Факторы эффективности письменного делового общения

Е.Ю. Кашаева

Эффективность письменной деловой коммуникации

(учебно-методическое пособие)

Ростов-на-Дону

Кашаева Елена Юрьевна

Эффективность письменного делового общения: Учебно-методическое пособие. – Ростов – на – Дону, 2013. – 178 с.

Учебно-методическое пособие разработано для магистрантов 1 курса очной формы обучения, направления подготовки 032700- Филология, по программе подготовки «Прикладная коммуникативистика» и содержит материалы для практических занятий по курсу «Эффективность письменного делового общения». Пособие ориентировано на формирование умений ведения документной коммуникации, развитие навыков составления и оформления документных текстов различной коммуникативной заданности и жанровой принадлежности. Практическая часть пособия содержит задания, связанные с основными характеристиками документного текста: формально-логическими, жанрово-композиционными, лингвистическими, этикетными.

Печатается по решению кафедры речевой коммуникации и издательского дела факультета филологии и журналистики ЮФУ, протокол № от 2013 г.

ВВЕДЕНИЕ

В соответствии с ООП подготовки магистра по направлению 032700 «Филология» курс «Эффективность письменной деловой коммуникации» включается в вариативную часть профессионального цикла М. 2.

Базу для его изучения составляют компетенции, полученные обучающимися в бакалавриате в рамках таких дисциплин, как «Современный русский язык», «Функциональная и практическая стилистика», «Практикум по русскому языку», «Введение в теорию коммуникации». В свою очередь овладение компетенциями в рамках курса «Эффективность письменной деловой коммуникации» оказывается необходимым при освоении дисциплин коммуникативистики и прагматики, основ филологической работы с деловым текстом, при прохождении педагогической практики, написании выпускной квалификационной работы, документного обеспечения социально-педагогической, научно-исследовательской и профессиональной деятельности, а также для успешной социальной и профессиональной адаптации выпускников, повышении их конкурентоспособности на рынке труда.

Курс «Эффективность письменной деловой коммуникации» знакомит с особенностями письменной деловой коммуникации, требованиями к составлению документных текстов и оформлению документов в отечественной и зарубежной практике деловой переписки, позволяет проследить развитие делового текста, выявить новые тенденции в составлении и оформлении текста официального документа.

Цель курса «Эффективность письменной деловой коммуникации» – совершенствование коммуникативной компетенции магистрантов в сфере письменного делового общения: развитие умений и навыков составления и языкового оформления текстов документов в соответствии с ситуацией делового общения и коммуникативным заданием.

Задачи курса:

1. Знакомство со структурой письменной деловой коммуникации. Определение факторов ее эффективности.

2. Определение специфики делового письменного текста как единицы деловой коммуникации: структурный, языковой, стилистический и прагматический аспекты.

3. Знакомство с основами культуры письменной деловой коммуникации; современными стандартами оформления деловой корреспонденции.

4. Развитие умений составлять тексты служебных документов разных видов и жанров согласно задачам деловой коммуникации и ситуациям общения.

5. Формирование навыков ведения деловой переписки в соответствии с отечественными и международными стандартами письменной деловой коммуникации.

В результате изучения дисциплины обучающиеся должны

знать:

основные понятия документалистики (информация, документ, документирование, документный текст), функции документа, признаки документного текста, его жанровые разновидности;

теоретические основы документной коммуникации (единицы и структура документной коммуникации), принципы делового общения, письменного делового общения; факторы эффективности письменного делового общения; основы культуры официальной переписки;

историю формирования, перспективы развития и структуру официально-делового стиля, особенности его лексической, грамматической и синтаксической системы;

основы этики документной коммуникации, правила речевого этикета деловой переписки;

основы типологии документных текстов, общие принципы их составления и оформления

уметь:

осуществлять документное обеспечение моделируемых коммуникативных и социокультурных ситуаций делового общения;

продуцировать документные тексты разных видов и жанров в соответствии с коммуникативным заданием и ситуацией общения;

оформлять реквизиты, обеспечивающие юридическую значимость документа;

осуществлять выбор языковых средств для эффективной передачи информации и оказания наиболее благоприятного впечатления на адресата;

использовать этикетные речевые клише как средство воздействия и передачи интенционального замысла адресанта;

пользоваться соответствующей информационно-справочной базой;

творчески применять знания, полученные в рамках изучения дисциплины, при написании научно-исследовательских работ.

владеть:

навыками поиска, отбора и использования научной информации по проблемам курса;

основными методами и приемами лингвистического, культурологического и прагма-стилистического анализа документных текстов разных исторических периодов, национально-культурной принадлежности;

методикой и техникой самостоятельного продуцирования монологических письменных речевых произведений в соответствии с коммуникативным заданием и ситуацией общения с учетом канала передачи информации;

владеть методикой обработки научной и справочной литературы по проблемам документной коммуникации.

Модуль 1

Факторы эффективности письменного делового общения

Комплексная цель

Знакомство с основными положениями теории письменной деловой коммуникации. Формирование умений анализировать документные тексты с точки зрения их видовой принадлежности, коммуникативной эффективности. Развитие навыков оформления реквизитов документов.

Темы модуля 1:Речевая ситуация письменной деловой коммуникации. Критерии эффективности и причины коммуникативных неудач письменного делового общения.Интернациональныетребования к письменному деловому общению.Специфические особенности русской официально-деловой письменной речи. Реквизиты документов и правила их оформления. Виды документов. Этические аспекты документной коммуникации.

Основные понятия

Речевая ситуация письменной деловой коммуникации.Специфика речевой ситуации письменного делового общения состоит в том, что документ является посредником между адресантом и адресатом, когда личное общение невозможно, либо когда принимаемые решения, совершаемые действия должны быть оформлены документально. Это дистантное общение, эффективность которого требует учета факторов цели, адресата и коммуникативных ролей участников диалога.

Основным фактором, определяющим успешность деловой коммуникации, является фактор цели, поскольку ясно осознанная и хорошо сформулированная цель – залог достижения требуемого результата. В письменном деловом общении она имеет вид речевой формулы, ключевым словом которой является так называемый глагол-действие: прошу, сообщаем, предлагаем, требуем и т.д. Типовыми целями документной коммуникации являются: 1) привлечение внимания к проблеме, информирование адресата; 2) побуждение его к действию – решению проблемы; 3) документирование, придание юридического статуса какому-либо действию, событию; 4) поддержание деловых отношений и т.д. Цель определяет тематический и функциональный тип деловой бумаги, композицию документа, его тональность.

Немаловажное значение в современном деловом общении имеет фактор адресата, предполагающий учет социального статуса получателя сообщения и степень знакомства адресанта и адресата. Он влияет на языковое и этикетное оформление текста, его объем, состав и оформление реквизитов. Внимание к адресату выражается также в том, что речевое действие вне зависимости от целей коммуникации должно быть выражено в корректной форме, поэтому речевые формулы ввода информации универсальны. Взаимоотношения корреспондентов обусловливают тональность переписки. От нее, по мнению специалистов, зависит характер и долгосрочность делового диалога между учреждениями, организациями, фирмами.

Учет фактора роли в деловом общении также необходим для обеспечения эффективности коммуникации. Социальные роли корреспондентов могут быть представлены отношениями: истец – ответчик, продавец – покупатель и др. Они формируют речевую стратегию текста письма: выбор мотивирующей формулы и выбор ключевой фразы, отбор средств аргументации, сопроводительных документов и т.д.

Коммуникативные роли – это роли инициатора письменного диалога и отвечающей стороны. Ролевые позиции инициатора и ответчика в деловом тексте реализуются в виде устойчивых формул ввода сообщения, например, Позвольте предложить Вам…(письмо-предложение), Отвечаем на Ваш запрос о…(письмо-ответ). В письмах-ответах обязательно повторяются формулировки инициативного письма.[1]

Критерии эффективности письменной деловой коммуникации и причины коммуникативных неудач.Основным критерием эффективности письменной деловой коммуникацииявляется реализация целей делового общения, получение конкретного результата (достижение договоренности, получение требуемой информации и т.д.), а также время, которое каждая из сторон (адресант и адресат) затрачивают на достижение этих целей. Успешность коммуникации обусловлена адекватностью замысла делового послания тому, как воспринял, понял и оценил этот замысел адресат. Именно в этом случае будет достигнут результат, на который рассчитывал отправитель сообщения. В значительной степени это обусловлено адекватностью использования этикетных речевых моделей, прямых и косвенных речевых актов, тональности послания речевой ситуации письменного делового общения.

