Правила ведения бухгалтерского учета в части документирования всех хозяйственных действий и операций

2.1. Понятие первичной бухгалтерской документации и цели ее создания

Обратить внимание!

Документ (от лат. documentum - поучительный пример, свидетельство, доказательство) представляет собой письменное доказательство, подтверждающее факт совершения хозяйственной операции, право на его совершение.

Первичный документ - это бухгалтерский документ, который составляется в момент совершения хозяйственной операции и является первым свидетельством происшедших фактов.

Документация служит основанием для последующих бухгалтерских записей и обеспечивает точность, достоверность и бесспорность учетных показателей, а также возможность их контроля.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а утверждаемые организацией документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать установленные Положением по ведению бухгалтерского учета обязательные реквизиты.

В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ от 21.11.96 первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи должностных лиц.

Как правило, организации используют следующие дополнительные реквизиты:

- номер документа;

- адрес организации;

- основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т.п.);

- другие дополнительные реквизиты, необходимость которых обусловлена характером документируемых хозяйственных операций.

2.2. Случаи и правила составления самостоятельно создаваемых первичных бухгалтерских документов

Обратить внимание!

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

Для придания таким документам юридической силы, формы документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Требования по оформлению первичных документов:

1. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

2. Запрещается использовать для записи простой карандаш.

3. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

4. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

5. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

6. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

7. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

8. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

9. Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

10. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

2.3. Принципы и признаки группировки первичных бухгалтерских документов

Обратить внимание!

1. По назначению документы делятся на:

А) Распорядительные документы содержат приказ (распоряжение) на совершение хозяйственной операции.

Б) Оправдательные документы подтверждают факт совершения хозяйственной операции и служат основанием в бухгалтерском учете для отражения хозяйственных операций.

В) Документы бухгалтерского оформления составляются работниками бухгалтерии в случаях, когда для записи хозяйственной операции других документов нет, или с целью подготовки распорядительных и оправдательных документов для отражения в бухгалтерском учете.

Г) Комбинированные документы одновременно выполняют функции распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления.

2. По порядку составления документы бывают:

А) Первичные документы составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения.

Б) Сводные документы оформляются на основе ранее составленных первичных документов.

3. По способу отражения операций документы подразделяются на:

А) Разовые документы применяются лишь однажды для отражения отдельной операции или несколько одновременно совершаемых операций.

Б) Накопительные документы составляются в течение определенного периода (неделя, декада, месяц) для отражения однородных повторяющихся операций, которые записываются в них по мере совершения.

4. По месту составления документы бывают:

А) Внутренние документы составляются на предприятии для отражения внутренних операций.

Б) Внешние документы заполняются вне пределов данного предприятия, поступают в оформленном виде.

5. По порядку заполнения документы можно классифицировать на:

А) Документы, составленные ручным путем, заполняются вручную или на пишущей машинке.

Б) Документы, выполняемые с помощью вычислительной техники, автоматически регистрируют информацию о производственных операциях в момент их совершения.

2.4. Понятие таксировки и контировки первичных бухгалтерских документов

Обратить внимание!

В процессе учетной регистрации данных бухгалтерских документов проводится их таксировка, группировка и контировка (проставление корреспонденции счетов).

Таксировка – это определение денежной оценки хозяйственных операций зафиксированных в документе.

Контировка – это указание в документе взаимосвязи между счетами, она обозначается на самих документах проставлением корреспонденции счетов исходя из содержания хозяйственных операций.

2.5. Правила исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах

Обратить внимание!

1. Банковские документы и кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера).

Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются (п.19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40).

При обнаружении ошибки кассовые и банковские документы не могут приниматься к исполнению и должны быть составлены заново.

Испорченные или неправильно заполненные кассовые документы не уничтожаются, а перечеркиваются и прилагаются к кассовому отчету (ведомости, реестру) за тот день, в котором они выписаны.

2. Остальные первичные документы.

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Существуют три способа исправления ошибочных записей в учетных регистрах:

1. Корректурный способ может быть применен только в том случае, если ошибки были обнаружены до составления баланса или же они имели место в учетных регистрах, не затрагивая корреспонденции счетов. Этот способ состоит в зачеркивании тонкой чертой неправильного текста, цифры, суммы и надписи рядом или выше правильного текста или суммы с соответствующей оговоркой.

2. Дополнительные записи производятся в тех случаях, когда сумма хозяйственной операции ошибочно занижена.

3. Сторнировочный способ состоит в том, что неправильная запись, в основном цифровая, устраняется отрицательным числом, т.е. повторяются неправильная корреспонденция и сумма красными чернилами. Одновременно составляется правильная запись обыкновенными чернилами. Сторнировки имеют место при неправильной корреспонденции счетов или при записи преувеличенной суммы.

При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются.