Понятие и организация документооборота
3.1. Понятие и принципы организации документооборота
Обратить внимание!
Документооборот — сложный технологический процесс, включающий все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов.
Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении.
Основными принципами организации документооборота являются следующие:
- прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);
- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;
- порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.
Существует три основные формы организации работы с документами:
1. Централизованная форма организации документооборота применяется на предприятиях с небольшим документооборотом.
2. При децентрализованной форме работы с документами все операции выполняются в структурных подразделениях
3. Смешанная форма работы с документами используется на крупных предприятиях со сложной структурой и большим объемом документооборота.
3.2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов
Обратить внимание!
Документопоток входящих документов составляют:
- документы вышестоящих организаций, органов власти;
- документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
- документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
- жалобы и заявления граждан.
В процессе движения входящих документов выполняются следующие операции:
- прием входящих документов;
- первоначальная (экспедиционная) обработка;
- предварительное рассмотрение и распределение;
- регистрация;
- рассмотрение документов руководством;
- исполнение резолюций;
- отправка ответных документов.
3.3. Прохождение исходящих и внутренних документов
Обратить внимание!
К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ на соответствующую просьбу или предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.
Прохождение исходящего документа включает несколько этапов:
- составление проекта документа, его распечатка;
- согласование проекта, его визирование в необходимых случаях;
- подписание (утверждение) документа;
- регистрация и отправка документа.
Внутренние документы проходят следующие стадии:
- подготовка проекта документа,
- перепечатка,
- согласование,
- визирование,
- подписание,
- исполнение.
Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Распорядительные документы (приказы, распоряжения) проходят через юридический отдел; протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны.
Приказы, протоколы регистрируются в канцелярии (у секретаря-референта), подвергаются размножению в копировально-множительном подразделении, а затем копии их рассылаются в структурные подразделения. Докладные записки на имя руководителя организации или структурного подразделения, сводки, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются в структурные подразделения или подшиваются в соответствующие дела.
3.4. Работа с конфиденциальными документами
Обратить внимание!
К служебным документам конфиденциального характера относятся документы, содержащие информацию закрытого характера.
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188. Указ к числу сведений конфиденциального характера относит, в частности, сведения, составляющие служебную и коммерческую тайну.
Под служебной (коммерческой) тайной, согласно Гражданскому кодексу РФ (ст. 139), следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в организации информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия:
- работа с конфиденциальными документами должна производиться в отдельном, специально для этого оборудованном помещении. Доступ в такие помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников;
- выдача конфиденциальных документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) производится под роспись сотрудника;
- передача документов с грифом «конфиденциально» в другое учреждение (а внутри организации из подразделения в подразделение) производится только с разрешения соответствующего руководителя.
Документы конфиденциального характера учитываются в специальном журнале и хранятся отдельно от других документов - в особых помещениях или в запираемых металлических шкафах. Наиболее важные документы надлежит хранить в запертых и опечатанных несгораемых шкафах или сейфах (в отдельных случаях — под охраной и с соответствующей сигнализацией).
По окончании рабочего дня документы закрытого характера проверяются и сдаются на хранение. Об утрате таких документов немедленно сообщается ответственному руководителю.
Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны» по принятой в организации форме. Все сотрудники предупреждаются о возможной уголовной, административной и иной ответственности в соответствии с законодательством.
3.5. Работа с письмами и обращениями граждан
Обратить внимание!
Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан и состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий и организаций, которые должны постоянно держать эту работу под контролем, принимать меры по ее совершенствованию.
При личном приеме граждан их письменные и устные предложения, заявления и жалобы также подлежат централизованной регистрации.
Ответственность за своевременное разрешение заявлений, жалоб, предложений возлагается на руководство организации, а процесс рассмотрения обращений граждан подлежит обязательному контролю.
Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов.
По установившейся практике заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения обстоятельств, разрешаются не позднее 15 дней со дня поступления. Если для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение дополнительных работ, допускается, в порядке исключения, продление сроков для ответа не более чем на один месяц с сообщением об этом гражданину, подавшему заявление или жалобу.
Результаты решения вопроса, поставленного в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если полученное обращение не относится к компетенции данной организации, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.
Отказ в положительном решении вопроса должен быть направлен в письменном виде, аргументировано обоснован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.
СУЩНОСТЬ РАБОЧЕГО ПЛАНА СЧЕТОВ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА ОРГАНИЗАЦИИ
4.1. Сущность Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации
Обратить внимание!
План счетов бухгалтерского учета представляет собой упорядоченную номенклатуру перечня синтетических счетов, который должны применять и соблюдать все предприятия и организации (кроме кредитных и бюджетных) всех форм собственности и организационно-правовых форм, осуществляющих учет методом двойной записи.
План счетов утвержден приказом Минфина РФ от 31 октября 2000 г. N 94н.
В Плане счетов бухгалтерского учета счета группируются по разделам в соответствии с их экономическим содержанием. В основе данной группировки лежит экономическая классификация объектов учета.
