Достигло ли ваше письмо желаемого результата?
Аллан Пиз Пол Ранн
ЭффектиЬные
приемы
делоЬой
и личной
переписки
Москва
Эксмо
ББК 88.5 П32
Allan PEASE
Paul DUNN
WRITE LANGUAGE
The new secrets of writing letters that really work
Пиз А., Дани П.
П 32 Как писать так, чтобы было понятно всем. — М.: Изд-во Эксмо, 2005. — 208 с. (Серия «А и Б=формула успеха»).
ISBN 5-699-03450-1
Аллан Пиз — всемирно известный эксперт по методикам и технологиям человеческого общения. Его новая книга посвящена искусству передачи и обмена информацией в письменном виде — универсальному и одному из важнейших способов коммуникации.
Эта книга избавит вас от хорошо знакомого каждому страха перед чистым листом бумаги или экраном монитора и поможет в совершенстве освоить искусство деловой и личной переписки и до -биться успехов во всех сферах жизни. И это касается не только писем в их традиционном виде, но любых посланий, передаваемых по электронной почте и через Интернет.
Умение убедительно и ясно излагать свои мысли на бумаге, грамотно составить резюме, правильно написать рекламный текст, не -навязчиво выразить свое восхищение, корректно отказаться от не -выгодного предложения, вовремя попрощаться — пригодится всегда, независимо от рода вашей деятельности.
Попробуйте воспользоваться свежими идеями и приемами, изложенными Алланом Пизом, и вы поймете, что его советы действительно эффективны и плодотворны!
ББК 88.5
© Allan Pease, Paul Dunn, 1988, 1989, 1992 © Перевод. К. Савельев, 2000 © Издание на русском языке, оформление. ISBN 5-699-03450-1 ООО «Издательство «Эксмо», 2003
Из всех искусств премудрых мастеров Хороший слог важней иных даров.
ВСТУПЛЕНИЕ
Поздравляем вас.
Вы только что сделали очень важный шаг на пути к коренному улучшению качества вашего общения с другими людьми.
И это не пустые слова.
Люди, которые, подобно вам, приобрели книгу «Язык письма» и реализовали ее идеи на практике, добились поразительных результатов. Например, один коммивояжер набрал дополнительных заказов на 1,5 миллиона долларов меньше чем за четыре недели.
А один начинающий фотограф прислал нам восторженное письмо о том, как ему удалось получить работу с окладом 3000 долларов. «Я не смог бы это сделать, если бы не ваша книга», — написал он.
Например, женщина получила повышение, которого она вовсе не ожидала. И молодой человек договорился о свидании с девушкой, о которой он раньше не смел и мечтать.
Вы тоже узнаете, как можно добиться таких результатов. Но лишь при условии, что вы будете пользоваться новыми навыками. Чтобы сделать это условие обязательным, мы составили книгу «Язык письма» совершенно особым образом.
Давайте вкратце рассмотрим структуру книги, чтобы вы могли понять, как ею нужно пользоваться.
Первые две главы имеют решающее значение. Внимательно прочтите и усвойте их, потому что они образуют основу для всей книги. В сущности, вы обнаружите, что вам приходится то и дело возвращаться к этим ключевым главам.
Далее, в 3—7-й главах вы познакомитесь с блестящими новыми идеями, оригинальными методами и способами, пригодными для составления практически любого письма, которое вы хотите написать.
Вы поймете, почему нужно обращать особое внимание на вступительную часть ваших писем. И вы узнаете, как создавать идеи, которые позволят увидеть за ровными строчками вашу настоящую сущность.
Вместе с нами вы познакомитесь с базовыми навыками, позволяющими «оживить» ваши письма настолько, что читателю кажется, будто вы сами находитесь в комнате и обращаетесь к нему.
В главе 7-й мы покажем, как нужно завершать ваши письма, чтобы добиться желаемого действия или результата.
Опять-таки, вам придется снова и снова возвращаться к этим главам по мере развития .и совершенствования ваших навыков. Через некоторое время даже вам самому, не говоря уже о ваших друзьях, будет трудно поверить, что вы умеете так эффективно вести свою корреспонденцию. Но вернемся к обзору книги.
В главах 8-й, 9-й и 10-й мы начнем посыпать пирожное сахарной пудрой и добавлять сливки в ваш кофе. Здесь вы познакомитесь с особыми целевыми письмами, которые иллюстрируют применение методик, улучшающих ваши результаты.
Одно предостережение.
Пожалуйста, не переходите к этим главам, пока вы не узнаете (и не примените на практике) идеи, изложенные в главах 1—7. Иначе вы упустите некоторые очень важные понятия, необходимые для успешной работы.
Глава 11 посвящена очень важной персоне, а именно — вам. Здесь вы узнаете, как добавить личный штрих в каждое письмо, которое вы пишете, так что усвоенные идеи станут вашими, а не нашими.
Когда это произойдет, эффективность вашей деловой и личной переписки поднимется на совершенно новый уровень. Вы начнете получать большую отдачу от своих писем, а ваши адресаты будут выделять вас среди других людей, с которыми они переписываются.
Прежде чем начать наше путешествие по «Языку письма», мы хотим сказать вам, что писали эту книгу с огромным удовольствием. Мы считаем ее своим вкладом в улучшение качества общения между людьми.
Но удовольствие не закончилось, когда книга наконец была издана. Оно продолжается, потому что такие люди, как вы, с успехом пользуются ею и сообщают нам о своих результатах.
Пишите и рассказывайте нам о своих успехах. Получайте удовольствие от книги, но самое главное — продолжайте радоваться...
...хорошим вещам в жизни.
Аллан Пиз и ПолДанн.
P. S. Обратите внимание, что ради простоты мы пользуемся местоимением «он» в собирательном смысле. Слово «он» может означать «он», «она» или «оно», в зависимости от обстоятельств.
