Учет доходов и расходов от предпринимательской деятельности

В соответствии со ст. 11 части первой НК РФ индивидуальными предпринимателями признаются физические лица, зарегистрированные в установленном порядке и осуществляющие предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, а также частные нотариусы, частные охранники, частные детективы.

Учет предпринимательской деятельности индивидуальные предприниматели осуществляют в соответствии с Порядком учета доходов и расходов и хозяйственных операций для индивидуальных предпринимателей (9), введенным в действие с 1 января 2002 г.

В соответствии с данным Порядком индивидуальные предприниматели должны обеспечивать полноту, непрерывность и достоверность учета всех полученных доходов, произведенных расходов и хозяйственных операций при осуществлении предпринимательской деятельности.

Данные учета доходов и расходов и хозяйственных операций используются для исчисления налоговой базы по налогам, уплачиваемым индивидуальными предпринимателями в соответствии с налоговым законодательством Российской Федерации.

Установленный Порядок не распространяется на доходы индивидуальных предпринимателей, по которым применяется упрощенная система налогообложения, учета и отчетности, предусмотренная для субъектов малого предпринимательства, а также доходы, по которым уплачивается единый налог на вмененный доход.

Учет доходов и расходов и хозяйственных операций осуществляется индивидуальными предпринимателями в Книге учета доходов и расходов и хозяйственных операций индивидуального предпринимателя (далее - Книга учета) на основе первичных документов позиционным способом.

Примерная форма Книги приведена в приложении к Порядку.

При необходимости с учетом конкретной специфики тех или иных видов деятельности налогоплательщик по согласованию с налоговым органом вправе разработать иную форму Книги учета, оставив в ней показатели, необходимые для исчисления налоговой базы и включив в нее иные показатели, связанные со спецификой осуществляемой им деятельности.

Документирование хозяйственных операций, ведение Книги учета осуществляются на русском языке. Первичные учетные документы, составленные на иностранном языке или иных языках народов Российской Федерации, должны иметь построчный перевод на русский язык.

Записи в Книге учета по валютным счетам, а также по операциям в иностранной валюте производятся в рублях в суммах, определяемых путем пересчета иностранной валюты по курсу Центрального банка РФ, установленному на дату фактического получения дохода или осуществления расхода.

Книга учета может вестись как на бумажных носителях, так и в электронном виде. При ведении Книги учета в электронном виде индивидуальные предприниматели обязаны по окончании налогового периода вывести ее на бумажные носители.

Индивидуальные предприниматели самостоятельно приобретают Книгу учета или журналы, блокноты для ее ведения. На последней странице пронумерованной и прошнурованной индивидуальным предпринимателем Книги учета указывается число содержащихся в ней страниц, которое заверяется подписью должностного лица налогового органа и скрепляется печатью. В аналогичном порядке должна быть оформлена и Книга учета, которая велась в электронном виде, выведенная по окончании налогового периода на бумажные носители.

Исправление ошибок в Книге учета должно быть обосновано и подтверждено подписью индивидуального предпринимателя с указанием даты исправления.

Заполнение Книги учета осуществляется по данным первичных документов.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Госкомстатом России (10).

Документы, форма которых не представлена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) дата составления документа;

3) при оформлении документа от имени:

- юридических лиц - наименование организации, от имени которой составлен документ, ее ИНН;

- индивидуальных предпринимателей - фамилия, имя, отчество, номер и дата выдачи документа о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя, ИНН;

- физических лиц - фамилия, имя, отчество, наименование и данные документа, удостоверяющего личность, адрес места жительства, ИНН, если он имеется;

4) содержание хозяйственной операции с измерителями в натуральном и денежном выражении;

5) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления (для юридических лиц);

6) личные подписи указанных лиц и их расшифровки, включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники.

