Обязательные реквизиты первичных документов и требования, предъявляемые к ним

В п. 2.4 Положения № 88 определено, что первичные документы для придания им юридической силы и доказательности должны иметь следующие обязательные реквизиты:

1. Название предприятия, учреждения, от имени которых составлен документ (сюда же обычно относится идентификационный код предприятия по ЕГРПОУ);

2. Название документа (формы) (например, приходный кассовый ордер, расчетно–платежная ведомость и др.);

3. Код формы, дата и место составления (в качестве места составления обычно указывается название города или другого населенного пункта, в котором находится предприятие);

4. Содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и стоимостном выражении (не все документы могут иметь и натуральное и стоимостное выражение; например, такие документы, как кассовые ордера, банковские документы–выписки, мемориальные ордера, акты выполненных работ и др. имеют только стоимостное выражение, а такие, как лимитно–заборные карты имеют только натуральное выражение);

5. Должности, фамилии, подписи лиц, ответственных за разрешение и осуществление хозяйственной операции, и составление первичного документа (в качестве лиц, ответственных за разрешение и осуществление операции, как правило, выступают руководитель предприятия или уполномоченные им лица, а в качестве лиц, ответственных за составление первичных документов, – кассиры, заведующие складами, кладовщики, другие материально ответственные лица).

Перечень обязательных реквизитов, наличие которых необходимо на каждом первичном документе, регламентируется также Законом о бухучете. Эти реквизиты соответствуют перечисленным в Положении № 88 и отличаются только отсутствием в них кода формы как обязательного реквизита. Таким образом, руководствуясь верховенством Закона можно сказать, что наличие в первичном документе таких реквизитов, как форма и код формы, не является обязательным. Кроме основных реквизитов первичные документы могут содержать и дополнительные: номер документа, банковские реквизиты, адрес, телефон, индивидуальный налоговый номер предприятия и др.

Каждому документу присуще свое название и код бланка (называемый в основном «форма №….»), которые утверждаются приказами Государственного комитета статистики Украины, Минфином, ГНАУ и т. д. В номере документа, как правило, используются первые буквы, обозначающие сокращенное название или активы, с которыми производится определенная хозяйственная операция, или название самой операции, или сокращенное название самого первичного документа.

Например, буквы ОС в названии первичного документа «Ф. №ОС–3 Акт на списание основных средств» означают, что этот документ подтверждает определенную операцию с основными средствами – в данном случае их списание, аналогично, буква М в «Ф. №М–4 Приходной ордер» означает, что операция происходит с материальными ценностями, а применительно к этому документу – их оприходованием. Буква П в «Ф. №П–49 Расчетно–платежная ведомость» означает, что данный документ удостоверяет определенную операцию, связанную с персоналом предприятия, в данном случае – с выплатой ему заработной платы. Буквы КО в первичном документе «Ф. №КО–1 Приходный кассовый ордер» означают название самого документа. Некоторые документы в своем названии не имеют сокращений, а только код, например, код «0401002» означает «Платежное поручение". Но некоторые документы могут и не иметь определенной утвержденной формы (кода бланка), например, акты выполненных работ, предоставленных услуг, отчет комиссионера и др. Но такие документы в обязательном порядке должны содержать обязательные реквизиты.

Классификации документов

По назначению первичные документы делятся на:

1. Распорядительные, которые содержат распоряжения на проведение определенных операций. Эти документы являются основанием не для осуществления бухгалтерских записей, а для проведения определенных операций и составления соответствующих других первичных документов в будущем, на основании которых будут сделаны бухгалтерские записи. Примером таких документов может служить:

а) приказ о приеме сотрудника на работу. В последующем на основании этого первичного документа на сотрудника будет составляться такой первичный документ, как табель учета рабочего времени, который в свою очередь будет являться основанием для начисления и выплаты заработной платы сотруднику.

б) приказ о командировке. На основании этого документа сотруднику будут выданы командировочное удостоверение (если этот документ является внутренним документом данного предприятия) и денежные средства под отчет – командировочные.

