Экономическая целесообразность

Экономическая эффективность системы определяется, с одной стороны, затратами, связанными с ее установкой и сопровождением, а с другой – ожидаемыми уменьшениями издержек и увеличением прибыли предприятия.

Затраты:

· Стоимость оборудования, техники: 343 000 руб.

· Стоимость лицензий: 180 000 руб.

· Затраты на настройку и ввод в эксплуатацию.

· Затраты на сопровождение: 30 000 руб/мес.

Ожидаемые результаты:

· Снижение потерь за счет более совершенного учета затрат.

· Уменьшение потерь, связанных с недобросовестностью сотрудников и поставщиков.

· Уменьшение затрат на административно-управленческий аппарат за счет ускорения обработки информации.

BPM СИСТЕМЫ

BPM ( Business Process Management ) системы – это класс программных продуктов, которые помогают управлять бизнес процессами организации. За счет применения BPM систем появляется возможность определить процессы в компании, представить их графические схемы, выполнять управление, анализ и дальнейшее совершенствование бизнес процессов.

Основное назначение BPM систем связано с повышением эффективности работы организации, снижением стоимости выпускаемой продукции или предоставляемых услуг и улучшения системы управления. Этот класс ПО создавался с таким расчетом, чтобы можно было быстро определить слабые места процессов и подразделения компании, которые снижают общую эффективность работы.

В отличие от других корпоративных информационных систем, которые используют процессный подход ( ERP , CRM , OLAP системы, DocFlow ), BPM системы более просты в освоении и быстрее приносят отдачу от внедрения. Менеджерам они дают более простой способ контролировать ситуацию в организации, линейному персоналу – четкое распределение ответственности и эффективное управление своим рабочим временем, потребителям – более быстрый и качественный продукт или сервис.

Среди информационных систем, обеспечивающих автоматизацию и управление бизнес процессами, BPM системы находятся на стыке трех классов корпоративного программного обеспечения.

К этим классам относятся:

Системы управления документацией, которые дают возможность контролировать движение документов по заданным правилам. Эти системы автоматизируют движение документации;

Системы управления ресурсами, такие как ERP , CRM системы, которые позволяют управлять и контролировать материальные и человеческие ресурсы. Эти системы автоматизируют управление ресурсами;

CASE средства, такие как ARIS , BPwin , ERwin , Rational Rose , которые позволяют моделировать и проводить анализ процессов организации. Эти системы автоматизируют моделирование и создание процессов.

С каждым годом функционал BPM систем расширяется. Они вобрали в себя преимущества многих «традиционных» корпоративных систем поддержки бизнеса. BPM системы включают в себя часть инструментов этих систем. Кроме того, BPM системы имеют возможность интегрироваться с корпоративными системами управления, что существенно упрощает их встраивание в ИТ инфраструктуру организации.

ОТЛИЧИЯ BPM СИСТЕМЫ

В отличие от других систем автоматизации, BPM системы направлены на автоматизацию уникальных процессов компании. Корпоративные системы управления, такие как ERP системы, как правило, уже содержат встроенный функционал (референтные модели), который за счет опций настраивается под процесс организации. При этом сам процесс приходится существенно изменять под заданный функционал ERP системы, а BPM системы позволяют автоматизировать уникальный процесс организации, без привязки к заданной референтной модели.

Системы документооборота обеспечивают управление документацией за счет создания схем движения документов. Эти схемы, как правило, представляют собой типовые алгоритмы обработки документации, а также ее хранения. При этом схемы движения документов становятся оторванными от процессов, в которых возникают и участвуют документы. Модули BPM системы создают потоки управления документацией на основе графического представления процесса. Это дает возможность сохранить связь документов с процессами организации.

Одной из сильных сторон BPM систем является возможность интеграции с другими программными продуктами. Это существенно повышает гибкость создаваемых моделей бизнес процессов. Большинство CASE средств является «монолитными» программными продуктами, сфокусированными на решении ограниченного набора задач. Модели бизнес процессов, создаваемые в этих CASE средствах, имеют ограниченные возможности по интеграции. В BPM системах применяется Сервис - Ориентированная Архитектура ( SOA ). Она позволяет легко интегрировать модели бизнес процессов в различные приложения.

