Составление, проверка, обработка документов

Составление документов регламентируется определенными требо­ваниями, предусмотренными государственными стандартами в облас­ти бухгалтерского учета. Прежде всего, документ составляется на блан­ке типовой формы или формы, утвержденной руководителем предпри­ятия.

Записи вручную в первичных документах производятся шариковой ручкой, химическим карандашом или при помощи пишущих маши­нок, средств механизации, которые способны обеспечить сохранность записей до момента сдачи документов в архив для хранения. Примене­ние простого карандаша при составлении первичных документов не разрешается, так как зафиксированную таким образом информацию легко стереть. Содержание информации должно быть изложено точно и ясно. В тех случаях, когда при заполнении документа остаются сво­бодные строки, они должны обязательно прочеркиваться. Суммы в денежных документах должны указываться цифрами и прописью. До­кументы подтверждаются всеми необходимыми подписями с указани­ем должностных лиц, подписавших документ.

Документ может создаваться в нескольких экземплярах, так как копии документов могут использоваться для различных целей, или они могут храниться и использоваться в учете у нескольких внешних адре­сатов. Первый экземпляр таких документов, как правило, направляется контрагенту.

При поступлении первичных документов в бухгалтерию они подле­жат обязательной проверке. В первую очередь она осуществляется по существу документа: устанавливается, все ли реквизиты заполнены (в соответствии с формой документа), определяется степень законности документируемых фактов и производится сверка или логическая увязка показателей (по содержанию). Документы, противоречащие установ­ленному порядку или законодательству, не должны приниматься к ис­полнению.

После указанных процедур производится бухгалтерская обработка документации, которая заключается в группировке, таксировке, про­ставлении корреспонденции счетов (котировки), «гашении» (делают надпись или ставят штамп на документе).

Процедура, по существу, предназначена для контроля необходимос­ти, целесообразности и законности указанного в документе хозяйст­венного факта.

Арифметическая проверка выявляет правильность вычислений и итоговых подсчетов в документах.

Бухгалтерская обработка документов завершается составлением сводных документов на основании сгруппированных первичных доку­ментов. Группировка документов состоит в подборе и объединении их в однородные по содержанию группы.

Таксировка документов заключается в проставлении в них наряду с количественными показателями операции ее денежного выражения. Расценка производится либо в момент создания документа, либо при его обработке в бухгалтерии.

^! Составление бухгалтерских проводок, имеющих назначение пере­носа информации из документа на счета бухгалтерского учета, называ­ется контировкой.

Во избежание повторной обработки документа на нем ставится от­метка (подпись работника, ответственного за обработку документа).

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисле­ния заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Группа документов представляет собой документацию.

Как было отмечено раньше, документирование — это способы офор­мления хозяйственных операций в момент их совершения или в другие допустимые (регламентируемые учетной политикой) сроки с помощью документов установленной формы.

Документооборот

Порядок документирования хозяйственных фактов, движение и сроки передачи документации в бухгалтерию для принятия к учету per- ламентируются графиком документооборота, утвержденным руково­дителем предприятия.

Документооборот — опись документов и регламентация процесса их создания, движения или получения от других подразделений, внеш­них контрагентов, утверждения, принятия к учету, обработки и переда­чи их в архив.

Основными этапами документооборота являются:

• составление и оформление документов;

• прием документов бухгалтерией;

• обработка и использование документов для дальнейших учетным записей; 1

• передача документов в архив. 1

На рис. 4.9 представлена схема документооборота. 1

Порядок документооборота и график предоставления документом зависят от характера и особенностей хозяйственных фактов и их учет- ] ного оформления, а также от структуры организации и бухгалтерии. ^!

График документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота не­обходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксирован­ных в двух или более документах, не создавать излишнюю (перестрахо- , вочную) информацию, не направлять документооборот в функцио­нальные отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возмож­ность подделки, утраты, порчи документов при их движении.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах.

Исполнителям вручаются выписки из графика, в которых перечис­ляются документы, относящиеся к сфере их деятельности, порядок составления адреса и сроки их передачи для последующей обработки.

Ответственность за выполнение графика документооборота, свое­временное создание документов и достоверность информации, содер­жащейся в них, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности несут должностные и материально- ответственные лица¹, создавшие и подписавшие документы.

Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответствен­ность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгал­терской отчетности. В прямой зависимости от функционирования до­кументооборота находится и оперативный учет.

Помимо сказанного, документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных ра­ботников, своевременность бухгалтерского учета.

Хранение документов

Первичные документы, учетные регистры и бухгалтерские отчеты подлежат обязательной передаче в архив. До этого момента они должны храниться в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью работников, уполномоченных главным бухгал­тером. Бланки строгой отчетности обычно хранятся в сейфах, металли­ческих шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспе­чить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, от­носящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хро­нологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с приложенны­ми к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Сроки хранения первичных документов, учетных регистров, бухгал-' терских отчетов и балансов в архиве организации определяются Глав- 1 ным архивным управлением РФ. Например, все первичные документы' хранятся на предприятии не менее пяти лет. Квартальные отчеты, ин­вентарные карточки, карточки учета основных средств (после их лик­видации), доверенности на получение денежных сумм и товарно-мате­риальных ценностей (в том числе аннулированные), гарантийные письма, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости об инвен­таризации (в случае возникновения споров или судебных дел) подлежат хранению в течение трех лет. В течение десяти лет организация должна хранить годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, Главные книги организации. Наибольший срок хране­ния имеют лицевые счета рабочих и служащих: они должны храниться не менее 75 лет с момента закрытия этих счетов.

Документы, связанные с оперативным управлением (образцы под­писей, внутренние отчеты), хранятся по мере надобности.

Оформление и передачу в архив документов обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Выдача документов из архива производится с разрешения главного бухгалтера.

Изъятие первичных документов, бухгалтерских регистров, отчетов и балансов у организации может производиться только органами до­знания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговы­ми службами на основании постановления этих органов в соответствии с Уголовным кодексом РФ.

В случае уничтожения, пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследо­ванию. В необходимых случаях для участия в работе комиссии пригла­шаются представители следственных органов, охраны и государствен­ного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, утверждаемы) руководителем организации.