О ПРИМЕРАХ
Вы найдете в «Языке письма» много примеров, помогающих вам понять и использовать ключевые идеи.
При составлении книги было легко найти примеры плохих писем (мы получаем их каждый день), но хорошие письма найти далеко не так просто.
Поэтому вы обратите внимание на то, что некоторые примеры позаимствованы из опыта деловой переписки Пола и Аллана.
Но вам будет легко сопоставить их со своей ситуацией и перевести на язык вашего бизнеса или личной жизни.
Чтобы вы могли побольше узнать о тренировочных программах, книгах и семинарах Пола и Аллана, мы включили для вас дополнительную информацию в конце книги.
КАК НАУЧИТЬСЯ МЫШЛЕНИЮ «ЗА ПРЕДЕЛАМИ КОРОБКИ»
Многим людям нравятся головоломки.
Может быть, вы принадлежите к их числу. Может быть, в толковом словаре даже есть специальный термин для обозначения любителей головоломок, заканчивающийся на «ист» или
«ик».
Если вы «головоломщик», то вам понравится
эта загадка. Она называется «девять точек».
Она иллюстрирует нашу склонность ограничивать себя жесткими рамками мышления, хотя на самом деле они вовсе не жесткие.
Еще она показывает, что мы устанавливаем для себя правила, не обусловленные сутью проблемы; мы просто считаем, что должны следовать определенным правилам.
Вот головоломка. Имеется 9 точек, расположенных в квадрате следующим,образом:
• • •
• • •
• • •
Начните с любой точки и, не отрывая карандаша от бумаги и не возвращаясь назад по предыдущим линиям, начертите 4 прямых соединенных линии, чтобы ваш карандаш (или линии, которые он чертит) прошел через все 9 точек.
Большинство попыток выглядит следующим образом:
Пропущена точка
5 линий
Не связанные линии
Возвратное движение
КАК ПИСАТЬ.
В каждом из этих случаев человек пытается решить проблему, оставаясь в пределах девяти точек, то есть, образно говоря, оставаясь внутри коробки.
Для решения «проблемы девяти точек» (и многих других проблем) нам нужно научиться мышлению «за пределами коробки».
Когда вы научитесь такому мышлению, решение придет гораздо быстрее. Оно выглядит так
То же самое относится к составлению писем.
Видите ли, когда мы разговариваем с человеком лицом к лицу, никакой «коробки» не существует. Мы говорим более или менее то, что Думаем, или то, что привыкли говорить, — разумеется, если мы готовы нести ответственность за свои слова.
АЛАН ПИЗ, ПОЛ ДАНН
Однако когда мы садимся писать письмо, происходят следующие вещи:
* Все мысли куда-то пропадают.
* Мы начинаем думать: «Это письмо. Я не слишком силен в составлении творческих писем».
* Или мы начинаем думать так: «Это письмо. Я помню правила из школьного курса «Основы деловой корреспонденции». Буду писать по правилам, и дело с концом».
Беда в том, что книга, на которой основан этот курс, была написана в XIX веке. Более того, ее автор исходил из предпосылки, что при составлении писем вы должны соблюдать строгие формальности.
Поэтому когда вы пишете письма, то добровольно втискиваетесь в своеобразную мысленную коробку. В результате они большей частью утрачивают свою эффективность. Но что хуже всего — они утрачивают отпечаток вашей личности.
Каждый день мы видим письма, где используются такие или похожие слова и фразы:
«...Прилагаемая брошюра рекомендуется для вашего ознакомления».
«...Заверяем вас в нашем искреннем расположении».
«...Касательно вашего письма от 6-го числа, разрешите известить вас о том, что...»
«...Надеемся, что предпринятые нами меры будут встречены с одобрением».
«...Мы выслали под отдельной обложкой...»
«...При сем прилагается...»
«...В продолжение нашего разговора от...»
«...В силу вышеуказанного у нас есть основания предполагать...»
Можете ли вы представить себе разговор с коллегой или деловым партнером, где вы произносите: «При сем прилагается отдельная брошюра для вашего ознакомления?» Теперь представьте, что он отвечает: «Благодарю вас, сэр, и остаюсь вашим преданным слугой».
Совершенно ясно, что перемены необходимы. Но это не означает, что вам нужно что-то менять в себе. С вами все в порядке.
На самом деле вам нужно найти способы проецирования своей личности на людей, которые читают ваши письма.
Помимо всего прочего, мы живем в эпоху, когда установление доверительных отношений в бизнесе и личной жизни гораздо важнее, чем жесткая, накрахмаленная формальность былых времен.
Итак, нам нужно изменить свой стиль и выйти наружу «из коробки» замкнутого мышления.
Именно этим мы и собираемся заняться.
Для начала давайте посмотрим на некоторые «правила» составления писем и покажем, как можно освободиться от этих правил.
| Старые правила | Новые правила |
| Всегда соблюдайте правила грамматики. | Говорите как есть. |
| Например: 1. Никогда не заканчивайте предложение предлогом. | 1. Как однажды написал Уинстон Черчилль, «такая чушь не годится». |
| 2. Никогда не начинайте предложение словами «и» или «но». | 2. Пишите так, как вы разговариваете. Начинайте предложения с «и» и «но», если это привлечет внимание читателя. И не только: это может придать дополнительный вес вашим аргументам. |
КАК ПИСАТЬ,
19
Эти и многие другие правила нарушаются в образцах писем, с которыми вы познакомитесь в следующих главах. Дело не в том, что правила обязательно должны нарушаться ради нашего же блага. Отличить хорошее письмо от плохого можно с помощью ответа на простой вопрос:
Достигло ли ваше письмо желаемого результата?
И это означает: