Специфика письменного делового общения
а) непосредственное, межличностное общение
б) дистантное общение, при котором документ является посредником между общающимися сторонами
в) нерегламентированное повседневное общение
Субъект и адресат внутренней деловой переписки
а) разные организации, учреждения
б) должностные лица, подразделения одной организации, учреждения
в) частные лица
3. Логическое определение понятия «документ»
а) Документ – бумага с реквизитами.
б) Документ - информация, которая может быть использована в процессе деловой коммуникации.
в) Документ - материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.
Автор делового послания решает типовые задачи
а) информировать адресата
б) привлечь внимание к личности пишущего
в) продемонстрировать свою эрудицию
Причины коммуникативных неудач
а) информативная избыточность сообщения
б) нарушение орфоэпических норм
в) двусмысленность сообщения
По признаку адресата различают виды деловых писем
а) обычные и циркулярные
б) разовые и цикличные
в) требующие ответа и не требующие ответа
По особенностям композиции различают виды деловых писем
а) одностраничные и многостраничные
б) одноаспектные и многоаспектные
в) однотипные и разнотипные
По структурным признакам различают виды деловых писем
а) регламентированные и нерегламентированные
б) официальные и неофициальные
в) деловые и коммерческие
9. Ошибку в оформлении реквизита «дата» не содержит пример
а) 01 мая 2011 г.
б) 05.05.011
в) 01.04.2011 г.
Этические нормы не нарушены в предложении
а) Прошу немедленно решить вопрос о возврате денежных средств на счет нашей фирмы.
б) С удовлетворением подтверждаем получение оборудования из лаборатории.
в) Прошу принять положительное решение по представленной нами кандидатуре.
Литература
1. Веселов П.В. Аксиомы делового письма культура делового общения
и официальной переписки. М., 2006.
2. ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
3. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет.
М., 2002.
4. Кузнецов И.Н. Деловое общение. Деловой этикет. Учебное пособие. М., 2004.
5. Панфилова А.П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности. СПб., 2000.
6. Речевая коммуникация. Учебник /Под ред. О.Я. Гойхмана. М., 2001.
7. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. М., 1999.
8. Формановская Н.И. Речевое общение: коммуникативно-прагматический подход. М., 2002.
9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Деловая корреспонденция. Справочник. – М., 2004.
Модуль 2
Языковые особенности оформления документов
Комплексная цель
Знакомство с особенностями унификации языка и текста документа как традиции письменного делового общения. Характеристика современных тенденций в практике письменной деловой коммуникации.
Темы модуля 2:Унификация языка и текста документа.Языковые формулы официальных документов. Формулы речевого этикета в документе. Особенности языкового оформления документов. Новые тенденции в практике письменной деловой коммуникации.
Основные понятия
Унификация языка и текста документа. Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, к единообразию. Суть унификации служебных документов сводится к приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Сведение документационного потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов.
Стандартизация официальных бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила принимаются в установленном порядке для всеобщего и многократного применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а также стандартов предприятий и учреждений (СТП).
Унификация текстов документов проводится на основе выявления типовых, повторяющихся ситуаций и решений, установления точного соответствия между функциями документа (задачами) и формой представления информации. Результатом унификации является модель текста унифицированной формы, определяющая, какая информация должна содержаться в документе. В качестве примера можно привести модель пригласительного письма на выставку: 1. Обращение. 2. Сообщение о месте и времени проведения выставки. 3. Цель ее проведения. 4. Возможность участия в заседании круглого стола. 5. Просьба подтвердить участие.
6. Заключительная формула вежливости. При проектировании модели текста документа выбирается форма языкового выражения, выделяется постоянная, переменная информация, определяется форма представления текста.
Наименее трудоемким способом составления документа является использование типовых текстов и текстов-трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации. Типовой текст – это текст-стереотип, используемый в качестве примера или основы для создания нового документа.
Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации. Примеры трафаретных бланков текстов – бланки справок отделов кадров, командировочных удостоверений и др. В деловой переписке также используются трафаретные тексты, например, в письмах-приглашениях, письмах-заявках. Применение трафаретных бланков существенно сокращает время, затрачиваемое на составление документов, и сводит к нулю возможность нескольких толкований текста. Следует отметить, что многообразие современных деловых отношений, увеличение количества нестандартных ситуаций, отражающихся в деловой переписке, уменьшает возможность использования трафаретных текстов как способа делового общения.
Стандартизация официально-деловой письменной речи влечет за собой употребление специальных языковых средств, образующих относительно замкнутую систему деловой речи.
Языковые формулы официальных документов. Особенность унификации языка служебных документов состоит в формировании системы стандартных языковых моделей, отражающих типовые ситуации делового общения.Использование устойчивых (шаблонных, стандартизированных) языковых оборотов, позволяет с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. За многолетнюю практику деловой переписки были выработаны языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания; формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение и т.д. Соединение в определенной последовательности языковых формул, отражающих смысловые аспекты сообщения, позволяет моделировать текст документа, его структуру; упрощает процедуру создания официальной бумаги.