При оформлении любой хозяйственной операции по приобретению товара к накладной на отпуск товара или другому документу, в котором фиксируется отпуск товаров, должен прилагаться документ, подтверждающий факт оплаты товара, - кассовый чек или квитанция к приходному кассовому ордеру, платежное поручение с отметкой банка об исполнении или документ строгой отчетности, свидетельствующий о фактически произведенных расходах.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции. Они должны быть подписаны индивидуальным предпринимателем. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Заполняют Книгу учета непосредственно в момент совершения операции. Для индивидуальных предпринимателей, осуществляющих реализацию товаров (работ, услуг) с применением контрольно-кассовых машин и ведущих Книгу учета кассира-операциониста, разрешается заполнение Книги учета по окончании рабочего дня.

Новая Книга учета открывается записями суммы остатков в количественном и суммовом выражении на начало налогового периода (начало деятельности индивидуального предпринимателя) по каждому виду товаров (работ, услуг), амортизируемому имуществу.

Книга учета содержит Сведения об индивидуальном предпринимателе и шесть разделов. В Сведениях указываются ИНН, фамилия, имя, отчество, код и наименование налогового органа, в котором налогоплательщик поставлен на учет, данные свидетельства о предпринимательской деятельности (номер, дата выдачи, на какой срок), а также лицензии на вид деятельности и другие данные.

Раздел I "Учет доходов и расходов" состоит из семи таблиц:

N 1-1А и N 1-1Б - Учет приобретенного и израсходованного сырья по видам товаров (работ, услуг);

N 1-2 - Учет выработанных и израсходованных полуфабрикатов по видам товаров (работ, услуг);

N 1-3А и N 1-3Б - Учет приобретенного и израсходованного вспомогательного сырья и материалов по видам товаров (работ, услуг);

N 1-4А и N 1-4Б - Учет иных материальных расходов (в том числе топливо, электроэнергия, транспортные услуги и т.п.);

N 1-5А и N 1-5Б - Количественно-суммовой учет израсходованных материальных ресурсов на выпущенную готовую продукцию по видам товаров (работ, услуг);

N 1-6А и N 1-6Б - Учет доходов и расходов по видам товаров (работ, услуг) в момент их совершения;

N 1-7А и N 1-7Б - Учет доходов и расходов по видам товаров (работ, услуг) за месяц.

В таблицах с буквой "А" содержатся сведения по операциям, облагаемым НДС, а в таблицах с буквой "Б" - по операциям, не облагаемым НДС.

В таблицах N 1А-7Б приведены:

- стоимостные и натуральные показатели приобретенных, изготовленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг в пользу индивидуального предпринимателя: по единице товара, работы, услуги (без налогов, налог с продаж, НДС), и общая стоимость с НДС;

- стоимостные и натуральные показатели выполненных работ, оказанных услуг, приобретенных товаров, подлежащих продаже (цена единицы товара с налогом, количество, стоимость с налогом;

- стоимостные и натуральные показатели проданных товаров, выполненных работ, оказанных услуг: по единице товара, работы, услуги (цена без налогов, сумма НДС, цена с НДС, цена с налогами), количество, сумма дохода, сумма НДС, общая сумма с НДС, результат от сделки.

Доходы и расходы отражаются в Книге учета кассовым методом, т.е. после фактического получения дохода и совершения расхода, за исключением случаев, предусмотренных Порядком.

В Книге учета отражаются все доходы, полученные предпринимателями от осуществления своей деятельности, без уменьшения их на предусмотренные налоговым законодательством налоговые вычеты. В доход включаются все поступления от продажи товаров, выполнения работ и оказания услуг, а также стоимость имущества, полученного безвозмездно.

Стоимость проданных товаров, выполненных работ и оказанных услуг отражается с учетом фактических затрат на их приобретение, выполнение, оказание и продажу.

Суммы, полученные в результате продажи имущества, используемого в процессе осуществления предпринимательской деятельности, включаются в доход того налогового периода, в котором этот доход фактически получен.

Доходы от продажи основных средств и нематериальных активов определяются как разница между ценой и их остаточной стоимостью. Под расходами понимаются фактически произведенные и документально подтвержденные затраты, непосредственно связанные с извлечением доходов.

Учет расходов индивидуальными предпринимателями ведется на основе следующих особенностей.

Стоимость приобретенных материальных ресурсов включается в расходы того налогового периода, в котором фактически были получены доходы от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг. Расходы по материальным ресурсам, приобретенным впрок либо использованным на изготовление товаров (выполнение работ, оказание услуг), не проданным в налоговом периоде, а также не использованным полностью в отчетном налоговом периоде, учитываются при получении доходов от продажи в последующих налоговых периодах.

