Анализ и синтез информации

Для реализации задач управленческого аудита по формированию выводов о причинах проблемной ситуации и рекомендаций _я | о путях совершенствования системы управления, собранную информацию подвергают аналитической обработке. В аудиторском исследовании присутствуют и сочетаются методы анализа (изучение собранного фактического материала) и синтеза (выведение общих закономерностей па основе собранного материала). Построение це­лого из частей (синтез), принятие решений на основании анализа фактов и выработка предложений но осуществлению действий начи­нается уже во время анализа.

Если аудитор определяет, что исследуемая проблема подчиняется действию известного ему общего правила, применяется метод дедук­ции. Отсутствие возможности отнести исследуемую ситуацию к «из­вестному» общему знанию предполагает применен ие метода индукции, т. с. сбора и анализа необходимого объема фактического материала с целыо выведения правила, действующего в данном случае.

Для эффективного пользования анализом как методом ауди та ауди­тор должен развивать в себе логическое мышление, аналитичность, способность отделять главное от второстепенного.

В аналитической деятельности аудитора важным является его уме­ние правильно определить значимость обнаруженных в ходе аудита несоответствий.

Каждое выявленное несоответствие может быть классифицирова­но по таким его признакам, как содержание, степень значимости, форма проявления, частота встречаемости, иерархический уровень принятия решения об его устранении, степень сложности его устра­нения, область распространения и объект аудита качества (рис. 2.3). Классификация помогает определить специфику каждого несоответ­ствия и разработать адекватно этой специфике корректирующие и предупреждающие действия.

Значительным несоответствием в системе качества следует счи­тать невыполнение требования, установленного документом систе­мы качества, которое отрицательно влияет на обеспечение качества продукции и должно быть устранено в кратчайший срок.

Рис. 2.3. Классификация несоответствий

Примеры таких несоответствий: любое несоответствие, которое может привес­ти к ухудшению качества продукции: использование средства изме­рения с истекшим сроком кал и бровки (поверки): фактически более низкая квалификация работника, выполняющего ответственную операцию, чем это требуется по технологическому процессу; приме­нение несанкционированного документа по качеству; зарегистриро­ванные данные не дают представления о фактическом состоянии объекта аудита. Наличие значительного несоответствия исключает возможность принятия положительного решения но проводимому аудиту и требует разработки и реализации корректирующего дейст­вия. Факт обнаружения значительного несоответствия фиксируется в протоколе.

Незначительное несоответствие — невыполнение требования, ус­тановленного документом системы качества, которое может отрица­тельно повлиять на обеспечение качества продукции или привести к появлению значительного несоответствия, если оно не будет устра­нено. Примеры незначительных несоответствий:

• документально оформленная политика предприятия в области качества носит рекламный, неконкретный характер;

• в должностных инструкциях руководителей и специалистов не указаны их обязанности в области качества;

единичные случаи невыполнения требований одного из доку­ментов системы качества;

• превышение установленных сроков аттестации некоторых со­трудников службы качества;

• отдельные нечеткие записи при регистрации результатов кон­троля или испытаний.

Незначительное несоответствие должно быть устранено в ходе аудита.

Подготовленные и систематизированные фактические данные ана­лизируются для выявления взаимосвязей, соотношений и тенденций. В зависимости от характера проблемы и цели проводимого аудита персонала используются:

• математические и статистические методы экономического ана­лиза;

• методы анализа системы управления и состояния ее элементов;

• причинно-следственный анализ;

• методы анализа будущего;

• метод сравнения (сопоставления).

Математические и статистические методы экономического ана­лиза позволяют изучить характеристики функционирования, состоя­ния и эффективности исследуемого объекта. К этим методам отно­сятся расчет показателей в динамике, средних величин, дисперсии, плотности распределения, корреляционный и регрессионный анали­зы и др. Сопоставления между показателями позволяю!' вскрыть ка­чественные характеристики исследуемого явления. В управленчес­ком аудите математические и статистические методы используются, когда на основании результатов их применения можно выявить каче­ственные связи.