Начало документа, как правило, представляет собой изложение побудительных мотивов, объяснение причин принятия тех или иных решений. Оно вводит адресата в проблему и не должно повторять того, о чем говорится в основной части текста. Так, например, стандартные деловые письма могут начинаться с языковых формул, выражающих мотивы создания документа: В соответствии с ранее достигнутой договоренностью (направляем, сообщаем)…; В соответствии с письмом заказчика…; причины создания документа: Ввиду задержки получения груза…; По причине задержки оплаты…; В связи с чрезвычайными финансовыми трудностями…; В связи с нарушением срока поставки…; цель создания документа: В целях обмена опытом направляем в Ваш адрес…; Во исполнение постановления собрания акционеров….
Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций, ключевое слово которых – глагол-действие, позволяет автору реализовать свои цели и намерения. При этом ключевые слова не только выражают смысловые аспекты сообщаемого, но и определяют тональность сообщения. Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения: сообщение: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем; предложение: предлагаем; просьба, требование, распоряжение: прошу, просим, настаиваем, приказываю, постановляю; подтверждение, заявление: подтверждаем, заверяем, заявляем, объявляем; обещание: заверяем, обязуемся, гарантируем; напоминание, предупреждение: напоминаем; отказ: вынуждены отказать, не можем выполнить Вашу просьбу, выражение отношения (формулы этикета): с сожалением сообщаем, приносим извинения, выражаем признательность.
Чаще других в текстах документов встречается глагол просить. Он включается в тексты разных типов документов, таких как: заявление, служебная записка, жалоба, письма-просьбы, письма-предложения и т.д. Такую употребительность и многофункциональность глагола просить специалисты объясняют этикетными требованиями к языку деловых бумаг и психологическими законами делового общения – всегда легче выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме приказа или указания. Так, в деловых посланиях используют следующие модели, выражающие просьбы, требования, распоряжения: Прошу рассмотреть возможность…; Прошу изыскать для нужд организации…; Обращаемся к Вам с просьбой…; напоминание, предупреждение: Напоминаем Вам, что срок соглашения истекает…; Организация уведомляет Вас о том, что…; предложение: По Вашей просьбе предоставляем Вам обзор рынка товаров нашей фирмы …; В ответ на Ваш запрос предлагаем Вам…; отказ от предложения: Мы не можем предоставить интересующую Вас информацию, так как… ; К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу не представляется возможным, поскольку…; распоряжение, приказ: Назначить на должность начальника отдела легкой промышленности…; Обязать руководителей всех подразделений института…; сообщение, уведомление: Сообщаем, что…; Извещаем Вас о том, что…; обещание, гарантии: Гарантируем, что…; Обязуемся устранить выявленные недостатки в кратчайшие сроки….
В деловом общении нередко возникают ситуации, когда автору послания необходимо заявлять собственную позицию по тому или иному вопросу либо интерпретировать действия другой стороны. В этом случае также могут быть использованы стандартные языковые модели. Например, модели интерпретации собственной позиции: Наши обращения по данному вопросу не привели к положительным результатам …; Возражений против конструкции не имеем …; Мы не сможем поставить Вам ….; модели интерпретации действий другой стороны: Данные Вами обещания не выполняются …; Партия товара прибыла со значительным опозданием …; сумма причиненного ущерба составляет….
Помимо языковых моделей и синтаксических конструкций, отражающих те или иные ситуации делового общения, следует отметить также устойчивые обороты речи, прочно закрепившиеся за официально-деловым стилем. Например: наименее сложный…; наиболее важный…; наилучший результат…; оказать помощь…; произвести проверку…; руководство считает возможным …; подтвердить получение…; в сложившихся обстоятельствах … и т.д.
Языковые формулы могут выступать как юридически значимые компоненты текста, без которых документ не обладает юридической силой или в качестве элементов, определяющих его видовую принадлежность: оплату гарантируем (гарантийное письмо); гарантируем возврат кредита в сумме ... до ...; претензии по гарантии следует предъявлять ...; в противном случае к вам будут применены штрафные санкции; контроль за исполнением ... возложить на ...
Таким образом, выражая типовое содержание, языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста документа, как автором, так и корреспондентом документа, сокращают время на его подготовку и восприятие.
Формулы речевого этикета в документе.В деловой переписке использование этикетных средств носит регламентированный характер. В первую очередь это касается формул установления контакта и выхода из него. Обрамление текста этикетными формулами приветствия и прощания называется этикетной «рамкой» письма.
Контактоустанавливающую функцию выполняют формулы обращения. Обращение – это апелляция к личности адресата. Его задача привлечь внимание, заинтересовать. Это обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.
При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства. Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин …(фамилия)! Уважаемая госпожа …(фамилия)! Уважаемые господа!
При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например: Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр!
В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Владимир Андреевич! При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!
