Можно ли подтвердить расходы восстановленными копиями первичных документов при утрате их оригиналов (п. 1 ст. 252 НК РФ)?
Согласно ст. 252 НК РФ расходы можно подтвердить документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, и (или) документами, которые косвенно подтверждают произведенные расходы.
В соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в течение четырех лет.
Согласно официальной позиции при потере подлинников проездных документов для подтверждения командировочных расходов могут быть представлены: дубликат проездного документа, копия экземпляра билета или справка из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки. В авторских консультациях также отмечается, что с целью подтверждения указанных расходов можно представить копию билета, заверенную перевозчиком.
Согласно судебным решениям налогоплательщик при утрате первичных документов также может подтвердить свои расходы их восстановленными копиями.
Подробнее см. документы
Письмо Минфина России от 05.02.2010 N 03-03-05/18
Разъясняется, что в случае потери подлинников проездных документов физическое лицо может представить: дубликат проездного документа или копию экземпляра билета, оставшегося в распоряжении транспортной организации, осуществившей его перевозку, или справку из транспортной организации с указанием реквизитов, позволяющих идентифицировать данное физическое лицо, маршрут его проезда, стоимость билета и дату поездки.
Постановление ФАС Московского округа от 19.01.2012 по делу N А40-33539/11-99-146
Суд установил, что налогоплательщик не представил ряд первичных документов в ходе выездной проверки в связи с их утратой при переезде в другой офис. Однако вместе с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган налогоплательщик представил восстановленные копии документов. Налоговый орган отказал в расходах, сославшись на то, что копии документов не заверены в соответствии с п. п. 3.22 и 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Суд указал, что законодательство о налогах и сборах не содержит запрета на подтверждение расходов копиями первичных документов.
Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.03.2011 по делу N А32-22309/2007 (Определением ВАС РФ от 27.06.2011 N ВАС-8176/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)
Суд установил, что общество в период рассмотрения дела восстановило и представило в суд первой и апелляционной инстанций первичную документацию. На основании этого ФАС сделал вывод о реальности понесенных по сделкам расходов.
Постановление ФАС Московского округа от 01.06.2010 N КА-А41/5166-10 по делу N А41-16046/09
Суд отклонил довод инспекции о том, что налогоплательщик не подтвердил расходы, поскольку представил восстановленные первичные бухгалтерские документы.
Постановление ФАС Московского округа от 05.10.2010 N КА-А41/11224-10 по делу N А41-18513/08
Суд установил, что налогоплательщик утратил акт выполненных работ, однако в ходе проведения контрольных мероприятий восстановил его, получив копию у контрагента, которую и представил в налоговый орган. При этом налоговый орган не оспаривает реальность затрат.
Постановление ФАС Московского округа от 09.02.2009 N КА-А40/80-09 по делу N А40-15235/08-140-47 (Определением ВАС РФ от 20.04.2009 N 4405/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ)
Суд установил, что организация в ходе налоговой проверки вовремя не представила документы из-за их утраты в результате пожара. Ввиду этого общество подало восстановленные документы непосредственно в суд, который определил, что отсутствие в некоторых документах подлинных подписей ответственных должностных лиц вызвано невозможностью их проставления. При этом суд отметил, что налоговым законодательством не установлено механизма восстановления утраченных документов и требований к их дубликатам.
Постановление ФАС Поволжского округа от 19.01.2010 по делу N А55-10367/2009
Суд сделал вывод о том, что совокупность представленных доказательств не свидетельствует о получении обществом необоснованной налоговой выгоды. Утрата и невосстановление первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, произошли не в результате виновных действий налогоплательщика, а обусловлены чрезвычайными, непреодолимыми обстоятельствами. Суд указал, что налогоплательщик предпринял меры к восстановлению утраченных документов, однако это не представилось возможным, поскольку контрагент был исключен из ЕГРЮЛ.
Постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 15.04.2010 по делу N А32-774/2009-33/44
С целью подтверждения затрат суд принял во внимание представленные предпринимателем в суд восстановленные первичные документы. Документы были представлены не в полном объеме, поскольку их значительная часть утрачена в результате кражи.
Постановление ФАС Уральского округа от 14.02.2011 N Ф09-10366/10-С2 по делу N А50-5110/2010
Суд установил: в связи с тем что налогоплательщик утратил ряд первичных документов, часть их он восстановил и представил с возражениями на акт проверки, а другую часть восстановил после проведения выездной налоговой проверки и представил с апелляционной жалобой в вышестоящий налоговый орган. На основании этих документов суд указал, что общество обоснованно приняло к учету приобретенные им товары (работы, услуги).
Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 07.09.2009 по делу N А43-2938/2008-45-54
Суд установил, что в судебное заседание общество представило восстановленные акты сдачи-приемки выполненных работ, претензий к оформлению которых инспекция не имеет. Исследовав и оценив имеющиеся в деле доказательства, суды установили, что представленные документы свидетельствуют о реальности спорных хозяйственных операций.
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 19.08.2009 N Ф04-4575/2009(11959-А75-14) по делу N А75-7938/2008
Суд установил, что налогоплательщик не представил документы, поскольку они были уничтожены в результате пожара. Часть восстановленных первичных документов налогоплательщик представил в ходе проведения налоговой проверки, а другую часть - во время рассмотрения дела в суде первой инстанции. ФАС указал, что данные документы являются надлежащими доказательствами, подтверждающими расходы.
Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 07.11.2008 по делу N А82-9757/2007-28
Суд указал, что по объективным причинам налогоплательщик не имел возможности представить первичные документы, истребованные налоговым органом для проведения налоговой проверки. Общество предприняло меры по восстановлению утраченной документации и представило в суд документы, подтверждающие размер полученных доходов и понесенных расходов. Каких-либо претензий относительно недостоверности представленных налогоплательщиком документов инспекция не предъявила.
Аналогичные выводы содержит...
Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 28.01.2009 N А33-5811/08-Ф02-4/09 по делу N А33-5811/08
Постановление ФАС Московского округа от 05.06.2008 N КА-А40/3721-08 по делу N А40-4302/07-107-33
Суд установил, что налогоплательщик письменно сообщил в инспекцию о невозможности представления документов по требованию в связи с их утратой при возгорании автомобиля, перевозившего документы общества (приложив к письму акт о пожаре). При этом в письме было указано, что сотрудниками ведется работа по восстановлению утраченных документов. Таким образом, налогоплательщик в силу причин объективного характера не имел возможности исполнить требование инспекции о представлении документов до окончания проверки. В связи с этим отказ в признании понесенных расходов является неправомерным.
Консультация эксперта, 2012
Автор приходит к выводу о том, что налогоплательщик вправе представить копии документов, полученные от контрагентов и аудиторов, взамен утраченных. При этом копии документов может заверить представитель контрагента.
Статья: Работник едет в командировку (Островская А.З.) ("Налоговый вестник", 2010, N 2)
Автор рассматривает ситуацию о необходимости документального подтверждения расходов на проезд командированного работника в случае, если билет утерян. Для подтверждения затрат можно, в частности, представить копию билета, заверенную перевозчиком.
Аналогичные выводы содержит...
Консультация эксперта, 2010