Тема 7 Организация контроля над деятельностью работников

Контроль – это процесс обеспечения достижения организацией своих целей.

Управленческий контроль - это процесс наблюдения и регулирования разных видов деятельности организации с целью облегчения выполнения организационных задач.

Необходимость контроля связана с неопределённостью. Планы и организационные структуры – это лишь картины того, каким хотелось бы видеть будущее руководителю. Изменения законов, социальных ценностей, технологий, условий конкуренции и других переменных величин окружающей среды может превратить планы, реальные в момент их формирования, в нечто недостижимое. Даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны. Менеджеры не могут детально прогнозировать ответную реакцию работников на введение новых инструкций, возложение дополнительных прав и обязанностей.

Функция контроля позволяет выявить проблемы и скорректировать деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Определяя успехи и неудачи организации, руководитель получает возможность быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды.

Контроль должен быть всеобъемлющим и регулярно осуществляться каждым руководителем.

Управленческий контроль осуществляется на двух организационных уровнях. Операционный контроль осуществляется на уровне операций, где менеджеры сталкиваются с использованием физических, финансовых, человеческих и информационных ресурсов для достижения организационных целей

Другая направленность контроля - внешняя. Менеджеры, ответственные за стратегию корпорации или бизнеса, обычно используют этот тип контроля. Высшие менеджеры собирают информацию о конкурентах, потребителях, поставщиках, технологии, правительстве и обществе, отслеживая явления, которые могут воздействовать на планы компании, чтобы своевременно отреагировать на них.

Если рассматривать организационную деятельность как систему подбора и концентрации ресурсов, их трансформирования и создания продукции, становится очевидным, что различные виды управленческого контроля необходимы для каждой фазы.

Три основных вида контроля по времени проведения:

предварительный;

текущий;

заключительный.

Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работы в трех ключевых областях:

1) человеческие ресурсы,

2) материальные ресурсы,

3) финансы.

На стратегическом уровне предварительный контроль вводится для того, чтобы нацелить менеджеров на ключевые изменения в окружении, которые могут повлиять на осуществление долгосрочных организационных целей.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей.

Предварительный контроль материальных ресурсов осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям.

Средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план).

Текущий контроль проводится в ходе проведения работ. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль аппарату управления необходима обратная связь.

Обратная связь в данном случае – это информация о полученных результатах. Отклонения, на которые организация должна реагировать могут быть вызваны как внешними, так и внутренними факторами.

На оперативном уровне текущий контроль призван обеспечить выполнение всех работ и развитие событий в соответствии с планом.

На стратегическом уровне текущий контроль предполагает анализ квартальных результатов и внесение коррективов.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена.

Заключительный контроль на операционном уровне имеет три важные функции:

-даёт необходимую информацию для планирования аналогичных работ в будущем;

-служит основанием для определения вознаграждения работников;

-позволяет оценить эффективность работы организации.

Заключительный контроль на стратегическом уровне обеспечивает высшее руководство информацией , которую можно использовать для корректировки или изменений будущих планов фирмы.

Процесс контроля делится на три этапа:

-установление стандартов;

-сопоставление с ними результатов;

-принятие корректирующих мер.

Стандарты – это конкретные цели, которые характеризуются наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работ. Конкретный критерий и определённый период времени называются показателями результативности. Показатель результативности точно определяет, что должно быть получено для достижения целей.

При сопоставлении результатов со стандартами определяется, насколько допустимы и безопасны обнаруженные отклонения.

Деятельность на этом этапе заключается в определении масштаба допустимых отклонений, измерении результатов, обмене информацией и оценке результатов.

Масштаб допустимых отклонений определяет, в каких пределах отклонение полученных результатов от намеченных стандартов не должно вызывать тревоги. Этот масштаб зависит от размеров фирмы.

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным. Преимущества системы контроля должны превышать затраты на её функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени, расходуемого менеджерами на сбор, передачу и анализ информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого при осуществление контроля и затрат на хранение, передачу и поиск информации, связанной с вопросами контроля.

