Документирование хозяйственных операций и отражение их в бухгалтерском учете

Лекция №5

Вопросы:

1. Документация, ее сущность значение. Классификация документов.

2. Виды и формы учетных регистров.

3. Выявление и исправление ошибок в счетных записях.

4. Формы бухгалтерского учета, их сущность и виды.

1. Документация, ее сущность значение. Классификация документов. Основным способом первичного отражения и контроля всех хозяйственных операций является документация. Составление первичных документов является начальной стадией бухгалтерского учета. Все дальнейшие записи в учетных регистрах производятся на основе правильно оформленных первичных документов.

Документ представляет собой письменное распоряжение на

совершение хозяйственных операций или письменное подтверждение действительного осуществления этих операций.

Документация - один из элементов метода бухгалтерского учета. Каждый бухгалтерский документ должен иметь следующие обязательные реквизиты:

название и номер документа;

дата и место составления документа;

наименование организации, где и от имени которой составлен документ;

содержание хозяйственной операции и основание для ее составления;

измерители операции;

подписи лиц, ответственных за совершение операции и их расшифровка.

Классификация документов:

По назначению: распорядительные, оправдательные, комбинированные и бухгалтерского оформления.

По охвату хозяйственных операций: единичные (для одной операции) и сводные;

По способу использования: разовые и накопительные;

По месту составления: внутренние и внешние;

По форме: типовые (унифицированные) и специализированные;

По способу заполнения: заполняемые вручную, заполняемые частично механизированным путем, механизированные.

2. Виды и формы учетных регистров. Все хозяйственные операции после проверки арифметических подсчетов их законности и целесообразности отражаются в учетных регистрах. Учетные регистры представляют собой разграфленные таблицы определенной формы, предназначенные для учетных записей. Виды учетных регистров весьма разнообразны, поэтому их классифицируют по различным признакам.

По назначению и объему содержащейся информации учетные

регистры подразделяются на синтетические, аналитические и

комбинированные.

По видам записи различают регистры хронологические, систематические, комбинированные.

По внешнему виду регистры делятся на книги, карточки и отдельные листы, машинограммы.

По строению (по форме графления) регистры делятся на односторонние, двусторонние, многографные.

По материальной основе или виду носители информации учетные регистры бывают бумажные и безбумажные.

Достоверность и полнота учетной информации зависит и от правильности ведения записей хозяйственных операций в учетных регистрах на основании проверенных и обработанных первичных документов.

Способы записей в учетные регистры можно классифицировать по следующим признакам:

по характеру записи: униграфические, диграфические простые, сложные сторнировочные и обратные

по_____систематизации: хронологические, систематические и

комбинированные

по изображению записи, в виде схем, формул, матриц;

числу экземпляров: одноразовые, многоразовые (копировальные);

способу заполнения: ручные, машинные.

3.Выявление и исправление ошибок в счетных записях. При ведении учетных регистров и записей в них могут быть допущены различные ошибки. Для сверки правильности записей в учетных регистрах используются различные приемы и способы:

- сверка записей во всех первичных документах с записями учетных регистров;

- сверка «на уголок» при шахматной форме ведения учетных регистров;

- сверка итогов оборотов и сальдо аналитических счетов с итогом оборота и сальдо синтетического счета и т.д.

Для исправления допущенных ошибок в записях по счетам применяются следующие способы:

- корректурный;

- дополнительная запись;

- красное сторно.

Корректурный способ применяется тогда, когда ошибка обнаружена до выведения итога в регистре и подсчета оборота за данный месяц. В этом случае ошибочная запись зачеркивается одной чертой так, чтобы можно было ее прочитать, а правильная сумма пишется сверху. Исправление оговаривается и заверяется подписью лица, внесшего исправление.

Способ дополнительной записи применяется тогда, когда корреспонденция счетов указана правильно, но запись сделана на меньшую сумму, чем следовало. Для исправления ошибки делается дополнительная запись той же корреспонденции счетов.

Способ «красное сторно» применяется для исправления ошибок, допущенных в корреспонденции счетов. При этом неправильная запись повторяется красными чернилами или обычными чернилами, но сумма берется в рамку. Способ «красное сторно» используется и в тех случаях, когда корреспонденция счетов указана правильно, но сумма завышена.

4. Формы бухгалтерского учета, их сущность и виды. Под формой бухгалтерского учета понимается сочетание различных учетных регистров, их взаимосвязь, последовательность и способы учетных записей.