В случае, когда деятельность носит сезонный характер, затраты, произведенные в налоговом периоде, но связанные с получением доходов в следующем налоговом периоде, следует отражать в учете как расходы будущих периодов и включать в состав затрат того периода, в котором будут получены доходы.

В целях упорядочения учета и в соответствии с их экономическим содержанием расходы подразделяют:

1) на материальные расходы;

2) расходы на оплату труда;

3) амортизационные отчисления;

4) прочие расходы.

К материальным расходам относятся расходы на приобретение сырья, материалов, запасных частей, комплектующих изделий, полуфабрикатов, топлива, энергии и другие материальные расходы.

Расходы на приобретение материальных ресурсов определяются исходя из цен их приобретения (без учета НДС, если он принимается к вычету при определении налоговой базы по НДС), таможенных пошлин, расходов по транспортировке и хранению и иных затрат, связанных с приобретением материальных ресурсов.

Стоимость тары в случае ее продажи, а также стоимость возвратных отходов исключаются из материальных расходов.

К материальным расходам приравниваются потери от недостачи и (или) при хранении и транспортировке товарно-материальных ценностей в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.

Сумма материальных расходов уменьшается на стоимость возвратных отходов, которые оцениваются в следующем порядке:

1) по пониженной цене исходного материального ресурса (по цене возможного использования) отходы могут быть использованы для основного или вспомогательного производства, но с повышенными расходами (пониженным выходом готовой продукции);

2) по цене реализации, если эти отходы реализуются на сторону.

Материальные расходы, осуществленные при изготовлении товаров (выполнении работ, оказании услуг), списываются полностью на затраты в части реализованных товаров, выполненных работ и оказанных услуг, а в случае если нормативными актами предусмотрены нормы расхода, то по установленным нормам.

В расходы на оплату труда включаются любые начисления (выплаты) работникам в денежной и (или) натуральной формах, за исключением расходов на любые виды вознаграждений, предоставляемых работникам, помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров. К расходам на оплату труда относятся, в частности:

1) суммы начисленной и фактически выплаченной заработной платы;

2) начисленные и фактически выплаченные суммы стимулирующего и компенсационного характера (например, денежные компенсации за неиспользованный отпуск при увольнении работника);

3) стоимость товаров (работ, услуг), предоставляемых в порядке натуральной оплаты труда;

4) суммы вознаграждений по заключенным договорам гражданско-правового характера, предметом которых является выполнение работ (оказание услуг), а также по авторским договорам;

5) другие виды начислений (выплат), произведенных в пользу работника в соответствии с трудовым договором.

Расходы на оплату труда учитываются в составе расходов индивидуальных предпринимателей в момент выплаты денежных средств. Расчет начисленных (выплаченных) в виде оплаты труда работникам доходов и удержанных с них налогов производится в разделе V Книги учета.

Раздел V "Расчет начисленных (выплаченных) в виде оплаты труда доходов и удержанных с них налогов" предназначен для учета расчетов с физическими лицами, с которыми индивидуальный предприниматель заключил трудовые договоры (контракты) и (или) гражданско-правовые договоры.

В графе "Начислено" отражают начисленные физическим лицам суммы по оплате труда, выплате вознаграждений.

В графе "Удержано" указывают сумму налога на доход и другие удержания. В следующих графах раздела указывают сумму к выплате, роспись в получении и дату выплаты.

Приведенная форма ведется помесячно и предназначена для выдачи заработной платы (вознаграждений) физическим лицам, работающим у индивидуального предпринимателя.

Амортизационные отчисления отражены в разделах II, III, IV.

К амортизируемому имуществу относятся принадлежащие индивидуальному предпринимателю на праве собственности имущество, результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, непосредственно используемые им для осуществления предпринимательской деятельности, стоимость которых погашается путем начисления амортизации.

Амортизируемым имуществом признается имущество со сроком полезного использования более 12 месяцев и первоначальной стоимостью более 20 000 руб.

