Оптимизация систем информационного обеспечения

Схемы организации СИО

1.Системная:

В данном случае информационным обеспечением потребителей (П) занимается одна СИО, которая также осуществляет информационное взаимодействие с внешней средой системы (S).

2. Функциональная:

В данном случае у каждого потребителя (П) есть своя СИО. Между этими СИО существуют информационные взаимодействия. Некоторые СИО могут осуществлять информационное взаимодействие с внешней средой системы (S).

В частном виде 1 и 2 схемы не встречаются. Чаще всего имеет место одна из смешанных схем организации СИО:

3. В данной схеме присутствует одна общая СИО, а также СИО могут иметь и потребители. Между СИО могут существовать взаимодействия. Кроме того, все СИО могут взаимодействовать с внешней средой системы (S).

В настоящее время данная схема информационного обеспечения является наиболее распространенной.

4. В данной схеме могут существовать несколько СИО, каждая из которых обеспечивает информацией группу потребителей. Причем связи между СИО значительно слабее, чем связи между СИО и её потребителями. Все СИО могут взаимодействовать с внешней средой системы (S).

5. В данной схеме присутствуют несколько одинаковых СИО, каждая из которых обеспечивает информацией отдельную группу потребителей. В процессе функционирования СИО могут обмениваться друг с другом отдельной информацией, а также обмениваться информацией с внешней средой системы (S).

6. В данной схеме присутствует одна общая СИО и несколько СИО потребителей. Причем, информационным обеспечением потребителей занимаются в основном СИО потребителей, а общая СИО занимается обработкой информации только для СУ.

7. В данной схеме СИО имеет каждый потребитель, а также существует общая СИО. Между СИО могут существовать взаимодействия, а также СИО могут взаимодействовать с внешней средой.

Оптимизация систем информационного обеспечения

Первым этапом оптимизации СИО является выделение функций СИО. Этот этап основывается на анализе функциональной структуры организации, информационных потоков между функциями, выполняемыми персоналом данной организации. Основным условием для выделения функций СИО является комплексное представление о деятельности организации, её целях и функциях, целях и функциях персонала, информационных потоках между функциями. Эту информацию необходимо собрать перед началом анализа одним из методов получения информации (контент-анализ, метод интервьюирования и др.).

Рассмотрим основные случаи, в которых требуется выделение функций СИО (для этого определим следующие обозначения – F_i - функция персонала; I_i’ - информация, выходящая из одной функции, и поступающая на вход другой функции; I_i” – информация, необходимая для реализации данной функции):

1) Когда идет отчет вышестоящему начальнику для контроля. В данной ситуации, как правило, отчет содержит перечень информации об итогах деятельности подчиненного за определенный период. Чаще всего это большой объем информации. Для оценки деятельности подчиненного эту информацию необходимо определенным образом сгруппировать, рассчитать какие-либо показатели, и только после этого переходить непосредственно к самой оценке. Это требует больших временных затрат, как минимум, но возможны и другие затраты. Следовательно, необходимо представить информацию в виде, удобном для проведения оценки деятельности подчиненного, и сократить её объем (т.е. повысить качество представляемой отчетной информации). Это и должна взять на себя СИО.

2) В случае использования ретроспективной информации (т.е. при наличии петли в графе информационной структуры). Как правило, ретроспективная информация используется для прогнозирования, определения тенденции процесса или явления, сравнений различного характера. Все эти процессы имеют достаточно сложный характер, а следовательно их осуществление является трудоемкой работой, требующей трудовых и временных затрат, а в некоторых случаях и финансовых. Для сокращения перечисленных затрат данные функции целесообразно возложить на СИО.

3) В случае информационного потока от начальника к подчиненному. В данной ситуации информация, поступающая от начальника, в недостаточной степени описывает задачу подчиненного. Тогда на СИО возлагается задача уточнения распоряжения начальника.