СТРУКТУРА BPM СИСТЕМЫ

За счет BPM системы происходит управление потоком работ, информацией и взаимодействиями между системами и людьми, вовлеченными в процесс. Как правило, структура BPM системы включает в себя несколько программных компонентов, которые позволяют управлять всеми этими взаимодействиями.

Структура BPM системы

В общем виде структура BPM системы содержит программные компоненты для совместного моделирования бизнес процессов, инструменты для создания и управления бизнес правилами, и модули, позволяющие создать ИТ инфраструктуру и интегрировать ее в действующий бизнес процесс. Также, структура BPM системы включает в себя инструмент управления потоками работ ( workflow ) и репозиторий для выполнения и хранения моделей бизнес процессов. Еще одним важным элементом структуры BPM системы является модуль анализа и представления отчетов, который позволяет пользователям осуществлять мониторинг бизнес процессов.

Основные программные модули, входящие в состав BPM системы, следующие:

Модуль графического моделирования. Этот инструмент предназначен для графического моделирования процесса. С его помощью аналитик может представить процесс в терминах потока работ, бизнес правил и потока информации;

Модуль динамического моделирования. С помощью этого инструмента BPM системы позволяют представить модель бизнес процесса в динамике. За счет этого выявляются проблемные участки процессов и ресурсные ограничения, что дает возможность внести коррективы в процесс на этапе моделирования.

Модуль разработки приложений. Этот модуль обеспечивает разработчика необходимыми инструментами для создания пользовательского интерфейса, различных диалоговых форм и интеграции BPM системы с бизнес приложениями и информационными системами.

Модуль управления потоками работ и бизнес правилами. Этот модуль реализует управление потоками работ, потоками информации и документов, а также контролирует исполнение заданных бизнес правил. В этом модуле осуществляется формирование задач персоналу, участвующему в процессе и формирование бизнес правил для взаимосвязанных с BPM системой информационных систем.

Модуль интерфейса процессов. За счет этого модуля пользователи могут просматривать назначенные задачи, управлять приоритетом задач и выполнять их.

Модуль управления процессами. Этот модуль необходим для мониторинга процесса. Он позволяет получать показатели процессов, анализировать их, и формировать необходимые отчеты. Мониторинг может осуществляться по различным параметрам бизнес процессов. На основании этих параметров в BPM системе можно оперативно вносить коррективы в процессы.

Модуль управления BPM системы. Этот модуль представляет собой инструмент администратора системы. С его помощью выполняется конфигурирование программных средств, назначение прав доступа, контроль работы аппаратных средств и пр.

В различных BPM системах модули могут иметь разные названия (в зависимости от разработчика системы).

ВНЕДРЕНИЕ BPM СИСТЕМЫ

Внедрение BPM системы строится по тому же циклу, что и цикл управления бизнес процессами. В ходе внедрения, проект создания BPM системы охватывает все фазы процессного управления, при этом фазы цикла управления бизнес процессами перекрываются с фазами внедрения.

Соотношение фаз управления бизнес процессами с фазами внедрения BPM системы можно представить в виде схемы.

Внедрение BPM системы

Внедрение BPM системы, как правило, включает в себя четыре фазы:

Проектирование. На этой фазе осуществляется документирование, создание графической модели бизнес процесса и ее динамический анализ, разработка пользовательских форм и интерфейса, определение бизнес правил и данных процесса.

Реализация. На этой фазе происходит реализация созданной модели бизнес процесса - выполняется интеграция с существующими информационными системами, внедряются заданные бизнес правила, отлаживается пользовательский интерфейс и формы.

Управление. В ходе данной фазы происходит отработка процесса в «ручном» режиме, определяются и устанавливаются исключения из заданных бизнес правил, отрабатывается контроль процесса в режиме реального времени, вводятся необходимые обратные связи в процесс.

Оптимизация. На данной фазе производится обработка и анализ информации о работе процесса, выявляются проблемные места созданной модели, выявляются проблемы взаимодействия BPM системы с другими информационными системами и вносятся корректировки в бизнес процесс.

После завершения всех фаз они повторяются, но в отношении следующего процесса.