Следует обращать внимание на традиции пунктуационного оформления обращения. Так, в русской официально-деловой речи после обращения принято ставить восклицательный знак. В англоязычной переписке обращение отделяется от текста запятой (в Великобритании) или двоеточием (в США), при этом первое предложение текста начинают со строчной буквы. В последнее время в практике отечественной деловой переписки нередки случаи использования зарубежных стандартов оформления этого этикетного элемента, что противоречит сложившимся правилам русского делового письма.
Функцию выхода из контакта выполняет этикетная формула прощания, называемая также заключительной формулой вежливости. Этому этикетному элементу придается особое значение, поскольку с его помощью автор документа демонстрирует уважительное отношение к адресату вне зависимости от того, какие вопросы являются предметом обсуждения в письме. В качестве этикетных формул завершения контакта используются:
С уважением; С наилучшими пожеланиями; До (скорой) встречи; Ваш; Искренне Ваш и др. Однако универсальной формулой, уместной в завершении текста любого содержания, является вежливое заключение
С уважением. Следует отметить дискуссионный характер вопросов, связанных с пунктуационным (и даже орфографическим) оформлением указанной этикетной формулы. Так, встречаются примеры, когда знак препинания после этикетной формулы С уважением отсутствует, либо после указанной формулы стоит точка (а в некоторых случаях даже восклицательный знак). Поскольку этот реквизит является заимствованным, то логично использовать его в традиционном для зарубежной практики синтаксическом оформлении, т. е. ставить после него запятую. Довольно часто в этикетной формуле прощания с заглавной буквы пишут слово Уважением, объясняя это желанием подчеркнуть уважительное отношение к адресату, что, однако, нарушает орфографическую норму.
Согласно традициям отечественного делового этикета при формулировке просьб, запросов, предложений, мнений и т.п. принята форма выражения от первого лица множественного числа: Предлагаем Вашему вниманию коллекцию обуви сезона «Весна-Лето-2011…; Напоминаем, что срок выполнения договора … истекает….
Формула обращения от первого лица единственного числа прошу, предлагаю, приглашаю используется в письмах конфиденциального содержания, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц.
Использование этикетных средств позволяет смягчить категоричность высказывания. Так, отказ, смягченный этикетными формулами вежливости, оставляет открытой возможность дальнейшего сотрудничества: Мы выражаем надежду на разумную ценовую политику с Вашей стороны, что, в конечном счете, приведет к длительному и плодотворному сотрудничеству.
В функции этикетных средств могут выступать вводные слова, указывающие на отношение автора к предмету сообщения, придающие высказыванию оценочность. Например: Если рассматривать долю продукции Вашего предприятия в объеме нашей реализации, то она составляет, к сожалению, около 7%.
В мировой практике делового письма признаком хорошего тона является выражение благодарности за точность, за своевременный ответ: Благодарим Вас за своевременный ответ…; Позвольте выразить признательность за участие в ….
По мнению специалистов, этикетные модели выражения радости, надежды, уверенности, одобрения, признательности – не просто украшают текст делового послания, лишая его привычной сухости, но и создают определенную тональность восприятия, влияют на отношение адресата к сообщаемому. Например: С удовольствием приглашаю Вас принять участие в …; Имею честь пригласить Вас …; Мы были бы рады видеть Вас на …
Однако следует исключить так называемую ложную вежливость. Вычурные выражения, типа Будьте так любезны или Не откажите в любезности сообщить неуместны в деловых письмах.
Особенности языкового оформления документов.Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:
- соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, характерных для официально-делового стиля, обеспечивающих точность и ясность изложения;
- однозначность используемых слов и терминов;
- нейтральный тон изложения и др.
Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой, – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.
Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т.е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы. Например: представить (предъявить, показать. Представить отчет, справку) – предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо. Предоставить отпуск, квартиру); проводить (осуществлять что-либо. Проводить совещание) – производить (вырабатывать, изготавливать. Производить товары).
Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска – «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое)различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Например, словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку составлены правильно; сочетания возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.
Следует обращать особое внимание на употребление слов с эмоционально-оценочной окраской.Например, в предложении Суд принял решение о дележе имущества допущена стилистическая ошибка. Слово дележ относится к разговорному стилю речи, означает неодобрительную оценку и поэтому неуместно в официально-деловом тексте. Следовало написать: Суд принял решение о разделе имущества.
Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства; незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.
Термины,употребляемые в документной коммуникации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует дать пояснение либо заменить термин общеупотребительным словом. Например: факторинг – продажа права на взыскание долгов; невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом).
Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданноеиспользование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже известных, давно существующих в языке для обозначения одних и тех же понятий, например: паблисити вместо реклама; известность, популярность; эксклюзивный вместо исключительный; апеллировать вместо обращаться.
В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.
При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры – цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 5 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16-го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.
К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т.д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:
1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно. 2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения. 3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы. 4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.
В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например: не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности более предпочтительной является форма действительного залога. Например: Завод «Металлист» срывает поставку сырья. Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности.
