Екция 18. Первичное наблюдение и документация.
1. Первичное наблюдение в учете. Документация, ее значение и роль.
2. Классификация документов.
3. Порядок обработки, хранения документов, документооборот.
Документация – основа построения всей системы бухгалтерии, отражает, контролирует все объекты бухгалтерского учета, содержит информацию об осуществляемых хозяйственных процессах их характере и о наличии материальных, трудовых и финансовых ресурсов, их использовании.
Бухгалтерский учет как упорядоченная система обобщения информации о деятельности юридических лиц основывается на сплошном и непрерывном документировании всех хозяйственных операций, происходящих в деятельности предприятий, учреждений и организаций. Только задокументированные хозяйственные операции, принятые к учету, в дальнейшем заносятся в учетные регистры журналы-ордера, ведомости, журналы хозяйственных операций, реестры и т. п.).
- Первичное наблюдение в учете. Общее понятие документа.
Начальным звеном в цепочке функционирования предпринимательской деятельности является первичное наблюдение – информационное обеспечение бухгалтерского учета (целенаправленное восприятие фактов). От качества проведения первичного наблюдения зависят полнота и достоверность учетной информации.
Первичная единица бухгалтерского наблюдения – факт хозяйственной деятельности, который приводит к изменению характеристики средств хозяйствующего субъекта и их источников, возникновению, изменению или прекращению финансово-хозяйственных отношений.
Процесс первичного наблюдения
| Отбор фактов пред- принимательской деятельности | Группировка фактов предпринимательской деятельности по объ- ектам учета | Оформление доку- мента по факту пред- принимательской деятельности | Контроль оформле- ния факта предпри- нимательской дея- тельности |
По результатам первичного наблюдения ведется первичный учет и составляется документ. Согласно принципу полноты все факты хозяйственной жизни находят сплошное и непрерывное отражение на счетах бухгалтерского учета на основании документов, подтверждающих их законность и достоверность.
Первичный учет представляет собой начальную стадию системного восприятия регистрации отдельных операций, которые характеризуют хозяйственные процессы и явления, происходящие в хозяйствующем субъекте (процесс документирования хозяйственных операций).
Первичная учетная информация является содержанием первичного учетного документа, оформленного в процессе первичного учета (наблюдения).
Объектами первичного учета являются: заготовление, приобретение и расходование материальных ресурсов, затраты на производство, движение полуфабрикатов и остатков незавершенного производства, объем выпуска продукции, ее отгрузка и продажа, расчеты с поставщиками и заказчиками, банками, финансовыми органами, учредителями и т.д.
Документ – это материальный носитель информации, содержащий соответствующие данные, оформленный в установленном порядке и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение (оформленное в установленном порядке письменное свидетельство о совершенном факте хозяйственной жизни, придающее ему юридическую силу).
Кроме того, согласно Федеральному закону РФ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 года № 149-ФЗ, под документированной информацией понимают зафиксированную на материальном носителе путем документирования информацию с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.
Зафиксировав информацию, документ обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Документ, регистрируя явления, выполняет функцию учета, используется как доказательство чего-либо. Таким образом, документ может выполнять общие и специальные функции.
К общим функциям документов относятся:
• информационная – документ создают для хранения информации;
• социальная – документ является социально-значимым объектом, так как связан с определенной социальной потребностью;
• коммуникативная – документ выступает средством связи между хозяйствующими субъектами и другими общественными структурами;
• культурная – документ закрепляет и передает культурные традиции, в частности уровень научного и технического развития общества.
Специальные функции документов представляют:
• управленческая – документ как инструмент управления, поскольку специально создан для этой цели; примером могут служить плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы;
• правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе; примером служат законодательные и нормативные акты, документы, приобретающие на время правовую функцию;
• историческая – документ рассматривается как источник исторических сведений о развитии общества после выполнения.
Документы в системе бухгалтерского учета содержат:
• экономическое значение - проявляется в том, что они играют важную роль в укреплении хозяйственного расчета в хозяйствующем субъекте и в его отдельных центрах ответственности, базирующегося на принципах самоконтроля, самоокупаемости и самофинансирования. Данные первичных документов используются для определения важных экономических и производственных показателей, например производительности труда, фондоотдачи, материалоотдачи и других по отдельным видам деятельности.
Носителями экономической информации документы становятся в силу того, что посредством документов осуществляются первичное наблюдение и первичная регистрация фактов хозяйственной жизни с дальнейшей группировкой и обобщением их цифровых показателей путем учетных записей в соответствующих бухгалтерских регистрах;
• юридическое значение - заключается в том, что они обеспечивают доказательное обоснование показателей бухгалтерского учета и отчетности, устанавливают ответственность исполнителей за произведенные хозяйственные операции, поскольку как материальные объекты они содержат
сведения, необходимые для получения исчерпывающего представления о совершенном факте финансово-хозяйственной деятельности;
• контрольное значение - проявляется в том, что они служат источником контрольных данных при внутрихозяйственном контроле за движением имущества с целью установления законности и экономической целесообразности хозяйственных операций. В процессе оформления и обработки документов осуществляется самоконтроль за соблюдением расчетно-платежной и кредитной дисциплины, за экономным и рациональным расходованием материальных и трудовых ресурсов в первичных подразделениях хозяйствующего субъекта;
• аналитическое значение - проявляется в анализе финансово-хозяйственной деятельности хозяйствующего субъекта с целью установления причин и виновников недостач, потерь материальных и денежных средств, непроизводительных расходов, а также выявления внутренних неиспользованных (скрытых) резервов и их мобилизации в производство;
• организационно-управленческое значение - заключается в том, что документы - это основной поставщик оперативной информации для принятия организационных и управленческих решений для регулирования технологических и других процессов с целью повышения эффективности производств. Системное использование информации, носителем которой являются бухгалтерские документы, на всех иерархических уровнях управления хозяйствующего субъекта позволяет добиваться взаимодействия всех функций и всех систем хозяйственного механизма для достижения намеченных экономических показателей и получения максимума прибыли от данной деятельности;
• практическое значение документов в финансово-хозяйственной деятельности заключается в том, что в них правильно и своевременно регистрируются все распорядительные и исполнительные действия, например, отпуск материальных ценностей со склада в производство, выплата из кассы наличных денег, акцептование счетов поставщиков и перечисление денежных средств с расчетных счетов и другое. Документы служат доказательством, свидетельствующим о поступлении и расходовании ценностей.
Первичный учетный документ – бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения и являющийся первым свидетельством их совершения.
В сводном учетном документе в обобщенном виде отражаются различные данные, и составление такого документа не связано с сообщением о факте хозяйственной жизни.
Сводный учетный документ – материальный носитель, который содержит итог сведений первичных документов, сгруппированных по определенным признакам, имеет юридическую силу только при подтверждении соответствующих реквизитов данными первичных учетных
документов.
Первичные бухгалтерские документы необходимы:
• для обоснования учетных записей;
• передачи указаний от распорядителей до исполнителей;
• контроля за правильностью совершенных фактов предпринимательской деятельности;
• фиксации причин финансово-хозяйственных нарушений, имеющих место в предпринимательской деятельности.
Реквизиты и требования, предъявляемые к оформлению документов
Документы состоят из отдельных элементов, которые называются реквизитами.
Реквизиты – это показатели, необходимые для исчерпывающей характеристики хозяйственного факта, изложенного в документе, и придания ему юридической силы.
Реквизиты делятся:
• постоянные и переменные;
• обязательные и дополнительные.
К постоянным относятся реквизиты, которые в рамках хозяйствующего субъекта никогда или длительное время не меняются. К переменным относятся реквизиты, которые изменяются каждый раз при составлении документа.
Обязательные реквизиты необходимы при составлении документов, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации:
- наименование документа (формы) - документ, не имеющий наименования, а также документ с неясным, плохо читаемым наименованием не будет иметь юридической силы;
- название, а в некоторых случаях адреса и расчетные счета в банках сторон (юридических и физических лиц), участвующих в данной хозяйственной операции. Первичный документ, в котором нет названия и соответствующих атрибутов хотя бы одной из сторон хозяйственной операции, теряет свою адресность и не может быть исполнен;
- код формы;
- дата составления документа – при отсутствии или нечетком написании даты документ теряет свою адресность во времени. Фактически подобный документ не имеет юридической силы;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание хозяйственной операции;
- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении - отсутствие измерителей в документе лишает его учетно-расчетной базы;
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи должностных лиц;
- расшифровка личных подписей должностных лиц.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в первичные документы могут быть включены, например, следующие дополнительные реквизиты:
• номер документа;
• расчетные счета организации;
• основание для совершения хозяйственной операции;
• телефон и адрес организации.
Совокупность реквизитов документа предопределяет его форму. Под формой документа понимаются состав и расположение реквизитов. К учету принимают только правильно оформленные документы, составленные в соответствии с формой, принятой для данной категории документов, в которых заполнены все реквизиты, обеспечивающие им силу закона.
Документы заполняются работниками бухгалтерии четко, разборчиво с помощью ручной записи чернилами или пастой шариковой ручки, с применением вычислительной техники.
Способы исправления ошибок написания и регистрации бухгалтерских документов:
- корректура;
- дополнительные проводки;
- сторнировочные проводки («красное сторно»).
Итак, подводя итог первому вопросу можно сказать, что документация является основой построения всей системы бухгалтерии, отражает и контролирует все объекты бухгалтерского учета, обеспечивает их беспрерывную фиксацию. Составление бухгалтерских документов занимает больше половины всех учетных работ в системе учета. Поэтому, наиболее важным заданием является усовершенствование и упрощение первичного учета, сокращение времени на его ведение.
лассификация документов
С целью облегчения обработки документов, применяемых в бухгалтерском учете и отличающихся по форме, содержанию, способу отражения фактов хозяйственной жизни, их группируют по однородным признакам. Такая группировка называется классификацией бухгалтерских документов.
| по назначению | • распорядительные – представляют собой распоряжение или приказ на совершение хозяйственной операции | доверенность на получение товарно-материальных ценностей, приказ руководителя, платежное поручение |
| • оправдательные (исполнительные) – удостоверяют факт совершения хозяйственной операции, на их основании осуществляется запись на счетах бухгалтерского учета | Акт, платежная ведомость | |
| • бухгалтерского оформления – составляются в бухгалтерии на основании распорядительных или оправдательных документов при обобщении бухгалтерских записей для дальнейшего использования в учетном процессе, а также в случае, когда для записей хозяйственных операций нет типовых документов | бухгалтерские справки, разработочные таблицы, ведомости распределения, расчеты и пр. | |
| • комбинированные – представляют собой сочетание разных видов доку- ментов например распорядительных и оправдательных | расчетно-платежная ведомость на выплату заработной платы, авансовые отчеты подотчетных лиц, ПКО и РКО и др. | |
| по объему отражаемых операций | • разовые – используются при оформлении каждой хозяйственной операции | Чеки, платежные поручения, акты списания, приема-передачи и др. |
| накопительные – составляются в течение определенного периода постепенного накапливания однородных хозяйственных операций. В конце периода в этих документах подсчитываются итоги по соответствующим показателям. | Месячные наряды на работу, лимитные карты на отпуск материалов со складов организации и т. п. | |
| • группировочные – составляются на основании однородных разовых документов, сгруппированных по определенному признаку | ||
| • первичные – оформляются непосредственно в момент совершения хозяйственного факта путем его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности | Чеки, кассовые ордера, счета-фактуры, накладные на отпуск материалов со складов организации | |
| • сводные – документы, представляющие собой сводку (обобщение) одно- родных данных нескольких первичных документов | отчет кассира, ведомости | |
| По месту составления | • внутренние – составляются непосредственно в организации | лимитно-заборные карты, авансовые отчеты |
| • внешние – поступающие в организацию от контрагентов: государственных органов, вышестоящих организаций, банков, налоговых органов, от учредителей, поставщиков, покупателей и др. | счета-фактуры, накладные, платежные поручения. | |
| В зависимости от количества позиций (учетных позиций) | однострочные – содержат одну позицию по одной операции или по одному наименованию товарно-материальных ценностей | расходный кассовый ордер, |
| многострочные – содержат несколько позиций по нескольким операциям или наименованиям товарно-материальных ценностей | лимитно-заборная карта, расчетно-платежная ведомость | |
| По статусу в системе информационного обеспечения | простые | Накладные на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары |
| строгой отчетности | Путевки, билеты, талоны | |
| По способу обработки документы | обрабатываемые вручную – данные заносятся вручную | |
| обрабатываемые автоматизированным способом – путем автоматизированной регистрации данных | ||
| обрабатываемые частично автоматизированным способом – частично заполняются автоматизированным способом, а остальные показатели –вручную | ||
| По содержанию | денежные – отражают кассовые и банковские операции | |
| материальные – отражают операции по движению материальных ценностей | ||
| расчетные – отражают расчетные операции | ||
| По способу оформления однородных операций | унифицированные (типовые) – утверждены в установленном законода- тельством порядке и предназначены для оформления однородных хозяй- ственных операций всеми хозяйствующими субъектами (предусмотрены в альбомах унифицированных форм первичных учетных документов). Уни- фицированные формы первичных учетных документов по банковским операциям устанавливаются Центральным банком России, по другим операциям - Госкомстатом России. | |
| нетиповые (прочие) – документы, самостоятельно разрабатываемые от- дельными хозяйствующими субъектами с учетом специфики их деятель- ности, но с соблюдением всех обязательных требований, установленных законодательством и нормативными актами по бухгалтерскому учету | ||
| По форме | с табличной структурой – реквизиты документа содержатся в таблице, что обеспечивает возможность выделить зону реквизитов для автоматизированной обработки | |
| с анкетной структурой – реквизиты документы расположены в анкетной форме | ||
| с комбинированной структурой – сочетание в документе табличной и анкетной форм |