Группа документов по обеспечению производства экспортного товара: поручение на покупку, инструкции по изготовлению, инструкции по упаковке, статистические и другие внутренние документы.

1.3. Группа документов по подготовке товара к отгрузке.

Подготовка, оформление и проведение внешнеторговой операции сопровождается составлением значительного числа внешнеторговых документов. Внешнеторговыми документами принято называть документы, подтверждающие исполнение сделки купли-продажи с иностранным контрагентом, т.е. поставку продавцом товара, его транспортировку, страхование, хранение на складах, прохождение через таможню.

В зависимости от выполняемых функций внешнеторговые документы можно разделить на следующие группы:

- документы по подготовке экспортной сделки;

- документы по подготовке импортной сделки;

- по обеспечению производства товара, предназначенного для экспорта;

- по подготовке экспортного товара к отгрузке;

- коммерческие документы;

- документы по платёжно-банковским операциям;

- страховые документы;

- транспортные документы;

- транспортно-экспедиторские документы;

- таможенные документы.

В связи с огромным ростом документооборота современная практика международной торговли ставит в качестве одной из первоочередных задач проведение в широких масштабах работ по упрощению процедур международной торговли, стандартизации и унификации внешнеторговых документов. Стандартизация таких документов не только облегчает всю процедуру осуществления внешнеторговых операций, но и позволяет использовать системы автоматической обработки данных и методов передачи информации.

Под руководством Европейской экономической комиссии, в рамках которой была в 1960 г. создана рабочая группа (в ее состав вошли 20 европейских стран, включая СССР) проводилась значительная работа по стандартизации и унификации внешнеторговых документов. Эта группа подготовила образец - исходную схему бланка ЕЭК, который рекомендовала взять за основу для разработки стандартных документов. На основе этой формы впоследствии были разработаны стандартные формы следующих документов: отгрузочная спецификация, комплектовочная ведомость, упаковочный лист, сертификат о качестве, счет, сертификат о происхождении, консульская фактура, поручение на отгрузку товара, коносамент, авианакладная, заявление на страхование, страховой полис.

Разработанные ЕЭК стандартные формы некоторых документов легли в основу при составлении образцов этих документов специализированными международными организациями, а также национальными организациями ряда стран. Первой такой международной организацией, которая приняла рекомендации ЕЭК по составлению внешнеторговых документов, основанных на исходной схеме бланка, была Международная палата по судоходству.

Европейская экономическая комиссия ООН стала эффективным международным форумом для сотрудничества в области упрощения процедур торговли.

К практическим результатам такого сотрудничества можно отнести:

- систему согласованных торговых документов ООН, разработанную на основе формуляра - образца ООН для внешнеторговых документов (бывший формуляр - образец ЕЭК), который получил всемирное признание в качестве основы для согласования документов, используемых в международной торговле и к которому приспособлены сейчас основные международные формуляры-образцы и стандартные бланки. Формуляр-образец выпущен как печатное издание ООН для продажи;

- соглашения по кодам для использования в международной торговле (например, обозначение стран, валют, условий поставки);

- справочник элементов торговых данных (первое издание относится к 1980 г.), который включает элементы данных, используемые в международной торговле, их описание, изображение и т.д. Выполнение работы ведется по частям, охватывая отдельные конкретные области, например, морской и автомобильный транспорт; коммерческие и таможенные документы;

Поскольку международные требования носят общий характер, но являются обязательными на национальном уровне, они подлежат детализации и конкретизации на уровне отдельных стран, фирм и организаций-участников международной торговли.

Работа по упрощению процедур международной торговли и работы по стандартизации и унификации внешнеторговой документации продолжатся по согласованным программам.

Все внешнеторговые документы содержат определённые реквизиты и большинство их оформляется на специальных бланках.

Общими для всех документов реквизитами являются: наименование участников сделки (или грузоотправителя и грузополучателя), их адреса, номера телефонов или факсов, название документа, дата и место его выписки, номер контракта или дата заказа и дата его подписания, номера наряда, отгрузочной спецификации, наименование и описание товара, его количество (число мест, вес нетто и брутто и др.), вид упаковки и маркировки.

В предыдущих главах были рассмотрены некоторые документы по подготовке внешнеторговой сделки, контракт купли-продажи, содержание его разделов и другие. В данной главе рассматриваются товаросопроводительные и отгрузочные документы. К товаросопроводительным документам относятся документы, которые следуют с товаром от пункта отправления до пункта назначения. Сюда входят коммерческие, транспортные и таможенные документы. К отгрузочным документам относятся документы, составляемые в связи с отгрузкой товара.

Коммерческие документы

К коммерческим документам относятся: коммерческий счёт, спецификация, техническая документация, упаковочный лист, сертификат о качестве, гарантийное письмо, протокол испытаний, условие на отгрузку и другие документы, если они указаны в договоре.

Эта группа документов даёт стоимостную, количественную и качественную характеристику товара. Эти документы оформляет на своём бланке продавец, а покупатель против них производит оплату.

