I.3.Выбор приложения из пакета Microsoft Office 95

Для создания таблицы

Прежде чем создать таблицу, необходимо определить, какое из приложений Microsoft Office95 наиболее подходит для этой работы. Чтобы создать таблицу, используйте Word 7.0, Excel 7.0 или Access 7.0. Все три приложения автоматически форматируют таблицу.

· Для таблицы, включающей сложное форматирование, например маркированные списки, специальные вкладки, нумерацию или разнообразные отступы, следует использовать табличные опции текстового процессора Word.

· Для создания таблицы, включающей сложные расчеты, статистический анализ, запросы или диаграммы необходимо использовать табличный процессор Excel. Однако если длина значения будет превышать 255 символов, следует использовать Word или применять систему управления базами данных (СУБД)Access.

· Для таблиц со сложными сортировками и поиском целесообразно СУБДAccess или Excel.

· Если требуется использовать все возможности реляционной базы данных, таблицу создается в среде СУБД Access.

· Для создания таблицы, которую необходимо включить в презентацию, создаваемую в среде редактора PowerPoint, следует использовать текстовый процессор Word.

II.РЕДАКТОР ЭЛЕКТРОННЫХ ТАБЛИЦ MS EXCEL 7.0:

ОСНОВНЫЕ ПРИЕМЫ РАБОТЫ

II.1.Базовые термины и понятия EXCEL

При запуске MS Excelна экране мониторав рабочем окне документа появляется пустая рабочая книга.

Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросши­вателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся па ярлычках в ниж­ней части экрана. По умолчанию книга открывается с 16 рабочими листами Лист1, Лист2 ,..., Лист16, однако их число можно увеличить или уменьшить. В кни­гу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов и т. п.

Рабочий лист служит для организации и анализа данных. Одновременно на нескольких листах данные можно вводить, править, производить с ними вычисле­ния. В книгу можно вставить листы диаграмм для графического представления данных н модули для создания и хранения макросов, используемых при выполне­нии специальных задач. Каждый рабочий лист состоит из 256 столбцов и 16 384 строк. Столбцы обозначены буквами латинского алфавита (А, В, С,...,Z, AA, AB,...,AZ, BA, BB,...,BZ и т.д. до IV), расположенными в заголовоч­ной части таблицы. Строки пронумерованы цифрами (1, 2, 3, ...,16 384), расположен­ными в первой колонке.

Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свои уникальный адрес, состоящий из имени столбца н номе­ра строки, например А28, Р1556 и т. п. В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так н с груп­пами ячеек, которые образуют блок. Имена ячеек в блоках разделяются двое­точием ( : ), например блок А1 :В4 включает в себя ячейки А1, А2, A3, А4, В1, В2, ВЗ и В4. С блоками ячеек в основном выполняются операции копирования, удале­ния, перемещения, вставки и т. п.

Диаграмма представляет собой графическое изображение связей между числа­ми электронной таблицы. Она позволяет показать количественное соотношение между сопоставля­емыми величинами.

Макротаблица (макрос) — это последовательность команд, которую прихо­дится постоянно выполнять пользователю в повседневной работе. Макросы по­зволяют автоматизировать часто встречающиеся операции.

После запуска программы Excel па экране монитора появляется рабочее окно (рис.1), состоящее из следующих стан­дартных элементов:

· строк заголовков (программы и открытого документа),

· строки меню,

· панелей инструментов,

· строки ввода,

· рабочего листа (окна документа),

· полос про­крутки (вертикальной и горизонтальной),

· строки состояния.

Рис.1.Рабочее окно редактора электронных таблиц Excel.

II.2.Типы данных, используемые в MS Excel.

В электронных таблицах используются следующие данные:

¨ Text - Текст и числа, не требующие проведения расчетов, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать от 0 до 255 символов. При описании поля с типом Textнеобходимо задать для свойства Size значение, равное или превосходящее максимальную длину помещаемых в поле значений.

¨ Memo - Длинный текст, например комментарии и пояснения. Размер поля Memo ограничивается общим размером базы данных.

¨ Числа (разные) -Числовые значения, для которых предполагается проведение математических расчетов, за исключением расчетов с участием денежных значений.

¨ Date/Time - Значения даты и времени. Такие значения сохраняются как комбинация значения даты и значения времени.

¨ Currency - константа, используемая для полей, содержащих денежные значения. Не следует использовать для денежных значений числовой тип данных, поскольку для числовых типов в расчетах выполняется округление дробной части. В расчетах для денежного типа данных поддерживается фиксированное число разрядов справа от десятичной точки. Этот тип данных используется в вычислениях, включающих денежные величины или величины с фиксированной точкой, для которых особенно важна точность вычислений. Этот тип данных позволяет хранить числа, имеющие до 11 цифр в целой части и до 4 цифр в дробной.

¨ Counter - поле счетчика, т.е. увеличивающиеся на 1 последовательные номера, автоматически вставляемые в поле Нумерация начинается с 1.

¨ Yes/No - логические данные, в которых выводится одно значение из пары Yes/No, True/False, On/Off.

¨ OLE Object - Объекты, создаваемые в других программах, поддерживающих протокол OLE.

¨ Binary - Любое значение, которое может быть выражено в двоичном представлении с размером до 1,2 Гбайт. Этот тип используется для сохранения рисунков, файлов или других данных, требующих специальной обработки.

¨ Формулы - данные, представляющие собой математическое выражение, состоящее из числовых величин и символов математических операций. В формулу также могут входить в качестве аргументов адреса ячеек, функции и другие формулы.

¨ Функции - данные, представляющие собой специальным образом запрограммированные формулы, позволяющие производить часто встречающиеся последовательности вычислений.

Все перечисленные типы данных могут вводиться в любые ячейки электронной таблицы.