Существенное значение для эффективности деловой коммуникации имеет также выбор речевой стратегии и принципов делового общения. Исследователи отмечают, что директивные методы руководства как единственная форма делового общения в настоящее время неэффективна. Директивные речевые акты остались в деловом общении в жанрах организационно-распорядительной документации: приказах, постановлениях, распоряжениях. В остальном же деловое общение строится на принципах кооперации, учета взаимных интересов, на принципах паритета и равенства в иерархических отношениях. Открытость для контакта и стимулирование подчиненных вместо администрирования, стремление к выявлению общности интересов и поиску консенсусного решения вместо противопоставления интересов «покупателя» и «продавца», «клиента» и «заказчика» являются сегодня основами речевого поведения современного человека в сфере письменного делового общения.

Основными причинами коммуникативных неудач письменного делового общения являются: 1) недостоверность фактической информации;

2) информативная недостаточность или избыточность сообщения;

3) недостаточная аргументированность излагаемого; 4) несоблюдение норм ясности, точности и понятности речи; языковых норм; 5) нарушение логичности изложения; 6) нарушение этических и этикетных норм и др.

Интернациональные требования к письменному деловому общению.Деловая письменная речь – языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Итог документирования – создание документа, «материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования». Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора и адресата документа, подпись, дата, печать и др.

Мировой опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях национальных традиций к деловой письменной речи предъявляются следующие требования.

1. Точность и ясность. Точность и ясность языка сообщения обеспечиваются предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. С точки зрения языкового оформления высказывания – это использование слов в соответствии с их лексическим значением. Например: обсчитать данные (глагол обсчитать имеет значение “Умышленно неверно сосчитав, недодать”, например: обсчитать покупателя. Правильнее сказать: обработать данные). Под коммуникативной точностью понимают точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад. Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Так, существительное комиссия может образовывать словосочетания с глаголами образовать, назначить, выбрать, избрать, но не сочетается с глаголом провести, а следовательно, и с образованным от него причастием. Кроме того, важно не то, что комиссия была образована, а то, что она работала и пришла к определенным выводам. Таким образом, правильнее было бы сказать: …с выводами комиссии, работавшей год назад. Вместо глагола познакомиться, имеющего значения: “Вступать в знакомство с кем-либо”; ”Получать сведения, приобретать знания о чем-либо”, уместнее было бы употребить глагол ознакомиться, так как он имеет официально-деловую окраску и употребляется только в значении “Получать сведения, приобретать знания о чем-либо”.

Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать “необходимые” слова и выстроить их правильном порядке.

2. Лаконизм и информативная достаточность.Лаконизм сочетается в официальных бумагах с требованием полноты информации, точнее, с принципом ее достаточности. Требование полноты предполагает, что официальное послание должно содержать достаточную для принятия обоснованного решения информацию. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в заявлении предмет речи должен быть точно обозначен и обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что документ плохо воспринимается, суть его затуманивается.

3. Логичность и структурированность. Предметом официальной переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой ситуации, а также интерпретация (оценка) этой ситуации автором документа. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом документа, а последовательное размещение этих моделей – его композицией. В качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями – просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

4. Стандартизация и унификация – обязательные признаки письменной деловой речи. В той или иной степени они характерны для всех типов деловых бумаг и обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Способ изложения в деловых письмах называется формально-логическим. Это означает, что предмет рассматривается с позиции экономико-правовых, социальных отношений, а не межличностных. Дело в том, что официальным автором и адресатом документа почти всегда являются организации в целом, и, несмотря на то, что документ подписывается одним лицом – руководителем организации – автором документа является «коллективный субъект». То же можно сказать и об адресате документа. Следует отметить, что представление об отправителе и получателе документа как о коллективном субъекте, а также надличностный характер изложения информации не всегда одинаково проявляются в разных школах делового письма. В большей мере это характерно для отечественной официально-деловой письменной речи. В практике западной деловой переписки передаваемая информация, как правило, имеет индивидуально-личностную направленность.

Одно из проявлений унификации деловой речи – широкое употребление языковых моделей – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде: Сообщаем что …, Считаем целесообразным…, Просим Вас рассмотреть вопрос о … Выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, юридическая значимость, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, определяют интернациональные требования, предъявляемые к письменному деловому общению.

