Как установить приоритеты, используя диаграмму приоритетов

В моей работе с Генри, когда я помогал ему улучшить производи­тельность (результативность) его работы на авиалинии (см. гл. 43, кривая производительности), одним из вопросов, который мы анали-

10

Срочность

Квадрант 2 Срочно, но не важно	Квадрант 1 Важно, срочно
Квадрант 4 Не срочно и не важно	Квадрант 3 Важно, но не срочно

5 Важность

«Итак, это рационально для конкретной ситуации, но я прини­маю субъективные решения?» - спросил Генри. «Да. Но нам прихо­дится начинать с того места, где мы находимся сейчас. И, по Вашему признанию, это борьба с огнем — выполнение того, что сейчас самое срочное, является это важным или нет. Пока вы боретесь с "горящими" проблемами, они "поджигают" другие менее срочные задачи. Те ста­новятся более срочными и будут "горящими" завтра утром». На этих моих словах Генри задумчиво кивнул. «Так что не ждите мгновенных перемен. Их не может быть».

Мгновенных перемен и не произошло. Но Генри смог изменить ход событий. Через полгода он уверенно контролировал самый дра­гоценный ресурс, имеющийся в распоряжении как менеджера, как и вообще любого человека, - свое время. Диаграмма приоритетов сра­ботала.

Рис. 41.1. Диаграмма приоритетов

зировали, было использование им своего времени. Поэтому я расска­зал ему о диаграмме приоритетов. Он быстро уловил ее принципы. «Сначала должны выполняться работы из квадранта I, поскольку они наиболее важные и срочные. Для меня это нечто вроде предотвраще­ния коллапса системы технического обслуживания самолетов. Затем мне следует сбалансировать свое время между важными, но не сроч­ными задачами, как, например, развитие информационной техноло­гии для поддержки нашей проектируемой системы планирования тех­нического обслуживания, и срочными, но не особенно важными, вроде презентации документов по стратегии развития информационных технологий на завтрашней конференции. Мне стоит подумать, дол­жен ли я вообще выполнять задачи, относящиеся к квадранту 4, как, например, отвечать на полученные по почте послания, которые меня вообще не интересуют».

«Это идея, - ответил я. - Продвигаться от квадранта I к квадран­ту 4, балансируя запросы из квадрантов 2 и 3. Рейтинг конкретной задачи окажет Вам помощь, но Вы все еще принимаете субъективные решения. Например, Вы можете иметь три задачи, все с рейтингом в 32 балла. Но одна из них может принадлежать квадранту I, другая -квадранту 2 и третья - квадранту 3».

V

Эффективность

|IIIM ■» lUIUllW

эффективность/ Экономичноаь