При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например:
глагольные сочетания:приказ – издается; контроль – возлагается; цена - устанавливается; задолженность – погашается; рекламация (претензия) – предъявляется; платеж – производится; счет – выставляется(оплачивается); оплата – производится (гарантируется);
именные сочетания: доводы – веские; цены – низкие, высокие; скидки – значительные, незначительные; необходимость – настоятельная; сотрудничество – взаимовыгодное, плодотворное, успешное и т.п.
Нарушение сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как лексические и стилистические ошибки и недочеты. Так, в текстах документов не должны появляться словосочетания типа: дешевые цены, командированные расходы, осуществить оплату, представить справку (лексические ошибки). Недопустимы в текстах документов сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.
При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный (а не важнейший, сложнейший). При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием «наиболее»: наиболее важный.
Довольно часто в текстах документов встречаются ошибки, вызванные неправильным употреблением предлогов по, в, с, благодаря, из-за и некоторых других. Конструкции с предлогом пои без него различаются стилистической окраской: конструкции без предлога – общеупотребительны, с предлогом – характерны для деловой речи, например: меры по усовершенствованию, опыты по разведению, мероприятия по предупреждению, расходы по ремонту. Вместе с тем не допускается употребление предлога по вместо предлога о (об), если речь идет о конкретной теме, содержании беседы, разговора, выступления, например: отчитаться о работе, доклад об итогах работы, переговоры о новой сделке. Предлог по не может указывать на цель действия и не должен употребляться вместо предлога для. Так, например, грамматическая ошибка допущена в следующем предложении: На заводе немало сделано по улучшению качества продукции. Правильно было бы написать: На заводе немало сделано для улучшения качества продукции.
Предлог по не должен употребляться вместо предлога из-за, если указывается причина, связанная с поведением, действиями кого-либо. Например, неправильно построено предложение: Указание не выполнено по нераспорядительности администрации. Следовало написать: Указание не выполнено из-за нераспорядительности администрации. Исключением являются выражения: по невниманию, по небрежности, по вине.
Предлог благодаряупотребляется только в тех случаях, когда речь идет о положительных изменениях; в случае негативных последствий следует употреблять предлог из-за, например: Благодаря высокой технической квалификации специалистов поставленная задача была решена на высоком техническом уровне. Но: Из-за низкого качества строительных работ значительное время уйдет на устранение неполадок.
Следует обращать внимание на согласование предлогов с существительными. При этом необходимо знать, каким падежом управляет предлог. Так, например, с родительным падежом употребляются предлоги в отношении, во избежание, в целях, в течение, в продолжение, касательно, вследствие; с дательным падежом употребляются предлоги благодаря, в отношении к, применительно к, сообразно, согласно, по.
Типичным для официально-деловой письменной речи является употребление деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит средством передачи действия, происходящего одновременно или в связи с другими действиями. С помощью деепричастного оборота можно передать различные оценочные характеристики: внимание, оказанное затронутому в письме вопросу; заинтересованность в скорейшем завершении работы и т.д. Например: Внимательно рассмотрев представленный к утверждению проект, дирекция считает… . Как отмечают специалисты, деепричастным оборотом следует начинать, а не завершать фразу. Например: Учитывая …; Считая …; Принимая во внимание и т.д. Обязательным условием употребления деепричастных оборотов является то, что два действия, одно из которых выражено глаголом-сказуемым, а другое деепричастием, должны осуществляться одним и тем же лицом (или относится к одному лицу). Ошибка в употреблении деепричастного оборота допущена в следующем предложении: Проработав всего два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха. Правильно было бы сказать: Проработав всего два месяца, он испортил отношения с начальником цеха.
Итак, выбор языкового оборота из числа возможных при составлении деловой бумаги определяется: а) практикой употребления языкового оборота, т.е. степенью его употребительности; б) его правильностью с грамматической точки зрения (с учетом особенностей официально-делового стиля); в) степенью точности и лаконичности в описании управленческой ситуации.
Новые тенденции в практике документной коммуникации.Реформирование социальной практики создает новые ситуации делового общения, которые требуют от составителей документных текстов умения привлечь и удержать внимание адресата, произвести на него благоприятное впечатление, оказать воздействие.Кроме того,вхождение России в систему мировых экономических отношений определяет необходимость соответствия отечественной практики деловой переписки мировым стандартам. Все это приводит к развитию новых тенденций в отечественной практике письменного делового общения.
Так, для современной документной коммуникации характерно перенасыщение текстов документовиноязычными словами и терминами (прежде всего словами из английского языка), недавно пришедшими в наш язык: лизинг, холдинг, кастинг, имиджмейкер, ньюсмейкер, ньюслеттер, бэкграундер, креатив, делегировать, пролонгировать, позиционировать, брендовый и др. Например: Предлагаем разработку план-тайминга, тематического и медиа-плана кампании, а также основных креативных элементов кампании в качестве дополнительной, не оплачиваемой Вами услуги.
Нельзя не отметить случаи использования слов других языков в иноязычной графике, что отмечается прежде всего в электронной коммуникации. Например: По указанной причине Ваши E-mail сообщения остались без ответа. Pardone. Запрашиваемую Вами информацию вышлю ответным письмом. Best Regards.