Специфические особенности русской официально-деловой письменной речи.Главной особенностью русской официально-деловой письменной речи считается строгая функциональность, так называемый “телеграфный” стиль. В то время как в западной и американской деловой переписке к письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера. В американской деловой корреспонденции, в частных деловых письмах, нередко встречаются цитаты из Библии, из философов, стихи, народная мудрость, используемые с целью продемонстрировать красноречие и эрудицию автора.

Для отечественной практики деловой переписки характерно так называемое “мы-обращение” в подаче информации, т.е. адресант и адресат делового послания рассматриваются как “коллективные” субъекты. При этом приоритетными являются формы множественного числа “Предлагаем”, “Сообщаем”, “Направляем”; собирательные существительные администрация, дирекция, правление используются, в частности, и в тех случаях, когда письмо подписывается конкретным должностным лицом. Это объясняется тем, что, принимая то или иное решение, автор документа представляет интересы всего предприятия, фирмы, выступает представителем организации в целом. В качестве нормы деловой переписки отмечается утрата местоимения я. Вместо я прошу, пишут прошу, вместо я выполнил пишут мною выполнено.

В западной и американской практике делового письма представлены как “мы-обращение” (например: “Мы были огорчены, узнав, что у Вас возникли проблемы с зубной пастой, произведенной нашей компанией …” ( письмо-извинение), так и “я-обращение”( например: “ Я благодарен Вам за сообщение о том, что Вы так и не получили 14 тонн угля по заказу на поставку № 1234 от 15 ноября 2011 года …” (письмо-извинение). Оба письма подписаны конкретными должностными лицами, выступающими от лица фирмы, однако во втором случае создается еще ощущение личной ответственности и заинтересованности автора письма в разрешении конфликтной ситуации. Западные специалисты по составлению деловых писем рекомендуют чаще использовать местоимение я.

В практике отечественной деловой переписки тексту письма не всегда предшествует обращение.Без обращений обычно составляются тексты сопроводительных писем, писем-напоминаний, договорных писем, писем-подтверждений и др. Следует заметить, что в последнее время обращение все чаще включается в текст официального послания и становится обязательным элементом русского делового письма. Отсутствие обращения допустимо, если адресат – коллективный субъект, а также, если послание представляет собой трафаретное письмо.

Заключение как особая этикетная формула вежливости, завершающая официальное послание, также еще не стала общепринятой и обязательной для всех типов деловой корреспонденции в отечественной практике деловой переписки. Заключающие этикетные фразы, типа С уважением…, С наилучшими пожеланиями…, С пожеланиями успехов … чаще всего встречаются в нерегламентированных письмах, письмах, адресованных конкретному официальному или частному лицу.

Эмоционально-оценочная лексика практически исключена из лексикона русской деловой речи. Требования предельной точности формулировок делового письма реализуется в использовании стандартных, клишированных фраз, цель которых – сообщение информации, а не эмоционально-экспрессивное воздействие на адресата. “Специфика письменного делового диалога состоит еще и в том, что в нем исключается все личное, индивидуально значимое, не относящееся к делу”. “Содержание деловых писем отличается не только своеобразным “канцелярским” стилем изложения, но и обилием в тексте письма словесных штампов – устоявшихся общепринятых сочетаний слов, оборотов, некоторых терминов и т.п. Попытки “изобрести велосипед” в деле составления таких писем, как правило, ни к чему хорошему не ведут: смысл послания становится туманным (или искажается), восприятие содержания затруднено”[2].

Степень проявления учтивости (любезности) в разных национальных культурах деловой переписки различна. Для русского официально-делового письма проявление любезности и сердечности, в целом, не характерно (а в официальном документе – недопустимо). Западное и американское деловое письмо основывается на признании того, что с выражения почтения и уважения к клиенту (деловому партнеру) начинается успех дела, а формулы любезности и сердечности позволяют установить с ним более тесный контакт.

Отечественное деловое послание отличается слабой индивидуализацией стиля, строгой стандартностью изложения. Признаком же хорошо написанного письма зарубежного образца считается нестандартность, проявление индивидуальности автора послания. «Письмо должно вызывать у читателя интерес и отражать индивидуальность лица, отдела, компании», – считает американский ученый, специалист по деловому письму Р.Теппер[3].

