Современные способы и техника создания документов. электронный документооборот

Эффективное управление предприятием невозможно без эффективной системы документооборота, т. к. именно документы являются его основным информационным ресурсом.

В настоящее время на предприятиях и в организациях применяется как традиционное делопроизводство (на бумажных носителях информации), так и электронный документооборот (ЭДО) – способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно.

Система электронного документооборота (СЭД) представляет собой компьютерную программу (программное обеспечение, система), позволяющую организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и пр.).

Иногда СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) – системой управления электронными документами.

Основным понятием СЭД является электронный документ, представляющий собой совокупность данных в памяти компьютера, включающей текст, рисунки, таблицы, чертежи и т. д. и предназначенной для восприятия человеком с помощью соответствующих программных и аппаратных средств.

Кроме понятия «электронный документ» в электронном документообороте (ЭДО) существуют и следующие:

- Workflow (поток работ): последовательность действий сотрудников в рамках определенного бизнес-процесса, например: «получение документа, регистрация документа, рассмотрение документа, исполнение документа», а бизнес-процесс – «работа с обращениями граждан»;

- ECM (Enterprise Content Management): «управление корпоративными информационными ресурсами (содержанием, наполнением, контентом)». Это понятие несколько шире, чем СЭД. Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, используемых для сбора, управления, накопления, хранения и доставки информации (контента) всем потребителям внутри организации. Например, для того чтобы стать ECM-системой, СЭД должна содержать средства сканирования документов, гарантировать сохранность документов, поддерживать правила хранения документов и пр.

К обязательным реквизитам электронных документов относится электронно-цифровая подпись (ЭЦП), которая применяется для подписи электронных документов как физическими, так и юридическими лицами с целью придания документу юридической силы. Следует помнить, что Комиссия правительства РФ по законопроектной деятельности одобрила внесенный Минэкономразвития проект закона об отмене обязательности печати для хозяйственных обществ, заменяя её более актуальными способами идентификации, в том числе электронной подписью, специальными бланками компаний, голографическими печатями и пр., используемыми на добровольной основе [9]. В тоже время законопроект не направлен на запрет круглой печати как инструмента бумажного документооборота, и право на её использование сохраняется.

Электронные документы с текстовыми данными создаются при помощи компьютерной программы - Текстовый редактор. А для ввода, редактирования и обработки текстовых документов с различной информацией (например, с таблицами, графикой и пр.) используется программа - Текстовый процессор.

К текстовым редакторам и процессорам можно отнести: встроенные текстовые редакторы; редакторы инструментальных компьютерных программ; универсальные текстовые процессоры; редакторы научных документов, программы для верстки макетов журналов и книг (издательские системы).

В настоящее время наиболее популярным является текстовый процессор Microsoft Word 2010, но уже появилась новая версия - Microsoft Office 2013.

В Word 2010 можно создавать документы следующих типов:

• Новый документ;

• Веб – страницу;

• XML – документ;

• Сообщение E-mail;

• Сообщение – Факс;

• Конверты и Наклейки;

• Шаблоны.

По результатам рейтинга, составленного агентством CNews Analitics, в июле 2012 года компания Cognitive Technologies заняла первое место среди крупнейших поставщиков систем электронного документооборота в России, сохранив свое лидерство в рейтинге ведущих поставщиков СЭД, которое она удерживает с 2010 года. Главным ЕСM-продуктом компании Cognitive Technologies является система автоматизации бизнес-процессов и документооборота «Е1 Евфрат» — единственная в России роботизированная СЭД. Количество реализованных лицензий Е1 выросло в два с половиной раза с 2010 года, составив 40 тыс. лицензий, что обеспечило автоматизацию более 115 тысяч рабочих мест. При этом высокий спрос на систему наблюдается как со стороны крупных коммерческих компаний, так и со стороны государственных структур. Одной из важных особенностей системы, отличающей ее от конкурентов, является гибкость и удобство настройки, что позволяет в кратчайшие сроки осуществить внедрение, а также оперативно вносить изменения в автоматизированные с помощью Е1 бизнес-процессы даже силами не имеющих подготовки в области программирования штатных сотрудников компаний-клиентов [17].