Среди иноязычных терминов таких, например, как оферта (предложение), прайс-лист (перечень видов товаров, услуг и т.д. с указанием их цены или расценок на них), презентация (в деловом письме – жанр рекламного текста (письмо-презентация), чартер (договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока) и др. есть слова, называющие новые понятия (чартер, презентация, резюме), а есть слова, дублирующие русскоязычные (или заимствованные, но уже ставшие привычными) названия давно бытующих понятий и явлений (контракт – договор, соглашение; оферта – коммерческое предложение; прайс-лист – прейскурант; пролонгировать – продлить). Заимствования первого типа мотивированы появлением новых реалий жизни, заимствования второго типа – стремлением приблизиться к мировым стандартам официально-деловой терминологии. Однако именно вторая тенденция вызывает в некоторых случаях вытеснение русскоязычных терминов и терминологических словосочетаний иноязычными синонимами, что в итоге может привести к чрезмерному насыщению деловой письменной речи заимствованиями.
Под влиянием западной культуры в отечественном деловом этикете отмечается тенденция двуименного официального обозначения (имя и фамилия) официальных лиц, деловых партнеров и даже первых лиц государства: Борис Ельцин, Владимир Путин, Дмитрий Медведев. Эта тенденция находит свое отражение и в практике деловой и служебной переписки. Так, в последнее время все чаще при оформлении реквизитов «Адресат» и «Подпись» во внутренней переписке именование получателя и отправителя документа осуществляется по модели имя и фамилия. Однако, по мнению специалистов, эта тенденция нарушает исконно русскую традицию трехименного обозначения лица и представляет собой жест неуважительного отношения, так как именование является индексацией статуса человека. Возможно, в ситуациях устного делового общения между партнерами разных национальностей допустимо представление по имени и фамилии, однако во внутренней служебной переписке необходимо соблюдать правила, установленные действующим ГОСТом (ГОСТ 6.30 – 2003). Языковой базой отечественного делового письма должен оставаться русский язык с его богатейшими возможностями и традициями.
Существенное значение для современной деловой переписки имеет тенденция расширения арсенала этикетных речевых средств. Наиболее продуктивные способы пополнение этикетного словаря:
1) заимствование этикетных моделей из практики зарубежной деловой переписки (конструкции с так называемыми «магическими словами»): Мы счастливы предложить Вам…; Вы блестяще работаете…; …незаурядные творческие способности…; 2) использование архаизированных формул русского этикета, характерных для досоветского периода: имею честь сообщить Вам…; Позвольте засвидетельствовать свое почтение…; Прошу принять уверения в весьма высоком уважении… и др.); 3) создание этикетных фраз, передающих атмосферу доброжелательности, личного расположения: Мне было исключительно приятно провести время в отеле «Бриз»; Я был искренне рад тому, что встретил в Вашем лице радушного и заботливого хозяина; Пользуясь случаем, шлю Вам свои самые добрые пожелания.
В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция усиления личностного начала в письменном деловом общении. Например, в коммерческой переписке адресант и адресат не только обмениваются информацией, но стараются наладить личный контакт, вызвать доверие партнера, продемонстрировать заинтересованность в налаживании и поддержании отношений. Для достижения этих целей широко используются оценочные конструкции типа: безупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (добрые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успешное (плодотворное) сотрудничество и др., которые позволяют повысить эмоциональную привлекательность текста, придают ему конструктивную тональность.
Исследователи отмечают и такую тенденцию, каквзаимопроникновение книжности и разговорностив текстах деловых писем. В наибольшей степени смешение книжности и разговорности характерно для электронной переписки, которая по своим стилистическим характеристикам занимает промежуточное положение между устной и письменной речью (Надеюсь, Вас не напрягут столь пространные объяснения; Что касается сувенирной продукции, было бы хорошо, если бы вы определились, какого типа сувениры вы выберете и скинули нам по почте их фотографии из каталога). В условиях делового общения разговорные вкрапления снижают официальность речи, лишают деловые тексты функциональной строгости.
Тексты, создаваемые в ходе этого общения не нуждаются в регистрации, вследствие чего речевая ответственность составителей электронных документных текстов снижается. В настоящее время можно говорить о возникновении новой языковой среды делового общения, законы и стилистические нормы которой еще только формируются, однако имеющиеся языковые факты не могут не вызывать тревогу, поскольку свидетельствуют о снижении общей речевой культуры в сфере делового общения.
Отмеченные тенденции и стилистические сдвиги, однако, не затрагивают ядро официально-делового стиля, представленное организационно-распорядительными документами, язык и стиль которых сохраняют стилеобразующие черты официально-делового стиля. Что же касается деловых писем, отражающих новые формы делового общения и представляющих периферию делового стиля, то для них характерна тенденция переосмысления стилистических норм и приведение их в соответствие с целями и задачами социальной практики.
