно быть довольно низким. Для того чтобы определить реальное соотношение затрат и прибыли для системы контроля, необходимо рассматривать 'как долгосрочные аспекты, так и краткосрочные.

Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для дос­тижения целей, не только не улучшает положение, но направляет работу по ложному пути, выпускает ситуацию из-под контроля.

Краткие выводы

1. Контроль — это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разреше­ния возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может быть использован для стимулирования ус­пешной деятельности. Процесс контроля состоит из установле­ния стандартов, измерения фактически достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если достигнутые ре­зультаты существенно отличаются от этих стандартов.

2. Предварительный контроль обычно реализуется в форме оп­ределенной политики, процедур и правил. Он применяется по отно­шению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам. Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно произво­дится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время.

3. Текущий и заключительный контроль базируется на обрат­ных связях. Управляющие системы в организациях имеют разомкну­тую обратную связь, так как руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом, может вмешиваться в се работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

4. Первый этап процесса контроля — установка стандартов, т.е. конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления необходимы стандарты в форме показате­лей результативности объекта управления по всем его ключевым моментам, которые определяются при планировании.

5. На втором этапе, путем сравнения показателей функцио­нирования с заданными стандартами, определяется масштаб до­пустимых отклонений. В соответствии с принципом исключе­ния, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

6. Третий этап процесса контроля — измерение результатов — является самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая изме­ренные результаты с заданными стандартами, менеджер получа­ет возможность определить, какие действия необходимо пред­принять. Такими действиями могут быть: изменение некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство в работу системы.

7. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия мо­гут также привести к выдаче неверной информации.

8. Проблем, возникающих вследствие воздействия системы кон­троля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля.

9. Контроль эффективен, если он имеет стратегический ха­рактер, нацелен на достижение конкретных результатов, свое­временен, гибок, напорист, прост и экономичен.

Основные термины

1. Банковский контроль

2. Бюджетный контроль

3. Валютный контроль

4. Внутри банковский контроль

5. Внутрихозяйственный контроль

6. Гибкость и напористость контроля

7. Государственный контроль

8. Государственный контроль и надзор за сертификацией

9. Заключительный контроль

10. Иммиграционный контроль

11. Инспекционный контроль

12. Контроль

13. Контроль безопасности

14. Контроль за состоянием государственного внутреннего и внешнего долга РФ и за использованием кредитных ресурсов

15. Контроль за состоянием запасов

16. Контроль материнской компании над дочерней компанией

17. Контроль над заработной платой

18. Контроль над иностранной валютой

19. Контроль над ценами

20. Контроль поставок

21. Косвенный контроль над юридическим лицом

22. Кредитный селективный контроль

23. Маркетинговый контроль

24. Масштаб допустимых отклонений

25. Материальные ресурсы

26. Метод управления по принципу исключения

27. Метрологический контроль и надзор

28. Обратная связь

29. Оперативный контроль за исполнением Федерального бюджета

30. Операционный контроль

31. Поведение, ориентированное на контроль

32. Предварительный контроль

33. Приемочный контроль

34. Производственный климат

35. Производственный контроль

36. Простота контроля

37. Процесс контроля

38. Прямой контроль над юридическим лицом

39. Своевременность контроля

40. Системы контроля с обратной связью

41. Сплошной контроль

42. Стандарты

43. Стратегическая направленность контроля

44. Таможенный контроль

45. Текущий контроль

46. Фактический контроль

47. Финансовые ресурсы

48. Хозяйственный контроль

49. Ценовой контроль

50. Экологический контроль

51. Экономичность контроля

52. Экспортный контроль