Кметодам анализа системы управления и состояния ее элементов относятся:

• моделирование — позволяет представить сложную ситуацию в форме некой модели (графической, математической и др.);

• функционально-стоимостной анализ — позволяет выбрать ва­риант построения системы управления или выполнения той или иной функции управления, требующий наименьших затрат или яв­ляющийся наиболее эффективным с позиции конечных результатов;

• системный анализ — методическое средство системного подхо­да, позволяющее изучить систему управления и состояние составля­ющих ее элементов (целей, функций, организационной структуры, персонала, технических средств управления, информации, методов управления людьми, технологии управления, управленческих реше­ний), а также многообразных типов связей этих элементов системы управления организации между собой и с внешней средой метод балансового анализа в рамках системного анализа — поз­воляет осуществить балансовые сопоставления и увязки элементов замкнутой системы;

• параметрический анализ — установление функциональных за­висимостей между параметрами элементов системы организации в целом, систем организационных функций (например, производст­венной системы) и системы управления, позволяющее определить степень их соответствия;

• метод последовательной подстановки — позволяет изучить вли­яние на эффективность системы управления каждого фактора ее формирования и функционирования, исключая действия других факторов;

• метод структуризации целей — предусматривает количествен­ное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления посредством их развертывания в иерархичес­кую систему, установление ответственности подразделений за конеч­ные результаты работы, определение их места в системе производст­ва и управления. Структуризация целей позволяет обеспечить взаимоувязку, полноту, сопоставимость целей разных уровней управ­ления организацией и персоналом и исключить дублирование в це­лях, которые может быть причиной неэффективности организации;

• метод динамического анализа позволяет, расположив в виде ди­намического ряду количественные данные, характеризующие систе­му, изучить устойчивые тенденции, исключить случайные отклоне­ния;

• анализ силового поля — позволяет определить зависимости и факторы, влияющие на системную ситуацию; представить сущест­вующую ситуацию в качестве определенного равновесного состоя­ния двух групп сил, действующих в противоположных направлени­ях: положительные (побуждающие) силы способствуют движению в сторону решения проблемы, а отрицательные (ограничивающие) силы мешают этому движению. В ходе анализа составляющие этих двух видов сил выявляются и делается оценка их относительной ве­личины. Изменения происходят при нарушении состояния (равнове­сия), например, при добавлении одной или нескольких новых сил, или путем усиления или ослабления уже существующих сил. При до­стижении нового состояния дел (ситуации) формируется новое рав­новесие, что является постоянным продолжением непрерывного процесса изменений.

Причинно-следственный анализ позволяет определить причинные связи между условиями и событиями, что позволяет решать про блемпую ситуацию. В ходе иричинно-следственного анализа опреде­ляется «основная» причина, работа с которой приведет к решению проблемы. В качестве «основной» определяется причина, относяща­яся к внутренним ситуационным условиям. От правильности опреде­ления «основной» причины зависит эффективность управленческого аудита. Причинно-следственный анализ — это работа по формирова­нию гипотезы о наличии причинно-следственной связи и изучение фактического материала о ситуации с целью определения правиль­ности этой гипотезы.

Методы анализа будущего предполагаю т определение характери­стик будущей ситуации на основе анализа прошлого и настоящего, динамики изменений и методов предвидения. Наиболее распростра­ненный подход к анализу будущих тенденций — это экстраполяция, т. е. будущее видится как продолжение прошлых тенденций. Однако в современных условиях быстрых технологических, социальных и прочих изменений данный метод неэффективен. Более применим подход, предусматривающий возможность неожиданных изменений, основанный на более глубоком изучении ситуационных характерис­тик и вероятности их сохранения или изменения в будущем, свойст­венный методам управления на основе предвидения будущего и гиб­ких экстренных решений.

Метод сравнения (сопоставления) — важнейший метод анали ти­ческой работы в ходе осуществления любой формы аудита. Его при­менение предполагает наличие некоторых опорных точек при изуче­нии количественных и качественных характеристик деятельности -"’организации. Метод сравнения основной в системе методов управ­ленческого аудита. По сути, метод сравнения лежит в основе аудита, l, диагностики и консультирования в целом.

В ходе любой консультативной деятельности сопоставляется су­ществующая ситуация с желаемой и намечаются пути движения в эту сторону. Метод сравнения тесно связан с другими методами аналитической работы и их результатами. Так, практически все ре­зультаты применения других аналитических методов (например, ма­тематических) — это объект последующих аналитических процедур сопоставления, что позволяет их отнести в разряд обслуживающих по требнос ти метода сравнения.

