Интернациональные свойства делового письма
Как показывает мировой опыт, при всех особенностях и специфике национальных школ к деловой корреспонденции неизменно предъявляют одни и те же требования, что обеспечило им интернациональные свойства. К ним традиционно относят: 1) лаконизм делового письма; 2) стандартизация текста, продиктованная многократно повторяющимися определенными ситуациями общения; 3) ясность и недвусмысленность языка сообщения.
Лаконизм (оптимально письмо не должно превышать объем одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полноты, достоверности и убедительности информации.
Требование полноты предполагает, что документ должен содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточностьже информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.
Достоверность (объективность) информацииозначает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.
Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия, ведь от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.
Стандартизация текста проявляется прежде всего в том, что предметом официальной переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом письма,а последовательное размещение этих моделей – его композицией.
По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, и многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов. Так, например, многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно.
Многоаспектным считается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспекты - просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект формируется речевым действием: просьбой, сообщением, предупреждением, приглашением и т. п.
Композиция, или структура, текста официального письма – это последовательность расположения его составных частей – аспектов. Причем, в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями – просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.
Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.
Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.
Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность–это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением. Употребление слов без учета их значений может привести к инотолкованию или бессмыслице. Например: обсчитать данные – глагол обсчитать имеет значение «умышленно неверно сосчитав, недодать», например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные ;отказать под благоприятным предлогом (прилагательное благоприятный имеет два значения: «Способствующий, помогающий чему-л.; удобный для чего-л.», например: благоприятный момент, благоприятные условия; «Хороший, одобрительный», например: благоприятный отзыв). Следовало написать: отказать под благовидным предлогом.
Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а, следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то , что она работала и пришла к определенным выводам. Следовательно, правильнее было бы сказать: …с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: «вступать в знакомство с кем-либо»; «получать сведения, приобрести знания о чем-либо», уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении «получать сведения, приобретать знания о чем-либо».
Итак, язык деловых бумаг должен соответствовать интернациональным свойствам, отвечать требованиям информационной достаточности и традициям официально-делового стиля литературного языка, основными признаками которого являются точность и стандартизированность используемых языковых средств. Кроме того, деловое послание должно отвечать требованиям информационной достаточности и лаконизму.