План счетов содержит следующие разделы:
Раздел I. Внеоборотные активы.
Раздел II. Производственные запасы.
Раздел III. Затраты на производством
Раздел IV. Готовая продукция и товары.
Раздел V. Денежные средства.
Раздел VI. Расчеты.
Раздел VII. Капитал.
Раздел VIII. Финансовые результаты.
Забалансовые счета.
Каждый счет, представленный в соответствующем разделе, помимо наименования обозначен шифром (кодом). Сделано это с целью сокращения учетных записей, так как указание шифра позволяет отказаться от наименования счета. Предусмотрен серийный способ шифровки. Определенный набор шифров счетов формирует содержание соответствующего раздела. Шифры счетов обозначаются двузначными числами от 01 до 99.
Забалансовые счета в силу своей специфики в плане счетов, выделены обособленно и раскрывают информацию о наличии и движении имущества, не принадлежащего предприятию. Однако исходя из содержания фактов хозяйственной деятельности временно находятся в его пользовании или распоряжении. Здесь находятся также счета, на которых ведется учет и контроль за отдельными хозяйственными операциями экономического субъекта, его условных прав и обязательств.
4.2. Классификация счетов бухгалтерского учета по экономическому содержанию, назначению и структуре, отношению к балансу
Обратить внимание!
1. По экономическому содержанию объектов учета счета делятся на три группы:
1.1. Счета для учета хозяйственных средств (имущества):
- счета для учета основных средств;
- счета для учета нематериальных активов;
- счета для учета оборотных средств;
- счета для учета долгосрочных финансовых инвестиций.
1.2. Счета для учета источников хозяйственных средств:
- счета для учета источников собственных средств;
- счета для учета источников заемных средств.
1.3. Счета для учета хозяйственных процессов подразделяются на три подгруппы:
- счета для учета процесса снабжения;
- счета для учета процесса производства;
- счета для учета процесса продажи готовой продукции.
2. По назначению и структуре счета делят на пять групп:
2.1. Основные счета:
- денежные счета;
- нематериальные счета;
- материальные счета;
- счета для учета капитала;
- ссудные счета;
- расчетные счета.
2.2. Регулирующие счета:
- контрарные счета;
- дополнительные счета;
- контрарно-дополнительные счета.
2.3 Операционные счета:
- калькуляционные счета;
- собирательно-распределительные счета;
- операционно-результативные счета;
2.4. Отчетно-распределительные счета.
2.5. Финансово-результатные счета.
3. По отношению к балансу счета делятся на две подгруппы:
- балансовые;
- забалансовые.
4.3. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета
Обратить внимание!
Утверждена Приказом Минфина РФ от 31.10.2000 №94н с изменениями от 07.05.2003 №38н, от 18.09.2006 №115н, от 08.11.2010 №142н.
Инструкция устанавливает единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета. В ней приведена краткая характеристика синтетических счетов и открываемых к ним субсчетов: раскрыты их структура и назначение, экономическое содержание обобщаемых на них фактов хозяйственной деятельности, порядок отражения наиболее распространенных фактов. Описание счетов бухгалтерского учета по разделам приводится в последовательности, предусмотренной Планом счетов бухгалтерского учета.
На основе Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.
Для учета специфических операций организация может по согласованию с Министерством финансов Российской Федерации вводить в План счетов бухгалтерского учета дополнительные синтетические счета, используя свободные номера счетов.
Субсчета, предусмотренные в Плане счетов бухгалтерского учета, используются организацией исходя из требований управления организацией, включая нужды анализа, контроля и отчетности. Организация может уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета.
В Инструкции после характеристики каждого синтетического счета дана типовая схема корреспонденции его с другими синтетическими счетами. В случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, корреспонденция по которым не предусмотрена в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией.
Задание 1. С использованием типового Плана счетов распределить счета по экономическому содержанию в следующем порядке:
| Счета для учета основных средств | Счета для учета нематериальных активов | Счета для учета оборотных средств | Счета для учета долгосрочных финансовых инвестиций |
| Счета для учета источников собственных средств | Счета для учета источников заемных средств | Счета для учета процесса снабжения | Счета для учета процесса производства | Счета для учета процесса продажи готовой продукции |
Задание 2. С использованием типового Плана счетов распределить счета по назначению и структуре в следующем порядке:
| Денежные счета | Нематериальные счета | Материальные счета | Счета для учета капитала | Ссудные счета |
| Расчетные счета | Контрарные счета | Дополнительные счета | Контрарно-дополнительные счета | Калькуляционные счета |
| Собирательно-распределительные счета | Операционно-результативные счета | Отчетно-распределительные счета | Финансово-результативные счета |
ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ И ПРИМЕНЕНИЯ РАБОЧЕГО ПЛАНА СЧЕТОВ
5.1. Порядок разработки рабочего Плана счетов бухгалтерского учета
Обратить внимание!
Согласно п.3 ст.6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» при принятии учетной политики организация должна утвердить рабочий План счетов бухгалтерского учета, содержащий синтетические и аналитические счета, необходимые для ведения бухгалтерского учета в соответствии с требованиями своевременности и полноты учета и отчетности.
Конструирование рабочего Плана счетов должно включать ряд последовательных этапов и операций:
1) выбор признака выделения счетов;
2) определение числа уровней обобщения информации и критериев отнесения счетов к разным порядкам;
3) выделение счетов и их ранжирование;
4) выбор системы кодирования счетов и сам процесс кодирования;
5) выбор формы представления рабочего плана;
6) содержательное описание рабочего плана.
Три основных подхода к построению Плана счетов:
1. Линейный подход - счета перечисляются в определенном порядке. При данном подходе предусматривается последовательное изложение номенклатуры синтетических счетов, сведенных в группы. В таком плане не применяются субсчета, что упрощает выбор корреспонденции и аналитический учет. Недостаток этого подхода в том, что количество синтетических счетов и их корреспонденции велико, не обеспечивается достаточная свобода для введения новых информационных позиций.
2. Матричный подход - все счета, входящие в рабочий план счетов, разделены на группы и подгруппы, в которых выделяются подклассы, подгруппы счетов и сами счета. Недостатки такого плана состоят в том, что количество синтетических счетов велико, синтетический учет зачастую подменяет аналитический, что увеличивает число корреспонденции. В таком плане счетов велика размерность кода синтетического счета.
3. Иерархическое построение Плана счетов. Такое построение рабочего Плана счетов предполагает минимальное число синтетических счетов при максимальном выделении информационных признаков в субсчетах. В каждом синтетическом счете можно открыть от 2 до 10 субсчетов без существенного увеличения размерности кода. Корреспонденции устанавливаются только между синтетическими счетами, что при правильном подборе признаков счетов и субсчетов позволяет значительно сократить число корреспонденции счетов и упростить информационную структуру бухгалтерского учета. Субсчета вводятся организациями, что намного уменьшает зависимость плана счетов от его централизованного утверждения и увеличивает степень свободы при формировании информационной структуры бухгалтерского учета в отдельных отраслях хозяйства без утраты ее единообразия в синтетическом учете.
Формирование рабочего Плана счетов организуется в соответствии со следующими факторами:
- отраслевая принадлежность организации;
- организационно – правовая форма организации;
- вид деятельности организации;
- масштаб организации;
- структура организации;
- формирование бухгалтерской отчетности в сфере детализации информации об объектах;
- необходимость ведения раздельного учета.
Структура рабочего плана счетов:
1. Синтетические счета. Они предназначены для учета имущества, обязательств и хозяйственных процессов. На них учитываются отдельные виды имущества, капитала, обязательств, а также финансовых результатов.
2. Аналитические счета (прикрепляются к синтетическим счетам). Они применяются для осуществления контроля за сохранностью и движением объектов учета.
3. Субсчета, которые детализируют основные счета.
5.2. Порядок применения рабочего Плана счетов бухгалтерского учета
Обратить внимание!
На основе Плана счетов бухгалтерского учета и Инструкции по его применению организация утверждает рабочий план счетов бухгалтерского учета, содержащий полный перечень синтетических и аналитических (включая субсчета) счетов, необходимых для ведения бухгалтерского учета.
В едином Плане счетов счета сгруппированы в восемь разделов. Отдельно выделены забалансовые счета. Основой группировки счетов по разделам являются экономические особенности учитываемых объектов. В каждом разделе отражены экономически однородные виды имущества, обязательств и хозяйственных операций. Расположены разделы в определенной последовательности, в соответствии участие имущества в его кругообороте.
1 раздел «Внеоборотные активы». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении активов организации, которые в соответствии с правилами бухгалтерского учета относятся к основным средствам, нематериальным активам и другим внеоборотным активам, а также операций, связанных с их строительством, приобретением и выбытием.
2 раздел «Производственные запасы». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении предметов труда, предназначенных для обработки, переработки или использования в производстве, либо для хозяйственных нужд, средств труда, которые в соответствии с установленным порядком включаются в состав средств в обороте, а также операций, связанных с их заготовлением (приобретением).
3 раздел «Затраты на производство». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о расходах по обычным видам деятельности организации (кроме расходов на продажу).
4 раздел «Готовая продукция и товары». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении готовой продукции (продуктов производства) и товаров.
5 раздел «Денежные средства». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранных валютах, находящихся в кассе, на расчетных, валютных и других счетах, открытых в кредитных организациях на территории страны и за ее пределами, а также ценных бумаг, платежных и денежных документов.
6 раздел «Расчеты». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о всех видах расчетов организации с различными юридическими и физическими лицами, а также внутрихозяйственных расчетов.
7 раздел «Капитал». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о состоянии и движении капитала организации.
8 раздел «Финансовые результаты». Счета этого раздела предназначены для обобщения информации о доходах и расходах организации, а также выявления конечного финансового результата деятельности организации за отчетный период.