Считается, что первой формой бухгалтерского учета, описанной

Л.Пачоли в 1494 г. была Староитальянская форма. Ее сущность заключалась в том, что каждая фактически совершенная хозяйственная операция записывалась в Мемориал и в журнал хронологической записи, а затем в Главную книгу, составлялся пробный баланс, и при равенстве дебетовых и кредитовых оборотов, дебетовых и кредитовых сальдо составлялся Заключительный баланс. Основной ее недостаток - отсутствие счетов.

В 1688 г. появилась Новоитальянская форма бухгалтерского учета, где использовались счета, синтетический и аналитический учет были разделены.

В 1774 г. была описана Немецкая форма бухгалтерского учета, главным отличием которой была отдельная регистрация хозяйственных операций о движении наличных денег не в Мемориал, а в Кассовой книге.

В 1870 г. бухгалтером-новатором Ф.В. Езерским была создана Русская (тройная) форма бухгалтерского учета. Особенностями являлось то, что велись три книги Журнал, Главная и Отчетная (баланс). Записи осуществлялись по трем направлениям - «приход», «расход» и «остаток», использовались три счета «Касса», «Ценности» и «Капитал». Существовали и другие исторические формы учета:

Мемориально-ордерная форма учета возникла в 1928-1930 гг и в окончательно сложившемся виде была рекомендована Положением о документах и записях в бухгалтерском учете предприятий и хозяйственных организаций, утвержденная Наркомфином СССР в 1946 г. В мемориально-ордерной форме сочетаются книжные и карточные регистры. Мемориально-ордерная форма предполагает составление мемориальных ордеров на основе первичных документов или при большом их количестве - накопительных ведомостей. На основании данных мемориальных ордеров составляется регистрационный журнал, где указывается порядковый номер мемориального ордера, его дата и сумма. Этот журнал обеспечивает сохранность ордеров и сопоставлением его итоговой суммы с общей суммой оборотов в оборотной ведомости по синтетическим счетам осуществляется контроль за правильностью бухгалтерских записей. Далее данные мемориальных ордеров записываются в Главную книгу. На основании итогов записей в Главной книге составляется оборотная ведомость, которая является основанием для составления бухгалтерского баланса. Аналитический учет ведется на карточках, на основании которых составляются оборотные ведомости, которые сверяются с данными оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Журнально-ордерная форма учета появилась в начале 40-х годов прошлого столетия. В 1949 г Министерство финансов СССР разработало типовые регистры журнально-ордерной формы учета для промышленных предприятий.

Журнально-ордерная форма счетоводства, введенная письмом Министерства финансов СССР от 8 марта 1960 г. № 63 «Об инструкции по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства» предназначена для применения во всех отраслях народного хозяйства. В журнально-ордерной форме используются два вида учетных регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости. Сущность журнально-ордерной формы учета заключается в том, что однородные хозяйственные операции, отраженные в первичных документах до записей их в регистры

синтетического учета подвергаются группировке путем регистрации их в накопительных и группировочных ведомостях. Итоговые данные из этих ведомостей переносятся в журналы-ордера. Особенностью записей в журналы-ордера является то, что они ведутся по кредитовому признаку. Дебетовые обороты по данному счету показываются в тех журналах-ордерах, где будут записаны данные, корреспондирующие с дебетом этого счета. После перенесения итогов из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу. На основании данных Главной книги составляется бухгалтерский баланс.

Упрощенная форма учета применяется для ведения бухгалтерского учета организациями и индивидуальными предпринимателями,

применяющими упрощенную систему налогообложения, малыми организациями (со средней численностью работающих до 15 человек) и средними организациями (со средней численностью работающих от 15 до 100 человек).

Бухгалтерский учет организациями со средней численностью работающих до 15 человек и индивидуальными предпринимателями может вестись по простой форме бухгалтерского учета, при которой учет всех операций ведется в Книге учета хозяйственных операций. Книга является регистром синтетического учета и может вестись в электронном виде. Организации со средней численностью работающих от 15 до 100 человек ведут бухгалтерский учет с использованием регистров учета (ведомостей) по одному из используемых бухгалтерских счетов. Сумма по любой операции записывается в двух ведомостях одновременно: в одной – по дебету счета с указанием номера кредитуемого счета, в другой – по кредиту корреспондирующего счета и аналогичной записью номера дебетуемого счета.