Не подлежат амортизации:

- земля и иные объекты природопользования (вода, недра и другие природные ресурсы), а также материально-производственные запасы, товары, объекты незавершенного капитального строительства, ценные бумаги, финансовые инструменты срочных сделок (в том числе форвардные, фьючерсные и опционные контракты);

- имущество, приобретенное (созданное) с использованием бюджетных средств целевого финансирования;

- объекты внешнего благоустройства (объекты лесного хозяйства, объекты дорожного хозяйства, сооружение которых осуществлялось с привлечением источников бюджетного или иного аналогичного целевого финансирования, специализированные сооружения судоходной обстановки) и другие аналогичные объекты;

- продуктивный скот, буйволы, волы, яки, олени, другие одомашненные дикие животные (за исключением рабочего скота);

- приобретенные издания (книги, брошюры и иные подобные объекты), произведения искусства;

- основные средства и нематериальные активы, безвозмездно полученные в соответствии с международными договорами Российской Федерации, а также иное имущество, полученное в рамках оказания безвозмездной помощи (содействия);

- приобретенные права на результаты интеллектуальной деятельности и иные объекты интеллектуальной собственности, когда по договору на приобретение указанных прав оплата должна производиться периодическими платежами в течение срока действия договора. Кроме того, из состава амортизируемого имущества исключаются основные средства, переданные (полученные) по договорам в безвозмездное пользование, и объекты, по которым фактические затраты на их приобретение, сооружение и изготовление не могут быть документально подтверждены.

Амортизируемое имущество распределяется по амортизационным группам в соответствии со сроками его полезного использования, определяемым индивидуальным предпринимателем самостоятельно применительно к классификации основных средств, утвержденной постановлением Правительства РФ от 1 января 2002 г. N 1 "О классификации основных средств, включаемых в амортизационные группы".

Индивидуальный предприниматель вправе увеличить срок полезного использования объекта основных средств после даты ввода в использование в случае, если после реконструкции, модернизации или технического перевооружения такого объекта произошло увеличение срока его полезного использования.

Определение срока полезного использования объекта нематериальных активов производится исходя из срока действия патента, свидетельства и (или) из других ограничений сроков использования объектов интеллектуальной собственности в соответствии с законодательством Российской Федерации или применимым законодательством иностранного государства, а также исходя из полезного срока использования нематериальных активов, обусловленного соответствующими договорами.

Амортизируемые основные средства (имущество) объединяются в амортизационные группы, установленные НК РФ.

Для тех видов основных средств, которые не указаны в амортизационных группах, срок полезного использования устанавливается индивидуальным предпринимателем в соответствии с техническими условиями или рекомендациями организаций-изготовителей.

Начисление амортизации по объектам амортизируемого имущества, используемого для осуществления предпринимательской деятельности, производится линейным способом в течение срока их полезного использования.

Индивидуальные предприниматели вправе применять механизм ускоренной амортизации по амортизируемым активам.

Действие механизма ускоренной амортизации не применяется частными нотариусами.

Сумма амортизации определяется индивидуальным предпринимателем ежемесячно отдельно по каждому объекту амортизируемого имущества.

Начисление амортизации по объекту амортизируемого имущества начинается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором этот объект был введен в использование, и прекращается с 1-го числа месяца, следующего за месяцем, когда произошло полное списание стоимости такого объекта либо данный объект выбыл из состава амортизированного имущества индивидуального предпринимателя по любым основаниям.

Начисление амортизации не приостанавливается в течение срока полезного использования основных средств, кроме случаев приостановления начисления амортизации на период восстановления объектов основных средств, продолжительность которого превышает 12 месяцев, либо их неиспользования при осуществлении предпринимательской деятельности.

Начисленная амортизация по объекту амортизируемого имущества отражается в учете в том налоговом периоде, к которому она относится.

Для учета начисленной амортизации по внеоборотным активам используются разделы II и IV Книги.

В разделе II "Расчет амортизации основных средств" приведены следующие данные по каждому объекту основных средств: их наименование, шифр, дата приобретения, сумма первоначальной и остаточной стоимости, срок полезного использования, годовая и месячная норма амортизации, годовая сумма амортизации, годовая сумма ускоренной амортизации, остаток амортизационных отчислений и основание выбытия по объектам основных средств.

