Иерархическая структура работ. Декомпозиция проектных работ

РАЗРАБОТКА ПРОЕКТА: ОТ ПРОЕКТНОЙ ИДЕИ К ФОРМУЛИРОВКЕ ПРОЕКТА.

ОСНОВНЫЕ ИНСТРУМЕНТЫ ПЛАНИРОВАНИЯ СОЦИАЛЬНОГО ПРОЕКТА.

Фрагмент 1

Планирование как основная функция руководителя проекта.

При всем многообразии задач, решаемых руководителями проектов, управление можно рассматривать как непрерывный процесс реализации нескольких взаимосвязанных функций.

Такие функции называют основными (или базовыми) функциями менеджмента, поскольку их выполняют руководители всех уровней, независимо от специфики управленческой деятельности.

Взаимосвязь основных функций менеджмента представлена на рисунке 1.

.

Рис. 1.

Что означает каждая из этих функций? И как они связаны между собой? См. Глоссарий курса.

Тест 1. Основные функции руководителя проекта:

A. планирование, контроль;

B. планирование, организация, мотивация, контроль, координация;

C. организация, координация, контроль;

D. организация, мотивация, планирование.

Тест

Какой этап следует сразу за этапом планирования?

A. Инициация

B. Исполнение

C. Мониторинг

D. Контроль

Итак, планирование является начальным этапом процесса управления в проекте. Если руководитель проекта не понимает его целей не знает, какие ресурсы и методы необходимы для их достижения, то он не может приступать к реализации других функций управления.

Таким образом, процесс планирования деятельности организации можно определить следующим образом:

Планирование (planning, programming) – это процесс определения целей организации и поиск наиболее эффективных методов и средств их достижения в условиях действия ограничений по ресурсам и времени.

Тест 2. Планирование

Планирование – это:

A. Это процесс определения целей организации и поиск наиболее эффективных методов и средств их достижения

B. Оформление паспорта проекта

C. Разовое мероприятие по созданию плана проекта

D. Это стадия процесса управления проектом, результатом которого является написание итогового отчета

Другими словами, планирование – это процесс составления планов организации. Что же такое план?

План(plan) – это официальный документ, в котором отражаются промежуточные и конечные цели, задачи, механизмы координации и распределения ресурсов, а также варианты действий в нештатных ситуациях.

Тест

Документ, используемый для организации и координации работ, обеспечивающих достижение целей проекта – это:

A. Паспорт проекта

B. План проекта

C. Проектная идея

D. Календарный план-график

Что должно быть создано в результате планирования проекта?

Основная цель планирования заключается в конструировании рабочей модели проекта. При конструировании рабочей модели в качестве основы используют документацию этапа инициации проекта.

С учетом уточненных целей определяется объем и виды предстоящих работ – тех видов деятельности, которая необходима для достижения конкретных результатов (конечных продуктов нижнего уровня). Строятся структурные схемы планируемых работ, которые отражают степень их соподчиненности (главная – вспомогательная, более общая –часть общей), логическую увязку (до завершения работы А нельзя начинать работу Б, работы В и Г независимы и могут выполняться параллельно и т.д.).

Затем производится оценка длительности планируемых работ и составляется расписание – график, содержащий сведения о работах, последовательности и времени их выполнения. Проводится детализированное описание ответственных за выполнение работ, определяется степень их ответственности, форм участия в работах.

С учетом этих данных уточняются виды и объемы необходимых ресурсов, строится график их поступления. Производится уточнение объема ожидаемых затрат и составляется детализированный бюджет проекта. Производится идентификация и оценка рисков, разрабатывается план реагирования на риски.

Из за многомерности исходной информации, ее фрагментарности в ходе планирования не один раз приходится возвращаться к тому, что уже было разработано. Иногда приходится повторно пересматривать и содержание, и порядок уже намеченных работ.

На всех стадиях проектирования производится многократное уточнение планов путем перехода от более укрупненного описания предстоящих работ к их более детальному описанию. Часто ближайшие по времени части проекта планируются более детально, чем более отдаленные. Такой подход к планированию называется «методом набегающей волны». Но любой цикл планирования начинается с уточнения цели предстоящей работы.

Как мы уже неоднократно говорили, цель всегда должна быть связана с проблемой, для решения которой реализуется данный проект. Правила ее формулировки нами детально рассматривались при описании СМАРТ-теста. Поэтому просто напомним, что главное в формулировке цели конкретность планируемого результата, ясность измерения его успешности.

Тест 4. Планирование

Утверждение какого документа позволяет перейти от этапа планирования к этапу исполнения?

A. План по вехам

B. ИРС проекта

C. План проекта

D. Матрица ответственности

Фрагмент 2

Основные составляющие планирования. Методы и техники планирования проектов

Иерархическая структура работ. Декомпозиция проектных работ

Уточненные цели, иерархия которых может быть представлена в виде описного ранее «дерева целей», позволяет уточнить и детализировать перечень предстоящих работ. Ориентированную на результат взаимосвязь частей проекта, его содержание, часто представляют в виде иерархической структуры работ (ИСР) проекта.

Пошаговая разработка ИРС может быть проведена в следующем порядке:

· обозначение всего проекта в целом – высший уровень иерархии;

· выделение фаз проекта с указанием крупных промежуточных результатов (вех) – второй уровень иерархии;

· определение пакетов работ с учетом деления крупных результатов на более мелкие – третий уровень иерархии;

· выделение входящих в состав отдельных работ операций – четвертый уровень иерархии.

Детализацию путем дробления следует прекратить на том уровне иерархии, на котором можно назвать конкретного исполнителя операции, указать длительность этого элемента работы, оценить его трудоемкость. Обычно такая возможность появляется на третьем – шестом уровнях иерархии. В ИСР наряду с работами также могут указывать значимые для эффективного управления контрольные события.

На приведенном ниже рисунке показан общий вид ИСР проекта, включающий такие иерархические уровни, как проект в целом, фазы проектных работ, пакеты работ, отдельные работы, элементарные операции.

ПРОЕКТ В ЦЕЛОМ

фаза 1

фаза 2

фаза 3

пакет работ 1

пакет работ 2

пакет работ 3

пакет работ 4

работа1

работа 2

работа 3

работа 4

работа 7

работа 5

работа 6

операция 1

операция 2

операция 3

операция 4

операция 5

операция 6

операция 7

операция 8

операция 9

Тест

Что не входит в ИРС?

A. Вехи

B. Пакет работ

C. Фаза

D. Презентация проекта

Для уменьшения повторных уточнений ИСР при ее построении используется уже упоминавшийся «метод набегающей волны». При этом работа, которая уже на подходе, планируется с полной детализацией, а отдаленная по времени работа планируется с неполным раскрытием иерархических уровней.

Тест