К таким документам также можно отнести и различные договора предприятия с другими субъектами хозяйственной деятельности, чеки для снятия денежных средств с текущего счета, платежные поручения, счета–фактуры и др. Например, платежное поручение является распоряжением банковской организации на перечисление денежных средств с текущего счета предприятия на счет другого СПД или органа государственной или местной власти;

2. Исполнительные (оправдательные), которые юридически подтверждают осуществление определенных хозяйственных операций и которые являются основанием для осуществления бухгалтерских записей. Примерами таких документов могут служить приходные и расходные кассовые ордера, товарно–транспортнные накладные, накладные на отпуск материальных ценностей (расходные накладные), расчетные, платежные ведомости и др.;

3. Комбинированные, которые имеют одновременно признаки распорядительных и исполнительных документов и которые являются основанием для осуществления бухгалтерских записей. Примерами таких документов могут служить расчеты (справки) бухгалтерии о сумме налогов, которые подлежат уплате в бюджет, решения налоговых органов о взыскании штрафов или пени и др.

По месту составления первичные документы подразделяются на внешние и внутренние.

Внешние документы – это те документы, которые поступают на данное предприятие от других субъектов хозяйственной деятельности или органов государственной власти. К таким документам относятся выписки банков, счета–фактуры, расходные накладные поставщиков, доверенности на получение материальных ценностей, выписанных покупателями и др.

Внутренние документы – это все документы, которые составлены на данном предприятии.

По характеру документальных операций документы бывают:

– денежные;

– материальные;

– расчетные документы (расчетная ведомость).

По способу использования:

– разовые (одноразовая операция);

– накопительные.

По объему отражаемой информации:

– первичные (в момент свершения);

– сводные (обобщающие).

Первичные документы для получения обобщающих данных могут объединяться в сводные.

Первичные документы должны заполняться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковой ручки; с помощью компьютера или другими способами, которые обеспечивают сохранность этих записей на протяжении срока, установленного для их хранения в архиве.

В документах запрещаются несанкционированные (необоснованные) исправления и подчистки. Допущенные ошибки должны исправляться чернилами. При этом неправильная запись или сумма должна зачеркиваться таким образом, чтобы ее можно было прочитать, и сверху пишется правильная надпись или сумма. Исправление должно быть подписано лицом, которое это исправление внесло, при этом необходимо указывать дату исправления. В отчетности, кассовых и банковских документах (таких как платежные поручения, чеки на получение денежных средств, приходные и расходные кассовые ордера) никакие исправления и подчистки не допускаются. Если в таких документах допущена ошибка, то они обязаны быть аннулированы (ставится штамп или надпись «аннулировано», подпись ответственного лица и дата) и вместо них должны быть выписаны другие. Большинство внутренних первичных документов составляются за пределами бухгалтерии, например, расходные накладные могут составляться в отделе сбыта, накладные на внутреннее перемещение и приходные ордера кладовщиками и т. д., поэтому ответственность за правильность составления первичных документов несут лица, которые эти первичные документы составляют.

Первичные документы подлежат проверке сотрудниками бухгалтерии в момент получения или в момент составления на наличие в них обязательных реквизитов и соответствие хозяйственной операции действующему законодательству. Документы также должны проверяться на наличие в них арифметических ошибок, соответствие показателей, характеризующих хозяйств венную операцию, соответствие наименований товаров, действительности. Документы без надлежащих реквизитов, с ошибками или недостоверными данными бухгалтерией приниматься не должны. Если такие документы являются внутренними, то в них возможно внесение исправлений в порядке, о котором говорилось выше.

Некоторые первичные документы могут быть действительными только на протяжении определенного периода времени. Например, доверенность на получение материальных ценностей действительна на протяжении 10 дней с даты оформления (с даты, указанной на документе, как дата его оформления), платежное поручение – 3–х дней, кассовые документы – 1–го дня. Поэтому бухгалтерам следует также обращать внимание и на этот факт при обработке документов.

