Глава 2. Проблемы внедрения и использования номенклатуры дел

Проблемы традиционной номенклатуры дел

Проблема №1. Нечеткость деления приводит к удвоению, утроению объемов хранения

В связи с тем, что сроки хранения документов нужно определять в основном по «Перечню документов, образующихся в деятельности предприятий или организаций», многие берут за основу деления его статьи- все равно придется делить по сроку хранения, да соответствующую статью подобрать легче. Только легко ли будет найти документ, пользуясь такой номенклатурой дел?

Например нужно найти переписку с ОАО "ЛЮТИК". Скорее всего, все будет лежать в папке с названием "Переписка по основной деятельности". Придется перебирать все по одному листу.

Неопределенность содержания заголовка вызывает, в общем-то, недоумение. Там может содержаться и указание вида(или видов документов), направление деятельности, корреспондент, и многое другое. Требование завести папки по переписке с каждым контрагентом вызывает резкое сопротивление делопроизводителей- в одних папках будет по – листочка, в других – копиться тома. Реально получается, что в центральной службе делопроизводства все храниться в виде многотомной «Переписки по основной деятельности», а у каждого исполнителя лежат папочки с перепиской по контрагентам.

При поиске по номенклатуре дел невозможно быть уверенным, что отобраны все папки, в которых могут содержаться нужные документы.

Например, нужно составить справку об истории отношений с этим ОАО «Лютик». Имея среднестатистическую номенклатуру нельзя быть уверенным в поиске.

Проблема №2. Организация коллективного доступа

Достаточно большое количество документов должно быть доступно всем, а для многих документов нужно правила доступа определять поименно.

Как это отразить в существующей номенклатуре дел? Попытки определить что-то вроде раздела "Для коллективного пользования" наткнулись на сопротивление службы ДОУ. Цитирую основание: «Если документ направлен в подразделение, он должен там быть зафиксирован, и с момента получения все сотрудники обязаны им руководствоваться в текущей деятельности". Все верно. Поэтому пришлось делать множество копий в каждом структурном подразделении.

А вот куда девать права доступа... В номенклатуру дел не влезло. Пришлось делать описание каталогов - совсем другой документ, который вобрал в себя, в том числе, и все вопросы номенклатуры дел. И этот документ(номенклатура) получается, и не нужен больше. Потребуется только для сдачи документов в архивы...

Как же все-таки составлять заголовки дел

Хотя иерархический способ построения системы классификации всем кажется очень естественным, для решения задачи классификации документов он плохо пригоден- мы не знаем заранее ни всех видов документов, которые будут применяться в деятельности, ни всех видов вопросов, по которым придут письма, ни список организаций, с которыми придется иметь дело.

Поэтому лучше составить списки фасетов(справочников)- видов документов, контрагентов. направлений деятельности, периодов деятельности, проектов, производственных объектов или еще чего(по каким признакам нужно документы делить). После этого можно составить общий список дел . Заголовки будут состоять из всех возможных комбинаций значений фасетов(справочников).

Некоторые можно объединить, если документов немного и представляется разумным вести одно дело.

Например, та же «Переписка по основной деятельности». Переписку с некоторыми контрагентами можно выделить в отдельные дела. Оставшиеся –объединить в дело «Переписка по основной деятельности с(перечисляем с кем, и в течение года список уточняем).

Для составления такой номенклатуры дел с руководителями и подразделениями нужно согласовать список таких справочников, их состав на начало года. Для текущей работы лучше иметь такие списки в общедоступном месте, найти метод регулярного обновления и всеобщего оповещения об изменениях.

Справочники должны делить смысловое поле на взаимоисключающие категории.

Допустим, делаем номенклатуры для хлебокомбинарта. Справочник «Виды продукции».

Можно делить так:

«Хлеб». «Сухари» «Кондитерская продукция». Но нельзя «Хлеб». «Батоны». «Сухари». «Батоны» уже входят в понятие «хлеб», четкость классификации теряется.

Каждое подразделение может сделать свою номенклатуру на основе базового набора таких справочников используя их в разном порядке и разном сочетании. Но наличие единого набора справочников позволит определить, где храниться документ в любом подразделении. Это можно будет сделать по набору элементов, описывающих документов.[11]

Заключение

Предпосылки к унификации делопроизводства были заложены практически одновременно с созданием системы государственного делопроизводства, когда начали формироваться первые устойчивые формы документов и правила их составления, несмотря на это проблема унификации остается актуальной и в настоящее время. Одним из решений данной проблемы является разработка и применение в организациях классификационных справочников.

Классификационные справочники являются основой для построения информационно-поисковых систем в организации и предназначены для автоматизации работы с документами. Они позволяют обеспечить единство правил оформления документов, унифицировать их состав, сократить временные затраты на работу с документами, таким образом повысив эффективность управленческой деятельности.

Разработка классификационных справочников в организации является трудоемким процессом, требующим знания как внешних, так и внутренних нормативных документов, структуры организации, ее функций, взаимоотношений и т.д. Только грамотно составленные и применяемые всеми сотрудниками и руководством организации классификационные справочники выстроят удобную систему работы с документами, в том числе сократят затраты рабочего времени на однотипные операции, повысив тем самым качество управленческой деятельности.

Список использованных источников и литературы:

Источники:

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. (дата обращения 29.05.2015г.).

2. ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения. (дата обращения 03.06.2015г.).

3. ГОСТ Р 7.0.8.-2013 "Делопроизводство и архивное дело - Термины и определения"

4. Приказ ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (ред. от 06.12.2016)

5. "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения"

Постановление ЦИК России от 20.01.2016 N 321/1831-6 "Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации"18.4. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в управлениях

7. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утверждены приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. №558.

8. Инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2005. (дата обращения 25.05.2015г.).

9. Основные правила работы архивов организаций. М., 2002.

10. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002.

11. "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения"
(утв. Главархивом СССР 15.08.1988) (ред. от 31.07.2007)

Литература:

Басаков М.И. Документационное обеспечение управления и архивоведение. М., 2013. – 215 с.

Васильченко Н.П. Современное делопроизводство в библиотеке : практическое пособие. М., 2013. - 110 с.

Демин Ю.М. Деловая переписка. М., 2003. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004г.

Колтунова М.Д. Деловое письмо. М., 1998г Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). М., 2000г. .

Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр «Академия», 2008.- 319с. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с. Ларьков Н.С. Документоведение. Учебное пособие. М, 2006. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008 Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. - М.: Проспект, 2004. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. - М.: Проспект, 2003. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007. Теппор Р. Как овладеть искусством делового письма: 250 писем и записок в помощь менеджеру. М., 1994. Турбан Г.В. Внешнеэкономическая деятельность. - Минск: Высшая школа, 2007. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

[1] ГОСТ Р 7.0.8 -2013 . Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

[4] Приказ ФНС России от 15.02.2012 N ММВ-7-10/88@ (ред. от 06.12.2016)
"Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения"

[5] Постановление ЦИК России от 20.01.2016 N 321/1831-6 "Об Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации"18.4. Оформление документов, законченных делопроизводством, формирование и текущее хранение дел в управлениях

[7] Постановление ЦИК России от 20.01.2016 N 321/1832-6
"Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в избирательной комиссии субъекта Российской Федерации"14.1. Составление и утверждение номенклатуры дел

[8] .Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Научная книга, 2002.

[9] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утверждены приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 г. №558.

[10] [10] Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти (утв. Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. N 477) С измнениями и дополнениями от 7 сентября 2011г.

[11] журнал "Современные технологии делопроизводства и документооборота"