Сравнение позволяет сопоставить существующую систему управ­ления в целом и ее элементы с передовыми образцами или норматив- L ным состоянием. Сравнение качественных показателей предполагает сопоставление существующей практики осуществления определен­ной деятельности в организации с существующими у аудитора образ цами, что позволяет выявить возможные недостатки. Метод сопос­тавления позволяет вскрыть существующие отклонения от заданных стандартов.

Количественные показатели позволяют сопоставить уровень рен­табельности, текущей ликвидности данной организации по отноше­нию к среднему их уровню по отрасли или по региону. В управлении персоналом сравнительный подход часто используется для сопостав­ления уровней текучести, прогулов, нарушений трудовой дисципли­ны, заработной платы, а также при внедрении новой для организации программы управления персоналом.

При аудиторском исследовании сферы управления используют следующие параметры сопоставления-.

• прошлое состояние, уровень значения показателей, прошлые достижения;

• планы и нормативы организации-клиента (прошлые, настоящие и перспективные). При отсутствии формально установленных планов и нормативов состояния, на основе существующих записей, инфор­мации, содержащейся в информационной системе, в ходе управлен­ческого аудита формируются стандарты, с которыми сравнивается фактическая деятельность и программы. Например, сравнивается фактическая работа в области управления персоналом с целями, по­литикой и процедурами организации в этой области. При примене­нии управления по целям (МВО) достигнутые результаты сравнива­ются с установленными целями;

• характеристики других организаций с сопоставимыми ситуаци­онными условиями;

• ограничения, накладываемые внешними ситуационными фак­торами (например, законодательные ограничения);

• нормативные и регламентирующие материалы, имеющиеся у аудиторов;

• мнение внешнего консультанта и (или) научного исследования в области управления используются в ходе аудита в качестве стан­дарта для сопоставления осуществляемой в организации деятельно­сти. Внешние суждения могут быть полезными для вскрытия причин отмеченных проблем.

Метод сравнения широко используется в качестве основы для вы­работки перспективных стандартов, разработанных по рекомендации аудитора. Такой подход предполагает использование для сравнения уместных примеров, моделей и стандартов из отечественной и миро­вой практики. Большинство аудиторов использует метод сравнения (сопоставления) как основу для управленческих исследований и оценки деятельности организаций при подготовке руководств и оп­росников.

В соответствии с методом нормативного анализа в ходе сопостав­ления при управленческом аудите применяют систему нормативов, определяющих состав и содержание функций по управлению, чис­ленность работников по функциям, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом (норма управляемости, степень централизации функций, ко­личество ступеней управления, число звеньев, размеры подразделе­ний, порядок подчиненности и взаимосвязи подразделений), разде­ление и кооперацию труда руководителей и специалистов, значение которых сопоставляют с фактическим состоянием. Это позволяет ис­следовать состояние и наметить пути совершенствования системы управления.

К методам сравнения относится опытный метод, предполага­ющий сопоставление исследуемой (опытной) ситуации с предшеству­ющим периодом данной системы или другой, аналогичной системы.

Метод декомпозиции позволяет расчленить сложные явления на более простые.

Метод анализа главных компонентов дает возможность при срав­нении использовать не множество показателей, а те немногие, отра­жающие свойства большинства других.

Опыт аудиторской работы даст большую информационную базу, позволяющую быстро ориентироваться в создавшейся ситуации пу­тем классификации ситуации организации-клиента к тому или иному изученному типу организаций по своим характерным особенностям. Компетентное (при достаточном внимании к полноте характеристик ситуации) использование метода сравнения позволяет снизить тру­доемкость аудиторских исследований. Для аналитической обработки количественная информация представляется в виде таблиц и диа­грамм; для изображения процессов и процедур, систем и их элемен­тов используются схемы и рисунки.

С использованием ЭВМ технические возможности обработки ко­личественной информации повышаются. Однако это требует соо твет­ствующей подготовки аудиторов, возможностей компьютера и наличия аналитических программ. Следует также учесть, что количественная информация в управленческом аудите в большинстве случаев вспо­могательная.

АУДИТОРСКОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ

К

онечный результат комплекса услуг по управленческому ауди­ту — оптимизация системы управления на основе положений аудиторского заключения. Практическая работа в этом направ­лении может проводиться с участием или безучастия аудитора. Ауди­торские процедуры позволяют сформировать определенную картину деятельности организации в области управления, мнение аудитора о ее текущей эффективности и путях ее повышения. Управленческий аудит (этап аудита) прекращается после обнаружения совокупности проблем, без практического решения которых не имеет смысла осуще­ствлять дальнейшую диагностическую работу. Результаты управлен­ческого аудита оформляются в форме заключения (отчета), содержа­щего описание выполненных аудиторских процедур, их результаты, недостатки, обнаруженные в ходе проверки, рекомендации по совер­шенствованию политики и практики управления в организации. Написание отчета — общий метод консультационной и аудиторской деятельности и основной аудиторский метод совершенствования те­кущей ситуации эффективности управления персоналом.

Аудиторское заключение — это обширное описание деятельности в области управления, включающее в себя рекомендации по более эффективному ее ведению. Наличие в заключении баланса информа­ции, касающейся недостатков и примеров эффективной работы орга­низации, упрощает принятие клиентом формулировок аудитора.

В управленческом аудите целесообразно использовать жесткую форму написания аудиторского заключения в финансовой сфере. Аудиторское заключение может содержать несколько частей: для ру­ководителей стратегического уровня управления организацией (за­интересованных и обладающих полномочиями для получении этой информации) и руководителей (специалистов) функциональных подразделений и специфических функций. Вместо решения про­блем, приоритет которых определялся в прошлом наугад, сотрудни­ки, занимающиеся вопросами управленческих технологий, могут, пользуясь аудиторским отчетом, сконцентрироваться на проблемах, имеющих наибольший потенциал увеличения эффективности орга­низации.

Динамика изменения состояния показателей может отражать по­тенциальные сложности. Мнение аудиторов, выражаемое в заключе­нии, может выполнять роль внешнего авторитетного суждения, ини­циирующего изменения. Наиболее важное свойство аудиторского заключения — это возможность его использования для определения направлений усилий в будущем. Знание о настоящем состоянии поз­воляет планировать, устанавливать цели, которые в дальнейшем можно использовать в качестве с тандартов оценки.

Если клиент стремится скрыть в ходе проверки информацию, су­зить ее рамки, исказить в выгодном для работодателя мнении, то ау­дитору целесообразно отказаться от выражения своего мнения. В та­ком случае в заключении в соответствии с конкретными событиями изменяется часть, затрагивающая описание объема ауди торской про­верки, а в отдельном объяснительном абзаце аргументируются все существенные причины, которые привели в отказу, с приложением возможных расчетов-аргументов.

Аудитор может выразить отрицательное мнение, если разногласия носят с профессиональных позиций существенный характер, имеют­ся невысокая степень доверия к администрации по существу рассмат­риваемых вопросов. Все существенные причины должны быть рас­смотрены и аргументированы в отдельном объяснительном абзаце.

Аудитор (аудиторская организация) не несет ответственности за события, возникшие после даты подписания аудиторского заключе­ния. Ответственность за информацию аудитора о таких событиях возлагается на клиента (руководство экономического субъекта).

Если клиент не исправляет указанные в заключении недостатки и не вноси т поправки, носящие существенный характер, и которые требовал аудитор после даты написания аудиторского соглашения, аудитор должен в письменной форме указать клиенту на его ответст­венность за последствия неисполнительности требований аудитора.

Формирование результатов аудиторских процедур и предоставле­ние их клиенту в форме аудиторского заключения позволяет:

• определить потенциальные места повышения эффективности организации посредством усиления практики управления;

• обеспечить высший уровень руководства схемой для анализа и оценки эффективности системы управления организацией;

• обеспечить руководство функциональных подразделений ана­литической основой для анализа сильных и слабых сторон работы соответствующей службы, информацией, необходимой для оптими­зации управления по его направлениям;

• включить функциональное руководство в решение проблем эф­фективности уиравлен ия организацией;

• защитить области управления от некомпетентных нападок и до­мыслов.

Управленческий аудит может проводиться в форме разовой про­верки или носи ть регулярный характер. Организациям не следует ждать «тревожного сигнала» (проявления причин проблем, лежащих в области управления, например, в финансовом состоянии организа­ции), показывающего, что «что-то неправильно» и уже необходим аудит для определения требующихся корректирующих воздействий. В практике управления общепризнанно, что профилактическое диа­гностирование организации это характеристика хорошего управ­ления. Наличие регулярного аудита управления не исключает, одна­ко, возможность приглашения аудиторов или профессиональных консультантов для помощи в решении дополнительных или внезап­но возникающих проблем.