Элементы разговорного стиля в деловых посланиях также преследуют цель придать сообщению личностный, доверительный характер и тем самым, как считают западные специалисты, сделать его более действенным.

Довольно существенны различия русской и зарубежной школ официальной переписки с точки зрения оформления структурных элементов делового письма. Состав и месторасположение реквизитов, принятые в отечественном деловом письме, отличаются от стандартов оформления деловых писем международного образца.

Знакомство с традициями зарубежной школы делового письма расширяет общее представление о нормах, приемах и стиле письменного делового общения. Однако механический перенос языковых стандартов, правил оформления деловых бумаг, принятых за рубежом, на практику отечественной деловой переписки нельзя считать продуктивным, поскольку это приводит к стилистическому диссонансу и путанице в оформлении.

Реквизиты документов и правила их оформления. При составлении документа особое значение имеет оформление всех его реквизитов. Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или распорядительными положениями для отдельных видов документов. Именно реквизиты обеспечивают фактологическую достоверность и узнаваемость официальных бумаг.

Состав реквизитов документов, принятый в Российской Федерации, определен ГОСТом 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Требования к оформлению реквизитов, изложенные в ГОСТе, распространяются на все типы документов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Их состав зависит от назначения документа.

Совокупность реквизитов документа называют формуляром.

В формуляр официального письма не входит реквизит «наименование вида документа». Во всех остальных документах указывается их название, например: «Договор», «Протокол», «Приказ» и т.д.

Обычно документы (деловые письма) печатают на бланках – листах бумаги с воспроизведенными на них типографским способом реквизитами

(1 – 9) (см. перечень реквизитов документов, приведенный в Приложении). Все остальные данные впечатываются в бланк машинописным способом и располагаются в определенном порядке. Существует два типа бланков писем организации – угловые и продольные. Они различаются расположением реквизитов, предваряющих текст письма.

В последнее время продольные бланки писем чаще используются для ведения переписки между организациями.

Образец продольного бланка письма организации

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс (095) 718-78-74. E-mail: [email protected] ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП 7708033140/ __________________ № ____________________ [ ] На № _____________ от _____________________

Угловое расположение реквизитов предполагает их размещение в верхней части листа. Особенно удобен угловой бланк для писем, факсов, так как правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Угловые бланки писем используются также для ведения переписки между государственными учреждениями, в частности, учреждениями высшей школы. При угловом центрованном расположении все реквизиты, расположенные в углу листа, находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

Образец углового бланка письма организации

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393 Тел./факс(095)718-78-74 Е-mail: [email protected] http //www.vniidad.ru ОКПО 02842708,ОГРН 1027700380795, ИНН/КПП7708033140/771001001 _____________№______________ На № ________от___________

Постоянные реквизиты представляют собой заголовочный комплекс формуляра документа. На бланках учреждения они печатаются типографским способом.

Ниже приводятся постоянные реквизиты документов и комментарии к их оформлению.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным консти­туционным законом «О государственном гербе Российской Фе­дерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. №52. Ч. 1. Ст. 5021).

Герб субъекта Российской Федерации помещают на блан­ках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Бланки с изображением герба являются полиграфической продукцией и подлежат особому учету.

Изображение герба при продольном расположении рекви­зитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов — в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора.

Эмблема. Эмблема организации — условное (символичес­кое) графическое изображение, зарегистрированное в установ­ленном порядке. Эмблема может состоять из графически офор­мленных начальных букв названия фирмы либо рисунка, отра­жающего главное направление деятельности.

Обычно эмблема располагается слева от наименования орга­низации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспро­изведен герб.

Код организации – автора документа – проставляется по Общегосударственному классификатору «Предприятия и орга­низации» (ОКПО).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лицаследует проставлять в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика/код при­чины постановки на учет (ИНН/КПП)также проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми орга­нами.

Код формы документа необходимо указывать по Обще­российскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Код для писем по ОКУД — 0200200. Обычно коды печатают на бланке при его изготовлении.

Наименование организации-адресанта документа должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредитель­ных документах. Оно дается в полном и сокращенном виде, например: Российская академия наук (РАН); Московский госу­дарственный университет (МГУ). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учреди­тельном документе.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации (в государственных организациях — наименова­ние министерства или ведомства; в коммерческих организаци­ях — название консорциума или промышленно-финансовой группы), например:

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «ДОНСКОЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Наименования организаций субъектов Российской Федера­ции, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Феде­рации, печатают на двух языках.

Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводит­ся на бланке под наименованием на русском языке, напри­мер:

ТЕХКОН Официальный дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и сервису на Юге России TECHCON Official Sales + Service Dealer for THERMO KING in South of Russia

Названия зарубежных фирм, организаций, состоящие из одного или нескольких слов, пишут русскими буквами и за­ключают в кавычки. С прописной буквы в этих названиях пи­шут первое слово в кавычках и собственные имена: компания «Юнайтед стейнс стил», «Дженерал моторс», концерн «Пежо», «Ролс-Ройс», фирма «Сони». Названия зарубежных фирм, компаний, концернов, банков, фондов, представленные буквенными аббревиатурами, в кавычки не заключают: МВФ, ООН, ЮНЕСКО.

Справочные данные об организации. Этот реквизит содер­жит сведения, важные для организации при информационных контактах. В него могут входитькоммуникационные данные: почтовый и телеграфный ад­рес, номера телефонов, телетайпа, электронной почты, код по ОКПО, код по ОКУД, код автоматической международной те­лефонной связи и т. д., а так­жекоммерческие дан­ные: номер счета в банке, наименование банка; фамилия и ини­циалы коммерческого директора и т. д. Все указанные сведения даются по усмотрению организа­ции.

Переменные реквизитыпроставляются при создании документа. Правила оформления переменных реквизитов регламентируются государственным стандартом.

Наименование вида документа, составленного или издан­ного организацией, должно быть определено уставом (положе­нием об организации) и должно соответствовать видам доку­ментов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

Дата является обязательным реквизитом документа. Мес­то проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа. На бланках писем дата обычно располагается в ле­вом верхнем углу.

Датой письма считается число его подписания. Для прото­кола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Документы, изданные двумя или более организация­ми, должны иметь одну (единую) дату. Элементы даты запи­сываются арабскими цифрами в последовательности: число, месяц, год, например: 17. 12. 2011. Если число или месяц обозначается одной цифрой, то перед ней ставится ноль, напри­мер: 01.04.2011. После двух цифр числа и месяца ставятся точ­ки, после четырех цифр года точка не ставится (например: 05.05.2011). Допускается и полное оформление даты — словесно-цифровой способ: 4 марта 2011

ГОСТом установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определя­ющих права граждан и организаций, а также содержащих све­дения финансового характера, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования, а в остальных случаях — цифровой. Эти различия обусловлены сложившейся практи­кой, а также стремлением затруднить подделку даты.

В международных стандартах установлен цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число (2011.05.05 или 20111105). Действующий ГОСТ допус­кает датирование в соответствии с международными стандар­тами, не оговаривая конкретные случаи.

Регистрационный номер документа, индекс письма, явля­ется условным обозначением документа, присваиваемым ему при регистрации.

Индекс исходящего письма может иметь вид 09 — 12/35, где 09 — индекс структурного подразделения; 12 — номер дела по номенклатуре; 35 — порядковый номер письма по регистраци­онному журналу.

Наименование организации Почтовый адрес Справочные данные об организации ________№ 09—12/35

Ссылка на регистрационный номер и дату входящего до­кумента включает индекс и дату письма, на которое дается от­вет, и располагается ниже индекса и даты исходящего (отправ­ляемого) письма. Этот реквизит бывает только на бланке для писем и имеет следующую форму записи:

На № 02-05/71 от 27.05.2011

Местосоставления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

Адресат. Реквизит «Адресат» рассматривается как совокуп­ность точной и полной информации, на основе которой доку­мент может быть доставлен адресату точно без неоправданных затрат труда. Данный реквизит включаетнаименование и адрес получа­теля письма. Он располагается в верхней правой части бланка и может состоять из нескольких частей: наименование органи­зации, наименование структурного подразделения, наименова­ние должности, звание лица-получателя, фамилия и инициа­лы лица-получателя, почтовый адрес.

