Разновидности первичных документов и общие принципы учета
Бухгалтерский учет в банке ведется по мемориально-ордерной автоматизированной форме счетоводства, т.е. до группировки однородных операций банка на счетах (в журналах, ведомостях) они оформляются в мемориальном ордере, в котором указывается краткое содержание операции, сумма и корреспонденция счетов (транзакция). Если эти реквизиты имеются в первичном документе, на основе которого совершается операция, то мемориальный ордер по ним не выписывается (кассовые документы, выписки из корреспондентских счетов, авансовые отчеты и т.п.).
К мемориальным ордерам прикладываются первичные документы, которые послужили основанием для отражения информации о совершенных банковских операциях. Первичные документы, фиксирующие факт совершения операции, должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.
Первичные документы оформляются на типовых бланках, бланках типовых межведомственных форм или на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами. При необходимости банки могут сами разрабатывать документы специфических форм, которые должны быть утверждены приказом или распоряжением по банку, а их реквизиты должны соответствовать требованиям, содержащимися в банковском законодательстве.
К первичным документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершение операции, ее юридическую законность.
Первичные документы в банке (в зависимости от назначения) для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:
- наименование документа (формы), код формы;
- дату составления;
- наименование организации, от имени которой составлен документ;
- содержание операции;
- измерители операции (в количественном и стоимостном выражении);
- наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.
Первичные документы прикладываются к мемориальным ордерам, в которых делается о них запись. Первичные документы подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота, правильность оформлении документа, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). Приемка и проверка отдельных документов, используемых в бухгалтерском учете, может быть осуществлена с использованием вычислительной техники.
Первичные документы прошедшие обработку должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: отметкой является оттиск штампа контроллера, ответственного за их обработку.
Все расчетные документы в зависимости от места их формирования подразделяются на банковские, составляемые учреждениями банков, и клиентские, поступающие от клиентов банка – предприятий организаций и т.д.
Банковские операции с отражением в бухгалтерском учете на основе документов, оформляемых в соответствии с требованиями законодательства по отдельным операциям.
Операции производятся в большинстве случаев на основе принятых к исполнению документов клиентов. Операции совершаемые без документов клиентов банка, оформляются документами, составляемые банком согласно требованием законодательства по отдельным операциям. К числу таких документов относятся в частности, приходные и расходные кассовые и мемориальные ордера, распоряжения уполномоченных сотрудников и др. указанные документы составляются с использованием бланков установленных форм.
Все расчетно-денежные документы по характеру отражаемых банковских операций делятся на мемориальные, кассовые и внебалансовые.
Мемориальные документы используются для совершения безналичных перечисление по по счетам. Основное место среди них занимают расчетные документы, представляемые клиентами банка (платежное поручение, требование-поручение, заявление на открытие аккредитива и т.д.). При частичной оплате платежных требований поручений, частичном погашении ссуд для оформления операции используются платежные ордера.
Кассовыми документами оформляются операции по приему и выдаче наличных денег. Они могут быть приходными и расходными. К приходным кассовым документам относятся: объявления на взнос наличными, приходный кассовый ордер, квитанция о приеме денег, и пр. К расходным кассовым документам относятся чек и расходный кассовый ордер.
К внебалансовым документам относятся приходный и расходные внебалансовые ордера. Этими документами оформляются прием и выдача ценностей и документов, хранящихся в банке учет которых осуществляется забалансом.
Все мемориальные, кассовые, внебалансовые документы с приложенными к ним первичными документами, подтверждающими совершение банком операции за день называются документами дня.
Для обслуживания клиентов и собственных расчетов по безналичным операциям используются следующие документы:
· Платежное поручение
· Платежное требование
· Заявление на перевод
· Платежное требование-поручение
· Платежный ордер
· Платежные чеки
· Аккредитивы
· Извещение о поступлении валютных средств на транзитный счет
· Заявки на покупку или продажу иностранной валюты
· Поручение на обязательную продажу
· Внебалансовые приходный и расходный ордер
· Мемориальные ордера, приходные и расходные ордера
· Выписка по счету
· Кассовая заявка предприятия
Для документального оформления кассовых операции используются следующие документы:
· Объявление на взнос наличными;
· Кассовый журнал по приходу
· Денежный чек
· Кассовый журнал по расходу
· Сводная справка о кассовых оборотах
· Приходный кассовый ордер
· Расходный кассовый ордер
· Кассовая лента и квитанции банкомата
· Кассовый чек
· И др.
