Классификация управленческих документов
Структура и назначение общероссийского классификатора
Управленческих документов
Общероссийский классификатор управленческой документации – ОКУД – разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству (ВНИИКИ) Госстандарта России, Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Росархива, Департаментом информатизации Центрального Банка России, акционерным обществом «Финтех», Вычислительным центром Госкомстата России, Всероссийским центром производительности Минтруда России, Пенсионным фондом России, Объединением ИнформВЭС МВЭС России.
Внесен Главным управлением технической политики в области стандартизации Госстандарта России.
Общероссийский классификатор управленческой документации является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.
ОКУД предназначен для решения следующих задач:
- регистрации форм документов;
- упорядочения информационных потоков;
- сокращения количества применяемых форм;
- исключения из обращения неунифицированных форм документов;
- обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;
- контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;
- рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.
В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.
Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.
Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:
– блока идентификации;
– блока наименований объекта классификации.
Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.
Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:
| XX | XX | XXX | X | ||||||
| Класс форм | |||||||||
| Подкласс форм | |||||||||
| Регистрационный номер | |||||||||
| Контрольное число | |||||||||
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
– Первый и второй знаки (класс форм) – принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации;
– Третий и четвертый знаки (подкласс форм) – общность содержания множества форм документов и направленность их использования;
– Пятый, шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса;
– Восьмой знак – контрольное число.
Для Унифицированной системы первичной учетной документации в документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья пятый знак (вид формы) – общность учетных операций; шестой и седьмой знаки – регистрационный номер унифицированной формы документа внутри вида.
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.
С целью обеспечения преемственности обозначений унифицированных форм документов, сложившихся в органах государственной статистики, в унифицированных системах первичной учетной документации (03 класс) и отчетно-статистической документации (06 класс) приводится также «Индекс», а для отчетно-статистической документации и «Периодичность» представления унифицированных форм документов.
Согласно Постановлению Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» заинтересованным федеральным органам исполнительной власти предоставлено право по согласованию с Госкомстатом России на базе унифицированных форм первичной учетной документации разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов в организациях, находящихся в сфере их деятельности. В создаваемых на основе настоящего Общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах для указанных специализированных форм первичных учетных документов должны использоваться в подклассах класса 03 «Унифицированная система первичной учетной документации» серии кодов 700 – 999, а в видах форм – серии кодов 70 – 99.
Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.
Код унифицированной формы документа (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).
Классы с 60 по 79 включительно, не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.
В создаваемых на основе настоящего Общероссийского классификатора отраслевых (ведомственных) классификаторах при необходимости введения в эти классификаторы дополнительных классов для их кодирования должна использоваться серия кодов 80 – 99.
Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.
Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.
ОКУД позволяет наиболее полно классифицировать и систематизировать управленческие документы, что позволяет оптимизировать работу с документами в органах государственной власти, организациях.