Контроль как функция менеджмента

Контроль – процесс отслеживания рабочей деятельности, направленный на то, чтобы гарантировать, что она ведётся в запланированном порядке, то есть обеспечивая деятельность организации в соответствии с планам, целям и нормативным показателям; включает также корректировку любых выявленных при этом значительных отклонений.

Эффективный конт­роль предполагает, что менеджеры (или работники) планируют и устанавливают нормативные показатели, внедряют информационную систему, обеспечивающую получение данных о фактически достигнутых показателях и в случае необходимо­сти предпринимают корректирующие воздействия.

Почему контроль важен?

Контроль важен, потому что он выступает заключительным звеном в цепи управленческой деятельности. Это единственный способ для менеджера узнать, достигаются ли организационные цели, а если нет, то по каким причинам.

Если менеджеры не контролируют ход выполнения плана, они не узнают, в запланированном ли порядке ведутся работы и какие конкретные действия следует принять в будущем.

Этапы и типы контроля

Деятельность организации опреде­ляется производственным процессом, поэтому целесообразно сконцентрировать вни­мание менеджмента на предварительных, основных или заключительных его этапах.

Эти три типа контрольных мероприятий формально называют упреждающим контролем, сопутствующим контролем и контролем с обратной связью.

Упреждающий контроль

Упреждающий контроль фокусируется на поступающих в организацию человече­ских, материальных и финансовых ресурсах. Иногда его называют предварительным, или превентивным контролем качества, цель которого состоит в проверке качества входящих потоков и позволяет предотвратить возникновение проблем при выполне­нии организацией стоящих перед ней задач. Упреждающий контроль призван иденти­фицировать и предотвратить отклонения прежде, чем они могут возникнуть.

Подбор, отбор, расстановка кадров и их аттестация позволяет определить деловые и профессиональные характеристики персонала компании. Проверка материальных ресурсов связана, например, с анализом поступающего сырья. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. К методам предварительного контроля можно отнести обеспечение запасов в требуемом количестве. Финансы контролируются на предварительном этапе посредством бюджета. Бюджет также позволяет осуществлять функцию планирования. Бюджет должен давать уверенность в том, что когда организации потребуются наличные средства, эти средства будут.

Сопутствующий контроль

Сопутствующий контроль состоит в мониторинге текущей деятельности сотрудни­ков организации, направленном на проверку соблюдения ими принятых стандартов качества. Сопутствующий контроль является наиболее общей формой контроля, призванной оценивать текущую производственную деятельность. В его нормативные показатели, правила и руководящие положения по выполнению рабочих задач и поведению сотрудников. Дизайн сопутствующего контроля должен обеспечить менеджменту уверенность в том, что производственная деятельность сотрудников направлена на достижение нормативных показателей.

К примеру, в строительной компании необходимость в жестких процедур отбора при приеме на работу отсутствует. Сотруднику просто представляется возможность выполнить рабочее задание, а менеджер наблюдает за его деятельностью. Если рабочий соблюдает принятые правила и показывает высокую производительность, он остается в организации. Как правило, в промышленных компаниях менеджеры производственных отделов предусматривают последовательный ряд контроля качества, с тем чтобы контролировать завершение определенных этапов процесса производства. Использование компанией Frito-Lay переносных компью­теров для ежесуточного мониторинга объемов продаж — пример сопутствующего контроля.