Измерение результатов – самый трудный и дорогостоящий элемент контроля. На этом этапе важно, чтобы система измерений соответствовала тому виду деятельности, который подвергается контролю. Важно чтобы скорость, частота и точность измерений также соответствовали контролируемой деятельности.

Передача и распространение информации осуществляется для повышения эффективности системы контроля. Необходимо доводить до сведения работников как установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Информация должна быть точной, поступать вовремя и доводиться в виде, позволяющем принимать необходимые решения и действия.

На этапе оценки информации о результатах менеджер определяет ее соответствие полученной исследуемой проблеме, необходимость ее для принятия решения. Цель этой оценки в том, чтобы принять решение о необходимости и виде корректирующих действий.

Корректировочные действия могут быть следующие

Устранить отклонения,понять причины отклонения и добиться возвращения организации к правильному образу действий. Улучшение внутренних переменных, усовершенствование функций и т.д.

Ничего не предпринимать, если цели достигаются, необходимо продолжать измерять результаты.

Пересмотр стандартов, при пересмотре планов должны пересматриваться и стандарты. Стандарты основываются на планах, а планы – лишь прогноз будущего.

Рисунок 1 - Виды корректирующих действий

Менеджеры сознательно делают контроль наглядным и видимым, чтобы сотрудники знали о нем, старались избежать ошибок. Однако наглядность контроля вызывает ряд негативных побочных явлений, к которым относятся поведение, ориентированное на контроль и получение неправильной информации.

Поведение, ориентированное на контроль. Подчиненные чаще всего делают то, что начальство хочет видеть при проверке: пренебрегают работой в тех областях, где контроль не ведется.

Получение неправильной информации. Зная требования руководителя, работники при выдвижении нового проекта или бюджета могут завысить объём необходимых ресурсов и преуменьшить уровень доходности.

Эффективный контроль должен соответствовать следующим требованиям.

1.Стратегическая направленность контроля. Контроль должен отражать общие приоритеты организации и поддерживать их.

2.Ориентация на результаты. Контроль можно считать эффективным, если организация достигает целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат её выживание в будущем.

3.Контроль должен соответствовать той деятельности, по отношению, к которой он осуществляется.

4.Своевременность контроля. Она заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, которые зависят от временных рамок основного плана, скорости изменений, а также затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов.

5.Гибкость контроля. Контроль должен учитывать новые факторы влияющие на работу организации.

6.Простота контроля. Процедура контроля должна быть понятна тем, по отношению к кому он применяется. Чем проще мероприятия по осуществлению контроля, тем ниже их стоимость.

7.Экономичность контроля. Затраты должны быть меньше прибыли от внедрения системы контроля.

ВЛАСТЬ И ЛИДЕРСТВО

Существует различие между управлением и лидерством.

Управление- умственный и физический процесс, который приводит к тому, что подчиненные выполняют предписанные им официальные поручения и решают определенные задачи.

Руководитель становится во главе организации в результате намеренного действия (делегирования полномочий), а лидером становятся вне воли организации.

Руководитель организации - человек, который является лидером и эффективно управляет своими подчиненными. Его цель - влиять на подчиненных таким образом, чтобы они выполняли порученную им работу.

Лидерство- процесс, с помощью которого одно лицо оказывает влияние на других членов группы.

Влияние – это любое поведение одного индивида, которое вносит изменения в поведение, отношения, ощущения другого индивида.

Чтобы руководить, необходимо влиять, а чтобы влиять, необходимо иметь основу власти. Власть, как правило, зиждется на обращении к активным потребностям человека.

Руководители должны оказывать влияние таким способом, который легко предсказать и который ведет не просто к принятию данной идеи, а к реальным действиям , необходимым для достижения целей организации. Если руководитель не обладает достаточной властью, чтобы влиять на тех, от кого зависит эффективность его деятельности, то он не сможет получить ресурсы, необходимые для определения и достижения целей, через других людей.

Сейчас признается, что влияние и власть в равной мере зависят от личности, на которую оказывается влияние, а также от ситуации и способности руководителя. Не существует реальной абсолютной власти, так как никто не может влиять на всех людей во всех ситуациях. Власть только отчасти определяется иерархией.