Операции по кассе
Бизнес-процесс
Операции с наличными деньгами производятся через кассу банка. Они оформляются следующими финансовыми документами: объявлением на взнос наличными и чеки. Обработку инициирует клиент (Рис. 3.84), доставляя в банк первичные документы (1, 2).
При выполнении приходных операций производится контроль(3) номера счета, соответствие суммы документа кассовому плану, открытость счета, в случае с расходными операциями производится контроль на сальдо. Если средств на счету не достаточно, то происходит отказ в выполнении операции (4), тоже происходит, если счет клиента относится к закрытым. Если же документ прошел контроль, то формируется соответствующая строка для отчета кассового плана (5) и затем составляется кассовый журнал (6). После этого выполняются проводки по счетам, затронутым данной операцией (7). Далее в ядре системы идут процедуры по составлению регистров (8,9) и отчетов по кассе (10).
Рис. 3.84. Бизнес процесс кассовых операций
Учет кассовых операций
В коммерческом банке создаются кассы: приходные, расходные, приходно-расходные, вечерние, кассы для выдачи чековых книжек, пересчета денежной выручки. Количество и виды таких касс зависит от объема операций и характера деятельности банка.
Основной принцип, положенный в основу выполнение кассовых операций в банке, заключается в том, что кассир может выполнять операции по приему и выдаче ценностей только на основании распоряжения операционных работников, оформленного соответствующими кассовыми документами (приходными или расходными). Операционные работники, проверив законность оформления кассовых операций, подписывают документы, регистрируют их в кассовых журналах (приходных или расходных) и передают кассиру внутренним путем. Для контроля за правомочностью подписания кассовых документов кассовые работники приходных и расходных касс снабжаются образцами подписей операционных работников, уполномоченных подписывать приходные и расходные кассовые документы, а операционные работники, связанные с оформлением приходно-расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников. Образцы подписей заверяются подписями руководителя и главного бухгалтера и скрепляются печатью кредитной организации.
В начале операционного дня кассиры получают от заведующего кассой (старшего кассира) определенную сумму наличных денег в качестве аванса, а в течение операционного дня в случае необходимости - дополнительные суммы. В конце дня кассиры отчитываются за использование полученного аванса: общая сумма проведенных ими за день операций сверяется с данными кассового журнала, после чего остатки имеющихся у них денег, кассовые документы и составленные кассирами справки об операциях за день передаются заведующему кассой (старшему кассиру). Передача денег и ценностей в виде аванса или возврата оставшихся у кассира ценностей отражается в книгах учета принятых и выданных денег (ценностей) заведующего кассой и кассира.
Операции по приему наличных денег в кассы банка от клиентов-юридических лиц оформляются объявлением на взнос наличными, которое состоит из трех частей: объявления, ордера и квитанции; выдача им наличных денег осуществляется на основе денежного чека. Операции по приему и выдачи наличных денег физическим лицам, в том числе работникам банка оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами. В подтверждение приема наличных денег в кассу банка клиенту-юридическому выдается квитанция, физическому лицу - экземпляр приходного кассового ордера.
В бухгалтерском учете операция по зачислению внесенных наличными денег на счет клиента осуществляется на основе приходного кассового журнала и оформляется проводкой:
· Дт 20202 Касса кредитной организации
· Кт Соответствующего счета клиента.
После получения данных синтетического и аналитического учета и их сверки, ордер передается клиенту - юридическому лицу вместе с выпиской из его лицевого счета.
В бухгалтерском учете расходные кассовые операции отражаются на основе расходного кассового журнала после сверки его операционными работниками и кассиром. Суммы выданных наличных денег из кассы банка отражаются:
· Дт Расчетный (текущий) счет клиента
· Кт 20202 Касса кредитных организаций"