Практикум
Задание 1.Прочитайте приведенные ниже термины. Разбейте их на три группы: 1) термины, которые вы можете объяснить; 2) термины, значения которых вы знаете приблизительно; 3) термины, которые вам незнакомы. Проверьте значение слов по словарю.
Дефолт, аккредитив, бартер, брокер, гиперинфляция, профицит, секвестр, девальвация, демпинг, дивиденд, дилер, инвестиция, картель, клиринг, конвертируемость, лизинг, лицензия, лот, маркетинг, менеджер, оферта, резидент, стагнация, эргономика, инаугурация, пиар, нотабе́на (нотабе́не), кегль (кегель), ипотека, баллотироваться, рекрутинг.
Задание 2.Подберите синонимы к словам иноязычного происхождения.
Пролонгировать, лимитировать, дефицит, дефект, доминировать, индифферентный, интеграция, интерпретировать, инвестор, квота, апелляция, баллотировать, аудитор, дебитор, депортация.
Задание 3.Заполните вторую колонку таблицы, подбирая термины, развернутые номенклатурные знаки и полные книжные наименования к их разговорным эквивалентам.
| Устная речь | Письменная речь |
| зачетка | зачетная книжка |
| продленка | группа продленного дня |
| незавершенка | |
| недострой | |
| заочник | |
| опт | |
| нал | |
| прайс | |
| безнал | |
| черный нал | |
| накрутка | |
| налоговая | |
| страховка | |
| обналичка |
Задание 4.В приведенных предложениях найдите конструкции, характерные для устной деловой речи, и замените их книжными (письменными) эквивалентами.
1. Если возможно, сбросьте, пожалуйста, нам файл с исходным текстом договора по E-mail:… 2. Прошу выделить кафедре математики ксерокс для обеспечения учебного процесса. 3. Текст предварительного соглашения был отправлен по факсу 16.05.11. 4. Ваш факс от 10.04.11 получен, информация приобщена к делу. 5. Распечатка текста договора прилагается. 6. Прошу выдать мне пропуск в аппаратную, так как для выполнения задания необходимо отксерить полученные документы. 7. К нашему большому сожалению, в договоре необходимо срочно исправить еще два момента.
Задание 5.Из приведенных ниже слов назовите те, которым не свойственна окраска официально-делового стиля.
Нетрудоспособность, жилье, жилищный фонд, надлежащий, предписывать, чудесный случай, проводить исследование, ходатайствовать, привлечь к ответственности, поставить на вид, установленный порядок, единовременное пособие, посоветовать, содействовать, прямые обязанности, прогулка, соглашение, несоблюдение, дипломная работа, просрочка, ответчик.
Задание 6.Перепишите предложения, вставляя вместо точек предлоги благодаря, ввиду, из-за, вследствие, с учетом их лексического значения.
1. ... ожидаемых заморозков принять меры предосторожности и провести профилактику оборудования. 2. ... ремонта железнодорожного полотна пассажирский поезд пришел с опозданием. 3. ... мужеству и самообладанию водителя авария была предотвращена 4. ... затопления части набережной ремонтные работы приостановить. 5. ... большого наплыва посетителей время работы выставки увеличено с 10 до 19 часов.
6. ... повышения цен на энергоносители решения об изменении оптовых и розничных цен на товары и услуги будут согласовываться с членами комиссии.
7. ...активной деятельности экологических служб города экологическая обстановка в городе и его окрестностях начала улучшаться.
Задание 7.Найдите случаи нарушения лексической сочетаемости в устойчивых словосочетаниях и исправьте их.
Наладить производство, наладить контроль, наладить выпуск продукции, наладить сотрудничество; назначить встречу, назначить репетицию, назначить собрание, назначить консультацию, назначить отъезд; решить проблему, разрешить ситуацию, разрешить вопрос, решить задачу; представлять интересы, представлять фирму, представлять итоги; рассмотреть вопрос, рассмотреть дело, рассмотреть случай; внести предложение, внести вопрос, внести резолюцию; соблюдать правила, соблюдать бюджет, соблюдать законы.
Задание 8. Образуйте глагольные словосочетания с данными ниже словами (в их терминологическом значении).
Образец: Приказ – издать; благодарность – объявить.
Выговор, документ, заявка, иск, соглашение, отчет, письмо, подпись, порицание, постановление, предложение, расписка, распоряжение, резолюция, резюме, рекомендация, решение, справка, счет, требование, характеристика, санкции.
Задание 9. Прочитайте предложения, выбранные из текстов документов. Найдите ошибки, связанные с нарушением лексической сочетаемости, исправьте их.
1. Для проведения занятий по информатике временно привлекаются компьютерные классы кафедр. 2. Наши предприятия долгие годы состоят в добрых партнерских отношениях. 3. Полагаем, что результаты испытаний могут составлять взаимный интерес для наших фирм. 4. Коллектив завода принял обязательство ускорить выпуск новой модели. 5. Прошу Вас сообщить стоимость 1 шт. кондиционера …, необходимую для внедрения в калькуляцию заказчика.
