Комплекс распорядительной документации. Основные разновидности и требования к составлению

Постановления, решения, распоряжения, приказы

Основное назначение распорядительных документов – регулирование и координация деятельности. Позволяющие органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. Получать максимальный эффект от своей деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность предприятия, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, могут касаться совершенствования организационной структуры предприятия, определения или корректировки средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности, обеспечения организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления:

– от управляющего органа к управляемому;

– от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам.

Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

– необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов и ранее принятых решений данной организации;

– необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, обусловленной функциями и задачами организации.

С точки зрения порядка принятия решений все распорядительные документы делятся на две группы:

1. документы, издаваемые в условиях коллегиальности (постановления, решения);

2. документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказы, распоряжения).

Подготовка распорядительных документов при коллегиальном принятии решений включает следующие стадии:

– подготовка материалов к заседанию коллегиального органа

– внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа

– обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа

– принятие решения по рассмотренным материалам

– оформление протокола заседания

– издание распорядительного документа

– доведение решения до исполнителей

– постановка исполнения документа на контроль

– исполнение документа

– снятие документа с контроля и подшивка его в дело

ПОСТАНОВЛЕНИЕ – это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а также представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

РЕШЕНИЕ – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами организаций в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы. Принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоналичия.

Текст постановления или решения состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной, разделенных в постановлениях словом ПОСТАНОВЛЯЕТ, в решениях РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛО), которое печатается прописными буквами. При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы, ранее изданные постановления и другие нормативные акты. Если постановление или решение не нуждается в обосновании, то констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть излагается пунктами, имеющими нумерацию арабскими цифрами. Пункты распорядительной части содержат нормативные положения или поручения. Пункты, содержащие конкретное поручение, включают наименование организации, которой дается поручение, содержание поручения и (при необходимости) срок его выполнения.

Проект постановления (решения) должен быть согласован со всеми заинтересованными органами исполнительной власти и подразделениями.

Постановления имеют подпись руководителя организации – автора документа. Решения имеют две подписи – председателя и секретаря (управляющего делами) коллегиального органа.

Текст постановлений и решений излагают от 3 лица единственного числа.

Постановления (решения) вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

Подготовка распорядительных документов при единоличном принятии решений включает следующие стадии:

– сбор и анализ информации по вопросу

– подготовка проекта распорядительного документа

– согласование проекта документа

– доработка проекта распорядительного документа по замечаниям

– принятие решения (подписание документа)

– доведение распорядительного документа до исполнителей

– постановка исполнения документа на контроль

– исполнение документа

– снятие документа с контроля и подшивка его в дело

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ) – это правой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и лиц.

Приказы (распоряжения) бывают: по основной деятельности, по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации предприятия, утверждении и изменении структуры и штатов в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, информационного и документационного обеспечения и др.

Приказы по личному составу (кадровые приказы) регулирую прием, перемещения, увольнения работников, предоставление отпусков. Присвоение разрядов, вынесение взысканий и поощрений работникам.

Текст состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Если основанием для издания приказа послужил законодательный или нормативный правовой акт вышестоящей организации или документ, ранее изданный данной организацией, в констатирующей части указываются его название, дата, номер. Если проект приказа готовится в дополнение или изменение ранее изданного приказа, то в констатирующей части указываю дату, номер, заголовок дополняемого или изменяемого приказа.

Констатирующая часть необязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПРИКАЗЫВАЮ (в приказе), ПРЕДЛАГАЮ, ОБЯЗЫВАЮ (в распоряжении).

Распорядительная часть приказа обычно делится на пункты. Которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждое поручение оформляется в виде отдельного пункта.

Пункт распорядительной части, содержащий поручение, включает наименование исполнителя или исполнителей, предписываемое действие, срок выполнения поручения. Пункт распорядительной части, содержащий поручение, начинается с указания исполнителя (им может быть организация. Структурное подразделение или отдельное должностное лицо). предписываемое действие формулируется в тексте глаголом в неопределенной форме (подготовить, осуществить, обеспечить и т.д.). При разбивке предписываемого действия на отдельные задания они формулируются в виде подпунктов. Каждый пункт или подпункт распорядительной части приказа содержит только одно задание с конкретным сроком исполнения.

Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. Срок исполнения в распорядительной части приказа не указывается, если предписываемое действие или действие носят постоянный характер. Если пункт распорядительной части носит организационный характер, то исполнители и сроки исполнения не указываются, а только формулируется действие.

Последний пункт приказа – это пункт о контроле, в котором указывается наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия.

До представления на подпись проект приказа визируется всеми заинтересованными подразделениями и должностными лицами. Визы проставляются на первом экземпляре приказа, в нижней части последнего листа документа или на обороте последнего листа.

Подписывается первый экземпляр документа, оформленный на бланке, руководителем или его заместителем.

Дату ставят в день подписания.

Если к проекту приказа имеются приложения справочного или аналитического характера, в тексте приказа в соответствующих пунктах делаются отметки «(приложение 2)». На самом приложении в правом верхнем углу первого листа печатается слово «Приложение 2» и указывается, к какому приказу или пункту приказа относится приложение.

Если приложением к приказу является утверждаемый документ (положение, инструкция и др.), в соответствующем пункте распорядительной части делается отметка: «(прилагается)», а на приложении в верхнем правом углу оформляется гриф утверждения.

В приказах, имеющих одно или несколько приложений, должна быть единая нумерация страниц для основного текста и всех приложений.

Распорядительные документы, вступают в силу с момента их подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия документа указываются в самом документе.

Распорядительные документы тиражируются и рассылаются в соответствии со списком, подготовленным составителями проекта документа.

ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА – это копия какой-либо части подлинного документа. Выписка содержит фактически те же реквизиты, что и приказ. Изменяется вид документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА), дата и номер остаются основного документа (их нужно оформлять печатным способом). Констатирующая часть воспроизводится полностью, а из распорядительной берется только та часть, которая необходима для практической работы.

Выписка из приказа заверяется проставлением отметки о заверении копии.

Верно

Секретарь Т.С. Туликова

00.00.0000

Дата, проставленная в заверительной надписи, и является датой выписки из приказа.