Величина власти руководителя определяется степенью зависимости от него подчиненных. Подчиненные зависят от руководителя в таких вопросах, как заработная плата, продвижение по службе, удовлетворение социальных потребностей. Руководитель тоже зависит от подчиненных в получении информации, необходимой при принятии решений, при установлении неформальных контактов с людьми в других подразделениях, чье содействие необходимо для руководителя, от способности выполнять задания.

Врачи зависят от вспомогательного персонала. Надзиратели от заключенных. Руководитель зависит от подчиненных.

Должен соблюдаться баланс власти, чтобы подчиненные не почувствовали себя неудовлетворительно и не захотели проявить свою власть.

Власть может принимать различные формы:

1.Власть, основанная на принуждении. Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность наказывать таким образом, который помешает удовлетворению какой-то насущной потребности, или вообще может сделать какие-то неприятности.

2.Власть, основанная на вознаграждении. Исполнитель верит, что влияющий имеет возможность удовлетворить насущную потребность или доставить удовольствие.

3.Экспертная власть. Исполнитель верит, что влияющий обладает специальными знаниями, которые позволяют удовлетворить потребность.

4.Эталонная власть (власть примера). Характеристики или свойства влияющего настолько привлекательны для исполнителя, что он хочет быть таким же, как влияющий.

Харизма – это власть, построенная на силе личных качеств или способностей лидера.

5.Законная власть. Исполнитель верит, что влияющий имеет право отдавать приказы, и что его долг – подчиняться им. Приказание влияющего исполняются, так как традиция учит, что подчинение приведет к удовлетворению потребностей исполнителя. Ее также называют традиционной властью. Подчиненный повинуется указаниям руководителя только потому, что он стоит на более высокой ступеньке иерархии. Все руководители пользуются законной властью, потому что им делегированы полномочия управлять другими людьми.

По мере того, как способности исполнителя подошли вплотную к способностям руководителя, стала возрастать необходимость искать сотрудничества со стороны исполнителя.

Две формы влияния могут побудить к активному сотрудничеству – это убеждение и участие.

Убеждение – это эффективная передача своей точки зрения. Руководитель признает зависимость от исполнителя. Активно добиваясь согласия, руководитель оказывает очень сильное воздействие на потребность исполнителя в уважении. Если исполнитель в свою очередь испытывает потребность в знаниях и авторитете, сила влияния путем убеждения растет.

Влияние через участие (привлечение) работников к управлению. Влияние имеет успех, поскольку люди усерднее работают для достижения целей, которые были сформулированы с их участием. При этом удовлетворяются потребности высокого уровня, такие как власти, причастности, успеха и самовыражения.

Существует три подхода к определению значимых факторов эффективного лидерства: подход с позиции личных качеств, поведенческий подход и ситуационный подход.

Подход с позиции личных качеств появился в начале ХХ века.

Согласно личностной теории лидерства (“теория великих людей”), лучшие из руководителей имеют определенный набор общих для всех личных качеств. Некоторые из изученных черт: уровень интеллекта и знаний; впечатляющая внешность; честность; здравый смысл; инициативность; социальное и экономическое образование; высокая степень уверенности в себе.

В 40-е годы начали изучать соотношение между качествами и эффективностью лидерства. Комплексный обзор исследований показал, что лидеры, как правило, отличаются интеллектом, стремлением к знаниям, ответственностью, надежностью. Стогдилл отмечал, что человек не становится руководителем только благодаря тому, что обладает некоторым набором личных свойств.

Не существует набора личных качеств, который бы присутствовал у всех эффективных руководителей. Эффективность руководства имеет ситуационный характер.

Поведенческий подход создал основу для классификации стилей руководства или стилей поведения. Согласно поведенческому подходу к лидерству, эффективность определяется не личными качествами руководителя, а скорее его манерой поведения по отношению к подчиненным.

Основной недостаток поведенческого подхода заключается в тенденции исходить из предположения, что существует какой-то один оптимальный стиль руководства.

