Выделение столбцов, строк и блоков

Электронные таблицы

Иметь дело с обширными таблицами, содержащими как основные, так и производные данные, приходится во многих областях жизни. В частности, это относится ко всем видам финансовой и учетной деятельности. В докомпьютерную эпоху такие таблицы вели вручную: основные данные вписывали, производные данные вычисляли на арифмометрах, а сама таблица либо имела вид большого разграфленного листа бумаги (ведомости), либо хранилась в виде картотеки.

Автоматизация табличных расчетов во много раз повышает эффективность и качество работы. Компьютерные программы, предназначенные для хранения и обработки данных, представленных в табличном виде, называют электронными таблицами.

Первые программы электронных таблиц появились вместе с первыми персональными компьютерами. В начале 80-х годов электронные таблицы с буквально произвели переворот в сознании людей, занимавшихся экономическими и финансовыми расчетами. Один раз поработав с электронной таблицей, бизнесмен уже не может отказаться от приобретения и внедрения компьютера. Выпуск программы, заложившей основные принципы электронных таблиц, считают исторической вехой в развитии компьютерной техники.

Способность электронных таблиц быстро и точно производить автоматические вычисления используют не только бухгалтеры и кладовщики. Без электронных таблиц не обходятся участники бирж, руководители брокерских контор, банков и другие финансовые менеджеры. С помощью электронных таблиц можно моделировать реальные ситуации и оценивать получающиеся результаты.

Электронные таблицы позволяют находить в бизнесе ключевые точки, воздействуя на которые можно малыми затратами достигать заметных результатов. С помошью таких таблиц можно оценить отдачу от будущих проектов, заблаговременно обнаружить под­водные камни и предотвратить неправильные шаги.

Электронные таблицы Excel

Данный раздел познакомит вас с основными понятиями. Он поможет освоить приемы организации данных для проведения расчетов. Для полного понимания необходимо воспользоваться компьютером и провести все шаги самостоятельно.

Запуск Excel

Для запуска Excel установите указатель мыши на пункте "Microsoft Excel" главного меню Windows и щелкните ее левой кнопкой .

Основные элементы окна

Окно Excel состоит из следующих элементов.:

Главное меню - это основной механизм, с помощью которого Вы управляете Excel.

На панелях инструментов “стандартная” и “форматирование” представлены графические синонимы этих команд. Например, команде Копировать пункта Правка главного меню соответствует кнопка на панели инструментов "форматирование".

В окне документа сейчас вы видите "чистый лист". На нем находится выделенная черным цветом рамка. Ее называют "указатель ячейки". Он указывает место, в которое будет вставляться набираемые вами данные.

Полосы прокрутки можно использовать для перемещения по документу. Для этого щелкают мышью по той стрелке, в направлении которой хочется посмотреть текст. Например, вправо .

Строка состояния отображает служебную информацию. Например, состояние Excel – "Готово".

Рисунок 1.1. – Общий вид окна

Основные понятия

Прежде чем приступить к работе с электронной таблицей Excel, ознакомимся с ее терминологией.

Строки, столбцы, ячейки

Рабочие листы электронной таблицы состоят из строк и столбцов.

Каждое пересечение строки и столбца образует ячейку, в которую можно вводить данные: текст, число или формулы.

Номер строки обозначен на левой границе рабочего поля.

Столбцы электронной таблицы обозначают латинскими буквами. Они находятся на верхней границе рабочего поля.

Ячейка - элемент таблицы, содержащий данные. Каждая ячейка имеет уникальный адрес, состоящий из буквы столбца и номера строки. Например, адрес G3 определяет ячейку на пересечении столбца G и строки номер 3.

Рисунок 1.2.

Указатель ячейки - темный прямоугольник, определяющий текущую ячейку. Сделайте текущей ячейку D4 при помощи мыши. Для этого установите указатель мыши в эту ячейку и щелкните ее левой клавишей .

Блок

Блок представляет собой прямоугольную область конечного числа смежных ячеек.

Адрес блока состоит из координат стоящих в противоположных углах ячеек, разделенных двоеточием. Например, A2:B3.

Рисунок 1.3

Выделение столбцов, строк и блоков

Для выделения:

- столбца - щелкнуть кнопкой мыши на букве - имени столбца;

- строки - щелкнуть кнопкой мыши на числе - номере строки;

- блока - щелкнуть кнопкой мыши на начальной ячейке блока и, не отпуская кнопку, протянуть мышь на последнюю ячейку.

Для выделения нескольких несмежных блоков необходимо:

-выделить первый блок;

-нажать и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, выделить следующий блок;

-отпустить клавишу Ctrl.

Для отмены выделения достаточно щелкнуть кнопкой мыши на любом участке рабочего листа.