Положением № 88 предписано составлять на предприятиях график документооборота. Специальной формы для такого графика не предусмотрено, но в нем должны указываться лица, ответственные за составление определенных документов, сроки передачи составленных документов такими лицами в бухгалтерию, перечень лиц, которые должны визировать определенные документы, и т. д. Для наглядности приведем график документооборота на примере расходного кассового ордера.

Документация хозяйственных операций, группировка по видам и дальнейшее сохранение первичных документов составляет первичный учет на предприятии.

ООО «Солнышко"
предприятие, организация
Идентификационный код по ЕГРПОУ 11111111 "Утверждаю"

Директор Я.А.Голова
"09" января 2016 г.
_________________
(подпись)

График документооборота

01.01.16 г.

Харьков

№ п/п

Доку– мент (форма)

Кто офор– мляет (вы– писы– вает и реги– стри– рует)

Кто подпи– сывает

Кем и кому передается

Да– та пе– ре– да– чи

Кто до– офор– мляет (испол– няет)

Да– та ис– по– лне– ния

Кем и кому пере– да– ется пос– ле ис– пол– не– ния

Да– та пе– ре– да– чи

Кто про– ве– ряет

Ф. № КО–2 «Расхо– дный кас– совый ордер"

Ответ– ствен– ный бухгал– тер

Дире– ктор, Гл. бухгал– тер

Ответственым бухгалтером кас– сиру

Кассир

Кассиром от– ветственному бухгалтеру

Ответc– венный бух– галтер (главный бух- галтер)

Составил Гл. бухгалтер Шея В.В.

Рис.2.1. График документооборота

Инвентаризация

Инвентаризация –это прерывное (преимущественно периодическое) документальное наблюдение, которое дополняет текущий учет и позволяет выявлять расхождения между фактическим наличием хозяйственных средств и учетными данными посредством выявления излишков, неучтенных в учете, а также недостач, вызванных хищениями и потерями.

На предприятии инвентаризация проводится в следующих случаях:

1. В соответствии с положением о бухучете:

по необоротным активам – 1 раз в год; по оборотным – 1 раз в квартал.

2. При смене материально – ответственных лиц.

3. При установлении фактов краж или после стихийных бедствий.

4. При переоценке товарно–материальных ценностей.

5. При смене собственника предприятия или подразделения.

Для проведения инвентаризации на предприятии создается инвентаризационная комиссия в составе руководителя предприятия или его заместителя с обязательным участием гл. бухгалтера и материально ответственного лица.

Состав комиссии назначается приказом по предприятию. На момент проведения инвентаризации материально ответственное лицо составляет отчет и дает расписку в том, что все приходные и расходные документы сданы им в бухгалтерию, поступившие материальные ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

К моменту проведения инвентаризации все операции должны быть отражены в учетных регистрах, просчитаны и выведены остатки. Комиссией при проведении инвентаризации составляется перечень всех имеющихся в наличии товарно–материальных ценностей, которые определяются посредством перерасчета, взвешивания и обмера в присутствии материально ответственных лиц.

Каждая страница инвентаризационной описи подписывается членами инвентаризационной комиссии. Для выявления результатов инвентаризации составляется сличительная ведомость, в которой сопоставляются учетные остатки с данными инвентаризационной описи и проверяются расхождения.

Выявленные расхождения отражаются в учете следующим образом:

1) Излишки приходуются.

2) Недостачи в пределах норм естественной убыли (нормы боя, усушки, утруски) списывают на расходы, а сверх норм естественной убыли – относят на виновных лиц (материально ответственное лицо), если таковых нет, то они погашаются за счет прибыли предприятия.

Вопросы

1. Какие требования предъявляют к первичным документам?

2. На основании какой нормативной базы нужно организовывать документирование на предприятии?

3. В чем состоит бухгалтерская обработка документов?

4. Что такое документооборот и документопоток?

5. Для чего предназначен график документооборота?

6. Какие принципы построения графика документооборота?

7. Классификация документов по назначению.

8. Классификация документов по месту составления.

9. Классификация документов по характеру хозяйственных операций.

10. Классификация документов по способу использования.

11. Классификация документов по объему отражаемой информации.