Это были рассмотрены ситуации, когда потоки информации существуют между функциями различных уровней, а также содержат ретроспективную информацию. При наличии функций одного уровня с потоком между ними существуют следующие случаи, требующие выделения функций СИО:

В данном случае информация на выходе и на входе подобна ( I” ~ I’ ), но не соответствует друг другу ( I” Û I’ ) по одному или нескольким следующим показателям:

4) Если полнота информации на выходе превышает требуемую полноту на входе функции (т.е. излишки информации) P(I”) > P(I’) , и наоборот, если полнота информации на выходе меньше требуемой полноты на входе функции P(I”) < P(I’). В первом случае на СИО возлагается функция снижения полноты информации (т.е. удаление излишек). А во втором случае на СИО возлагается функция повышения полноты информации.

5) Если оперативность на выходе функции ниже требуемой оперативности на входе функции O(I”) < O(I’). В данном случае на СИО возлагается функция повышения оперативности. Если оперативность на выходе больше требуемой оперативности на входе функции O(I”) > O(I’), то функция СИО не требуется.

6) Несоответствие релевантности информации на входе и требуемой релевантности на выходе (в смысле понятности информации потребителем). Если релевантность на выходе больше релевантности на входе R(I”) > R(I’), то функция СИО не требуется. Если же наоборот R(I”) < R(I’), то функция СИО будет состоять в переводе информации на язык пользователя данной информации.

7) Несоответствие формы представления информации Ф(I”) ¹ Ф(I’). В таком случае на СИО возлагается функция изменения формы представления информации.

8) Несоответствие степеней детализации информации. Если степень детализации информации на выходе больше степени детализации информации на входе функции Д(I”) > Д(I’), то функция СИО будет состоять в уменьшении детализации поступающей информации, т.е. в её обобщении. Если степень детализации информации на выходе меньше степени детализации информации на входе функции Д(I”) < Д(I’), то необходимо выделение двух функций СИО. Одна из этих функций будет детализировать информацию, а другая будет обобщать

9) Несоответствие информации на выходе и на входе функции по соотношению качества и количества информации. Если I”(кач/кол) < I’(кач/кол), то необходимо выделение функции СИО, которая позволит повысить качество или количество соответствующей информации

С указанных точек зрения необходимо рассматривать каждый входящий в функцию информационный поток. Но необходимо также рассматривать эти потоки в совокупности, так как здесь возможны следующие проблемы:

10) Если информации, поступающей в функцию недостаточно, т.е. I’ > SI”_i , то необходимо получение информации извне I’ = SI”_i + I”_внешн. В данном случае на СИО возлагается функция управления внешним ИР. Для этого необходимо определить внешний источник информации. Возможны два варианта: F₁ – поиск информации и объекта владельца (сбор информации); F₂ – если информация коммерческого характера, то сбор косвенной, вторичной информации и её анализ.

11) Если I’ > SI”_i + I”_внешн, т.е. информации все же недостаточно, то необходимо искать внутренний резерв (опыт, знания, архивы и др.). Тогда на СИО возлагается функция управления внутренним ИР.

Забегая вперед, рассмотрим ситуации, при которых в зависимости от функциональной структуры СИО необходимо выделить дополнительные функции:

12) Если информация, исходящая из функции предназначена для нескольких потребителей, то на выходе данной функции необходимо добавить функцию распределения информации по потребителям.

13) Если в одну функцию поступает информация из нескольких функций, то перед данной функцией необходимо добавить функцию управления ИР.

Итак, мы рассмотрели ситуации, в которых необходимо выделять функции СИО. На этапе анализа необходимо выделить все функции, которые следует возложить на СИО, и только после этого следует переходить к следующему этапу.

Вторым этапом оптимизации структуры СИО является синтез СИО. На данном этапе все выделенные функции СИО необходимо декомпозировать до элементарного уровня (до метода, до канала передачи и т.д.):

В результате будем иметь список элементарных функций СИО. Анализируя сущность каждой элементарной функции необходимо объединить их в группы:

Это и будут непосредственно функции СИО. Далее, имея функции СИО и информационные потоки, необходимо их связать:

При проектировании структуры СИО не следует забывать об управляющих функциях и функциях распределения информации!