Система «Е1 Евфрат» позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в ней реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем этого класса.

На все типы документов в системе формируется электронная регистрационно-контрольная карточка (РКК) документа. Электронные документы в системе могут быть созданы ранее или в процессе текущей работы в каком-либо редакторе (текстовом или графическом) и прикреплены к РКК. К одной такой карточке может быть прикреплено сколько угодно много электронных документов разных форматов. При регистрации каждому документу в системе присваивается уникальный номер и набор реквизитов в соответствии с принятыми в организации стандартами и формируется РКК документа.

В базовый комплект поставки «Е1 Евфрат» входят пять форм РКК для регистрации следующих типов документов:

• входящие документы;

• исходящие документы;

• внутренние документы;

• договоры;

• служебные записки.

«Е1 Евфрат» позволяет регистрировать документы, полученные по электронной почте, созданные в MS Word и MS Excel, а также в аналогичных приложениях Open Office или из Проводника MS Windows, используя соответствующую кнопку на панели инструментов указанных приложений. Регистрируемые документы распределяются по потокам, отражающим номенклатуру дел организации, например, входящие документы, исходящие, приказы, договоры и т.д.

Администратор системы имеет право корректировать их (создавать/удалять, давать название, регулировать текущее значение счетчиков, состав реквизитов, значения словарей и справочников). При необходимости возможна модификация РКК потоков или создание новых типов потоков.

В некоторых организациях (например, из государственного сектора) нельзя избежать полного отказа от обращения бумажных документов. Специально для таких организаций в «Е1 Евфрат» реализована возможность перевода всех сущностей системы (документов, регистрационно-контрольных карточек, согласований, поручений и т.д.) в бумажный вид через печать. Поддержка электронно-бумажного документооборота в «Е1 Евфрат» позволяет использовать бумажные документы только тогда и там, где это действительно необходимо. Например, при подготовке к аудиторской проверке компании все электронные документы без усилий могут быть переведены в бумажные копии.

Регистрация бумажных и электронных документов при использовании этой системы происходит в соответствии с требованиями ГСДОУ.

Система «Е1 Евфрат» обеспечивает:

- поддержку номенклатуры дел и индивидуальную настройку папочной структуры документов;

- поддержку маршрутов движения документов (последовательные, параллельные, свободные маршруты, маршруты с условиями, отсрочки);

- широкие возможности по регистрации электронных версий документов (регистрация из электронной почты и web-форм, поддержка потокового сканирования, регистрация файлов любого формата);

- предоставление развитых возможностей поиска (атрибутивный, расширенный, полнотекстовый поиск с учетом морфологии русского языка, поддержка динамических папок поиска);

- сохранение истории работы с документами (учет времени и авторов всех действий с документом, сохранение рабочих комментариев, поддержка версионности присоединенных файлов);

- поддержку смешанного документооборота (подготовка бумажных документов и отчетов по шаблонам, вывод на печать регистрационной карточки документа, учет места хранения оригиналов документов);

- обеспечение информационной безопасности (поддержка ЭЦП, шифрования данных, протоколирования, разграничения прав доступа и системы ролей, наличие встроенных средств контроля целостности данных и автоматического резервного копирования);

- автоматическую генерацию номера и даты документа;

- использование словарей, справочников и классификаторов при заполнении РКК;

- контроль заполнения полей РКК;

- проверку новых документов на дублирование по заданным реквизитам РКК;

- работу с проектами документов;

- применение уникальных технологий автоматизации регистрации документа (Drag&Recog, автопроцессинг, автоимпорт);

- наличие инструментов для анализа документооборота, создания отчетов, а также контроля исполнительской дисциплины сотрудников (возможность построения отчетов и аналитических справок, автоматическое ведение журналов);

- удобное создание собственных форм документов без программирования с использованием графического дизайнера форм.

Кроме того, в нашей стране на самой распространенной в России платформе «1С:Предприятие 8.2» примером системы для автоматизации документооборота является «ПитерСофт: Управление процессами». Полноценный электронный документооборот на 1С появился вместе с созданием платформы «1С:Предприятие 8», когда распространение семейства программ 1С было переориентировано с мелкого на средний и корпоративный сегменты предприятий. Электронный документооборот является атрибутом полноценной информационной системы для таких предприятий, при этом системы класса workflow и более совершенная версия BPMS являются стандартным модулем корпоративной информационной системы предприятия, в котором количество офисных сотрудников достигает более 50 человек.

Программные продукты на платформе 1С традиционно сильны в сфере учета и управления. В связи с этим документооборот в 1С обладает рядом дополнительных преимуществ, отсутствующих в других системах электронного документооборота. К числу таких преимуществ можно отнести полноценную интеграцию с учетными данными - документами и справочниками, без чего невозможно построить систему комплексной автоматизации бизнес-процессов.

Существует ряд стандартных применений системы электронного документооборота на 1С, например, автоматизация договорной работы. Но решение таких задач, как кадровый документооборот, работа с командировками и авансовыми отчетами, заявки на денежные средства, процессы сопровождения продаж, закупок, производства и складской документооборот могут быть решены только в единой информационной системе с системой учета. Например, на платформе 1С 8 система электронного документооборота «ПитерСофт: Управление процессами» может работать в единой базе с продуктом «1С: Зарплата и управление персоналом» или «1С: Управление производственным предприятием», что позволяет комплексно решать и функциональные задачи (например, набор персонала), и учетные (начисление оклада) и управленческие (принятие мотивационного решения о повышении оклада или штрафе), и задачи взаимодействия и передачи информации (прохождения документа по маршруту, связанное со своевременным оповещением всех заинтересованных участников процесса согласно ранее утвержденному порядку).

К преимуществам электронного документооборота можно отнести:

- Прозрачность бизнес-процессов. Система обеспечивает возможность отслеживания этапов выполнения бизнес-процессов, что делает всю деятельность в организации абсолютно прозрачной для руководства и контролируемой.

- Повышение исполнительской дисциплины. По статистике 20% полученных заданий не выполняются ответственными за них работниками. Предоставляя полный контроль всех этапов работ для руководства, ECM-система напрямую влияет на исполнительскую дисциплину сотрудников.

- Сокращение затрат времени руководителей и сотрудников. Использование системы сокращает временные затраты практически на все рутинные операции с документами (создание, поиск, согласование и т. д.). Кроме того, происходит ускорение документооборота и, как следствие, всех процессов в организации.

- Обеспечение конфиденциальности информации. Утечка конфиденциальной информации может повлечь за собой миллионные убытки организации. В отличие от традиционного «бумажного» документооборота, ECM-система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей, все действия над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.

- Выполнение требований стандартов ISO 9000. Постановка менеджмента качества в настоящее время стала одной из приоритетных задач, решаемых российскими компаниями. Одно из требований к системе менеджмента качества (СМК) – это прозрачно поставленный документооборот и информационное взаимодействие. Преимущества использования ECM-системы при постановке СМК:

• обеспечение строгого выполнения разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями;

• поддержка выполнения регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов;

• предоставление средств для контроля со стороны руководства за функционированием СМК.

- Легкость внедрения инноваций и обучения. Благодаря системе оповещения, построенной на базе ECM-системы можно быстро довести новые правила работы до всех сотрудников. Сокращаются сроки обучения новых сотрудников за счет возможности быстрого поиска необходимой для работы информации (положений, инструкций и пр.). Легко меняются маршруты прохождения и шаблоны документов, после чего сотрудники автоматически начинают работать по-новому.

- Развитие корпоративной культуры. Процесс внедрения ECM-системы налаживает и поддерживает корпоративную культуру. Оптимизация взаимодействия сотрудников и развитие горизонтальных связей приводят к сплочению команды. В то же время возрастает ответственность каждого сотрудника за качественное выполнение выданного ему задания.

- Рост конкурентных преимуществ. Внедрение ECM-системы напрямую отражается на конкурентных преимуществах компании перед другими игроками рынка. Повышается скорость и качество обслуживания клиентов за счет ускорения движения информационных потоков и четкого контроля всех процессов. Функционирование даже крупного предприятия становится более мобильным и меньше зависит от конкретных «незаменимых» сотрудников.