Рисунок 1.4

Выделите строку 3. Отмените выделение. Выделите столбец D. Выделите блок A2:E13.

Рабочий лист, книга

Электронная таблица в Excel имеет трехмерную структуру. Она, как книга, состоит из листов. На экране виден только один лист - верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов.

Рисунок 1.5

Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу. Сделайте текущим лист 3. Вернитесь к листу 1.

Типы данных

В Excel существуют три типа данных, вводимых в ячейки таблицы, - это текст, число и формула.

Для ввода данныхнеобходимо сделать текущей нужную ячейку, набрать с помощью клавиатуры данные и нажать Enter.

Excel определяет, являются вводимые данные текстом, числом или формулой по содержащимся в них символам. Если вводимое данное содержит буквы или специальные символы, то Excel считает его текстом. Если первый символ - знак "=", то Excel считает, что вводят формулу. В остальных случаях данные воспринимаются как число.

Вводимые данные отображаются в строке формул и помещаются в ячейку только после нажатия Enter, клавиши перемещения курсора или щелчка мышью в пределах рабочего листа.

Ввод текста

Если ширина текста больше ширины ячейки, и ячейка справа пуста, то текст на экране займет и ее место. При вводе данных в соседнюю ячейку предыдущий текст на экране будет обрезан (но при этом в памяти он будет сохранен полностью).

Введите в ячейку А1 текст «Сумы».

Обратите внимание, что текст прижат к левому краю.

Не бойтесь ошибок. Почти все действия могут быть отменены. Если в процессе работы произошло что-то, чего вы не планировали, то воспользуйтесь отменой: используя команды меню Правка > Отменить ввод либо, что еще проще, кнопку Отменить панели инструментов "Стандартная". При каждом щелчке мыши по кнопке Отменить последовательно отменяется одна операция.

Ввод чисел

Числа в ячейку можно вводить со знаком "+", "-" или без него. Если ширина введенного числа больше, чем ширина ячейки на экране, то Excel отображает его в экспоненциальной форме или вместо числа ставит символы "####". При этом число в памяти будет сохранено полностью. Экспоненциальная форма используется для представления очень маленьких и очень больших чисел. Число 501000000 будет записано как 5.01Е+08, что означает 5,01*10⁸. Число 0,000000005 будет представлено как 5Е-9, что означает 5,01*10^-9. Для ввода дробных чисел используется десятичная запятая или точка (в зависимости от настройки).

В ячейку В1 занесите число 1655 (год основания Сум).

В ячейку С1 занесите число - текущий год.

Ввод формул

Формула представляет собой последовательность текстов, чисел или ссылок на ячейки, объединенных знаками операций и начинающихся со знака "=". С помощью формул может быть записано арифметическое выражение.

Формула может включать до 240 символов и не должна содержать пробелов.

Например, для ввода в ячейку формулы C1+F5 ее надо записать как =С1+F5. Это означает, что к содержимому ячейки C1 будет прибавлено содержимое ячейки F5. Результат будет получен в той ячейке, в которую занесена формула.

Введите в ячейку D1 формулу =C1-B1. Помните, что формулы вводят, используя латинский алфавит.

Что за число получилось в ячейке? Это возраст Сум.

Операторы

Операции, которые выполняются над элементами формул, например, сложение или умножение, задают в формуле с помощью операторов.

Арифметические операторы: вычитание или смена знака -   сложение +   умножение *   деление /   взятие процента %   возведение в степень ^

Операторы сравнения: равно =   не равно <>   меньше <   больше >   меньше или равно <=   больше или равно >=

Логические операторы: и И   или ИЛИ   не НЕ

Результатом выполнения арифметического оператора является число.

Результатом выполнения оператора сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.

Логическое значение ИСТИНА является результатом выполнения оператора сравнения И только в том случае, если объединяемые им выражения истинны. Например, И(2000>1660;1000<1670).

Логическое значение ЛОЖЬ является результатом выполнения оператора сравнения ИЛИ только в том случае, если объединяемые им выражения ложны. Например, ИЛИ(200>1660;2000<1670).

Последовательность выполнения операций определяется их приоритетом.

Можно изменять порядок вычислений, объединяя выражения в формуле круглыми скобками.

Редактирование данных

Редактирование данных может осуществляться как в процессе, так и после ввода в ячейку.

Чтобы отредактировать введенное данное необходимо переместить указатель к нужной ячейке и нажать клавишу F2. Для завершения редактирования нажать клавишу Enter.

Определите возраст Сум в 2000 году. Для этого замените текущий год в ячейке С1 на 2000. В ячейке D1 появился новый возраст города в 2000 году.

При вводе новых данных пересчет в таблице произошел автоматически. Это важное свойство электронной таблицы.

Отредактируйте текст в ячейке А1. Новый текст «Сумы - областной центр».