Коммерческий счёт является основным расчетным документом. Он содержит требование продавца к покупателю об уплате указанной в нем суммы причитающегося платежа за поставленный товар. В счёте указывается: цена за единицу товара и общая сумма счета или причитающегося платежа; базисные условия поставки товара; способ платежа и форма расчета; наименование банка, где должен быть произведён платеж; сведения об оплате стоимости перевозки (когда оплачивается и кем); сведения о страховании (кем оплачивается) и размер страховой премии (при поставках на условиях "сиф"). Счёт выписывается в большом количестве экземпляров (иногда до 25).

По выполняемым функциям счета подразделяются на: счёт-фактура, счёт-спецификация, предварительный счёт, проформа-счёт.

Счёт-фактура выписывается обычно после окончательной приемки товара покупателем, кроме основного назначения, может использоваться также в качестве накладной, направляемой вместе с товаром. По требованию таможни во многих странах этот документ выписывается на установленных бланках и такие счета служат одновременно и сертификатом о происхождении товара или сочетаться с ним.

Счет-спецификация - объединяет реквизиты счета и спецификации. В нем обычно указывается цена за единицу товара по видам и сортам, а также общая стоимость всей партии товара. Он может иметь наименование специфицированного счёта.

Предварительный счёт - выписывается когда приёмка товара производится в стране назначения или при частичных поставках. Он содержит сведения о количестве и стоимости партии товара и подлежит оплате.

Проформа-счёт - документ как и счет содержит сведения о цене и стоимости партии товара, но не является расчётным документом. Он не содержит требования об уплате указанной в нем суммы и потому, выполняя все остальные функции счёта, не выполняет главной функции счета как платежного документа. Этот вид счёта может быть выписан на отгруженный, но ещё не проданный товар и наоборот. Чаще всего выписывается при поставке товара на консигнацию, выставки, ярмарки,

аукционы.

Спецификация - документ, который содержит перечень всех видов и сортов товаров, входящих в данную партию, с указанием для каждого места количества и рода товара. Спецификация обычно дополняет счет на поставленные товары разных сортов и наименований.

Техническая документация нужна при поставках оборудования и технических потребительских товаров длительного пользования. К ней относятся: паспорт, формуляры и описания изделий, инструкции по монтажу и эксплуатации, различные схемы, чертежи, ведомости запасных частей, инструмента, приспособлений и пр. Техническая документация изготовляется на языке страны покупателя или на другом языке по указанию покупателя. На товары серийного производства она должна изготовляться обязательно типографским способом.

Упаковочный лист - документ, который содержит перечень всех видов и сортов товара, находящихся в каждом товарном месте (ящике, коробке, контейнере) и необходим обычно когда в одной упаковке содержатся разные по ассортименту товары. Он используется в качестве дополнения к счёту-фактуре, когда отправляется большое количество наименований товаров или когда количество, вес или содержимое каждого индивидуального места различны. Упаковочный лист может иметь форму комплектовочной ведомости, которая содержит перечень деталей, узлов, агрегатов целой машины, упакованных в нескольких товарнях местах, с описанием содержания каждого места. Комплектовочная ведомость имеет обозначение в виде дроби, в числителе которой указывается номер отгрузочной партии, а в знаменателе - число мест в данной партии. Ее составляет предприятие изготовитель до отгрузки всей партии товара.

Сертификат о качестве - документ - свидетельство, удостоверяющее качество фактически поставленного товара и его соответствие условиям контракта. В нем дается характеристика товара либо подтверждается соответствие товара определенным стандартам или техническим условиям заказа. Он выдается соответствующими компетентными организациями, торговыми палатами, специальными лабораториями как в стране экспорта, так и импорта. Стороны могут договориться о предоставлении сертификатов различных контрольных и проверочных учреждений, институтов, палат мер и весов и др. Фирма изготовитель также может выдать сертификат о качестве, если это обусловлено контрактом.

Гарантийное обязательство или гарантийное письмо является документом, который подтверждает, что поставленный товар (чаще всего оборудование) соответствует условиям определенного контракта. В случаях поставки оборудования оно может содержать также гарантию поставщика в отношении бесперебойной работы при соблюдении покупателем правил эксплуатации.

Протокол испытаний - этот документ составляется после проведения продавцом совместно с представителем покупателя полных испытаний заказанного товара в заранее установленный день и час на предприятии продавца. Документ иногда называют сертификатом, он содержит подробное изложение результатов испытаний с указанием соответствует, ли изготовленный товар условиям заказа. Высылается он заказчику. Обычно на основе протокола испытаний стороны подписывают приемо-сдаточный акт.

Разрешение на отгрузку - документ, который выдается представителем покупателя после проведения приемочных испытаний оборудования на предприятии поставщика с целью установить соответствие товара условиям заказа. Он содержит сведения о дате поставки по контракту, дате готовности и проведенных испытаний и указание о том, что данный товар может быть отправлен в определенную страну в соответствии с инструкциями представителя покупателя.