Значение управления проектами в деятельности компании
Современное предприятие способно существовать и успешно конкурировать на рынке лишь при условии постоянного развития и адаптации к изменяющимся условиям ведения бизнеса. Ускорение ритма современной жизни усиливает нестабильность функционирования компаний, заставляет их проводить частые и быстрые преобразования, подстраиваться под внешние условия. Справляться с этой задачей позволяет проектная деятельность.
Рыночная экономика заставляет пересмотреть содержание системы дисциплин, занимающихся экономикой, планированием, организацией и управлением. Массовый рост масштабов проектов, изменение критериев их эффективности потребовали не просто повышения уровня специализации управленческой деятельности, но и разработки новых методов планирования, контроля сроков исполнения и организации взаимодействия участников проекта. Основой нового подхода к объекту управления является концепция управления проектом (Project Management), которая в настоящее время стала признанной во всех развитых странах методологией осуществления инвестиционной деятельности.
Управление проектом является междисциплинарной наукой, которая имеет много общего с другими дисциплинами. Поскольку управление проектом связано с изменениями, осуществляемыми, как правило, внутри предприятия, то очень важно определить, в чем различие и что общего между разными сферами управленческой деятельности:
- общая теория управления (управление стационарными процессами, внутрифирменное управление);
- управление производством;
- управление проектом (управление нестационарными динамическими процессами, управление изменениями);
- социально-психологические дисциплины.
Очевидно, что все четыре сферы знаний пересекаются, и управление проектом включает в себя элементы из всех сфер его окружения (Рис. 2).
Рисунок 2 – Взаимосвязь различных областей знаний об управленческой деятельности
Из этого можно сделать общие выводы.
1) Сфера УП имеет свою уникальную область знаний, частично пересекающуюся с другими областями.
2) Общая теория управления содержит знания, которые должен иметь каждый менеджер проекта.
3) Управление производством содержит специальные знания в конкретной сфере деятельности. Это то, что делает менеджера проекта специалистом в этой области.
4) Социально-психологические дисциплины помогают менеджеру проекта лучше выполнять свои функции.
Основы управления проектами
Основные понятия, признаки и характеристики проекта. Классификация проектов. Концепция управления проектом. История развития управления проектами за рубежом и в России. Профессиональные организации по управлению проектами. УП как специальная область профессиональной деятельности. Системы сертификации
Основные понятия
Управление проектом (УП) (Project management) – основная функция проекта как динамической системы направленная на сохранение структуры, поддержание режима функционирования и реализацию целей проекта путем применения системы современных методов и техники управления.
Сущность управления проектом, четко сформулирована Институтом управления проектами (США): это искусство руководства и координации людских и материальных ресурсов с применением современных методов и техники управления для достижения определенных в проекте результатов по составу и объему работ, стоимости, времени, качеству и удовлетворению участников проекта.
В определении понятия УП существует потенциальный конфликт двух основных признаков, а именно: «сохранение структуры и поддержание режима ее функционирования» с одной стороны, и «реализацию целей проекта» с другой. Любая управляемая, тем более социальная система, стремясь к сохранению сложившейся структуры, сопротивляется радикальным ее изменениям. Поскольку проект является динамичной системой, этот конфликт приобретает драматический характер. В этой связи целесообразно рассмотреть основные признаки проекта как системы.
При рассмотрении проекта как системы наблюдается определенная совокупность компонентов, взаимодействие которых порождает новые качества, не присущие отдельным компонентам в отдельности. Кроме того, что проект является высоко динамичной системой, он является также сложной системой, т.е. системой, состоящей из подсистем различного уровня: экономическая, социальная, техническая, организационная, маркетинговая, финансовая и т.п.
Таким образом, УП может быть представлено в виде интегрированной в систему отдельных подсистем, ориентированных на определенные объекты управления:
Социальная подсистема или подсистема управления человеческими ресурсами (human resource management subsystem). Подсистема управления проектом, которая включает организационное планирование, кадровое обеспечение проекта, создание команды проекта, а также осуществляет функции контроля и мотивации трудовых ресурсов проекта для эффективного хода работ и завершения проекта. Подсистема нацелена на руководство и координацию деятельности человеческих ресурсов проекта, использует стили руководства, методы мотивации, административные методы, повышение квалификации и переподготовку кадров на всех фазах жизненного цикла проекта.
Техническая (технологическая) подсистема(technique; technology management subsystem). Техника – совокупность средств человеческой деятельности, созданных для осуществления процессов производства и обслуживания непроизводственных потребностей общества. В рамках рассматриваемой задачи условимся понимать под техникой – машины, механизмы, приборы, устройства и т.д.; Технология – совокупность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката в процессе производства. В контексте технической подсистемы существует понятие технологический менеджмент (technological management), представляющий собой управление технологическими ресурсами как подсистемой управления реализацией проекта; исходит из оценки современных технологий и инноваций как одного из факторов конкурентоспособности, учитываемых в стратегии управления проектом. Включает следующие основные функции: а) оптимизацию использования технологического потенциала; б) наращивание технологического потенциала; в) защиту технологического потенциала, а именно предотвращение утечки коммерческой информации и исключение любых действий конкурентов, которые могут подорвать технологические ресурсы. Компонентом такого управления является управление компетенциями, знаниями и опытом применительно к персоналу.
Экономическая подсистема или подсистема управления стоимостью (cost management subsystem). Одна из основных подсистем управления проектом, реализующая планирование и контроль затрат по проекту. Управление стоимостью заключается в предварительной оценке расходов на проект, составлении детальной сметы, определении источников финансирования, планировании денежных потоков, прогнозировании доходов и прибылей. Эта же функция включает контроль поступления и расходования средств на проект и принятие решений в случае превышения расходов над установленными в финансовом плане суммами.
Организационная подсистема (organization management subsystem). Понятие «организация» трактуется достаточно широко, поэтому представляется целесообразным определить контекст его применения. И так, организация как процесс является одной из основных функций управления и будет подробнее рассмотрено в соответствующем разделе. Остановимся на понятии организации как подсистемы. Условимся в дальнейшем считать, что организация как подсистема (иначе говоря, форма деятельности) представляет собой устройство, объединение, формирование, обладающее развитой структурой и предусматривающее распределение ролей и функциональных взаимоотношений, созданная с целью практического воплощения задач проекта. Обычно, для обозначения этой смысловой нагрузки применяют такие понятия как: организационная структура (organization structure) – формально определенная структура, обуславливающая соответствующее распределение полномочий; или организационная структура исполнителей (organization breakdown structure).
Маркетинговая подсистема (marketing management subsystem). Практически любой проект в той или иной степени связан с конкретными сегментами рынка и, как следствие, зависим от их конъюнктуры. В связи с этим маркетинговая деятельность является одним из основных атрибутов эффективного управления проектами. В литературе существует достаточно много определений этого понятия, поэтому остановимся лишь на специфических особенностях маркетинговой деятельности применительно к задачам управления проектами. В качестве приоритетных можно выделить такие задачи как: определение рынка продукции проекта; выявление конкурентных преимуществ проекта; формирование стратегии проекта; прогноз его результатов. Решение этих задач возможно в ходе выполнения ряда последовательных мероприятий. Маркетинговые мероприятия проводятся на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Подсистема управления финансами (financial management subsystem). По сути, финансовый менеджмент – это управление финансовыми ресурсами хозяйствующего субъекта (денежным оборотом, финансовыми отношениями, финансовыми ресурсами и их источниками) с целью достижения его стратегических и тактических целей. Основные направления финансового менеджмента включают анализ финансовой деятельности и финансовый контроль (оценки платежеспособности, ликвидности, рентабельности, прибыли, использования капитала), а также принятие решений на основе анализа; финансовое планирование (разработка финансового плана и бюджета проекта, контроль за его выполнением, корректировка отклонений от плановых показателей); обеспечение проекта финансовыми ресурсами (оценка объема требуемых средств, форм их предоставления, степени доступности и времени предоставления, стоимостные показатели, прогнозирование рисков); распределение финансовых ресурсов (инвестиционная политика и управление активами). В контексте УП подсистема управления финансами обеспечивает решение всех обозначенных выше задач.
Подсистема управления закупками и поставками (procurement and logistics management subsystem). Подсистема управления проектом, включающая процессы приобретения товаров, продукции и услуг по проекту от внешних организаций-поставщиков. Подсистема состоит из планирования материально-технического обеспечения, выбора поставщиков, заключения контрактов и их ведения, организацию учета, доставку приемку и хранение товара, обеспечения учета и контроля, закрытие контрактов. При реализации особенно сложных и объемных проектов управление контрактами может быть выделено в самостоятельную подсистему, включающую следующие процессы: подготовку контрактных предложений, выбор подрядчиков и поставщиков путем проведения торгов и конкурсов, заключение контрактов, контроль за их выполнением, а также расчет по завершенным контрактам.
Подсистема связи с общественностью. Задачи данной подсистемы направлены на достижение гармонии социокультурного пространства за счет рационально структурированных коммуникаций, обеспечивающих успешную реализацию проекта. Как отмечалось ранее, любой проект предполагает изменения существующих объектов или создание новых, что само по себе является вмешательством в сложившийся, пусть и неустойчивый, баланс рынков. Такого рода вмешательство требует активных действий по информированию общественности, представляющей фрагменты социокультурного континуума. Предполагается, что, прежде всего это люди, интересов которых в той или иной степени касается проект. Если они представляют непосредственно потребителей результатов проекта, тогда задача, действительно может ограничиться простым информированием о качестве предлагаемых услуг или товара. Однако существует достаточное количество людей, которым проект не сулит каких-либо выгод, но непосредственно влияет на их жизнедеятельность. В качестве примера можно привести проекты точечных застроек в густонаселенных районах г. Москвы.