Задание 10.Отредактируйте предложения, устраняя неоправданные повторы и речевую избыточность.
1. Надеемся на дальнейшее совместное сотрудничество с Вашей фирмой. 2. Для принятия жизненно важного решения для наших с Вами работников предлагаем организовать встречу на уровне руководителей. 3. Необходимо провести хронометраж времени бесперебойной работы каждого узла подстанции. 4. Провести поэтапное оформление земельных участков с оформлением права собственности. 5. Если в Вашем регионе спрос на Вашу продукцию удовлетворен и Вы ищете новые возможности на новых рынках, то мы готовы Вам помочь организовать сбыт Вашей продукции в нашей сбытовой сети.
Задание 11.Раскройте скобки и выберите подходящее по значению слово из приведенных паронимов.
1. Качество работы тормозной системы улучшено за счет (конструкторских, конструктивных) решений. 2. Фирма гарантирует качество (представляемых - предоставляемых) услуг. 3. Прошу (оплатить - заплатить) мне расходы по командировке. 4. Завод строит печи с (гарантийной - гарантированной) теплоотдачей. 5. (Командированные - командировочные) должны зарегистрировать свои документы. 6. Совет директоров потребовал (гарантийных - гарантированных) обязательств от клиентов-неплательщиков. 7. Необходимо вести хозяйствование (экономными - экономичными - экономическими) методами. 8. Юбиляр (сыскал - снискал) к себе уважение и добрую славу как новатор, как человек творческой мысли.
Задание 12.Отредактируйте предложения, заменяя устаревшие слова и речевые обороты их современными эквивалентами.
1. Сея ошибка вызвала сбой в работе компьютера. 2. Ныне обстановка в рабочем коллективе нормализовалась. 3. Работник склада И.В. Леонов, будучи в состоянии алкогольного опьянения, учинил расправу над начальником склада С.В. Роговым, коего отправили в больницу. 4. В ходе следствия дознались, что преступление было совершено несовершеннолетними подростками. 5. Без оного разрешения вход на территорию завода воспрещен.
Задание 13. Употребите аббревиатуры с глаголами в форме прошедшего времени.
Образец: ГОРОНО направил
МИД, ООН, СНГ, ОБСЕ, НДС, ОПЕК, ГРЭС, ФИДЕ, ФСБ, АИС, ММВБ, ЕЭС, МВФ, РАН.
Задание 14. Раскройте скобки и поставьте слова в нужном падеже.
1. Согласно (наша договоренность) поставка груза должна быть осуществлена не позднее третьего квартала текущего года. 2. Прошу оплатить услуги согласно (договор). 3. Соответственно (принятые обязательства) отправляем в Ваш адрес образцы нашей продукции. 4. Просим сообщить дополнительные сведения относительно (изменения в финансировании) нашего предприятия. 5. Действовать вопреки (совет) 6. Отложить решение впредь до (выяснение обстоятельств дела). 8. Проводить мероприятия в целях (повышение товарооборота).
Задание 15. Перепишите словосочетания, раскрывая скобки.
Приехать по (окончание университета); договориться о встрече по (завершение командировки); приступить к работе по (истечение срока стажировки); расписаться по (получение предписания); принять решение по (рассмотрение вопроса); получить регистрацию по (прибытие на место); написать отчет по (окончание работ); действовать вопреки (совет).
Задание 16.Составьте словосочетания по следующим моделям:
1) Согласие (с чем), соглашение (о чем); 2) идентичный (чему), сходный (с чем); 3) соответственно (чему), в соответствии (с чем); 4) располагать (чем), иметь (что).
Задание 17.Укажите ошибки в употреблении предложных конструкций и запишите их в исправленном виде.
Департамент по водному транспорту, реклама по России, договор по оказанию услуг, решение по выделению квартиры, сведения по километражу пробега, дилер по Нижнему Новгороду, ведение делопроизводства по личному составу, предоставление услуг по рекламе, сведения на 147 фирм нашего города, база данных по клиентам, опись на изделия из алюминиевого профиля.
Задание 18. Составьте с приведенными ниже словами предложения так, чтобы эти слова были использованы в форме косвенных падежей.
Норма-контроль, завод-производитель, фирма-агент, бизнес-план, холдинг-компания, сад-ясли, пульт-табло, банк-ипотека, счет-фактура.
Задание 19. Образуйте с несклоняемыми существительными словосочетания «прилагательное + существительное».
Статус-кво, жюри, интервью, резюме, фиаско, досье, пресс-атташе, бюро, реноме, импресарио, рефери, лобби, рантье, факсимиле, ревю, эмбарго.
Задание 20.Отредактируйте предложения, устранив ошибки в порядке слов предложения.
1. Накануне прошу Вас мне позвонить, чтобы уточнить время визита.
2. Проделанная работа по подготовке и обеспечению фестиваля коллективом музея позволила его участникам продемонстрировать свои творческие способности. 3. Мы готовы обсудить с Вами в любое удобное время эти и любые другие условия и ожидаем Вашего скорого ответа. 4. Датой передачи собственности считается дата зачисления денежных средств за всю партию на расчетный счет поставщика.