Ситуационный подход. Личные качества и поведение руководителя являются существенными компонентами успеха. Однако надо учитывать также дополнительные факторы, которые могут сыграть решающую роль. Такими ситуационными факторами являются потребности и личные качества подчиненных, характер задания, требования и воздействия среды, а также информация, имеющаяся у руководителя

Поэтому современные ученые пытаются определить, какие стили поведения и личные качества соответствуют определенным ситуациям. Руководитель-лидер должен уметь вести себя по-разному в разных ситуациях.

Важный вклад поведенческого подхода в теорию лидерства заключается в том, что он помог провести анализ и составить классификацию стилей руководства.

Стиль руководства – это привычная манера поведения руководителя по отношению к подчиненным, чтобы оказать на них влияние и побудить их к достижению целей организации.

Каждый управляющий – уникальная личность, поэтому стиль управления не всегда можно отнести к какой-то конкретной категории. Скорее стиль можно соотнести с какой-то позицией в определенном континууме. Имеются две широко использующиеся системы целей этого континуума. По традиционной системе классификации стиль может быть автократичным (это одна крайность) и либеральным (другая крайность).

Автократичный лидер в управлении авторитарен, обладает достаточной властью, чтобы навязывать свою волю исполнителям и без колебаний при необходимости прибегать к этому. Дуглас МакГрегор назвал предпосылки автократичного руководителя по отношению к рабочим теорией «Х».

Представления демократичного руководителя о работниках МакГрегор назвал теорией «Y».

Организации, где доминирует демократичный стиль, характеризуются высокой степенью децентрализации полномочий. Подчиненные принимают активное участие в принятии решений и пользуются широкой свободой в выполнении заданий.

Руководители стараются создать ситуацию, в которой люди до некоторой степени сами мотивируют себя, потому что их работа по природе своей, сама является вознаграждением. Руководитель вкладывает много усилий в создание атмосферы открытости и доверия, организует двустороннее общение и играет направляющую роль. Он старается научить подчиненных вникать в проблемы организации, выдавать им адекватную информацию и показывать, как искать и оценивать альтернативные решения.

Такое руководство характеризуется минимальным участием руководителя. Группа имеет полную свободу принимать решения. Этот стиль руководства опирается на высокую сознательность, преданность делу и творческую инициативу всех членов коллектива.

Руководители, сосредоточенные на работе, заботятся о проектировании задачи и разработке системы вознаграждений для повышения производительности труда. Классический пример, Фредерик Тейлор.

Руководитель, сосредоточенный на человеке, заботится о повышении производительности труда путем совершенствования человеческих отношений. Они позволяют работникам максимально участвовать в принятии решений.

Управленческая решетка Блэйка и Мутона (Рис. 2)представляет собой классификацию стилей руководства.

Вертикальная ось ранжирует «заботу о человеке» по шкале от 1 до 9. Горизонтальная ось ранжирует «заботу о производстве» также по шкале от 1 до 9. Стиль руководства определяется этими двумя критериями.

Блэйк и Мутон описывают средние и четыре крайних позиций так:

1.1 “Страх перед бедностью”. Применение минимальных усилий для достижения качества работы, которая позволит избежать увольнений.

1.9 “Отдых на работе”. Руководитель сосредотачивается на хороших, доверительных отношениях с подчиненными и мало заботится об эффективности выполнения заданий.

9.1 “Власть – подчинение”. Руководитель очень заботится об эффективности выполняемой работы, но обращает мало внимания на моральный настрой подчиненных.

5.5”Организация”. Руководитель достигает приемлемого качества выполнения заданий, находя баланс эффективности и хорошего морального настроя подчиненных.

9.9 “Команда”. Благодаря усиленному вниманию к подчиненным и эффективности, руководитель добивается того, что подчиненные сознательно приобщаются к целям организации. Это обеспечивает и высокий моральный настрой, и высокую эффективность.

В ситуациях, где исполнители действуют на уровне более низких потребностей, демократичный стиль может снизить степень удовлетворенности. Однако этот стиль оказывает, как правило, положительное влияние на удовлетворенность большинства сотрудников более высокого уровня, чем рабочие.