Объекты управления
Как отмечалось ранее, подсистемы УП ориентированы на определенные объекты управления. Кроме перечисленных ранее объектов, таких как: людские ресурсы; технические ресурсы; экономика проекта; организационная структура; маркетинг проекта; финансы; связь с общественностью – можно выделить и другие объекты управления. В зависимости от масштаба проекта и других его характеристик эти объекты также могут быть выделены в качестве самостоятельных подсистем, однако в основном управление этими объектами осуществляется в рамках иных подсистем. Прежде всего, это:
Управление содержанием проекта, объемами работ (scope management). Базовое понятие в американском подходе к управлению проектами. Подсистема управления проектом, включающая процессы определения необходимых объемов работ по проекту, планирование их выполнения, управление изменениями объемов работ. Проект описывается путем перечисления всех выполняемых работ, необходимых ресурсов и конечных результатов, включая требования к качеству. Управление временем, продолжительностью (time management). Понятие «управление временем» представляет собой некоторую условность, понятно, что течение времени нельзя изменить. Однако предлагаемая гипербола призвана подчеркнуть смысл времени как ресурса. Иначе говоря, это подсистема обеспечения соответствующего распределения и увязки работ, событий, явлений во времени в процессе развития проекта по последовательным стадиям его осуществления с помощью операций прогнозирования, планирования времени, составления графиков и контроля выполнения работ согласно указанным графиков. Функция управления временем включает в себя определение продолжительности, сроков начала и завершения проекта, его частей, пусковых комплексов, технологических этапов и каждой работы. Эта функция также включает контроль за сроками и продолжительностью выполнения работ при осуществлении проекта, прогнозирование сроков завершения работ, технологических этапов с учетом их выполнения, прогнозирование срока завершения проекта в целом, а также разработку мероприятий и принятие решений по ликвидации отклонений от запланированных сроков.
Управление ресурсами (resource management). Одна из главных подсистем управления проектом, включающая процессы планирования, распределения, учета и контроля ресурсов. Подсистема как самостоятельная существует в основном на ранних стадиях развития проекта, позднее она разделяется на несколько подсистем. Так управление финансами осуществляется в рамках управления стоимостью, материальные ресурсы управляются в рамках подсистемы закупок и поставок, трудовые ресурсы – в рамках управления человеческими ресурсами и т.д.
Управление качеством (quality management). Подсистема управления проектом охватывающая определение критериев и параметров качества, а также мероприятия, необходимые для обеспечения заданных параметров на протяжении всего проекта. Функция управления качеством включает два аспекта: управленческий и технический. Управленческий аспект заключается в обеспечении качества всех сторон и элементов проекта на основе установленных требований и стандартов. Технический аспект связан с организацией системы контроля и обеспечения качества на всех фазах жизненного цикла проекта.
Управление информацией и коммуникациями (information and communication management). Подсистема управления проектом, нацеленная на обеспечение участников и процессов проекта информацией, включая каналы связи, накопление данных, обмен и актуализацию данных, ведение баз данных, распределение информации по потребителям. Реализация функций подсистемы осуществляется, как правило, на базе вычислительной техники и специальных компьютерных программ. - Управление риском (risk management). Подсистема управления проектом, включающая идентификацию, анализ, реагирование на наступление рискового события, разработку мер снижения риска. Управление риском представляет собой целенаправленные действия по ограничению и минимизации риска в системе экономических отношений. Все участники проекта заинтересованы в том, чтобы исключить возможность провала проекта или хотя бы убытка для себя. Вместе с тем ни у кого нет, и не может быть уверенности в благополучном исходе проекта - риск в любом деле общепризнан. Риск проекта связан с воздействием на проект и его элементы непредвиденных событий, которые могут нанести определенный ущерб и препятствовать достижению целей проекта. Для того чтобы снизить потери и избежать провала проекта, методология управления проектами предусматривает специальные процедуры, помогающие учесть факторы неопределенности и риска на всех фазах жизненного цикла проекта.
Управление изменениями (change management). Под управлением изменениями понимается процесс прогнозирования и планирования будущих изменений, регистрация всех потенциальных изменений (в содержании проекта, спецификации, стоимости, планах и др.) для детального изучения и оценки последствий и координации исполнителей, реализующих мероприятия по устранению последствий изменений.
Вышеперечисленные объекты являются общепризнанными, они присутствуют в любом проекте. Однако при необходимости их перечень может быть детализирован за счет выделения, например, таких специальных функций как: администрирование проекта (administration), мониторинг (monitoring), принятие решений (decision), составление и сопровождение бюджета проекта (budgeting), оценка и экспертиза (evaluation, validation, appraisal), отчетность и делопроизводство (reporting) и прочие.
Перечисленные объекты управления ориентированы на основные параметры проекта, поддающиеся изменению и являющиеся управляемыми параметрами, это, прежде всего: стоимость, время, продолжительность работ, ресурсы, качество и т.д.
Реальная структура управления в каждом конкретном проекте определяется индивидуально, так как зависит от масштабов и сложности проекта. Кроме того, она может изменяться в зависимости от этапов развития проекта, так как ориентирована на фазы жизненного цикла проекта (project life cycle).
Следует иметь в виду, что в ряде случаев руководитель проекта может выделить управление наиболее значимыми объектами в условно самостоятельный блок задач и определить соответствующего руководителя. В этих случаях образуются явно выраженные подсистемы управления.
Примечание: иногда процессы управления закупками и поставками относят к фазам проекта, а иногда к подсистеме управления.