Алгоритм разработки показателей бизнес-процесса
KPI (Key Performance Indicator): разработка и применение показателей бизнес-процесса. Показатели эффективности
KPI (Key Performance Indicator) – это показатель достижения успеха в определенной деятельности или в достижении определенных целей. Можно сказать, что KPI – это количественно измеримый индикатор фактически достигнутых результатов.
На русский язык термин наиболее часто переводится как «ключевой показатель эффективности», что является не вполне корректным: эффективность характеризует соотношение между достигнутым результатом и затраченными ресурсами, а с помощью KPI можно измерять и другие параметры. Более правильным является перевод «Ключевой показатель деятельности».
| KPI и BSC Бытует заблуждение о том, что KPI имеет прямое отношение к BSC (Balanced Scorecard, Сбалансированная система показателей). Однако разработчики BSC - Нортон и Каплан – не использовали термина KPI, а использовали термин measure - «мера», «измеритель». Между KPI и BSC присутствует скорее косвенная связь: в BSC есть перспектива «бизнес-процессы», на которой находятся цели, связанные с бизнес-процессами. Как измерители достижения этих целей часто используются показатели этих бизнес-процессов - KPI. |
Наиболее актуально использование понятия KPI в управлении бизнес-процессами: KPI являются измерителями результативности, эффективности, производительности бизнес-процессов.
Выделяются следующие виды ключевых показателей:
1. KPI результата – сколько и какой результат произвели;
2. KPI затрат – сколько ресурсов было затрачено;
3. KPI функционирования – показатели выполнения бизнес-процессов (позволяет оценить соответствие процесса требуемому алгоритму его выполнения);
4. KPI производительности – производные показатели, характеризующие соотношение между полученным результатом и временем, затраченным на его получение;
5. KPI эффективности (показатели эффективности) - это производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата к затратам ресурсов.
При разработке показателей процесса необходимо придерживаться следующих правил:
1. Набор показателей должен содержать минимально необходимое их количество для обеспечения полноценного управления бизнес-процессом;
2. Каждый показатель должен быть измерим;
3. Стоимость измерения показателя не должна превышать управленческий эффект от использования данного показателя.
Алгоритм разработки показателей бизнес-процесса
Рассмотрим виды ключевых показателей деятельности на примере процесса «Материально-техническое обеспечение» Производственной компании (рис. 1)
Выделять показатели наиболее удобно применительно к Процессу, изображенному в нотации IDEF0, когда на рисунке представлены Входы, Выходы, Управление (правила выполнения процесса) и Механизмы (оборудование, персонал). Ключевые показатели эффективности и показатели производительности, являясь производными, при использовании такой схемы характеризуют процесс в целом. 
Рисунок 1. Процесс "Материально-техническое обеспечение"
1) Идентифицировать процесс и его результат.
Например:
Процесс «Материально-техническое обеспечение» - результат «Годные товарно-материальные ценности»
2) Идентифицировать входы-ресурсы (ресурсы, перерабатываемые за один цикл процесса) и входы-механизмы (ресурсы, обеспечивающие многократное выполнение процесса - оборудование, персонал).
Например:
входы-ресурсы Процесса «Материально-техническое обеспечение»:
§ Заявки на поставку Товарно-материальных ценностей;
§ Товарно-материальные ценности (ТМЦ) - сырье и материалы, которые необходимо предоставить согласно плану закупок или по заявкам на поставку;
§ Информация о наличии и стоимости ТМЦ на рынке.
Входы-механизмы рассматриваемого процесса:
§ Оборудование рабочих мест сотрудников отдела снабжения;
§ Сотрудники отдела снабжения.
3) Идентифицировать входы-управления (правила и требования к выполнению процесса)
Например, рассматриваемый процесс может регламентироваться:
§ «Инструкцией по приемке и хранению сырья, полуфабрикатов и материалов на складе»;
§ «Методикой отбора поставщиков»;
§ «Правилами заключения договора поставки сырья и материалов»;
§ «Планом закупок»
4) Зная результат, который должен быть получен, необходимо оценить его количественно - сформировать показатели результата. Они могут быть как простыми, так и рассчитываемыми (по формуле или иным способом).
Пример:
KPI 1 – количество заявок на ТМЦ (товарно-материальные ценности), выполненных в срок;
KPI 2 - % заявок на ТМЦ, выполненных в срок;
KPI 2 = KPI 1 / Z х 100%,
где Z – общее количество поданных заявок на поставку ТМЦ
KPI 3 - % ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство
KPI 3 = А / В х 100%
Где А – количество ТМЦ надлежащего качества, поступивших в производство,
В – общее количество ТМЦ, поступивших в производство
5) На основе входов процесса можно сформировать показатели затрат.
Пример:
KPI 4 - Затраты на приобретение ТМЦ (затраты на ресурсы)
6) На основе механизмов процесса можно сформировать дополнительные показатели затрат.
Пример:
KPI 5 - Затраты на осуществление деятельности (затраты на персонал и оборудование)
7) Правильность выполнения процесса, помимо показателей затрат на осуществление деятельности, отражают также показатели функционирования.
Пример:
KPI 6 – Количество срывов сроков подачи проекта бюджета в финансовое управление за год
8) Показатели производительности рассчитываются как соотношение полученного результата ко времени.
Пример:
Показателем производительности KPI 7 может служить среднее количество заявок, обработанных отделом снабжения в день.
KPI 7 = С /r
Где C - Количество обработанных заявок в месяц,
r - Количество рабочих дней в месяце
9) Расчет ключевых показателей эффективности осуществляется на основе выделенных предварительно KPI результата и KPI затрат. Показатели эффективности, таким образом, выступают интегральными характеристиками деятельности.
Пример:
Показателем эффективности производства предприятия KPI 8 можно считать стоимость выполнения одной заявки. Этот показатель рассчитывается по следующей формуле:
KPI 8 = KPI 5 / KPI 1
Где
KPI 1 - Количество заявок на ТМЦ, выполненных в срок
KPI 5 - Затраты на осуществление деятельности
По этому принципу (отношение затрат к полученному результату) можно рассчитать как показатели эффективности производства, так и показатели эффективности проектов или показатели эффективности управления.