Задание 21. Устраните ошибки в употреблении деепричастных оборотов.
1. Объяснение этих явлений может быть найдено, взяв в качестве иллюстрации последние события. 2. Таким образом, рассмотрев функциональные характеристики структур муниципалитета, предлагается следующее. 3. Глядя на то, что происходит сегодня, у меня руки развязаны.
4. Торговый зал был очищен от людей, опасаясь, что рухнет потолок.
5. Поднимая цены на машины, топливо, это прямо отражается на себестоимости сельскохозяйственной продукции. 6. Применяя ту или иную форму организации труда, в каждом отдельном случае учитываются местные особенности. 7. Выяснив, что объем производства уменьшился, возникает вопрос о причине этого. 8. Изучая процессы разгосударствления, обнаруживается определенная закономерность.
Задание 22. Отредактируйте предложения с деепричастными оборотами, где нужно заменяя их придаточными предложениями или устойчивыми оборотами.
1. Заказав один из наших велосипедов, вам предоставляется журнал о спорте. 2. Отвечая на Ваше письмо относительно кредитной истории фирмы, нами была собрана следующая информация. 3. Принимая во внимание наше длительное сотрудничество, товар будет поставлен Вам со скидкой 5%. 4. Подписывая договоры, оплата гарантируется. 5. Направляя на рассмотрение данный вопрос, мы заинтересованы в увеличении годового фонда минимум на сорок тонн. 6. Однажды одевшись в«Рибок», вам не захочется покупать спортивную одежду других фирм.
Задание 23.Устраните ошибки в конструкциях с однородными членами. Обратите внимание, какими частями речи выражены однородные члены в предложениях.
1. Следует четко определить задачи, поставленные автором в данной работе и какие методы использовались для достижения этой цели. 2. Если в период гарантийной эксплуатации обнаружатся дефекты, возникшие по вине подрядчика и которые не позволяют продолжать нормальную эксплуатацию оборудования, то гарантийный срок продлевается. 3. Мы были бы рады, если бы Вы оплатили наличными, либо открыв банковский счет на имя финансового директора компании. 4. Перед сдачей объекта под охрану нужно проверить, чтобы в охраняемом помещении в нерабочее время не оставались посторонние лица, включенные электроприборы и другие источники огня.
Задание 24.Отредактируйте текст письма с точки зрения его
соответствия нормам унификации и стандартизации деловой речи.
Уважаемый Владимир Александрович.
Крайние обстоятельства заставляют нас обратиться непосредственно к Вам.
23 сент. 2003 г. мы проплатили два счета завода за 60 пакетов радиаторов на общую сумму 117745.8 руб. Прошло уже два месяца с момента нашей предоплаты. Мы имеем серьезные проблемы, как с отсутствием радиаторов, так и с отсутствием оборотных средств, находящихся у вас.
В сложившейся ситуации мы убедительно просим Вас найти возможность отпустить для нас хотя бы часть оплаченных радиаторов.
Генеральный директор
ЗАО «Скарт» Федоров В.Л.
Проектные задания
1. Используя толковые словари, определите значения следующих слов, их смысловые и стилистические различия. Составьте с ними предложения.
Меценат, спонсор, покровитель; комиссионер, посредник, брокер, маклер; договор, соглашение, контракт, сделка; реестр, список, опись, перечень; концерн, холдинг, корпорация; менеджер, управленец, хозяйственный руководитель; вексель, чек, облигация, акция.
2. Сделайте сокращенную запись приведенных ниже словосочетаний.
1) Волгоградская область; почтовый ящик № 25; станция «Астапово»; отделение связи Кировского района; город Пермь; озеро Байкал;
2) кандидат технических наук; заместитель декана; заведующий кафедрой; член-корреспондент Академии наук; исполняющий обязанности главного бухгалтера; генеральный директор; главный врач больницы;
3) техническое задание; специальный заказ; государственный стандарт;
4) Промышленный строительный банк; научно-исследовательский институт; свободно конвертируемая валюта; расчетный счет.
3. Назовите тенденции современной деловой письменной речи, которые нашли отражение в приведенном письме. Внесите необходимые исправления в текст.
Уважаемый Борис!
К нашему большому сожалению, в договоре с JACOB DELAFON (Франция) необходимо срочно исправить еще два момента:
1. В трех местах (1 раз в п. 5 и два раза в п. 12) исправить фактический адрес ТОО «Стоун» на юридический.
Правильный юридический адрес:
344019, г. Ростов-на-Дону, ул. 16-я линия, 10, кв. 1
2. В п. 12 убрать старый валютный счет ТОО «Стоун». Убрать: А/С 0/0479 Приносим свои извинения за вновь причиняемое беспокойство. К сожалению, в банке очередное закручивание гаек, и мы не можем получить паспорт сделки без вышеуказанных исправлений, и, следовательно, производить оплату.
С уважением, Виктор Кустов
Тест рубежного контроля