Наименование организации Министерство образования Российской Федерации Наименование должности Начальнику отдела статистики И.О.Ф. получателя И.В. Васильеву Почтовый адрес Чистопрудный бульвар, 6, Москва, 101856

В документах, направляемых в органы государственной власти, указываются (в дательном падеже) должность, инициалы и фамилия должностного лица, которому направляется документ. В реквизите «адресат» не допускается сокращенное наименование должностей.

Если документ направляется должностным лицам министерств и ведомств, где введены воинские и специальные звания, то указываются их звания.

В документах, направляемых в государственные (кроме федеральных органов государственной власти) и общественные организации, на предприятия, в учреждения, в коммерческие структуры, а также частным лицам, должен указываться их полный почтовый адрес.

Наименование адресата на бланках пишется через один межстрочный интервал в правой верхней части, а на документах, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, – посередине листа в верхней его части.

Инициалы и фамилия (воинское звание, инициалы и фамилия) адресата отделяются от должности полуторным интервалом. Инициалы проставляются перед фамилией, например: А.Б. Петрову. Если документы адресуются высшим должностным лицам государства, имеющим воинское (специальное) звание или классный чин, то в обязательном порядке указывается воинское (специальное) звание или классный чин, а инициалы проставляются за фамилией, например: генералу армии Николаеву А.И.

Наименование организации и ее структурного подразделе­ния указывают в именительном падеже, например:

Администрация … области

Отдел капитального строительства

Должность и фамилию лица, которому адресовано пись­мо, нужно писать в дательном падеже, например:

Администрация … области

Управление по строительству и

жилищно-коммунальному хозяйству

Ведущему специалисту Г.А. Ютову

Если письмо адресуется руководителю организации, наи­менование организации должно входить в название должности адресата, например:

Начальнику Главного контрольного управления

Администрации области

В.И. Сомову

или

Г-ну С.Г. Ковалеву

Заместителю главы

Администрации (Губернатора) области

Руководителю аппарата

Названия управлений и самостоятельных отделов в соста­ве министерства или предприятия пишутся с прописной бук­вы, например: Главное управление финансов.

Названия отделов, входящих в состав главных управлений, пишутся строчными буквами, например: комитет по физической культуре и спорту Администрации г. Ростова-на-Дону.

В состав реквизита «Адресат» может входитьпочтовый адрес. Составные части почтового адреса указывают в после­довательности, установленной «Правилами оказания услуг по­чтовой связи». Данные Правила были утверждены Постанов­лением Правительства Российской Федерации от 26.09.1997 № 1239. Установлен следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях: наименование адресата (наименование организации для юридиче­ского лица или фамилия, имя, отчество для физических лиц);

название улицы, номер дома, номер квартиры; название населенного пункта (города, поселка и т. п.); название области, края, автономного округа (области), республи­ки; название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отпра­вителя на конверте. Еслиписьмо адресуется организации,в реквизите «Адресат» указывают ее наименование, затем почто­вый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012

Если документ адресованфизическому лицу, сначала ука­зывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Образцову О. П. ул. Садовая, д. 5, кв. 12, г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264

На документах, направляемых в правительственные учреж­дения, почтовый адрес не указывается. Почтовый адрес также не проставляется на документах, направляемых постоянным корреспондентам.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. На бланке официального письма каждый адрес размещается на отдельной строке, например:

Первому заместителю Главы Администрации

(Губернатора) области

В.Н. Алтухову

Руководителю пресс-службы Главы Администрации

(Губернатора) области

И.В. Строеву

Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адреса­тами не указывают. При большем количестве адресатов состав­ляют список рассылки документа.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опу­щены. Составные части реквизита «адрес» следует отделять друг от друга 1,5—2 межстрочными интервалами.

Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состо­ять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования дол­жности лица, утверждающего документ, его подписи, инициа­лов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Глава Администрации (Губернатор) области

Личная подпись

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕР­ЖДЕНО), наименования утверждающего документа в твори­тельном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2011 №14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2011 №82

Гриф утверждения документа располагают в правом верх­нем углу документа.

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

Морозовой Н. В.

Прошу подготовить проект договора с Консалтинговой группой «ТЕРМИКА» к 05.10.2011 Дата

Личная подпись

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Заголовок к тексту — реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагруз­ку. Заголовок должен быть предельно кратким и емким.Он представляет собой словосочетание, формулирующее тему. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии; чего (кого)? Например: Должностная инструкция ведущего эк­сперта.

Заголовок содержит две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: