Инвентаризация при смене главного бухгалтера

Передача дел при смене главного бухгалтера

Ни один нормативный документ не регламентирует процедуру приемки-передачи дел от одного главного бухгалтера другому, поэтому каждая организация вправе разработать свой вариант ее осуществления, руководствуясь общими требованиями федерального закона о бухгалтерском учете и прочими документами, относящимися к законодательству о бухгалтерском учете.

При этом нужно учитывать, что процедура передачи дел увольняющимся главным бухгалтером и приемку дел новым зависит от многих факторов.

1. Количество передаваемых документов

2. Наличие других сотрудников бухгалтерии организации

3. Совпадение передачи и приемки дел во времени

Передача дел при смене главного бухгалтера провидится на основании документа руководителя организации. При этом руководство организации имеет право привлечь к процессу приема-передачи дел не только других сотрудников фирмы путем создания специальной комиссии, но и сторонних специалистов, например аудиторов.

Кроме того в определенных случаях процесс приемки-передачи дел должен сопровождаться процедурой инвентаризации имущества и обязательств. При этом сроки проведения инвентаризации будут зависеть от сроков оставшегося до увольнения главного бухгалтера.

Инвентаризация должна проводиться до начала приемки-передачи дел. Если увольнение проводится в срочном порядке, проведение инвентаризации возможно одновременно с приемкой-передачей дел.

Распорядительные документы при смене главного бухгалтера

Прежде чем начать процесс приемки-передачи дел от одного главного бухгалтера другому руководителю организации следует издать соответствующий приказ о передаче дел, в котором указывается следующие данные:

- причина проведения приемки-передачи дел

- сроки проведения приемки-передачи дел, конкретные сроки будут зависеть от основания прекращения трудового договора с главным бухгалтером. При увольнении по собственному желанию передача дел должна быть осуществлена до даты увольнения определенной приказом руководителя (в пределах 2 недель). Если главный бухгалтер увольняется по инициативе собственника администрации при смене собственника имущества организации предельный срок расторжения трудового договора и передачи дел составляет 3 месяца со дня возникновения права собственности у нового лица.

- лицо ответственное за сдачу документов

- лицо ответственное за прием документов

- иные лица участвующие в приемке-передаче дел, члены специальной комиссии с указанием должностей или аудиторы, на усмотрение руководителя организации, а также обязанности указанных лиц

- порядок документального оформления приемки-передачи дел, но даже если нет приказа руководителя, главному бухгалтеру целесообразно в одностороннем порядке документально зафиксировать факт передачи дел, ответственным лицам организации, составив опись передаваемых документов чтобы избежать возможных претензий в будущем

Инвентаризация при смене главного бухгалтера

Инвентаризация имущества и обязательств, включая наличные деньги в кассе, будет обязательной, если увольнение совпало с установленным учетной политикой организации сроком проведения обязательной инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности и при смене материально-ответственных лиц.

Следует отметить, что закон о бухгалтерском учете предоставляет право руководителю организации самостоятельно определять порядок и сроки инвентаризации за исключением обязательной, поэтому при наличии соответствующего приказа руководителя главный бухгалтер не имеет права отказаться от нее.

При смене материально-ответственного лица, в том числе и главного бухгалтера, с которым заключен договор о полной материальной ответственности.

Завершить инвентаризацию и оформить ее первичными учетными документами подписанными членами инвентаризационной комиссии нужно дооформление акта приемки-передачи дел оформленный по результатам инвентаризации имущества и обязательств документы прикладываются к акту приемки-передаче дел.

Акт приемки-передачи дел.

Акт приемки-передачи дел оформляется в 2 экземплярах и утверждается руководителем организации. Один экземпляр передается увольняющемуся главному бухгалтеру, второй остается в организации.

Приемосдаточный акт составляется для разграничения ответственности принимающего и передающего дела.

Вместе с тем он показывает на момент приема-сдачи дел:

1. Основные финансовые показатели работы организации

2. Состояние первичной документации материального и денежного учета отчетности

3. Мероприятия необходимые для улучшения организации учета и финансового контроля

В акте према-сдачи дел обязательно указываются:

- дата окончательной передачи дел

- нарушения и неточности в оформлении бухгалтерской и налоговой документации, выявленные в ходе передачи дел

- список отсутствующих документов и соответствующие оговорки и замечания к содержанию акта увольняющегося и вступающего в должность главных бухгалтеров.

Акт приема-сдачи дел бухгалтерии составляется по следующей схеме:

- аппарат и организация работы бухгалтерии (штат бухгалтерии, его укомплектованность, распределение обязанностей между сотрудниками, должностные инструкции, наличие основных инструктивных материалов по бухгалтерскому учету и отчетности)

- общая характеристика бухгалтерского учета (по какой системе и форме ведется бухгалтерский учет, состояние всех регистров синтетического и аналитического учета, состояние первичной документации, применение утвержденных типовых и специализированных форм бланков)

- состояние кассы и учета денежных средств (имеются ли в учреждении должность кассира и помещения для него, обеспечены ли надлежащие условия для хранения денежной наличности, состояние записей в кассовой книге и остаток наличных денег в кассе, какие еще ценности хранятся в кассе учреждения и соответствие их бухгалтерским записям, перечень всех счетов денежных средств с указанием их номеров и отделений банка, остатки средств по каждому счету согласно выписок банка сверенных с данными учета, наличие чековых книжек, номера неиспользованных чеков)

- состояние учета расчетных операций (реальность дебиторской и кредиторской задолженности, наличие просроченной и безнадежной дебиторской задолженности с указанием виновных в этом лиц, наличие не перечисленных своевременно в бюджет сумм налогов, наличие актов сверки взаимных расчетов и даты урегулирования расхождений.

- состояние учета имущества организации (когда в последний раз была проведена инвентаризация имущества, ее полнота и качество, инвентарные описи, в каком виде и у кого они хранятся, имеются ли приказы о назначении материально ответственных лиц и договора материальной ответственности с ними

- отчетность (установленные и фактические сроки представления в текущем году качество представляемой отчетности)

- финансовое состояние организации, штат сотрудников и ФОТ (наличие собственных оборотных средств по последнему балансу, кредиты банка, состояние задолженности по срокам их погашения, наличие штатных расписаний, фонд оплаты труда штатного и внештатного персонала, его использование)

- налоговый контроль (когда последний раз проводились камеральные и врезные налоговые проверки и за какой период, как выполнены указания по их результатам, наличие случаев недостач и хищений, меры по их взысканию и привлечению виновных лиц к ответственности

- хранение документов (обеспеченность надлежащего хранения и учета бланков строгой отчетности архива бухгалтерских документов, имеются ли описи дел, прошиты и пронумерованы ли документы, правильно ли произведено изъятие документов по причине истечения предельного срока хранения.

Также к акту желательно приложить объяснительную записку увольняющегося главного бухгалтера о причинах отсутствия документов. Если в ходе приемки-передачи дел в бухгалтерские регистры вносились изменения то соответствующие бухгалтерские справки за подписью увольняющегося бухгалтера а также опись передаваемых документов.