Описание состава автоматизируемых бизнес-процессов
Общие требования к информационной системе
Одно из основных требований компании "МЕД" к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.
Ключевые функциональные требования к информационной системе:
- Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями.
- Возможность удаленного доступа.
- Управление запасами. Оперативное получение информации об остатках на складе.
- Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков.
- Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов.
- Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами.
- Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах - как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы.
Примеры форм отчетных документов
Отчет о дебиторской задолженности | |||||||||||||
Регистрационный номер | Клиент | Договор | Дата договора | Сумма по договору | Сумма задолженности | Ожидаемый срок платежа | Комментарий | ||||||
Итого | |||||||||||||
Отчет о кредиторской задолженности | |||||||||||||
Информация о материалах/комплектующих, услугах, работах | Поставщик | № договора | Сумма по договору | Срок оплаты по договору | Дата оплаты | Сумма задолженности | Комментарий | ||||||
Отчет о требуемых закупках | |||||||
Инвентарный код | Название материала/товара | Ед. измерения | Требуется закупить | Предыдущая дата приобретения | |||
Название поставщика | Дата последнего приобретения | Стоимость приобретения | |||||
Описание системы учета
ЗАО "МЕД" использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы).
Фрагмент плана счетов компании
Номер бухг. счета | Наименование счета |
01.000 | Основные средства |
02.000 | Амортизация основных средств |
03.000 | Доходные вложения в материальные ценности |
04.000 | Нематериальные активы |
05.000 | Амортизация нематериальных активов |
08.000 | Вложения во внеоборотные активы |
10.000 | Материалы |
10.100 | Сырье и материалы |
10.200 | Прочие материалы |
10.300 | Инвентарь и хозяйственные принадлежности |
14.000 | Резервы под снижение стоимости МЦ |
16.000 | Отклонение в стоимости МЦ |
19.000 | НДС по приобретениям |
... | ... |
Фрагмент учетной политики
Выручка и прибыль. Выручка от реализации продукции и оказания услуг определяется по мере отгрузки реализованной продукции, оказания услуг и отражается в финансовой отчетности по методу начисления.
Запасы. Компания с целью определения фактической себестоимости товаров, реализованных в отчетном периоде, использует вариант их оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО).
Описание справочников
Фрагмент описания справочников, используемых для автоматизации компании "МЕД", приведен в таблице.
№ | Наименование справочника | Код | Наименование |
Клиенты | |||
AC_Ap_00001 | Покупатель_АПТЕКИ | ||
AC_Ds_00001 | Покупатель_Дистрибьютеры | ||
OTHER_00001 | Прочие | ||
Поставщики/подрядчики | |||
B_00001 | Банки | ||
L_00001 | Частные лица | ||
I_0001 | Страховые организации | ||
OTHER_00001 | Прочие | ||
Договора | |||
1- наши услуги | 1_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г | |
1_SERV_D_/M/E | Договор на оказание наших услуг_Д/М/Г | ||
2 - услуги нам | 2_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам | |
2_SERV_D/M/E | Договор на указание Г услуг нам _Д/М | ||
2_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам |
Код справочника отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиентов первый уровень обозначен символами "АС"-покупатель; второй уровень - "Ар"-аптеки, "Ds"-дистрибьюторы; для обозначения третьего уровня предусмотрены пятизначные порядковые номера 00001, 00002 и т.д.
Организационная диаграмма
Оргструктура предприятия оптовой торговли ЗАО "МЕД" имеет следующий вид:
Описание состава автоматизируемых бизнес-процессов
Бизнес-процессы компании, подлежащие автоматизации, приведены в следующей таблице:
№ п.п | Код бизнес-процесса | Наименование бизнес-процесса |
1. | Закуп-1 | Закупки |
2. | Склад-2 | Запасы-Склад |
3. | Прод-3 | Продажи |
4. | Врасч-4 | Взаиморасчеты с поставщиками и клиентами |
Каждый бизнес-процесс имеет свой уникальный номер. Нумерация бизнес-процессов построена по следующему принципу: "префикс-номер", где префикс обозначает группу описываемых бизнес-процессов, а номер - порядковый номер бизнес-процесса в списке.
Диаграмма прецедентов компании "МЕД"
На Диаграмме прецедентов представлены автоматизируемые бизнес-процессы компании и их исполнители.