2.- Управленческая решетка.

Рисунок 2 -

Управленческая решетка Блэйка и Мутона

В рамках ситуационного подхода рассмотрим две модели, которые помогут разобраться в сложностях процесса руководства. Это ситуационная модель руководства Фидлера и теория жизненного цикла Херси и Бланшара.

Модель Фидлера сосредоточила внимание на ситуации и выявила три фактора, влияющие на эффективность стиля руководителя.

1.Отношения между руководителем и членами коллектива, которые подразумевают лояльность, проявляемую подчиненными, их доверие руководителю и привлекательность личности руководителя для исполнителей.

2.Структура задачи – привычность задачи, четкость ее формулировки и структуризации.

3.Должностные полномочия – объем законной власти, связанной с должностью руководителя, которая позволяет ему использовать вознаграждение, а также уровень поддержки, который оказывает руководителю формальная организация.

Фидлер считал, что хотя каждой ситуации соответствует свой стиль руководства, стиль того или иного руководителя остается в целом постоянным. Он предлагает помещать руководителя в такие ситуации, которые наилучшим образом подходят к стабильному стилю руководства, что обеспечит баланс между требованиями ситуации и личными качествами руководителя, а отсюда высокая производительность и удовлетворенность.

Фидлер провел опрос работников с просьбой дать портрет абстрактного коллеги, с которым менее всего хотелось бы работать, чьи личные качества были наименее предпочтительными (наименее предпочитаемый коллега - НПК).

По Фидлеру, менеджеры, имеющие высокий рейтинг по критерию НПК, хотят, чтобы их отношения с коллегами строились на личностной основе и взаимопомощи. Те руководители, которые имеют низкий рейтинг, сосредоточиваются на заданиях и беспокоятся о производстве.

Отношения между руководителем и членами коллектива могут быть хорошие и плохие, задача может быть структурирована и не структурирована, а должностные полномочия - большими и малыми. Различные сочетания этих переменных дают восемь потенциальных стилей руководителя.

Ориентированный на задачу стиль руководства, по мнению Фидлера, больше соответствует наиболее и наименее благоприятным ситуациям. А стиль, ориентированный на человека, лучше всего проявит себя в умеренно благоприятных ситуациях.

Поль Херси и Кен Бланшар разработали ситуационную теорию лидерства, которую они назвали теорией жизненного цикла, согласно которой самые эффективные стили лидерства зависят от «зрелости исполнителей». Зрелость отдельных лиц или групп подразумевает способность нести ответственность за свое поведение, желание достигнуть поставленной цели, а также образование и опыт в отношении конкретной задачи, которую необходимо выполнить. Понятие зрелости не является постоянным качеством лица или группы, а скорее характеристикой конкретной ситуации. Руководитель определяет зрелость, оценивая стремление к достижению, способность нести ответственность за поведение, а также уровень образования и опыт прошлой работы над порученными заданиями.

Как показано на рисунке 3 представлены четыре стиля лидерства, которые соответствуют конкретному уровню зрелости исполнителя:

S1 – давать указания; S2 – продавать; S3 – участвовать; S4 – делегировать.

Зрелость исполнителя

Рисунок 3- Ситуативная модель руководства Херси и Бланшара.

S1 - “давать указания” - требует, чтобы руководитель сочетал высокую ориентированность на задачу и малую на человеческие отношения. Годится для подчиненных с низким уровнем зрелости. Подчиненные не хотят и не способны нести ответственность, им требуются соответствующие инструкции, строгий контроль.

S2 - “продавать” - подразумевает, что стиль руководителя в равной и высокой степени ориентирован и на задачу, и на отношения. Подчиненные хотят принять ответственность, но не могут, так как имеют средний уровень зрелости.

S3 –“участвовать” умеренно высокая степень зрелости. Подчиненные могут, но не хотят принимать ответственность. Самый подходящий стиль – основан на участии подчиненных в принятии решений.

S4 – “делегирование” высокая степень зрелости. Работники могут и хотят принимать на себя ответственность за принятие решений. Подходит стиль делегирования.

Тема 8