Документальное оформление складских операций

Работа склада связана с перемещением товарно-материальных ценностей, поэтому особое значение имеет правильная организация документооборота. Первичные учетные документы должны соответствовать типовым формам и только если на оформление какой-то операции отсутствуют типовые формы, то допускается использовать документы, формы которых разработаны организацией самостоятельно.

Движение материальных ценностей оформляется документами, формы которых утверждены Государственным комитетом по статистике Российской Федерации.

Первичный учетный документ, независимо от его назначения, должен обязательно иметь:

- наименование и дату;

- наименование организации, в которой составлен документ;

- наименование документируемой операции;

- учетные показатели операции в натуральных и стоимостных измерителях;

- указание должностей ответственных лиц и их подписи.

Если первичный документ рассчитан на несколько номенклатурных номеров, то в нем соответственно предусматривается определенное количество строк. Могут быть однострочные первичные документы, рассчитанные на один номенклатурный номер.

Первичные документы на получение и отпуск материалов рекомендуется заранее пронумеровать нумератором.

На предприятиях обычно лимитируется выдача дефицитных и дорогостоящих материалов по списку, утверждаемому руководителем предприятия.

Часто используемым документом является доверенность на получение материальных ценностей. Она составляется и выдается в бухгалтерии предприятия. Подписать доверенность имеют право руководитель (заместитель руководителя) и главный бухгалтер предприятия, которые могут уполномочить на это других должностных лиц предприятия. Оформленная доверенность имеет срок действия не более 15 дней.

Если на предприятии получение товарно-материальных ценностей по доверенности носит массовый характер, то выданные доверенности учитываются в специальном журнале.

Доверенность не нужна, если товар доставляется централизованно поставщиком.

Товарно-материальные ценности могут получаться по доверенности полностью или по частям. Независимо от этого отчет о получении товарно-материальных ценностей по доверенности и сдаче их материально-ответственному лицу представляется в бухгалтерию предприятия не позднее, чем на следующий день после каждого получения ценностей.

Поставщику доверенность отдается при первом получении товара, независимо от того, отпускается ли он весь сразу или за несколько раз по частям.

Приходный ордер в одном экземпляре для учета поступающих от поставщиков материалов составляет в день поступления ценностей на склад материально ответственное лицо получателя.

Приемку товаров осуществляет приемная комиссия с участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика). Если в силу каких-либо причин представитель поставщика не может участвовать в приемке товара, то приглашается представитель незаинтересованной организации. По результатам приемки товара составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр передается в бухгалтерию и на его основании делаются материальные проводки о движении товарно-материальных ценностей. Второй экземпляр используется для ведения претензионной работы с поставщиком. Предъявление претензии может поручаться отделу снабжения или бухгалтерии.

На предприятиях обычно устанавливается ограничение на выдачу товарно-материальных ценностей определенных наименований. В этом случае в двух экземплярах на каждое наименование материала оформляется лимитно-заборная карта. Один экземпляр лимитно-заборной карты передается тому структурному подразделению, которое будет получать эти материалы со склада, а другой экземпляр - на склад, который будет выдавать указанные материалы.

При отпуске материальных ценностей со склада одного подразделения предприятия на склад другого подразделения (например, с оптового склада в магазин розничной торговли) применяется требование-накладная, а при отпуске сторонним организациям по договору – накладная на отпуск материалов на сторону. При доставке товаров автомобильным транспортом выписывают товарно-транспортную накладную, железнодорожным транспортом – железнодорожную накладную.

Система складского учета должна учитывать движение материалов по складу по каждому виду, сорту и другим параметрам материалов. Для этого используется карточка учета материалов, которую ведет материально ответственное лицо.

При разборке и демонтаже зданий и сооружений их составные элементы (строительные материалы и конструкции) могут быть пригодными для дальнейшего использования. Они приходуются по специальному акту, предназначенному именно для этой цели. Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, после составления направляется в бухгалтерию.

Инвентаризация

Важное место в деятельности склада занимает инвентаризация – проверка фактического наличия товарно-материальных ценностей. Фактическое наличие сопоставляется с бухгалтерскими данными. При инвентаризации проверяется полнота отражения обязательств в учете.

Порядок проведения инвентаризации регламентирован «Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств», утвержденными приказом Министерства финансов от 13 июня 1995 г. № 49.

В инвентаризационную комиссию приказом руководителя предприятия включаются сотрудники и руководство склада, работники бухгалтерии. Допускается включать сотрудников службы внутреннего аудита или независимы аудиторских организаций.

Инвентаризация может быть периодической, непрерывной и выборочной. Согласно «Положению о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» инвентаризация проводится:

- при проверке хозяйственной деятельности и при документальной ревизии предприятия;

- при смене материально-ответственных лиц (увольнение, убытие в отпуск).

- в случае хищений или других злоупотреблений и порчи материальных ценностей, в том числе и по причине чрезвычайных ситуаций (стихийных бедствий, пожара, аварий);

В случае инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество передаются в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии, а все складские операции оформлены документально. Это означает, что все поступившие товарно-материальные ценности оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Инвентаризационные описи во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.