В разделе IV "Расчет амортизации нематериальных активов за налоговый период 200_ г." производится расчет суммы амортизации по нематериальным активам для целей налогообложения, для включения в расходы.

Для осуществления учета внеоборотных активов в полном соответствии с установленными требованиями рекомендуется изучить порядок их учета, осуществляемый в общеустановленном порядке (главы 7 и 8).

Учет малоценных и быстроизнашивающихся предметов также целесообразно осуществлять в общеустановленном порядке.

К прочим расходам, связанным с осуществлением предпринимательской деятельности (раздел VI Книги учета), относятся следующие расходы:

- суммы налогов и сборов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, уплаченных за отчетный налоговый период, за исключением налога на доходы физических лиц, налога на имущество физических лиц, уплаченного за имущество, непосредственно не используемое для осуществления предпринимательской деятельности, а также налогов, перечисленных в ст. 270 НК РФ;

- расходы на сертификацию продукции и услуг;

- суммы комиссионных сборов и иных подобных расходов за выполненные сторонними организациями работы (предоставленные услуги);

- расходы по обеспечению пожарной безопасности, на услуги по охране имущества, по обслуживанию охранно-пожарной сигнализации, на приобретение услуг пожарной охраны и иных услуг охранной деятельности (за исключением расходов на экипировку, приобретение оружия и иных специальных средств защиты);

- расходы по обеспечению нормальных условий труда и техники безопасности, по набору работников, включая расходы на услуги специализированных организаций по подбору персонала;

- расходы на оказание услуг по гарантийному ремонту и обслуживанию;

- арендные (лизинговые) платежи за арендуемое (принятое в лизинг) имущество;

- расходы на командировки работников, на оплату информационных, консультационных и юридических услуг;

- плата государственному и (или) частному нотариусу за нотариальное оформление действий, связанных с предпринимательской деятельностью;

- расходы на канцелярские товары;

- на почтовые, телефонные, телеграфные и другие подобные услуги;

- другие расходы, связанные с осуществлением предпринимательской деятельности.

Для осуществления учета указанных расходов в соответствии с установленными требованиями целесообразно ознакомиться с порядком бухгалтерского учета соответствующих расходов на малых и средних предприятиях.

Раздел VI "Определение налоговой базы" является обобщающим. В нем отражаются итоги предпринимательской деятельности индивидуального предпринимателя на основании данных разделов Книги учета, которые затем используются им для заполнения декларации по налогу на доходы физических лиц.

Особенности учета доходов и расходов индивидуальными предпринимателями, применяющими систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)

Указанные предприниматели ведут Книгу учета доходов и расходов индивидуальных предпринимателей, применяющих систему налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог) (11). В состав Книги входят:

- титульный лист;

- раздел I "Доходы и расходы";

- раздел II "Расходы налогоплательщика на приобретение (сооружение, изготовление) основных средств и на приобретение (создание самим налогоплательщиком) нематериальных активов, учитываемые при исчислении налоговой базы по единому сельскохозяйственному налогу".

Ведение указанной книги осуществляется в соответствии с требованиями, изложенными применительно к Книге учета доходов и расходов, используемой при УСН (глава 19).

Содержание раздела I Книги по учету ЕСХН также соответствует содержанию этого раздела в Книге по учету УСН. При этом порядок определения и признания доходов и расходов при применении ЕСХН осуществляется в соответствии со ст. 346.5; 249; 250; 251; 224; 346.6 НК РФ.

Порядок заполнения граф раздела I Книги изложен в приказах Минфина России от 11 декабря 2006 г. N 169н и от 31 декабря 2008 г. N 154н (5).

Раздел II Книги по учету ЕСХН содержит те же показатели, что и в разделе II Книги по учету УСН (§ 17.3). Различие состоит лишь в том, что по графам 9, 11, 12 Книги по учету УСН соответствующие данные приводятся за квартал, а в Книге по учету ЕСХН - за полугодие.

Порядок заполнения раздела II изложен в приказе Минфина России от 31 декабря 2008 г. N 154н.