Определите задачи сотрудников

Правильное разделение труда в контрактной службе: как избежать незаслуженных штрафов

Склярова Ирина
главный редактор журнала "Госзакупки.ру"

Чтобы в контрактной службе наказание за ошибки несли действительно те, кто допустил их, создайте таблицу должностных задач. И утвердите ее как приложение к регламенту контрактной службы. Как сделать и заполнить ее — расскажем в статье. А в конце материала вы можете пройти мини-тест.

https://www.youtube.com/embed/ySuukqYDvns

Если ФАС находит у заказчика нарушения, оштрафовать могут всю контрактную службу. Чтобы персональные ошибки не превращались в коллективные штрафы, пропишите в регламенте контрактной службы не просто должности, но все обязанности сотрудников.

Задачи по закупкам часто пересекаются между сотрудниками. Например, план-график готовит не один человек, а несколько. И каждому причастному к подготовке за ошибку начислят штраф минимум в 20 000 руб.

Смотрите в таблице Excel, как детально прописать задачи сотрудников и сроки по каждой их них. Впишите в нее должности ваших сотрудников и включите ее в качестве приложения к регламенту контрактной службы. Тогда по каждой ошибке, которую найдут контролеры, вы найдете, кто и на каком этапе ее допустил.

Скачать полную таблицу вы можете по ссылке в конце статьи.

Как пользоваться таблицей

Таблица должностных задач состоит из трех листов: «Планирование», «Определение поставщика», «Исполнение». В крайнем левом столбце каждого листа укажите задачи по закупкам, в следующем — детальные действия сотрудников. Далее — названия должностей, и в крайнем правом столбце — сроки, в которые сотрудник обязан выполнить задачу.

В шапке каждого листа справочно — размеры штрафов, которые грозят за нарушения на каждом этапе закупок. Включать размеры в сам регламент не нужно, ведь административное наказание определяет контрольный орган.

Дайте сотрудникам под подпись ознакомиться со списком штрафов: это повысит их ответственность.

Чем поможет таблица? Например, контролеры при проверке нашли в аукционной документации ошибки в описании объекта закупки. Проследив по таблице, между кем проходила документация, вы найдете нарушителя.

Допустим, документацию подписал заместитель руководителя контрактной службы. Однако она пришла к нему уже после того, как инициатор закупки согласовал описание объекта закупки в том виде, в котором оно попало в документацию.

Определите задачи сотрудников

Вместо слов «контрактная служба проводит обоснование закупок» пропишите, кто и в какой срок выполняет задачу. Это может выглядеть так:

· заместитель руководителя контрактной службы формирует обоснование закупок;

· инициатор закупки в течение 2 дней с даты получения согласовывает обоснование закупок в части:
— идентификационного кода;
— наименования объекта закупки и т. д.

Не укрупняйте функции, например, так: «контрактная служба составляет план закупок». Разработка плана закупок иногда разбивается на восемь задач, которые выполняют разные сотрудники. И у каждого будут свои сроки. А их изменение и согласование разумно выделить в отдельные задачи.

Например:

· «разработать план закупок;

· подготовить обоснование закупок (в части плана закупок);

· разработать план-график;

· подготовить обоснование закупок (в части плана-графика);

· разместить запросы цен при подготовке плана-графика… и т. д.»